Zuverlässige Daten über alle Ihre IT-Assets und deren aktuelle Leistung in Ihrem IT-Netzwerk sind unerlässlich. Dies wird durch das IT-Asset-Management erreicht, das Ihnen hilft, fundierte Entscheidungen für Ihr Unternehmen und seinen allgemeinen Ansatz für das IT-Management zu treffen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was IT-Asset-Management ist und wie es sich auf die verschiedenen Bereiche Ihres Unternehmens auswirkt.
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Was ist IT-Asset-Management?
IT-Asset-Management (ITAM) verfolgt die Technologie-Assets (IT-Assets) eines Unternehmens und die zugehörigen Daten. Die gesammelten Informationen werden dann für Inventarisierung, Wartung, Upgrades und vieles mehr verwendet, um sicherzustellen, dass IT-Assets von der Bereitstellung bis zur Außerbetriebnahme erfasst werden.
Die „IT-Assets“ im IT-Asset-Management beziehen sich auf physische und nicht-physische Komponenten innerhalb der IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Der ITAM-Prozess stellt sicher, dass diese IT-Assets während ihres gesamten Lifecycles verfolgt und verwaltet werden.
Warum ITAM wichtig ist
Die Verwaltung von IT-Assets ist eine wesentliche Unternehmenspraxis. Dies umfasst Verfahren, die gesammelte IT-Asset-Daten nutzen, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten, die Kostenplanung zu erleichtern, den Hardware- und Softwarebestand zu verfolgen, die Investitionsrendite zu garantieren und vieles mehr. ITAM kann auch bestimmen, wie der Wert der IT-Assets maximiert werden kann, bis es an der Zeit ist, sie außer Betrieb zu nehmen.
Das Hauptziel ist dabei die Verwaltung des gesamten Lifecycles von IT-Assets, von der Beschaffung bis zur Entfernung. Dazu gehört, dass Assets effektiv genutzt werden, die IT-Compliance eingehalten wird und ein Beitrag zu den strategischen Zielen des Unternehmens geleistet wird. Durch die Verfolgung von Assets während ihrer gesamten Lebensdauer hilft ITAM Unternehmen, eine optimale Leistung aufrechtzuerhalten, Risiken zu minimieren und den ROI zu maximieren.
Schlüsselkomponenten von ITAM
Bestandsverwaltung
Ein zentralisiertes Inventar liefert wichtige Details wie Standort, Nutzungsmuster und Zustand der Assets. Regelmäßige Überprüfungen und Updates sorgen dafür, dass das Inventar korrekt und aktuell bleibt und verhindern, dass nicht autorisierte Geräte oder Software in das Netzwerk gelangen.
Lizenzverwaltung
Jedes gute ITAM-Tool verfolgt die Softwarelizenzen, einschließlich der Eigentumsverhältnisse, Laufzeiten und Ablaufdaten. Auf diese Weise können Sie ungenutzte oder nicht ausreichend genutzte Lizenzen ermitteln und sie bei Bedarf entfernen oder aktualisieren.
Lifecycle-Management
Effektives ITAM beginnt bei der Beschaffung, um sicherzustellen, dass neue Assets den Sicherheits- und Betriebsstandards entsprechen. Diese Assets werden dann eingesetzt und in das Netzwerk integriert. Laufende Wartung und Patch-Management sind für die Aufrechterhaltung optimaler Leistung und Sicherheit unerlässlich. Schließlich umfasst ITAM auch einen sicheren Prozess für die Außerbetriebnahme, um Datenverletzungen zu verhindern und eine verantwortungsvolle Entfernung der Assets am Ende ihres Lifecycles zu gewährleisten.
Worin besteht der ITAM-Prozess?
