Microsoft Teams es la pieza central del día a día de innumerables empresas: permite que los equipos se comuniquen y colaboren estén donde estén. Eso convierte los datos que genera Microsoft Teams (historiales de chat, archivos compartidos y las aplicaciones de terceros creadas sobre Teams) en información de enorme valor. Aun así, Microsoft Teams no ofrece una solución nativa y unificada para hacer una copia de seguridad de todos esos datos.
Esto plantea un reto para los departamentos de TI: los datos de Microsoft Teams están repartidos en varias ubicaciones y buena parte de la información crítica que se comparte en Teams está vinculada a servicios externos (por ejemplo, enlaces a otras plataformas de productividad o archivos alojados en otros servicios cloud). En algunos casos, hacer una copia de seguridad de estos datos no solo es clave para la continuidad del negocio, sino también necesario para el cumplimiento legal. En esta guía te explicamos las ventajas de centralizar las copias de seguridad de Microsoft Teams entre ubicaciones y formatos y cómo proteger tu información de forma segura.
Si prefieres una explicación en vídeo, mira Centralizar las copias de seguridad de Microsoft Teams entre ubicaciones y formatos.
Qué necesitas para hacer copias de seguridad de los datos de Microsoft Teams (incluidos el historial de chat y los archivos compartidos)
La forma de hacer la copia de seguridad de tus datos de Microsoft Teams dependerá de qué funciones utilices y de cómo las uses. Para algunas empresas, Teams es simplemente una aplicación de chat corporativo para coordinarse entre compañeros y, en ese caso, solo hace falta guardar los historiales de conversación. Para otras organizaciones, Teams es el eje de una colaboración compleja en la que intervienen múltiples herramientas, tanto dentro como fuera del ecosistema de Microsoft 365.
Estos son los requisitos habituales para hacer copias de seguridad de la mayoría de implementaciones de Microsoft Teams:
- Acceso administrativo a Microsoft Teams (como administrador global de Microsoft 365 o usuario con el rol de administrador de Teams)
- Acceso y permisos en los demás entornos de Microsoft 365 donde tus usuarios almacenan datos (por ejemplo, SharePoint u OneDrive)
- Acceso (idealmente a través de una API) y permisos en las herramientas de terceros donde puedan guardarse datos
- Acceso a herramientas y plataformas de copia de seguridad capaces de acceder a esos datos y almacenarlos
También tendrás que decidir:
- Con qué frecuencia necesitas hacer la copia de seguridad de los datos de Microsoft Teams
- Durante cuánto tiempo se conservarán esos datos (retención de datos)
- Dónde se almacenarán esas copias de seguridad
Con esta información ya puedes definir tu política de copias de seguridad de Microsoft Teams y elegir y configurar los componentes necesarios para aplicarla.
¿Dónde se almacenan los datos de Microsoft Teams?
Los datos que genera Microsoft Teams se almacenan en las siguientes ubicaciones:
| Componente de Teams | Servicio que lo respalda | Ubicación de almacenamiento |
|---|---|---|
| Chats individuales y de grupo | Exchange Online | Buzones de usuario |
| Mensajes de canal | Grupos de Microsoft 365/Teams | Buzones de grupo |
| Archivos compartidos (canal) | SharePoint Online | Sitio de SharePoint asociado al equipo |
| Archivos compartidos (chat) | OneDrive para la Empresa | Carpeta de OneDrive del remitente |
| Calendario | Exchange Online | Calendario de usuario o de grupo |
| Aplicaciones, pestañas y wikis | Depende de la integración de terceros | A menudo se almacenan externamente o en M365 |
Como los datos están tan repartidos, ninguna interfaz de copia de seguridad nativa cubre todos los tipos de contenido de Teams a la vez. El problema crece a medida que sumas herramientas externas desde las que tus usuarios comparten datos en Teams.
Limitaciones de las copias de seguridad nativas de Microsoft
Microsoft, como el resto de proveedores cloud, aplica un modelo de responsabilidad compartida: la responsabilidad sobre los datos que aloja en tu nombre se reparte entre tú y el proveedor de servicios cloud. Según este modelo, Microsoft se encarga de la disponibilidad de su servicio y de la protección de su infraestructura, pero eres tú quien responde de la protección y la recuperación de tus propios datos.
