Pontos principais
- O gerenciamento de ativos de hardware (HAM) é o processo de inventário e rastreamento de ativos físicos de TI, como estações de trabalho, servidores e dispositivos de rede, durante todo o ciclo de vida organizacional.
- O principal objetivo do HAM é maximizar o retorno sobre o investimento (ROI) e gerar economias de custo significativas, otimizando a utilização de ativos e simplificando as decisões de compra.
- O processo HAM engloba todo o ciclo de vida do ativo de hardware, que inclui cinco estágios críticos: aquisição, implementação, manutenção/monitoramento, suporte e aposentadoria/descarte final.
- O HAM é um subconjunto especializado da estratégia mais ampla de Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM), com foco exclusivo nos componentes físicos de TI, diferente do Gerenciamento de Ativos de Software (SAM).
- A implementação de um plano de HAM eficaz é essencial para manter o controle do inventário de TI, atenuar os riscos de segurança decorrentes da obsolescência do hardware e garantir a conformidade com os requisitos de auditoria.
Uma equipe de TI bem administrada controla todos os ativos em seu domínio, incluindo hardware, software e licenças. A tarefa específica de gerenciar ativos de hardware é conhecida como gerenciamento de ativos de hardware (HAM). Isso envolve manter o controle sobre o hardware desde o momento em que ele é solicitado e comprado até o momento em que ele deixa de ser usado e é descartado.
Como você pode imaginar, essa pode ser uma tarefa assustadora quando realizada manualmente. Sem procedimentos e ferramentas especiais, o processo pode ser disperso e repleto de oportunidades de erro.
A manutenção manual de registros de HAM aumenta os custos de gerenciamento de ativos e aumenta o risco de roubos e perdas. Em muitos casos, é quase impossível cumprir as normas e os regulamentos aplicáveis usando registros manuais. Um plano dedicado de gerenciamento de ativos de hardware – parte de uma estratégia ITAM mais ampla – é necessário para simplificar todo o processo.
O HAM moderno depende muito de ferramentas de descoberta automatizadas (como agentes e scanners de rede) para coletar continuamente dados em tempo real sobre localização de ativos, atribuição de usuários, configuração e utilização. Essa automação é fundamental para ir além das planilhas estáticas e garantir a conformidade contínua e o gerenciamento preciso do estoque.
Neste artigo, exploraremos os aspectos mais importantes do gerenciamento de ativos de hardware e os conceitos associados.
O que este artigo abordará:
- O que é gerenciamento de ativos de hardware (HAM)?
- Por que o gerenciamento de ativos de hardware é importante?
- Desafios e limitações do gerenciamento de ativos de hardware
- As diferenças entre HAM e SAM
- Como o HAM se relaciona com o ITAM (IT Asset Management)
O que é o gerenciamento de ativos de hardware?
O gerenciamento de ativos de hardware é o processo de inventário e rastreamento de componentes físicos de TI, como estações de trabalho, laptops, unidades, roteadores e servidores, durante todo o seu ciclo de vida. O processo de gerenciamento de ativos de hardware fornece à equipe de TI detalhes importantes sobre o inventário de ativos de hardware, incluindo a posição atual no ciclo de vida do ativo e como esses ativos estão sendo utilizados. Em sua essência, o objetivo do HAM é controlar os custos, orientar as compras, rastrear o inventário de TI e preparar-se para auditorias.
Conforme mencionado anteriormente, o gerenciamento de ativos de hardware é um componente do conceito mais amplo de gerenciamento de ativos de TI (ITAM). Portanto, os procedimentos de HAM devem cooperar com o escopo geral de gerenciamento de ativos do departamento de TI e integrar-se a outros processos ITAM/ITIL.
Com os processos corretos de gerenciamento de hardware implementados, o MSP ou o provedor de TI pode reduzir significativamente o tempo gasto com pedidos, implementação, manutenção e retirada de ativos de hardware.
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Por que o HAM é importante para a organização?
O gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de hardware envolve mais do que simplesmente criar um inventário de dispositivos. O objetivo maior é capturar e atualizar os dados dos ativos para maximizar o ROI da tecnologia, minimizar os riscos e registrar adequadamente o valor e a utilidade dos ativos de TI. Alguns desses benefícios em detalhes incluem:
Economia de custos
Quando os ativos de hardware são gerenciados ao longo de seus ciclos de vida, a organização pode economizar dinheiro. Isso se deve principalmente ao estágio de “serviço e manutenção” do ciclo de vida do ativo. Quando o hardware é bem cuidado, as chances de falha diminuem significativamente. Os processos HAM também deixam claro quando é hora de descartar um ativo, economizando muitos custos de manutenção que poderiam ter sido prolongados além da vida útil do ativo.