Der ITAM-Prozess bezieht sich auf die Schritte zur Verwaltung von IT-Assets während ihres gesamten Lifecycles (auch als Lifecycle-Management bezeichnet). Hier ist eine Aufschlüsselung:
1. Planung
Diese Phase umfasst alles, was mit der Ermittlung des IT-Bedarfs Ihres Unternehmens zusammenhängt. Zur Planung gehören auch die Festlegung von ITAM-Zielen und die Einführung von Richtlinien und Verfahren. In dieser Phase geht es also in erster Linie um das Budget, die wahrgenommenen Prognosen und die Erkundung von Standards für IT-Assets, die durchgesetzt werden sollen.
2. Beschaffung
Nachdem alles geplant ist, geht es im nächsten Schritt darum, die vereinbarten IT-Assets zu erwerben. Die Beschaffung von IT-Assets kann auf unterschiedliche Weise erfolgen, zum Beispiel durch Kauf oder Leasing. Dazu gehören auch die Auswahl der Anbieter, Vertragsverhandlungen und die Kostenanalyse.
3. Erkennung und Inventarisierung der Assets
Sobald IT-Assets beschafft sind, werden sie identifiziert und dokumentiert. Asset-Erkennung und -Inventarisierung ermöglichen es, den Überblick über die erworbenen IT-Assets zu behalten, indem alle wichtigen Informationen erfasst werden. Diese Informationen umfassen in der Regel Angaben zu Hardware, Software, Standort, Konfiguration und Besitzverhältnissen. Eine IT-Asset-Management-Lösung kann bei der Erfüllung dieser Aufgabe durch Automatisierung hilfreich sein.
4. Bereitstellung
In der Bereitstellungsphase werden Verfahren wie Software- und Hardwareinstallationen und -konfigurationen durchgeführt. Diese Phase ist wesentlich und muss ordnungsgemäß durchgeführt werden, damit IT-Assets wie vorgesehen funktionieren.
5. Überwachung und Service
IT-Assets werden während der aktiven Nutzung überwacht, um eine optimale Leistung zu gewährleisten. Wenn während der Überwachungsphase Anomalien festgestellt werden, kann eine Wartung erforderlich sein, um die Funktionalitäten der IT-Assets wiederherzustellen. Dies entspricht dem ITAM-Ziel, IT-Assets während ihres gesamten Lifecycles optimal zu nutzen.
6. Außerbetriebnahme und Entfernung
Wenn eine IT-Asset ihren Zweck nicht mehr erfüllt, muss sie ausgemustert werden. Die Außerbetriebnahme und Entfernung umfassen wichtige Prozesse wie das Löschen von Daten zur Verringerung von Sicherheitsrisiken und das Recycling, um die Einhaltung von Umweltvorschriften zu gewährleisten.
Was sind die Vorteile von ITAM?
Bietet eine einheitliche Datenquelle
Bei der Suche nach Gründen, warum IT-Asset-Management wichtig ist, werden Sie auf zahlreiche Ressourcen stoßen, die von der Bereitstellung einer einzigen Datenquelle sprechen, aber was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Im Wesentlichen bietet es Ihnen und Ihrem IT-Team eine primäre und äußerst zuverlässige Informationsquelle und einen Referenzpunkt. Die Einrichtung einer einheitlichen Datenquelle ermöglicht es Ihrem Team, Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage derselben Daten zu treffen, wodurch ein ganzheitlicheres Geschäfts-Framework gewährleistet wird.
Erweitert die Sichtbarkeit
Das IT-Asset-Management erweitert die Sichtbarkeit auf alle IT-Assets innerhalb des Unternehmens. Eine Komponente, die von IT-Asset-Management-Lösungen verfolgt wird, ist der Lifecycle von IT-Assets in Ihrer Umgebung. Die Verfolgung jedes einzelnen Geräts oder jeder einzelnen Maschine hilft IT-Teams bei der Erfüllung dieser Aufgabe. Das IT-Asset-Management bietet Ihnen außerdem vollständige Kenntnisse über Ihre Endpunkte und Echtzeitinformationen, die für die Diagnose von Endpunktproblemen in Ihrer IT-Umgebung unerlässlich sind.
