Zo stelt u een uniforme woordenlijst op die de kloof tussen MSP’s en klanten overbrugt

Succesvolle samenwerkingen beginnen met heldere communicatie. Dat is een uitdaging in het huidige bedrijfslandschap, waarin steeds meer verschillende sectoren samenkomen. Voor MSP’s is een woordenlijst met IT-termen dan ook erg handig in de omgang met hun klanten.

In deze gids leggen we uit hoe u een uniforme woordenlijst opstelt waarmee MSP’s hun technici sterker maken, hun klanten informeren en de technologiekloof tussen beide partners overbruggen.

Een zakelijke woordenlijst opstellen

De onderstaande stappen helpen u bij het opstellen van een heldere, correcte en samenhangende zakelijke woordenlijst voor zowel MSP’s als klanten.

De belangrijkste termen bepalen (bijvoorbeeld SLA, RMM, BDR, Patching, uptime)

De eerste stap is het vaststellen en noteren van de belangrijkste termen. Dit zijn de termen die u veelvuldig gaat gebruiken. Welke termen cruciaal zijn verschilt per dienstverlening.

🥷TIP: Weet u niet goed welke termen voor u essentieel zijn? Bekijk dan de lijst met belangrijke IT-afkortingen van NinjaOne of de gangbare termen waar uw klanten waarschijnlijk naar vragen.

Stap 1: kies een documentformaat

Het beste formaat voor een woordenlijst is het formaat dat uw klant eenvoudig kan raadplegen. Sommige organisaties gebruiken een wiki op het web, andere werken met SharePoint. U kunt ook kiezen voor een eenvoudige pdf waar de klant toegang toe heeft.

Stap 2: stel uw items op en orden ze

De items vormen het belangrijkste onderdeel van uw woordenlijst. Vermijd bij het opstellen te technische of ingewikkelde definities. Vergeet niet dat u een document maakt voor zakelijke partners en niet per se voor IT-professionals.

Hier ziet u een voorbeelditem dat u kunt gebruiken:

Bepaal daarnaast een logische structuur voor uw woordenlijst, zodat uw klanten relevante termen snel terugvinden. De meest gebruikte structuren zijn alfabetisch en per categorie (waarbij alle termen rond één onderwerp, zoals beveiliging, cloud en netwerk, in dezelfde rubriek staan).

Tip: voor nauwkeurigheid en consistentie kunt u altijd te rade gaan bij experts uit de sector. Techblogs, reviewsites zoals G2 en Capterra en de blog van NinjaOne zijn uitstekende startpunten.

Stap 3: valideer termen met interne teams en klantfeedback

Een werkbare woordenlijst zorgt in de eerste plaats voor duidelijkheid. Een controle door uw interne team garandeert dat de technische informatie klopt, terwijl klantfeedback cruciaal is voor afstemming.

Gedeelde woordenlijsten moeten bovendien regelmatig worden herzien en bijgewerkt. Omdat technologie voortdurend verandert, kunnen termen verouderen. Een actuele woordenlijst laat uw expertise zien.

Tip: automatiseer het onderhoud van uw woordenlijst met PowerShell

U kunt PowerShell gebruiken om toegevoegde termen in een CSV-bestand te loggen en zo de historie bij te houden. Gebruik dit script:

$term = @{
Term = "RMM"
Definition = "Remote Monitoring & Management tool used by your managed service provider"
DateAdded = (Get-Date).ToString("u")
}
$term | Export-Csv "C:\GlossaryAudit.csv" -Append -NoTypeInformation
Launch the glossary automatically for techs via a GPO login script:
Start-Process "https://yourmsp.internal/glossary"

Waarom zouden MSP’s een woordenlijst opstellen?

Een woordenlijst met gangbare technische definities is waardevol voor zowel MSP’s als klanten. Het voorkomt verwarring en schept duidelijkheid tussen u en uw klant. Daarnaast helpt het bij de onboarding van uw technici. Een gedeelde woordenlijst met gedeeld eigenaarschap zorgt bovendien voor consistentie in klantcommunicatie, documentatie en rapportage.

Betere communicatie in de dagelijkse praktijk: beste praktijken voor het onderhouden van uw zakelijke woordenlijst

Richt governance en een reviewproces in

De woordenlijst van een MSP ontwikkelt zich mee met de sector. Om uw document correct en actueel te houden, raden we het volgende aan:

• Wijs een redacteur aan die verantwoordelijk is voor updates
• Voer elk kwartaal of halfjaar een review uit om de lijst relevant te houden
• Gebruik versiebeheer (wiki-bewerkingen, logboeken) voor transparantie over wijzigingen
• Sta bijdrageverzoeken toe zodat definities kunnen meegroeien

Verweef het gebruik van uw woordenlijst in uw dagelijkse werk

De waarde van een woordenlijst zit in het gebruik ervan. Door het document op te nemen in uw processen, van onboarding tot rapportage, verkleint u de kans op miscommunicatie. MSP’s kunnen het document moeiteloos verweven in hun klantcontact door:

• Termen uit de woordenlijst te linken in ticketomschrijvingen en documenten voor klanten
• Een “term van de week” op te nemen in nieuwsbrieven, e-mails of periodieke updates
• Een cultuur te creëren waarin vragen naar onduidelijke termen wordt aangemoedigd

Uw woordenlijst integreren met NinjaOne

Gebruikt u NinjaOne al? Dan kunt u het platform zo inrichten dat u processen, stappen of concepten aan uw klant uitlegt. Met NinjaOne kunt u:

• Dashboards gebruiken om rechtstreeks vanuit beleidsregels of waarschuwingsnamen naar items in de woordenlijst te linken
• Via scripts toegevoegde termen of gewijzigde definities vastleggen in de metadata van endpoints
• Links naar de woordenlijst opnemen in ticketsjablonen of klantdashboards, zodat alles snel vindbaar is

Zorg voor heldere klantcommunicatie met een goede zakelijke woordenlijst met MSP-termen

Een gedeelde woordenlijst is een communicatiemiddel dat zorgt voor duidelijkheid, vertrouwen en begrip tussen MSP’s en klanten. Door gestructureerd te werken, samen input te verzamelen en governance te automatiseren, houdt u termen correct, relevant en bruikbaar.

Gerelateerde onderwerpen:

• Managed IT-diensten verkopen: belangrijke strategieën waarmee MSP’s hun bedrijf laten groeien
• 12 essentiële strategieën om IT-communicatie te verbeteren
• Essentiële strategieën om IT-communicatie te verbeteren
• Managed IT-diensten verkopen: 7 stappen om uw MSP op te schalen en meer klanten te bedienen
• Managed IT-diensten verkopen: 5 stappen die nieuwe klanten opleveren