De stad El Dorado ligt in het zuiden van Kansas en telt ongeveer 14.000 inwoners en 5.000 huishoudens. Het heeft een uitgebreid recreatiesysteem, een universiteit voor hoger onderwijs, Butler Community College en vele andere openbare voorzieningen. Ken Huffman, de IT-directeur in El Dorado, ondersteunt de IT-behoeften van de hele stad. De brandweer, politie, bibliotheek, seniorencentrum, kamer van koophandel en vele andere openbare instellingen in El Dorado zijn afhankelijk van Ken en zijn kleine team voor gegevensbeveiliging, distributie van apparatuur, patching, ticketing en probleemoplossing voor de meer dan 200 eindpunten.

Beveiliging en efficiëntie

Ken’s team van twee gebruikte eerder WSUS om hun endpoints te beheren. WSUS werkte een tijdje, maar voldeed na verloop van tijd niet meer aan de behoeften van het IT-team in El Dorado. “Het stopte met het patchen van onze legacy software en er waren onderdelen van het product die niet goed samenwerkten. [Microsoft] gaf ons veel problemen en ze werkten gewoon niet meer voor ons,” zei Huffman.

Omdat WSUS geen remote management bood, waren Huffman en zijn team bovendien uren onderweg naar verschillende eindpunten om handmatig updates uit te voeren, nieuwe software te installeren en problemen op te lossen. “We zijn verspreid over de hele stad,” zei Huffman “Het reizen van locatie naar locatie om die updates te beheren was ons grootste pijnpunt.”

De reistijd was niet de enige inefficiëntie. Sommige van de entiteiten die Huffman’s team ondersteunt, zoals het politiebureau en de brandweerkazerne, zijn 24/7 diensten. Zonder remote monitoring en mogelijkheden voor ticketing bleef Huffman 24 uur per dag bereikbaar om hun IT-behoeften te beheren. “Als ze een probleem hebben, steun je ze,” zei Huffman. “Als het politiebureau in het weekend een serverprobleem heeft, raad eens wie er komt kijken?”

Met de toename van werken op afstand zijn er verschillende netwerkinbreuken en beveiligingsproblemen opgetreden in de overheidssector. Huffman vond dat de huidige IT-infrastructuur van El Dorado niet veilig genoeg was om werknemers op afstand te laten werken. “De overstap naar een hybride werkomgeving betekende dat we de beveiliging van onze externe eindpunten moesten verbeteren,” aldus Huffman.

Ken ging op zoek naar een oplossing die niet alleen zou helpen bij het beheer van zijn endpoints en de handmatige aard van de huidige structuur van zijn IT-team zou verlichten, maar die ook veilig werken op afstand mogelijk zou maken.

“We hebben een paar oplossingen bekeken,” zei Huffman. “We hebben ManageEngine bekeken, maar dat was te complex. De leercurve zou extreem steil en tijdrovend worden.”

“NinjaOne is alles in één pakket en ik kan het op afstand beheren. Ik kan inloggen op de console in de cloud en ik kan alle pc’s zien, ik kan uw server zien, ik kan uw back-ups zien, ik kan dat allemaal zien en het kost het bedrijf minder geld in mijn reistijd.”

NinjaOne viel Ken op vanwege de functies voor remote management, ticketing en remote security.

Beveiliging, Remote Management, Ticketing… Check, Check, Check

NinjaOne levert de essentiële beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om externe werknemers effectief te laten werken. “NinjaOne gaf ons de mogelijkheid om op afstand te werken zoals het moest”, aldus Huffman “Mensen hebben hun eigen login, stellen hun eigen wachtwoord in voor twee-factor-authenticatie en ik kan ze de pc’s toewijzen waar ze naartoe moeten.” De mogelijkheid om te bepalen waartoe gebruikers toegang hebben in hun stadsnetwerk gaf Ken ook gemoedsrust. “Dat is echt een voordeel dat NinjaOne aan onze mogelijkheden heeft toegevoegd, de vergrendelde benadering van werken op afstand,” zei Huffman “We geven ze onze apparatuur, die we konden vergrendelen zodat gebruikers niet op plaatsen kunnen komen waar ze niet zouden moeten komen.”