Bietet Struktur
Die Verfolgung von IT-Assets und den zugehörigen Daten verleiht Ihrer Umgebung Struktur und Stabilität, da sie die Ordnung und Organisation der Assets unterstützt. Kontinuierlich aktualisiertes Wissen über Geräte, die Ihr Netzwerk verlassen, betreten oder darin aktiv sind, ermöglicht eine bessere Gesamtverwaltung der IT-Assets und fundiertere Entscheidungen über die Anschaffungen und Ausgaben dieser Assets.
Rationalisiert Arbeitsabläufe
ITAM kann Arbeitsabläufe optimieren, indem es die Inventarisierung und Verfolgung automatisiert, menschliche Fehler minimiert und die Verwaltung und Priorisierung von Aufgaben verbessert. Dies kann die betriebliche Effizienz, die Nutzung von IT-Assets und die Priorisierung von Aufgaben verbessern. Die beste IT-Asset-Management-Software spart Ihnen Zeit und Mühe und liefert genauere und aktuellere Asset-Informationen.
Reduziert Schwachstellen
Mit dem IT-Asset-Management können Sie Sicherheitsschwachstellen in Ihrer IT-Umgebung verringern. Jedes IT-Asset birgt von Natur aus Sicherheitsrisiken. Das IT-Asset-Management bietet Ihnen jedoch einen besseren Überblick und aktuelle Informationen über den Zustand und die Leistung der Geräte, um deren Sicherheit und Schutz zu gewährleisten. Das IT-Asset-Management erleichtert auch die Einhaltung von Compliance-Richtlinien wie HIPAA, GDPR und NIST, da sie Ihnen den Status und Informationen über jedes Gerät und jedes Asset in Ihrem Unternehmen liefert.
Senkt die Kosten
IT-Asset-Management hilft Unternehmen, ihre IT-Ausgaben zu senken. Die Überwachung der Geräte und ihrer Leistung kann wichtige Informationen über ihren allgemeinen Zustand liefern, sodass Sie wissen, wann sie ersetzt werden müssen. Gerätegarantien können auch über IT-Asset-Management-Software leicht zugänglich gemacht werden, sodass Sie wissen, wann eine Gerätegarantie ausläuft, und unnötige Zahlungen, die Ihr Unternehmen finanziell belasten, vermeiden. Letztendlich trägt das IT-Asset-Management zur Maximierung Ihrer Investitionsrendite (ROI) bei.
Überwinden Sie die Herausforderungen des IT-Asset-Managements und vereinfachen Sie die Einführung von ITAM.
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Was sind die Herausforderungen bei der ITAM-Einführung?
Ungenaues Asset-Inventar
Dateninkonsistenzen können von entscheidender Bedeutung sein, da die gesammelten Informationen für die Entscheidungsfindung einer Organisation notwendig sind. Es gibt jedoch viele Faktoren, die zu Ungenauigkeiten in den Bestandsdaten führen können. Dazu gehören Herausforderungen bei der Asset-Erkennung, komplexe IT-Umgebungen und sogar Schatten-IT.
Mangelnde Transparenz der Assets
Große Unternehmen benötigen in der Regel eine umfangreiche IT-Infrastruktur, die viele verwaltete IT-Assets erfordert. Ohne eine geeignete ITAM-Lösung haben Unternehmen möglicherweise Schwierigkeiten, einen vollständigen Überblick über ihr ITAM zu erhalten, was sich auf die Effizienz, die Ressourcennutzung und die Sicherheitslage auswirken kann.
Schlechtes Lifecycle-Management
Jede Phase des IT-Asset-Lifecycle-Managements spielt eine wichtige Rolle im ITAM. Die Nichteinhaltung von mindestens einer dieser Bestimmungen kann störende Folgen haben. Zu diesen negativen Auswirkungen können ineffiziente Wartung, vorzeitiger Ausfall von Assets, höhere Ausgaben usw. gehören.
