Cómo consultar el historial de impresión en Windows

Windows no guarda el historial de impresión de forma predeterminada. Puedes activar un registro detallado y exportable a través del Visor de eventos (filtrando por el ID de evento 307), o bien usar la opción integrada «Conservar documentos impresos» para disponer de un historial temporal más rápido directamente en la cola de impresión.

Este tutorial explica cómo ver el historial de impresión en Windows e incluye instrucciones tanto para Windows 11 como para Windows Server. También te muestra cómo consultar el historial de impresión con el Visor de eventos de Windows. Además, verás cómo usar scripts de PowerShell para recopilar información del historial de impresión, como los nombres de los documentos, la impresora, los tiempos y qué usuario imprime. También se incluyen los pasos para automatizar la exportación de los registros de impresión a formato CSV.

¿Guarda Windows el historial de impresión?

De forma predeterminada, Windows no guarda un historial de lo que se ha impreso. Tienes que activar el registro de impresión siguiendo los pasos que se indican más abajo para el método que prefieras.

¿Dónde se almacena el historial de impresión?

Para ver el historial de impresión necesitas el Visor de eventos de Windows, que es donde se almacena tanto en Windows 11 como en Windows Server. Ten en cuenta que el tiempo durante el que se conservan los registros de impresión es configurable y, una vez transcurrido ese periodo, se eliminan del Visor de eventos de forma permanente.

También puedes exportar el historial de impresión con scripts de PowerShell, como se explica a continuación. Así puedes personalizar y consolidar la recopilación de informes en un repositorio central. Resulta muy útil para los equipos de TI y los proveedores de servicios gestionados (MSP) que quieren crear un historial de impresión trazable y registrar pruebas estandarizadas para auditorías, revisiones internas o cumplimiento normativo.

¿Cómo consultar los registros de la impresora en el Visor de eventos?

Para consultar los registros de impresora de Windows en el Visor de eventos necesitas cumplir los siguientes requisitos.

Usuarios de Windows 11 en dispositivos independientes:

• Una cuenta de administrador local
• Una ubicación opcional para guardar los registros exportados

Administradores de TI que trabajan con varios equipos o con Windows Server:

• Permisos de administrador en los endpoints o servidores de impresión de destino
• Una ubicación de almacenamiento para las exportaciones CSV programadas y las pruebas
• Decidir si quieres capturar los nombres de los documentos en los registros (según la política interna o los requisitos de cumplimiento en materia de privacidad)
• Una ventana de cambios para activar y dimensionar el registro de impresión

Activa un historial de impresión temporal en Windows 11

Windows 11 ofrece una opción básica para ver el historial de impresión (que conserva temporalmente los trabajos de impresión completados en la cola de impresión de cada dispositivo) pensada para quienes no quieren usar el Visor de eventos.

• Abre Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres
• Selecciona tu impresora en la lista
• Haz clic en Propiedades de impresora y luego en Cambiar propiedades (si no has iniciado sesión como administrador, se te pedirán credenciales)
• En la pestaña Opciones avanzadas, marca la casilla Conservar documentos impresos

Así podrás revisar el historial de documentos impresos de esa impresora: ve a la impresora en la aplicación Configuración y haz clic en Abrir cola de impresión.

Paso 1: activa el registro del historial de impresión

Los usuarios avanzados, o los administradores de TI que necesitan más detalle y control o que trabajan en un entorno de dominio, deberían usar el Visor de eventos de Windows. Para ello, primero tienes que activar el registro del historial de impresión:

• Haz clic con el botón derecho en el botón Inicio y abre el Visor de eventos
• Despliega Registros de aplicaciones y servicios y ve a Microsoft > Windows > PrintService > Operational
• En la barra lateral Acciones, haz clic en Habilitar registro
• Haz clic en Propiedades en la barra lateral Acciones, define un Tamaño máximo del registro adecuado y elige si quieres sobrescribir los registros al alcanzar el máximo, archivar los registros completos o impedir que se sobrescriban los eventos
• Imprime un documento de prueba para confirmar que los nuevos trabajos de impresión generan entradas en el Visor de eventos

Paso 2: filtra y revisa los eventos del Visor de eventos

Puedes filtrar los eventos en el Visor de eventos haciendo clic en Filtrar registro actual… en el panel Acciones mientras consultas el registro Operational de PrintService. Esto permite filtrar por hora, nivel de evento, usuario, equipo y palabras clave. Filtra por el ID de evento 307 para ver los documentos impresos.

Paso 3: exporta desde el Visor de eventos y automatiza las exportaciones a CSV con PowerShell

En el Visor de eventos, haz clic en Guardar todos los eventos como en el panel Acciones mientras consultas el registro Operational de PrintService. La lista filtrada de eventos se exportará a un archivo .evtx que puede leerse con el Visor de eventos.

Para exportar un archivo CSV que puedas abrir en cualquier sitio, usa el siguiente script de PowerShell:

$printEvents = Get-WinEvent -LogName Microsoft-Windows-PrintService/Operational ` -FilterXPath "*[System/EventID=307]"
$printEvents | Select-Object TimeCreated, Id, LevelDisplayName, Message | Export-Csv -Path ".\Print_307_Events.csv" -NoTypeInformation

Paso 4: aplica controles de privacidad

Según las normas de privacidad y protección de datos que se apliquen a tu organización, puede que tengas que ajustar este script si revela información sensible (por ejemplo, ocultando los nombres de los documentos cuando incluyan datos personales). Guarda estos registros de impresora exportados de forma segura para evitar filtraciones de datos.

Paso 5: correlaciona el uso de la impresora al solucionar problemas

Cuando investigues un uso inesperado o abusivo de la impresora, los registros exportados te darán contexto histórico y te ayudarán a localizar el origen de los trabajos de impresión. Si incluyes el usuario o el dispositivo en los datos capturados, reducirás los tiempos de resolución porque identificarás al instante de dónde viene cada trabajo de impresión.

También puedes usar estos datos para limitar automáticamente el uso de la impresora cuando se alcancen determinados umbrales, o para facturar a los usuarios el consumo de recursos.

Paso 6: revisa y conserva los datos históricos para obtener información útil

Depura con regularidad los registros de impresión exportados cuando ya no sean útiles, idealmente mediante automatización para borrar los archivos de registro antiguos. Los datos resumidos, como los totales por periodo, pueden conservarse sin problemas de privacidad y siguen siendo útiles para detectar usos anómalos.

NinjaOne centraliza la recopilación de registros del historial de impresión en toda tu red

Para solucionar problemas, auditar o rendir cuentas, programa exportaciones periódicas del historial de impresión con las funciones de automatización que incluye la monitorización y gestión remota (RMM) de NinjaOne. Puedes programar scripts de PowerShell en endpoints y servidores remotos que recopilen los datos del historial de impresión, oculten automáticamente los campos sensibles y envíen después esa información para su registro y análisis centralizados.

A medida que los datos envejecen, puedes resumirlos automáticamente y guardarlos en la documentación de NinjaOne para consultarlos más adelante en auditorías y revisiones trimestrales de negocio (QBR). También puedes automatizar el despliegue y la gestión de impresoras en dispositivos Windows, macOS y móviles, y resolver incidencias automáticamente con scripts de remediación, simplificando una tarea tradicionalmente muy laboriosa del soporte de TI.