Con el cambio a opciones de trabajo más flexibles y remotas que se está convirtiendo en una tendencia duradera, es más importante que nunca, que las empresas se aseguren de que sus mejores prácticas de gestión de activos de TI sigan el ritmo. En este artículo, revisaremos los aspectos básicos de la gestión de activos de TI y ofreceremos consejos para ganar eficiencia y reducir costes. Todo esto, en cada etapa del ciclo de vida de los activos de TI.
¿Qué es la gestión de activos de TI?
La gestión de activos de TI (ITAM) es el conjunto de procesos, marcos y mejores prácticas. Las empresas deben utilizar dicho conjunto para seguir y gestionar el ciclo de vida de sus activos de TI. Incluidas sus características físicas, financieras y contractuales.
En este contexto, los activos de TI pueden referirse a cualquier hardware, software, red y tecnologías relacionadas gestionadas por el departamento de tecnología de la información que apoyan las opciones de negocio. A menudo, en una organización hay más activos informáticos a gestionar, que empleados. Estos activos pueden ser caros de adquirir, configurar, asegurar, gestionar y mantener. Por lo tanto, los esfuerzos de ITAM se centran normalmente en distintas acciones. Entre otras, reducir el riesgo de la organización, aumentar la eficiencia y reducir los costes de TI, deben ser consideradas.
Objetivos del proceso ITAM
Para empezar, el objetivo principal de las mejores prácticas y procesos de gestión de activos de TI suele ser maximizar el rendimiento de los activos de TI a través de una mejor percepción y gestión.
Con unos procesos ITAM bien definidos, las empresas pueden:
- Reducir los costes de hardware, licencias de software y mantenimiento
- Mejorar la eficiencia
- Asignar los recursos de forma más eficaz
- Informar con seguridad de los activos de TI con fines de auditoría y cumplimiento
- Establecer una visibilidad de seguridad fundamental y líneas de base (abordando los controles básicos de CIS 1 y 2)
El proceso de ITAM también es fundamental para los procesos de contabilidad, presupuestación y planificación. Sin saber lo que se tiene, es imposible planificar las necesidades futuras.
El ciclo de vida de los activos de TI
El ciclo de vida de los activos de TI incluye todo lo que ocurre desde la solicitud hasta la retirada. En un nivel alto, un modelo idóneo puede desglosarse en las siguientes fases:
- Solicitud
- Adquisición
- Despliegue
- Mantenimiento
- Retirada
El proceso de ITAM busca maximizar el rendimiento de la inversión en TI minimizando el coste y maximizando el valor de los activos de TI durante cada una de estas fases.
Etapa 1: Solicitud y adquisición
La solicitud y adquisición de activos de TI es el primer paso en el ciclo de vida de los activos de TI. Los equipos de TI y los proveedores de servicios necesitan una herramienta de gestión de tickets creada específicamente para abordar los problemas de TI, con el fin de garantizar que las solicitudes de pedido puedan enviarse, clasificarse y aprobarse de forma eficiente. Una vez que se ha aprobado una solicitud de pedido, el departamento de TI puede adquirir el activo, añadir su agente de software ITAM y comenzar la implementación. Vea un ejemplo de una plantilla de autorización y adquisición de software aquí.
Etapa 2: Realizar un inventario de activos de TI
Uno de los aspectos más críticos del proceso ITAM es el inventario de activos de TI. Un inventario de TI es simplemente una lista de todo el hardware, el software, la red y otros activos tecnológicos utilizados para dar soporte a la empresa. Este proceso puede hacerse minuciosamente a mano y gestionarse automáticamente mediante un software de gestión de activos de TI. El software ITAM puede utilizarse para identificar e informar automáticamente sobre todos los activos de TI de una empresa bajo gestión.
Etapas 3 y 4: Despliegue y Mantenimiento
Durante la fase de adquisición, el departamento de TI desarrollar diversas funciones. Puede estandarizar los modelos de estaciones de trabajo disponibles para los usuarios finales. También puede desarrollar acuerdos contractuales de compra por volumen. O quizás comprar en grandes cantidades para minimizar el coste del nuevo hardware. Del mismo modo, durante las fases de despliegue y mantenimiento, los equipos de TI pueden aprovechar el software de supervisión y gestión remota para automatizar la configuración del dispositivo y el mantenimiento continuo para minimizar los costes de mano de obra asociados al dispositivo.
Etapa 5: Retirada
El último aspecto de un proceso ITAM que funcione bien es garantizar que los activos utilizados por los empleados que se retiran puedan ser reutilizados o retirados y que los activos obsoletos sean retirados de forma eficiente y segura.
Mejores Prácticas para la Gestión de Activos de TI
- Deberá abarcar todo el ciclo de vida de los activos gestionados, desde su solicitud hasta su retirada. La falta de supervisión durante cualquiera de las etapas, puede conducir a un valor no capturado.
- Es cuestión de procesos. Los procesos bien definidos, comunicados con eficacia y seguidos con precisión, conducen a una mejor captura de valor a través de las tareas y actividades y de gestión de activos.
- Es necesario automatizar el descubrimiento y supervisión de TI. El gran volumen de activos que hay que gestionar y de datos que hay que recopilar, requiere las herramientas adecuadas para hacer el trabajo. Sin herramientas que automaticen el proceso, mantener los inventarios actualizados y relevantes es un trabajo a tiempo completo. Los proveedores de TI eficientes utilizan herramientas como plataformas de gestión y supervisión remotas para apoyar sus procesos de ITAM.
- Instale rápidamente el software de monitorización. Asegúrese de que el software de supervisión se añada inmediatamente a los dispositivos recién adquiridos. Y así garantizar que no se pierda nada.
Mejores Prácticas de Gestión de Activos de TI para las PYMES
Cada céntimo cuenta para las pequeñas empresas. Es fácil que muchas caigan en la trampa de que la indecisión a la hora de invertir en la gestión de activos de TI les cueste mucho más a largo plazo. Para empezar, normalmente hay que realizar una auditoría interna para identificar todos los activos de TI que la organización posee actualmente. Esto puede ser un trabajo desalentador y que requiere mucho tiempo, incluso con herramientas disponibles que pueden ayudar.
Por esa razón, externalizar la gestión de activos de TI y otras responsabilidades de TI a un proveedor de servicios gestionados puede ser a menudo una solución más rentable y eficiente.
Los proveedores de servicios gestionados suelen realizar una auditoría como parte de su proceso de evaluación o incorporación. Una vez completada, utilizarán su personal experimentado, sus herramientas y sus procesos bien establecidos. Como resultado, podrá crear un programa de ITAM coherente y eficiente.