Fragen der Compliance
Von Unternehmen wird erwartet, dass sie die Branchenvorschriften einhalten. Ein ineffektiver ITAM-Einsatz kann jedoch zu Problemen bei der Compliance führen. Die Nichteinhaltung von Branchenvorschriften führt möglicherweise zu gesetzlichen Strafen, finanziellen Verlusten aufgrund von Strafen, Rufschädigung und mehr.
Software-Lizenzierung
Die Nachverfolgung von Softwarelizenzen und die Einhaltung von Herstellerverträgen ist komplex. Eine Über- oder Unterlizenzierung kann zu unnötigen Kosten und rechtlichen Risiken führen.
Budgetbeschränkungen
Die Einführung eines IT-Asset-Management-Systems kann kostspielig sein. Wenn ein Unternehmen nicht über ein ausreichendes Budget verfügt, um eine solide ITAM-Implementierung zu finanzieren, kann sich dies auf den Umfang, die Qualität und die langfristige Wirksamkeit des Systems auswirken.
Best Practices für das IT-Asset-Management
Um die Effizienz der ITAM-Implementierung zu maximieren, muss ein Unternehmen die Best Practices im IT-Asset-Management befolgen.
- Verfolgen Sie den Lifecycle von IT-Assets. Die Verfolgung Ihrer IT-Assets von der Beschaffung bis zur Ausmusterung ermöglicht es Ihnen, den größtmöglichen Nutzen aus jedem Gerät in Ihrer Umgebung zu ziehen.
- Implementieren Sie Automatisierung. Die Entscheidung für die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben und Funktionen spart Zeit und schafft Effizienz im IT-Asset-Management-Prozess Ihres Unternehmens.
- Holen Sie regelmäßig Feedback ein. Durch aktives Einholen und Analysieren des Feedbacks verschiedener Stakeholder:innen können IT-Teams verbesserungswürdige Bereiche identifizieren, Prozesse optimieren und sicherstellen, dass IT-Assets effizient und effektiv verwaltet werden.
- Machen Sie Daten für die IT verfügbar. IT-Daten müssen zentralisiert, standardisiert und für alle relevanten Teams zugänglich sein, um die Entscheidungsfindung zu verbessern, Prozesse zu rationalisieren und die Ressourcenzuweisung zu optimieren.
- Implementierung einer Software zur Verwaltung von IT-Assets. Eine ITAM-Software wurde speziell für die Verwaltung Ihrer Unternehmenstechnologie entwickelt und bietet Ihnen daher die besten Tools zum Gruppieren, Auffinden und Verwalten von Assets.
Wie man eine ITAM-Software auswählt
Die Entscheidung, welche ITAM-Software Sie verwenden sollten, hängt von den IT-Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Es gibt jedoch gemeinsame Kriterien, die bei der Auswahl einer IT-Asset-Management-Lösung zu beachten sind.
Kosteneffizienz
Verschiedene Unternehmen haben unterschiedliche Budgetgrenzen. Wenn Ihr Unternehmen Prioritäten bei den Ausgaben setzt, müssen Sie eine kosteneffiziente ITAM-Softwareoption wählen. Das Management von Assets ist jedoch eine wichtige Unternehmenspraxis, daher sollten Sie für kurzfristige Einsparungen keine Kompromisse bei wesentlichen Funktionen und langfristigem Wert eingehen.
Skalierbarkeit
Wählen Sie eine ITAM-Software, die mit der Expansion oder Verkleinerung Ihres Unternehmens Schritt halten kann. Eine skalierbare IT-Asset-Management-Plattform sollte in der Lage sein, sich an veränderte Umgebungen anzupassen.
Integration
Eine ideale ITAM-Software kann ihre Funktionalitäten durch nahtlose Integrationen erweitern. Wählen Sie eine IT-Asset-Management-Plattform, die mit ITSM, ITOM, CMDB und anderen unternehmenskritischen Systemen integriert werden kann.