Além disso, o HAM ajuda a rastrear o custo total de propriedade (TCO) de cada ativo, garantindo que as decisões sobre reparo ou substituição sejam financeiramente sólidas e baseadas em dados completos.
Melhorar a utilização dos ativos
O gerenciamento de ativos de hardware ajuda os profissionais de TI a tirar o máximo proveito do inventário de ativos, aproveitando o hardware subutilizado. Às vezes, é possível usar o hardware existente em vez de fazer uma compra nova e cara, mas pode ser difícil saber quando essa é uma opção se o hardware não estiver inventariado corretamente.
Manter a segurança e reduzir os riscos de governança
Um processo de HAM adequado oferece uma visão panorâmica dos ativos de hardware que pode ajudar a equipe de TI a identificar o que precisa de manutenção e o que precisa ser desativado. Essas informações os ajudam a fazer o ciclo ou reparar o hardware que pode se tornar uma ameaça à segurança por estar obsoleto ou fora de suporte. O gerenciamento de ativos geralmente é um requisito quando chega o momento de uma auditoria de conformidade.
Essas informações os ajudam a fazer o ciclo ou reparar o hardware que pode se tornar uma ameaça à segurança por estar obsoleto ou fora de suporte. Isso inclui saber quais ativos têm vulnerabilidades não corrigidas, estão executando sistemas operacionais em fim de vida útil ou não são contabilizados fisicamente, todos os quais são pontos comuns de falha de auditoria.
Controle de inventário de TI
O gerenciamento de ativos de hardware oferece uma compreensão clara dos seus ativos de hardware, resultando em um melhor controle do seu inventário de TI. Além disso, o processo HAM permite monitorar informações atualizadas do inventário de hardware para verificação e manutenção contínuas.
Prevenção de perdas
O HAM incorpora etiquetagem de ativos, atribuição de propriedade, manutenção de rotina e rastreamento de localização para segurança e prevenção de roubos. O gerenciamento de ativos de hardware fornece o rastreamento de documentos de garantia, contratos, acordos de licenciamento e registros de manutenção para ajudar a reduzir perdas ou roubos.
O ciclo de vida do ativo de hardware
Os ativos de hardware têm uma vida útil que precisa ser gerenciada de forma organizada e documentada. Todo ativo, independentemente de seu tamanho ou preço, passa por um ciclo de vida com vários estágios:
1) Aquisição/solicitação
Essa é a primeira etapa do ciclo de vida do ativo e inclui a compra efetiva de um ativo que a organização requisitou. Essas compras geralmente são feitas após a compreensão dos requisitos, a realização de projeções, a comparação de alternativas e a validação da compra.
2) Implantação
O ativo é então colocado em uso ativo. Durante esse estágio, o ativo é verificado quanto a defeitos físicos, problemas de projeto, problemas de compatibilidade e se foi configurado corretamente. Ao final desse estágio, o ativo está totalmente implantado e funcionando para a finalidade pretendida.
3) Manutenção/monitoramento
O gerenciamento de serviços é uma próxima etapa crucial. O uso constante leva a falhas e lentidão, e muitos problemas podem ser evitados com a manutenção e os cuidados adequados. Essa etapa também envolve o monitoramento do desempenho do ativo para garantir a produtividade máxima e identificar quaisquer problemas que possam surgir durante o uso. Esse estágio inclui patches e atualizações regulares, auditorias de conformidade, análises de custo-benefício e relatórios de utilização.
4) Suporte
O suporte ajuda a prolongar a vida útil de um ativo de hardware. Além da manutenção, são aplicadas alterações e atualizações de hardware para manter o ativo relevante, em conformidade e compatível com outros ativos à medida que o ambiente de TI evolui.
5) Aposentadoria/alienação
Os ativos devem ser descartados ao final de sua vida útil. No entanto, antes que um ativo seja aposentado e retirado de circulação, seu lugar na organização deve ser revisado e abordado para que sua remoção não gere efeitos adversos. O HAM facilita a tomada de decisões estratégicas sobre a substituição da tecnologia antiga quando ela atinge esse estágio.
HAM vs. SAM
Tanto o HAM quanto o SAM são subconjuntos do Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM). Enquanto o HAM lida com hardware, o SAM lida especificamente com aplicativos. Por exemplo, o gerenciamento de ativos de software (SAM) é responsável por todos os softwares de uma organização, virtuais e não virtuais, ao longo do ciclo de vida do software. Assista ao nosso guia em vídeo para obter uma visão geral prática do gerenciamento de ativos de hardware e software.
