Causas de pérdida de datos en las empresas y cómo mitigarlas

Es casi seguro que, en algún momento, la pérdida de datos afectará a tu empresa. Que sea un golpe fatal para la supervivencia de tu organización o una simple molestia depende en gran medida de tu solución de copia de seguridad y de tu enfoque general para evitar la pérdida de datos. Una planificación e implementación cuidadosas, junto con procedimientos periódicos de copia de seguridad, te permitirán recuperarte rápidamente de las principales causas de pérdida de datos. Además, existen medidas preventivas que puedes aplicar para reducir la probabilidad de que ocurran.

Esta guía explica las causas de pérdida de datos en las empresas más habituales y ofrece estrategias de mitigación prácticas y avaladas por administradores de TI que puedes aplicar para reducir los riesgos reales que las amenazas técnicas y humanas suponen para tus datos más valiosos.

El impacto de la pérdida de datos en las empresas

Las empresas exitosas se guían por los datos: desde los registros corporativos esenciales hasta las comunicaciones, los activos creativos y la información de los clientes. A medida que tu empresa opera, genera información valiosa de forma continua. Parte de esa información es imprescindible para que el negocio funcione (por ejemplo, los registros financieros y de empleados), mientras que otros datos aportan contexto y conocimiento (como el historial de comunicaciones, que puede incluir información sobre los intereses de los clientes).

Perder estos datos puede suponer desde un contratiempo menor, como perder un trabajo en curso que se puede volver a hacer, hasta un problema insalvable, como perder el acceso a todo el conjunto de datos de la empresa. También hay implicaciones de cumplimiento, ya que muchas leyes de protección de datos exigen que se adopten medidas para proteger la integridad de determinados tipos de información, con consecuencias legales si no se aplican.

La pérdida de datos puede producirse sea cual sea el lugar donde se almacenen. Los datos on-premise pueden perderse por daños accidentales en el hardware, y los datos alojados en el cloud pueden ser víctima del ransomware o quedar inaccesibles por problemas de la plataforma o de conectividad. Todos los datos están expuestos al error humano, como modificaciones y eliminaciones accidentales. Si se pierde o se corrompe la única copia que tienes de información importante, lo habitual es que desaparezca de forma irreversible.

Una estrategia de protección de datos segura y fiable, basada en soluciones modernas de almacenamiento, ayuda a garantizar la continuidad del negocio, genera confianza entre los usuarios y evita que se pierda información operativa valiosa. Para los proveedores de servicios gestionados (MSP), en particular, resulta crítico comprender las principales causas de pérdida de datos para poder proteger tanto su propio negocio como el de sus clientes (muchas veces de sí mismos, ya que el error de usuario es un factor de peso).

Principales causas de pérdida de datos en las empresas

Error humano: clics equivocados, borrados y sobrescrituras

PEBKAC, o «Problem Exists Between Keyboard and Chair» (el problema está entre el teclado y la silla). El error de usuario es probablemente la causa más habitual de pérdida de datos en las empresas y, a la vez, la más evitable.

Que un usuario final borre o sobrescriba una carpeta por accidente (sobre todo en un volumen de red, donde no hay papelera de reciclaje) es algo frecuente. Los administradores de TI tampoco se libran: en muchos departamentos de TI han tenido que restaurar una copia de seguridad a toda prisa después de que un clic descuidado de alguien con acceso privilegiado terminara formateando la unidad equivocada.

Cuando recibas la llamada de que se ha borrado un archivo importante, las medidas de recuperación ya deben estar en marcha: no se pueden recuperar datos de los que no se ha hecho una copia de seguridad. El control de versiones es una forma rápida de restaurar archivos y está disponible en la mayoría de las soluciones de almacenamiento empresarial. También puedes aprovechar puntos de restauración granulares para recuperar datos críticos con rapidez.

El error humano se reduce mucho con una formación adecuada de los empleados (incluidos los administradores de TI), para que el personal conozca sus responsabilidades en el mantenimiento de los datos y sepa qué procedimiento seguir si borra o modifica algo importante por accidente. También se pueden implementar controles de acceso basados en roles para que solo las personas relevantes tengan permisos de escritura sobre los archivos críticos.