Automatisierung
Sich wiederholende Aufgaben können zeitraubend sein. Eine gute IT-Asset-Management-Lösung sollte dazu beitragen, den Zeitaufwand für diese Aufgaben durch Automatisierung zu verringern. Entscheiden Sie sich für eine ITAM-Software, die die Asset-Erkennung, Bestandsaktualisierungen, Compliance-Prüfungen und vieles mehr automatisieren kann. Dies kann auch die Produktivität fördern und menschliche Fehler reduzieren.
Berichterstellung und Analytics
Wählen Sie eine ITAM-Lösung, die anpassbare Berichtsfunktionen bietet. Dadurch wird sichergestellt, dass die erstellten Berichte umfassend und für Zielgruppen hilfreich sind. Gleichzeitig sollten ITAM-Lösungen genaue Analytics liefern, da die gesammelten Informationen für eine fundierte Entscheidungsfindung, die Ermittlung von Ineffizienzen und die Sicherstellung der Compliance verwendet werden können.
Compliance
Schließlich sollten Sie sich für eine ITAM-Software entscheiden, um sicherzustellen, dass Ihre IT-Infrastruktur den gesetzlichen Vorschriften entspricht. HIPAA, SOC2, DSGVO in Europa und CCPA sind nur einige der regulatorischen Richtlinien, die Unternehmen einhalten müssen. Eine ideale ITAM-Lösung sollte bei der Verfolgung und Verwaltung von Compliance-Anforderungen helfen und sicherstellen, dass Lizenzen, Sicherheitsprotokolle und Datenschutzstandards konsequent eingehalten werden.
Häufig gestellte Fragen zu ITAM
1. Gibt es ISO-Normen für ITAM?
Ja, die Internationale Normungsorganisation (ISO) hat offizielle Normen für das IT-Asset-Management festgelegt:
- ISO/IEC 19770-1. Ein Standard-Framework für die Einrichtung, Implementierung, Wartung und Verbesserung eines IT Asset-Management-Systems. Gewährleistet die Konsistenz der IT-Asset-Management-Prozesse.
- ISO/IEC 19770-2. Diese Norm definiert Spezifikationen für Software-Identifizierungsetiketten (SWID), die bei der Automatisierung der Inventarisierung und der Überprüfung der Compliance helfen können.
- ISO/IEC 19770-3. Bietet ein Konzept zur softwarebasierten Erfassung von Berechtigungen zur Verbesserung der Lizenzverwaltung, der Compliance und der Audit-Bereitschaft.
- ISO/IEC 19770-4. Dieser Standard bezieht sich auf die Festlegung eines Frameworks für die Messung der Nutzung von IT-Assets, einschließlich Hardware und Software.
- ISO/IEC 19770-5. Diese Norm bietet einen Überblick über die ISO 19770-Reihe und definiert die wichtigsten Begriffe und Konzepte im Zusammenhang mit dem IT-Asset-Management, um eine einheitliche Verwendung der ITAM-Terminologie zu fördern.
2. Was ist der Unterschied zwischen ITAM, ITSM und ITOM?
ITAM, ITSM und ITOM sind verwandte Systeme von Praktiken, die für die Verwaltung der IT-Umgebung eines Unternehmens von Bedeutung sind. Sie dienen jedoch jeweils einem anderen Zweck.
- IT-Asset-Management (ITAM). Die Prozesse des IT-Asset-Managements konzentrieren sich darauf, den IT-Asset-Bestand während ihres gesamten Lifecycles zu verfolgen.