É impossível realizar o SAM de forma eficaz sem dados HAM precisos. Você precisa saber onde um software está instalado (em qual ativo de hardware) para verificar a conformidade da licença, corrigir vulnerabilidades ou removê-lo durante a desativação. Portanto, os dados do HAM geralmente servem como a fonte de dados básica para todos os processos de SAM.
Gerenciamento de ativos de TI (ITAM) e HAM
O gerenciamento de ativos de TI (também conhecido como ITAM) é o processo de amplo escopo de contabilização, implantação, manutenção, atualização e descarte dos ativos de TI de uma organização durante todo o ciclo de vida. Assim como o HAM mais específico, trata-se de rastrear e manter o estoque para maximizar seu valor para a organização.
O ITAM abrange todos os ativos de TI, incluindo hardware, sistemas de software, ativos de nuvem e informações ou dados. Ele abrange tanto o HAM quanto o SAM.
Desafios do gerenciamento de ativos de hardware
Shadow IT e trabalho remoto
O aumento do trabalho remoto e da “Shadow IT” (dispositivos adquiridos fora da política formal de TI) torna a descoberta abrangente de ativos mais desafiadora. As soluções HAM devem ser capazes de rastrear dispositivos que raramente se conectam à rede corporativa principal e podem exigir monitoramento baseado em agente ou conectividade VPN para manter a visibilidade e o controle.
Falta de organização
O maior desafio enfrentado pelo HAM é a falta de um inventário organizado de ativos de hardware. Sem um inventário, as organizações não sabem o que existe em seu ambiente de TI, quem é responsável pelos ativos ou como eles são mantidos. Algumas organizações tentam resolver esse problema com planilhas simples ou ferramentas desenvolvidas internamente, mas a maioria acha muito difícil manter registros adequados de gerenciamento de ativos sem soluções específicas.
Mudança e obsolescência
Todos os ativos de TI têm uma vida útil finita e uma data de validade. O hardware se torna excessivamente usado e se desgasta com o tempo. O software precisa ser atualizado para versões mais recentes.
Os dispositivos devem receber suporte, ser atualizados e substituídos. Com todo esse caos, pode ser um desafio gerenciar os ativos, mesmo com as ferramentas adequadas. Por isso, recomenda-se que as organizações maiores usem ferramentas ITAM ou HAM especiais que possam usar fluxos de trabalho digitais e de descoberta automatizados para simplificar o processo.
Planejamento orçamentário deficiente
Se as equipes de TI não souberem o que têm à sua disposição, terão dificuldade em saber o que podem aproveitar e o que precisam comprar. Mesmo um bom processo HAM não ajudará se os profissionais de TI não mantiverem registros adequados sobre a utilização. As ferramentas certas o ajudarão a tomar decisões informadas sobre a aquisição de novos ativos e o uso dos ativos existentes. Ele também pode ajudar a eliminar resíduos.
Inventário manual
Os MSPs e as equipes de TI perderão uma quantidade considerável de tempo valioso descobrindo e fazendo o inventário dos ativos manualmente. De fato, o inventário manual e o rastreamento contínuo são praticamente impossíveis para os provedores de TI gerenciados que são responsáveis por uma longa lista de clientes remotos. Mais uma vez, esse é outro motivo para usar ferramentas específicas para HAM, que reduzem o risco ao permitir a descoberta automática de hardware, mesmo em redes remotas.
Serviço e suporte
A manutenção e o suporte do ambiente de TI podem ser assustadores quando sua equipe de TI ou MSP não sabe quais ativos estão envolvidos. Os protocolos ITAM e HAM manterão as informações sobre o histórico do ativo, sua configuração e problemas anteriores sempre à mão. Com esses dados, a central de serviços não precisará gastar tempo pesquisando (ou adivinhando) toda vez que houver uma chamada de serviço. Isso acelera o tempo de resolução e torna a equipe de TI mais eficiente e produtiva em geral.
Gerenciar e manter desde a aquisição até a aposentadoria
O gerenciamento de ativos de hardware é essencial em qualquer ambiente de TI empresarial na era da transformação digital. O HAM ajudará as equipes de TI a estabelecer visibilidade e controle sobre o hardware de TI sob seus cuidados. Isso permite que eles gerenciem e mantenham facilmente todos os ativos de hardware de seus clientes, desde a aquisição até a aposentadoria.
O gerenciamento de ativos de hardware também permite que as organizações tomem decisões de compra mais informadas, associando informações financeiras e utilização aos ativos e fornecendo total transparência sobre o gerenciamento do investimento em TI.
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