Fallos del hardware de almacenamiento (HDD/SSD/RAID/NAS)

Los dispositivos de almacenamiento on-premise pueden fallar por motivos muy diversos: antigüedad, fuentes de alimentación poco fiables, calor, polvo, defectos de fabricación, uso excesivo o insuficiente y otras condiciones ambientales pueden hacer que los discos fallen antes de lo previsto.

Aunque existen señales de advertencia de que un disco duro puede fallar (errores SMART, degradación del RAID, caídas del sistema, etc.), a veces el hardware simplemente muere, incluso cuando utilizas almacenamiento de nivel empresarial con SAI de alta calidad. Por eso es vital desplegar herramientas de monitorización que vigilen los problemas detectables, además de aprovechar los modos RAID con redundancia y mantener copias de seguridad en hardware físico independiente y en otra ubicación.

Merece la pena recordar también que nunca, bajo ningún concepto, debes guardar datos importantes en memorias USB. Suelen fabricarse al precio más bajo posible, con chips de memoria de calidad dudosa (sobre todo las que regalan en las ferias). Úsalas solo para lo que están pensadas: mover datos de un dispositivo a otro. Mejor aún, anima a los usuarios a utilizar los volúmenes de red para transferir y compartir información.

Dispositivos perdidos o robados

Por mucho que te esfuerces como administrador de TI en animar a los usuarios a guardar su trabajo en volúmenes de red que puedan gestionarse, versionarse y copiarse de forma centralizada, siempre habrá datos críticos para el negocio almacenados en sus dispositivos locales. Eso convierte el cifrado de dispositivos en una necesidad actual: si un empleado pierde su equipo o se lo roban, la información sensible de la empresa no podrá ser leída por terceros. Sin embargo, esto no resuelve la pérdida de datos.

La copia de seguridad centralizada en el cloud sí lo hace, ya que permite proteger y restaurar los dispositivos móviles desde el cloud, lo que salvaguarda la información y permite a los empleados volver a trabajar rápidamente con una copia reciente de sus datos. Esta capacidad es crítica para las plantillas móviles y desempeña un papel clave en la planificación de la continuidad del negocio.

Ransomware y malware

El malware puede dañar los sistemas y provocar pérdida de datos, y el ransomware ataca directamente tu información más valiosa: la cifra y la mantiene como rehén hasta que pagas al atacante para desbloquearla (un pago que es ilegal en muchos lugares y que, además, puede no devolverte tus datos). El malware y el ransomware también suelen intentar exfiltrar información, lo que deriva en una filtración de datos con posibles consecuencias reputacionales y legales para tu empresa.

La monitorización y las alertas son clave para frenar el ransomware y la exfiltración de datos, y la protección de endpoints ayuda a detectar el software malicioso que llega a tu infraestructura de TI a través del phishing y de descargas infectadas. Muchas herramientas de protección de endpoints también detectan actividad sospechosa, mientras que la MFA y la segmentación de la red ayudan a prevenir los ataques de fuerza bruta y a limitar el movimiento lateral de los atacantes por tu red. Las copias de seguridad inmutables y recuperables deben ser tu última línea de defensa.

Sistema operativo, errores de software o aplicaciones y problemas con las actualizaciones

Los errores de software, las actualizaciones que fallan a medias y los problemas de sincronización con el cloud pueden corromper los datos. Por ejemplo, una sincronización incompleta de OneDrive puede provocar pérdida de información, o un error en una integración de software no probada podría borrar registros de una base de datos CRM.

Las copias de seguridad a un momento concreto, que te permiten volver a la última versión «buena» de un archivo o una base de datos, hacen que, incluso si el problema no se detecta de inmediato, sea muy probable que dispongas de una versión no corrupta a la que regresar. Eso sí, esto depende de una política de retención que garantice que los datos son lo bastante recientes para ser relevantes y se conservan el tiempo suficiente para resultar útiles.

