Puntos clave
- Centraliza la documentación de TI para mantener ordenada la información crítica, estandarizar los flujos de trabajo y ayudar a los MSP y a los equipos de TI a gestionar entornos complejos con mayor eficiencia.
- Con NinjaOne Documentation puedes crear bases de conocimientos con búsqueda, almacenar credenciales de forma segura, compartir documentación con los usuarios finales y dar a los técnicos acceso rápido a la información que necesitan.
- Estandariza la documentación en todas las organizaciones con plantillas reutilizables, campos personalizados y carga automática de datos mediante la API y la CLI.
- Haz seguimiento de los procesos repetibles de TI con checklists que asignan tareas, controlan el progreso y ayudan a los técnicos a trabajar de forma coherente cumpliendo los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
- Mejora la eficiencia de TI y refuerza el intercambio de conocimiento con una solución integrada de documentación de TI que permite a los equipos resolver incidencias más rápido.
En los MSP y en los departamentos de TI, la documentación de TI suele quedar relegada y no se considera una solución esencial, aunque resulta clave para gestionar entornos complejos. Por eso hemos mejorado notablemente nuestra solución Documentation, para ayudar a los equipos a ganar eficiencia y productividad.
¿Qué es la documentación de TI y por qué la necesitas?
La documentación de TI es un conjunto completo de materiales escritos que explican, guían y dan soporte al uso, el mantenimiento y la resolución de problemas de sistemas, procesos, endpoints y software de TI.
Una buena solución de documentación de TI marca la diferencia para los equipos de TI: facilita estandarizar procesos, mejorar la eficiencia y dar a los técnicos acceso inmediato a la información crítica.
Qué te ofrece NinjaOne Documentation
NinjaOne Documentation agiliza tus operaciones de TI al darte acceso inmediato a la información crítica. Gracias a las automatizaciones personalizables, puedes incorporar nuevos técnicos rápidamente y estandarizar tu base de conocimientos. Además, el almacenamiento seguro de credenciales y la compartición con usuarios finales mediante permisos ayudan a mantener la integridad de los datos y a evitar brechas de seguridad.
Así se compara NinjaOne Documentation con el resto
NinjaOne sigue invirtiendo con fuerza en Documentation, con mejoras continuas que amplían la automatización, las integraciones y los flujos de trabajo. Nuestro compromiso con la innovación mantiene la plataforma competitiva y permite a los MSP y a los departamentos de TI optimizar sus operaciones.
Hoy podemos afirmar con total confianza que NinjaOne Documentation está a la altura de las mejores soluciones del sector. Consulta la siguiente tabla de funciones para ver la comparación:
| Función | NinjaOne | IT Glue | Hudu |
| Ampliar los activos de dispositivos con campos personalizados | SÍ | NO | SÍ |
| Rellenar y consultar campos personalizados de dispositivos con el agente RMM | SÍ | NO | NO |
| API completa | SÍ | Limitada | Limitada |
| RMM y gestión de tickets integrados | SÍ | NO | NO |
| Enlaces para compartir la base de conocimientos con caducidad | SÍ | NO | NO |
| Portal del cliente | SÍ | SÍ | SÍ |
| Microsoft Cloud Editor | SÍ | SÍ | NO |
| Seguimiento de dominios y SSL | SÍ | SÍ | SÍ |
| Tipos de documento personalizados | SÍ | SÍ | SÍ |
| Base de conocimientos y SOP | SÍ | SÍ | SÍ |
| Búsqueda | SÍ | SÍ | SÍ |
| Runbooks | SÍ | SÍ | SÍ |
| Checklists | SÍ | SÍ | SÍ |
| Integraciones | SÍ | SÍ | NO |
Tres casos de uso destacados de NinjaOne Documentation
¿Quieres ver NinjaOne Documentation en acción? Veamos tres escenarios reales en los que nuestra solución ha transformado las operaciones de TI. Desde la creación de bases de conocimientos hasta el seguimiento de procesos repetibles, estos casos de uso muestran cómo NinjaOne puede dar un giro a la eficiencia y la productividad de tu equipo:
Caso de uso n.º 1: crea tu base de conocimientos
El primer caso de uso consiste en crear tu propia base de conocimientos interna. Las bases de conocimientos permiten a tu equipo crear wikis personalizadas para reunir y almacenar los documentos y archivos más importantes, y compartirlos con los usuarios finales para ganar productividad.
