A medida que el mundo de las TI sigue creciendo en tamaño y complejidad, se necesita una cantidad cada vez mayor de información tanto para el funcionamiento como para la seguridad de los dispositivos de TI. Es casi imposible que los MSP y los profesionales de TI recuerden todo sin escribirlo en algún lugar, pero ese «lugar» debe ser seguro y estar fácilmente disponible para su consulta. Por suerte, el software de documentación de TI y las buenas prácticas de documentación de TI se han creado para ser ambas cosas.
¿Qué es la documentación de TI?
La documentación de TI se basa en registrar descripciones detalladas de tareas, métodos, procedimientos y cualquier conocimiento esencial para el funcionamiento de un entorno informático. También puede incluir la documentación de cualquier credencial o configuración que sea necesaria para gestionar adecuadamente los dispositivos. El software de documentación informática ofrece un lugar único para almacenar de forma fiable esta importante información.
Por qué la documentación de TI es útil para tu empresa
Hemos enumerado algunas buenas prácticas en lo que respecta a la documentación de TI, pero ¿cómo puede ayudar a las operaciones de tu empresa? En última instancia, todo se reduce a algo conocido como gestión del conocimiento. La gestión del conocimiento es la preservación del conocimiento y la información de la organización para el uso de los empleados presentes y futuros.
El software de documentación de TI se utiliza como herramienta de gestión del conocimiento para los profesionales de la informática. Hay múltiples maneras en que puede ayudar a tu negocio, que incluyen:
Incorporación más rápida
Todas las empresas conocen el reto que supone enseñar a los nuevos empleados cuáles son sus atribuciones y cómo realizar las funciones clave de su trabajo. Por suerte, gracias a la documentación de TI, el proceso de incorporación puede completarse mucho más rápido, ya que toda la información necesaria está disponible en un lugar organizado y de fácil acceso. Esto es especialmente útil cuando los técnicos necesitan conocer o tener acceso a información sobre los entornos informáticos de clientes individuales.
Mayor eficacia
La documentación de TI es una forma eficaz de centralizar y normalizar los conocimientos de la empresa. Cuando la información, como las credenciales, los procesos y las configuraciones, se registra, los técnicos tienen un lugar donde saben que pueden acceder fácilmente a la información que necesitan. Esto ayuda a evitar la pérdida de tiempo en la búsqueda de información explícita sobre los entornos de TI en otros lugares. Una base de conocimientos centralizada también facilita la actualización de la misma.
Riesgo mínimo
Puede ser difícil garantizar la continuidad cuando un técnico deja la empresa y se lleva consigo los conocimientos institucionales. Con una documentación informática adecuada y coherente, se trata de un riesgo que puede evitarse fácilmente. Mediante el uso de la documentación de TI, los conocimientos empresariales cruciales pueden anotarse y registrarse para su uso actual y futuro. La documentación de TI también puede proporcionar toda la información que los técnicos necesitan para remediar los problemas de TI frecuentes con los que se pueden encontrar, como qué hacer si falla una copia de seguridad o qué hacer si sospechan que un malware se ha colado en los sistemas de TI. Disponer de una documentación que recoja lo que hay que hacer en caso de emergencia ayudará a las organizaciones a superar estos retos con mayor rapidez y a limitar los posibles daños.
Una seguridad mejorada
Mantener las credenciales y otra información de autorización segura es uno de los muchos dolores de cabeza con los que tienen que lidiar los profesionales de TI y los MSP. La documentación informática puede ayudar a almacenar y compartir las credenciales de forma segura, para que solo tengan acceso a la información quienes la necesiten. La medida de seguridad añadida tle dará tranquilidad mientras sigues prestando servicios de TI a tus clientes.
5 buenas prácticas de documentación de TI
La documentación de TI no es una tarea fácil. Requiere un gran compromiso de tiempo junto con la adhesión a algunos principios clave. Cuando se hace bien, sirve como recurso clave para las empresas y los equipos de TI. He aquí 5 buenas prácticas de documentación de TI que debes seguir para asegurarte de que estás aprovechando este recurso inestimable:
1) Crear un plan
Dado que documentar los conocimientos técnicos de tu empresa es esencial, es conveniente elaborar un plan de acción para realizar la documentación. Antes de comenzar el proceso, decide qué información vas a registrar, cómo la vas a registrar y cómo piensas organizar los detalles. Si empiezas con un plan, será más fácil documentarlo de forma eficiente.
2) Escribir con claridad
Dado que se trata de un recurso al que se hará referencia a menudo, escríbelo de forma que se pueda comprender fácilmente la información. Sé directo y sucinto. No hace falta incluir mucha palabrería; basta con anotar las credenciales o exponer los procedimientos de forma sencilla. Además, asegúrate de que la información que escribes es exacta. Una documentación clara también ayudará a los empleados recién incorporados a entender mejor sus funciones y adquirir conocimientos.
3) Organizar los datos y utilizar multimedia
Organizar la información desde el momento en que se empieza a documentar hará que sea mucho más fácil buscarla y encontrarla más adelante. Si se añaden elementos multimedia como colores, tablas y gráficos para mostrar claramente los puntos clave de los datos, la documentación será más atractiva visualmente y más fácil de comprender. Con una rica documentación de TI, los técnicos y el personal de asistencia pueden dedicar más tiempo a solucionar los problemas y menos a buscar la respuesta.
4) Normalizar la documentación
Establece un proceso de registro de la información para que todo se registre de la misma manera. Algunos software de documentación de TI ofrecen varias plantillas que pueden facilitar y simplificar el proceso de normalización. La normalización de la documentación de TI facilitará tanto el registro como la localización de la información en la documentación.
5) Hacer de la documentación una actividad común y regular
La documentación de TI debería ser un documento vivo, con actualizaciones constantes como parte de tu flujo de trabajo diario. Dado que la documentación es necesaria tanto para la seguridad como para facilitar las operaciones empresariales, es importante convertirla en una práctica diaria. La documentación de TI también debe ser un esfuerzo de colaboración entre otros departamentos de la organización para garantizar que la documentación se utiliza y es precisa.
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Conclusión
Una documentación de TI eficaz es beneficiosa y necesaria para cualquier entorno informático, y merece la pena dedicar tiempo a registrar toda la información importante. Además, también es fundamental para el éxito de la gestión de las operaciones de TI. Disponer de la documentación adecuada permite un funcionamiento fluido y una sensación de seguridad al saber que toda la información de tus entornos de TI está protegida.
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