Los errores de software se pueden evitar probando el software y las actualizaciones en entornos controlados antes de desplegarlos.

Amenazas internas

Los usuarios no solo dañan los datos por accidente: también puede ser intencionado, por venganza, por diversión o por dinero. Un empleado descontento puede manipular información como «broma» de despedida, y un extrabajador más malintencionado podría borrar datos y quedarse con su propia copia para intentar vendértela de vuelta (o venderla a otros).

Como con el ransomware, la mejor solución es la monitorización continua de actividades sospechosas junto con unas copias de seguridad bien implementadas. Los empleados deben tener acceso únicamente a los archivos y recursos que necesitan, para limitar el daño potencial que puedan causar (de forma accidental o deliberada), y cuando alguien cambia de puesto o deja la empresa, sus accesos deben actualizarse o revocarse.

Configuraciones incorrectas en el cloud

Los servicios cloud mal configurados pueden provocar una pérdida de datos irreversible. Por ejemplo, el almacenamiento de objetos (como AWS S3) puede quedar con permisos de escritura públicos, lo que permitiría que un actor malicioso sobrescribiera los datos alojados ahí. Con la creciente variedad de plataformas y servicios cloud, cada uno con sus propias opciones de configuración, es fácil pasar por alto un ajuste que acabe causando pérdida de datos.

Las herramientas de análisis de configuraciones protegen frente a esto, ya que te avisan de configuraciones peligrosas y aplican valores predeterminados seguros.

Para saber más sobre las mejores prácticas de copia de seguridad en el cloud, consulta la página de preguntas frecuentes de NinjaOne SaaS Backup.

Desastres naturales e incidentes en las instalaciones

Tanto los desastres pequeños como los grandes pueden borrar datos críticos en un instante. Una taza de café derramada puede dejar fuera de juego una estación de trabajo en plena tarea importante, y un incendio o una inundación en el edificio pueden destruir un centro de datos entero (y tus copias de seguridad, si las guardas allí mismo). Incluso un corte de luz puede causar daños que deriven en pérdida de datos, aunque no sea total.

Mantener varias copias de seguridad en ubicaciones físicas distintas es la mejor protección frente a los desastres naturales. Esto debe formar parte de un plan de continuidad del negocio que incluya también infraestructura de conmutación por error para las funciones críticas.

Copias de seguridad sin verificar

Aunque las medidas de mitigación varían según la causa de la pérdida de datos en la empresa, la solución es siempre la misma: restaurar desde una copia de seguridad reciente. El peor escenario para cualquier administrador de TI es que algo haya salido mal y la copia de seguridad no se pueda leer. O que no sea lo bastante reciente. O que tarde tanto en recuperarse y restaurarse que resulte inútil en la práctica. O, para colmo, que tus copias de seguridad también hayan sido cifradas en un ataque de ransomware.

Como parte de tu estrategia de copias de seguridad, debes comprobar periódicamente su disponibilidad e integridad, y almacenarlas de forma inmutable para que los atacantes no puedan manipularlas.

Cómo proteger tu empresa frente a la pérdida y las filtraciones de datos

Las causas de pérdida de datos no se limitan a las que hemos visto. Los usuarios finales y los ciberdelincuentes siempre encuentran formas creativas de causar daños, sin querer o a propósito. Prevenir la pérdida de datos exige un plan por capas: las copias de seguridad automáticas y las pruebas periódicas deben formar parte de tus operaciones de TI, junto con una arquitectura zero trust y otras buenas prácticas que traten a cada usuario y servicio como una posible amenaza para los datos críticos de tu negocio.

Backup de NinjaOne ofrece a los equipos de TI y a los MSP las herramientas necesarias para hacer copias de seguridad de todo, desde servidores hasta los portátiles de los usuarios finales (estén donde estén), con restauraciones remotas, ámbitos de copia personalizados y opciones de restauración granular, además de alertas e informes de estado, para que puedas devolver los datos a producción lo antes posible.