- IT-Service-Management (ITSM). ITSM verwaltet die Bereitstellung von IT-Diensten für Benutzer:innen, einschließlich der Aufgaben im Zusammenhang mit dem Entwurf, der Erstellung, der Bereitstellung und der Unterstützung dieser Dienste. Es gibt viele ITSM-Frameworks, die sicherstellen, dass Ihr MSP die Anforderungen Ihrer Kunden erfüllt. Wie ITSM-Frameworks die Servicebereitstellung unterstützen, erfahren Sie in diesem Video: ITSM-Frameworks mit Beispielen erklärt
- IT-Betriebsmanagement (ITOM) konzentriert sich auf die Überwachung und Verwaltung der IT-Infrastruktur, einschließlich Netzwerken, Servern und Cloud-Ressourcen. Sie optimiert auch die Leistungseffizienz von IT-Systemen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen des Unternehmens erfüllt werden. Darüber hinaus gibt ITOM Aufschluss darüber, inwieweit Ihre IT-Systeme den Industriestandards und Best Practices entsprechen.
3. Welche Arten von Assets werden in ITAM verwaltet?
ITAM umfasst Hardware (Server, Laptops), Software (Lizenzen, Anwendungen), Cloud-Ressourcen und virtuelle Assets in der gesamten IT-Umgebung.
4. Wie kann ITAM zum allgemeinen Unternehmenserfolg beitragen?
Das beste ITAM-Tool optimiert die Asset-Verwendung und implementiert proaktive Identifizierungs- und Minimierungsstrategien für Sicherheitsrisiken. Dies erhöht nicht nur die Produktivität und die betriebliche Effizienz, sondern minimiert auch Störungen durch Malware oder Bedrohungsakteure.
5. Wie kann ITAM bei der Einhaltung von Softwarelizenzen helfen?
ITAM-Software hilft Ihnen bei der Identifizierung nicht lizenzierter Software und ermöglicht es Ihnen, nicht genehmigte Anwendungen zu erkennen und zu entfernen, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden. Darüber hinaus ermöglicht ITAM die Optimierung der Lizenzierung, indem Softwarelizenzen auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung angepasst werden, wodurch überhöhte Ausgaben vermieden werden.
6. Wie kann ITAM zur Planung für die Notfallwiederherstellung und Geschäftskontinuität beitragen?
ITAM unterstützt MSPs bei der Vorbereitung auf und der Wiederherstellung nach Katastrophen, indem es kritische IT-Assets identifiziert, die für den Betrieb wichtig sind. Es unterstützt die Entwicklung von Daten-Backup- und Wiederherstellungsstrategien für den Katastrophenfall.
7. Wie können Unternehmen ihren ITAM-Erfolg langfristig sichern?
Ihr IT-Team muss seine ITAM-Prozesse und -Praxen regelmäßig überprüfen und verfeinern. Es kann auch eine gute Idee sein, fortlaufende Mitarbeiterschulungen anzubieten, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter:innen informiert über die aktuellsten ITAM-Best Practices bleiben.
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IT-Asset-Management: Die wichtigsten Erkenntnisse
ITAM ist eine gängige, aber unverzichtbare Praxis für Unternehmen, die eine IT-Infrastruktur verwalten. Dabei geht es um die Verfolgung und Dokumentation der IT-Assets von der Beschaffung bis zur Außerbetriebnahme. Das IT-Asset-Management zielt darauf ab, die Nutzung der IT-Assets zu maximieren und den IT-Teams Zugang zu zuverlässigen Informationsquellen und Referenzpunkten über die IT-Assets eines Unternehmens zu geben.
Neben dem Hauptzweck von ITAM geht es auch darum, die Transparenz zu erhöhen, Arbeitsabläufe zu optimieren, Kosten zu senken und vieles mehr. All dies ist jedoch nur mit einer robusten ITAM-Lösung und -Tools möglich. Darüber hinaus ergänzt die Befolgung von ITAM-Best-Practices die Vorteile von ITAM und stellt sicher, dass Ihre IT-Assets verwaltet und gut gewartet sind sowie den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.
Einen umfassenden visuellen Leitfaden, der diesen Blogbeitrag ergänzt, finden Sie unter Was ist IT-Asset-Management (ITAM)?