Para crear una base de conocimientos sólida, empieza creando artículos globales y por organización.
Después, organiza esos artículos en una estructura de carpetas clara que facilite la navegación. Una vez ordenados, puedes consultar el historial de revisiones de cada documento para identificar la información que más se usa y se actualiza. Asocia dispositivos, documentos y otros elementos relevantes, y crea relaciones entre ellos para vincular los documentos y dispositivos de uso más frecuente.
Por último, comparte los artículos de tu base de conocimientos con los usuarios finales mediante enlaces o el portal de usuario final, para que puedan resolver problemas por su cuenta mientras tú mantienes el control del acceso y de la caducidad.
Este primer caso de uso se resume en los siguientes pasos:
- Crear artículos de base de conocimientos globales y por organización.
- Organizar los artículos en una estructura de carpetas.
- Consultar el historial de revisiones de los documentos.
- Crear relaciones entre elementos dentro de NinjaOne.
- Compartir artículos mediante enlaces o el portal de usuario final.
Caso de uso n.º 2: crea documentación estructurada en todas las organizaciones
Otro caso de uso muy útil de NinjaOne Documentation es crear documentación estructurada en todas las organizaciones que gestionas. Cada organización puede tener sus propios documentos específicos, pero también hay mucha información que es estándar para cualquiera de ellas.
Para agilizar la documentación en varias organizaciones, crea plantillas de documentos de aplicaciones y servicios. Personalízalas con los campos personalizados de NinjaOne para recoger la información esencial.
A continuación, con los elementos predefinidos puedes adaptar documentos concretos a las necesidades de cada organización. Después, configura alertas para asegurar que los documentos obligatorios se completen a tiempo y aprovecha nuestra API y CLI para rellenar los datos automáticamente.
Este caso de uso mejora la eficiencia porque proporciona a tu equipo una documentación estandarizada, actualizada y disponible cuando hace falta.
En resumen, los pasos del caso de uso n.º 2 son:
- Crear plantillas de documentos de aplicaciones y servicios formadas por campos personalizados para controlar la información clave que necesitas en todas las organizaciones.
- Importar elementos predefinidos desde una biblioteca seleccionada.
- Recibir avisos cuando los documentos obligatorios no se hayan completado.
- Utilizar nuestra completa API y CLI para rellenar la información automáticamente.
Caso de uso n.º 3: controla tus procesos repetibles con checklists
Nuestro último caso de uso consiste en usar checklists para hacer seguimiento de los procesos repetibles de tus técnicos y asegurarte de que se completan. Una clave de la eficiencia del técnico es facilitar al máximo el seguimiento y la finalización de las tareas rutinarias, para que pueda centrarse en las tareas estratégicas.
El primer paso es crear plantillas de checklist en NinjaOne Documentation que describan los procesos repetibles, con sus pasos y descripciones detalladas.
Después, asigna esas checklists a técnicos concretos dentro de cada organización, de forma que las tareas las realicen los miembros más cualificados del equipo o sirvan para ampliar las competencias de los técnicos.
Por último, sigue el avance de la checklist con la barra de progreso para comprobar el estado de finalización y asegurarte de que se cumplen los SLA.
En resumen, este tercer caso de uso consta de los siguientes pasos:
- Crear plantillas de checklist dentro de NinjaOne Documentation para describir tus procesos repetibles con varios pasos y descripciones completas de cada tarea.
- Crear instancias dentro de cada organización para poder asignar checklists y tareas a técnicos concretos.
- Seguir el progreso de las checklists para conocer el estado de cada etapa.
Empieza a usar NinjaOne Documentation
A medida que el mundo de la TI se vuelve más complejo, es fundamental dar a tu equipo herramientas que le faciliten el trabajo diario. Una solución integrada de documentación de TI te permite estandarizar tu base de conocimientos para ganar eficiencia y centralizar la documentación para resolver los problemas más rápido.
NinjaOne Documentation ayuda a los MSP y a los departamentos de TI a sacar el máximo partido al intercambio de conocimiento, optimizar el rendimiento de TI, reducir riesgos y mejorar la seguridad de su información más importante. Regístrate hoy mismo para una prueba gratuita.
