Independentemente de as operações estarem funcionando sem problemas ou de você estar enfrentando uma série de problemas, a pergunta para a TI é sempre a mesma: “Para que pagamos a você?” Em vez de ver a TI como uma peça vital do quebra-cabeça, as organizações geralmente a veem como um centro de custos, o que leva a percepções distorcidas da importância da TI.
As equipes de TI geralmente enfrentam obstáculos semelhantes ao tentar demonstrar o valor da TI:
- Comunicação de atualizações técnicas para um público não técnico
- Alinhamento das prioridades técnicas com as metas comerciais para contar uma história convincente
- Condensar informações importantes em algo rapidamente digerível
Todas essas dificuldades podem ter consequências de longo alcance, incluindo impactos no orçamento, na adesão dos executivos, no número de funcionários no futuro e muito mais. Sem um processo abrangente de geração de relatórios, você pode acabar sacrificando os recursos de que precisa no futuro.
3 motivos pelos quais os relatórios de TI são importantes
- As medidas permitem que você conte uma história com facilidade
Ao conversar com outras divisões dentro da organização mais ampla, é importante poder contar uma história. Esses diversos públicos podem não ter o conhecimento técnico avançado ou ter tempo limitado para se aprofundar em uma descrição longa. Com boas estatísticas, você pode facilmente contar sua própria história em um formato simples. Você também pode usar essas histórias para demonstrar como a TI causa impacto nas metas de toda a organização, comprovando o valor. - Ajuda você a criar casos de negócios
Como líder de TI, você frequentemente terá a tarefa de tomar decisões sobre orçamento, compras e número de funcionários para o futuro. Ou, no seu dia a dia, você pode encontrar uma lacuna no fluxo de trabalho que precisa de recursos dedicados. De qualquer forma, um relatório pronto pode facilitar muito sua vida. Ao mostrar dados reais (e, melhor ainda, alinhando-os a um custo monetário), você pode apresentar mais facilmente um caso de negócios para quaisquer mudanças que queira implementar. - Mantenha o controle de quais ações causaram impacto
Os relatórios não são bons apenas para compartilhar informações com o restante da organização, mas podem ser incrivelmente impactantes para a sua própria equipe. Os relatórios podem dar visibilidade a quaisquer ineficiências e mostrar onde você deve investir mais. Isso garante que você possa tomar as melhores decisões de negócios possíveis em tempo hábil.
Como criar um relatório incrível
Se você ainda não criou um relatório ou está procurando maneiras de aprimorar um relatório existente, há algumas práticas recomendadas que podem transformar seu relatório de bom em ótimo.
- Selecionar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) corretos
Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são a espinha dorsal de seu relatório. Esses pontos de dados comunicarão sua história, portanto, devem estar alinhados com os objetivos comerciais ou de TI existentes. Há um grande número de KPIs que você pode escolher, alguns dos quais podem ser encontrados em nosso documento sobre medidas de sucesso de TI. Eles variam desde o custo por tíquete até o número de ameaças à segurança bloqueadas. Mas esteja ciente de que o excesso de KPIs pode tornar as coisas muito ocupadas e difíceis de decifrar, portanto, escolha com sabedoria! - Identifique como seus dados serão obtidos
Você precisará trabalhar em cada uma de suas plataformas para verificar se os dados de que precisa podem ser obtidos facilmente. Talvez você consiga encontrar todos os pontos de dados dentro da própria equipe de TI, mas é possível que precise trabalhar com outros departamentos para obter os dados de que precisa. É melhor saber o quanto antes, antes de se aprofundar demais com dados difíceis de obter. - Simplifique o processo com modelos de relatórios pré-projetados
Felizmente, você não precisa fazer todo o trabalho braçal por conta própria. Há muitos recursos disponíveis que podem ajudá-lo a criar um relatório com modelos existentes. Recursos de terceiros, como o Canva ou o Piktochart, podem ajudá-lo a criar relatórios incríveis em um piscar de olhos. Como alternativa, você sempre pode usar o Microsoft Office ou o Google Workspace, pois eles provavelmente já estão implementados em seu ambiente. - Mostrar os dados no contexto
Em vez de mostrar pontos de dados isolados, certifique-se de que os dados sejam mostrados no contexto para que ajudem a contar essa história. Por exemplo, se você estiver mostrando o custo por tíquete e estiver tentando convencer a liderança de que precisa investir em uma nova ferramenta de automação, poderá mostrar o aumento do custo por tíquete ao longo do tempo. Todos os dados devem demonstrar facilmente a história que você está contando. - Organizar dados na página por tipos de fluxo de trabalho
Embora você possa ter relatórios mais detalhados para relatórios trimestrais ou anuais, muitas vezes você combinará diferentes fluxos de trabalho em um único relatório. Isso significa que você deve separar suas histórias de dados nos diferentes fluxos de trabalho de TI – helpdesk, segurança, etc. Isso ajuda a organizar seus pensamentos e facilita muito a digestão! - Realizar relatórios regularmente
Os relatórios podem ser uma ferramenta incrível para comunicar a outras equipes ou usar dentro da sua equipe, mas é preciso manter a consistência e adaptar os relatórios à frequência das suas reuniões. Os relatórios trimestrais serão drasticamente diferentes dos relatórios anuais, e os relatórios mensais serão ainda menos envolvidos do que um relatório de planejamento anual. Isso também pode alterar os KPIs que você monitora, portanto, tenha isso em mente ao mapear seus relatórios.
Se estiver procurando orientação para o seu próximo esforço de geração de relatórios, mas não souber por onde começar, elaboramos um novo guia – “Medidas de sucesso de TI“, que contém fórmulas úteis e uma lista de KPIs que você pode utilizar ao elaborar seu próximo relatório.
Para obter um resumo visual das principais ideias apresentadas aqui, assista a este breve vídeo: ‘Comprovando o valor da TI com relatórios notáveis‘.