Microsoft Teams no genera instantáneas nativas de los archivos, los historiales de conversación ni las configuraciones de Teams (y esos datos pueden eliminarse de forma permanente cuando vencen los periodos de retención configurados en el Centro de cumplimiento). Además, restaurar un canal eliminado puede no recuperar por completo los hilos de mensajes.
Microsoft deja claro que no ofrece esta funcionalidad ni ningún mecanismo de copia de seguridad y restauración entre equipos o plataformas para Teams, así que la responsabilidad es tuya si lo necesitas.
Estrategia de copia de seguridad centralizada: cómo hacer copias de seguridad de los archivos de Microsoft Teams
Puedes seguir este marco de trabajo para decidir qué políticas y herramientas utilizarás para hacer copias de seguridad del historial de chat, los archivos y el resto de datos de Microsoft Teams:
- Identifica qué datos hay que guardar: determina dónde se generan los datos clave en tus herramientas y flujos de trabajo de Microsoft Teams, incluidos los historiales de conversación, los archivos compartidos, las integraciones y los enlaces a herramientas de terceros.
- Elige tu herramienta de copia de seguridad: opta por una solución capaz de conectarse a esos datos y guardarlos de forma programática, ya estén en SharePoint, OneDrive o Exchange, o almacenados en plataformas SaaS de terceros.
- Automatiza las copias de seguridad: automatízalas según tu calendario de copias y aplica la política de retención de datos.
- Planifica la recuperación: debes probar y validar tus copias de seguridad con regularidad para asegurarte de que son accesibles y legibles, y de que los datos que necesitas se capturan correctamente en un formato recuperable, ya sea para uso local o para restaurarlos en un nuevo tenant (si se admite). Incluye las copias de seguridad de Teams en tu plan general de continuidad del negocio.
- Implanta monitorización e informes: integra tu solución de copia de seguridad de Microsoft Teams con tus herramientas de monitorización e informes para enterarte de las copias fallidas u otras incidencias y conservar registros con fines de auditoría.
NinjaOne Microsoft 365 Backup ofrece copias de seguridad automatizadas y nativas de cloud para entornos de Microsoft 365, incluidas las ubicaciones donde Teams guarda datos de forma nativa, como Exchange, SharePoint y OneDrive. También incluye utilidades de scripting y automatización que puedes usar para conectarte a las API de servicios de terceros (por ejemplo, software de productividad web ajeno a Microsoft) donde se almacenan datos de usuario y así copiar datos de otros servicios cloud.
Buenas prácticas de copia de seguridad de Microsoft Teams y consideraciones de seguridad y cumplimiento
La copia de seguridad de datos resulta crítica cuando algo falla, pierdes el acceso a los datos en el cloud y tienes que recurrir a las copias locales. También hay aspectos legales: normativas de privacidad como el RGPD y la CCPA obligan a proteger los datos sensibles, lo que incluye mantener copias de seguridad y garantizar la seguridad de todas ellas. Además, los titulares de información de identificación personal (PII) tienen derecho a solicitar la eliminación o corrección de sus datos, lo que implica localizar y actualizar todas las copias, tanto en los sistemas activos como, en algunos casos, en una copia de seguridad histórica.
Los datos de las copias de seguridad también deben cifrarse en reposo y en tránsito, y conviene aplicar un control de acceso basado en roles (RBAC) para que solo los usuarios y servicios autorizados puedan interactuar con la información sensible.
NinjaOne Backup te ayuda a tener bajo control tus tareas de copia de seguridad en el cloud y SaaS: nosotros nos ocupamos de seguir el ritmo de los cambios en las plataformas y API cloud/SaaS para ofrecerte una plataforma de copia de seguridad fluida e integrada con la plataforma unificada de administración de TI y para MSP de NinjaOne. Nuestra plataforma también incluye monitorización y gestión remota (RMM), gestión de dispositivos móviles (MDM) y portales de soporte y gestión de tickets, todo ello gestionado de forma centralizada desde una única interfaz con visibilidad total que te ayuda a cumplir las normativas internacionales de privacidad.