NinjaOne bood Ken’s team ook de mogelijkheid om eindpunten in de hele stad op afstand te beheren. “We hebben onze rijtijd met meer dan 90% teruggebracht. We hoeven niet naar de brandweerkazerne, de waterzuiveringsinstallatie of de bibliotheek te rijden. We kunnen op afstand naar al deze plaatsen gaan en de controle hebben alsof het eindpunt recht voor ons staat,” zegt Huffman “Ik kan op elke pc klikken terwijl ik in mijn kantoor zit en de CPU, het geheugen, het volume van alle verschillende schijven zien, ik kan hun software en hun processor zien. Ik kan een diagnose stellen zonder ooit naar hen toe te hoeven gaan.”

NinjaOne’s mobiele applicatie geeft Ken flexibiliteit

NinjaOne’s ticketingfunctie, gebruikt in combinatie met de NinjaOne mobiele app, verbeterde de ondersteuning voor stadsdiensten die 24 uur per dag werken. Wanneer er problemen optreden met apparatuur op het politiebureau, wordt Ken hiervan op de hoogte gesteld en kan hij deze op afstand oplossen. “Als ik in Wichita ben en mijn laptop niet bij me heb, kan ik op afstand inloggen vanaf mijn telefoon met de app,” zei Huffman. “Ik krijg een e-mail met tickets; ik kan kijken wat er gebeurt en als ik op afstand moet inloggen, kan dat.”

NinjaOne heeft Ken’s team niet alleen efficiënter gemaakt, maar houdt ook hun werkdruk beheersbaar. “De mogelijkheid om patches in te plannen is erg prettig geweest. Het is gedetailleerder dan WSUS was. Het is ook geweldig om te kunnen zien wat er is mislukt – als we een patch hebben die vastloopt, kunnen we die server op afstand opnieuw opstarten,” legt Huffman uit “Ik wil mijn weekend als ik het kan hebben, dus in plaats van dat reboots in het weekend moeten gebeuren, reboot ik mijn server automatisch op dinsdagochtend,” zegt Huffman.

Een van de extra functies die Ken niet had verwacht toen hij met NinjaOne in zee ging, was de hoeveelheid ondersteuning die hij vanaf de eerste dag ontving. “Zodra het inwerken is voltooid, heb je nu deze onbeperkte ondersteuning,” zei Huffman. “Ik vind het geweldig dat de ondersteuning honderd procent inbegrepen is bij ons abonnement op het product, dus ik hoef me nooit zorgen te maken dat ik denk ‘oké, gaat dit me extra kosten?'”

NinjaOne naar de ruimtevaart brengen

Ken zag de ongelooflijke impact die NinjaOne had bij de stad El Dorado en was ervan overtuigd dat het elk bedrijf zou kunnen helpen, dus bracht hij het naar een luchtvaartorganisatie waar hij parttime werkt. Ken legde de CEO uit dat “NinjaOne alles in één pakket is en dat ik het op afstand kan afhandelen. Ik kan inloggen op de console in de cloud en ik kan alle pc’s zien, ik kan uw server zien, ik kan uw back-ups zien, ik kan dat allemaal zien en het kost het bedrijf minder geld in mijn reistijd.” De reactie van de CEO? “‘Geef Ken de creditcard – waar wachten we nog op?'”

Huffman vertrouwt op NinjaOne om ervoor te zorgen dat hun netwerk soepel blijft werken, zodat de rest van het lucht- en ruimtevaartteam zijn werk effectief kan doen. “Ze willen gewoon dat alles werkt,” zei Huffman “Ze vertrouwen erop dat ik dat doe en het spannende voor hen is de mogelijkheid om alles in één product te hebben.”

Ongeacht de branche heeft NinjaOne bewezen een sleutelrol te spelen bij het beheren van de IT-behoeften. “Ik kan bijna hands off zijn. Ik kan gewoon op afstand inloggen en voor hun hele netwerk zorgen zonder naar een andere stad te hoeven rijden,” legt Huffman uit “Voor mij is dat een bewijs dat NinjaOne goed genoeg is voor wat ik doe” [in El Dorado]dat ik zei: ‘Jullie hebben dit daar echt nodig.'”

Op de vraag of hij NinjaOne zou blijven aanbevelen aan zijn collega’s, antwoordde Ken: “Absoluut. Ik hou echt van de alles-in-één, en het werken met één ruit, en alle verschillende aspecten van [NinjaOne]. Ik zou het absoluut aanraden aan een collega.”

“Voor mij is dat een bewijs dat NinjaOne goed genoeg is voor wat ik doe.. [in El Dorado]dat ik zei: ‘Jullie hebben dit daar echt nodig.'”