Belangrijkste punten
- SaaS sprawl leidt tot budgetverspilling, beveiligingsgaten en blinde vlekken in compliance: terugkerende reviews geven MSP’s een gestructureerde manier om alle drie aan te pakken.
- De reviewfrequentie moet aansluiten op het tempo van de klant: elk kwartaal bij snelgroeiende omgevingen, halfjaarlijks bij stabiele omgevingen en audits op basis van triggers na fusies, ontslagrondes of grote verlengingen.
- Effectieve reviews richten zich op vier gebieden: gebruik en adoptie, kosten en licenties, beveiliging en compliance en zakelijke waarde.
- Door discovery te automatiseren via identity providers (Microsoft Entra ID, Okta) en een RMM zoals NinjaOne, verdwijnt het handmatige werk en komt shadow IT aan het licht.
- Elke reviewsessie moet eindigen met een gedocumenteerd beslissingslogboek met wat is behouden, samengevoegd of uitgefaseerd.
De adoptie van SaaS groeit explosief in organisaties van elke omvang. Dat geeft individuele teams meer slagkracht maar leidt vaak tot onbeheerde sprawl: shadow IT, dubbele abonnementen, blinde vlekken in compliance en flinke budgetverspilling.
In deze gids leert u een gestroomlijnd kader voor het opzetten van een terugkerend SaaS-reviewproces dat precies deze problemen voor uw klanten aanpakt zonder uw team extra te belasten.
Wilt u een snel visueel overzicht? Bekijk dan onze videogids Zo bouwt u terugkerende SaaS-reviewcycli op
Stappen naar een betrouwbaar SaaS-reviewplan
Een formele SaaS-reviewcyclus verandert appchaos in beheerste governance: u krijgt zicht op de omgeving, snijdt verspilling weg, versterkt compliance en voegt waarde toe.
📌 Use case: voer reviews uit 60–90 dagen vóór verlengingen, na fusies of ontslagrondes, tijdens quarterly business reviews (QBR’s) of direct na de onboarding van een nieuwe klant. Zo neemt u op tijd beslissingen over verlengingen, optimalisaties en compliancecontroles.
📌 Vereisten: verzamel SaaS-gebruiksdata uit identity providers zoals Microsoft Entra ID of Okta. Haal gebruikers- en afdelingsgegevens op uit Active Directory, HR-systemen of uw PSA-tool. Gebruik Excel, Power BI of QBR-slides om bevindingen te rapporteren, wat onmisbaar is voor helder SaaS-beheer.
U kunt ook SaaS-managementplatforms zoals Torii, BetterCloud of Auvik inzetten om handmatig werk te beperken. Deze tools automatiseren discovery, houden logins en uitgaven bij en signaleren verlengingen.
Volg de onderstaande stappen om uw SaaS-reviewcyclus op te bouwen.
Bepaal de frequentie van uw SaaS-reviews
Een vast ritme van reviews is essentieel voor gestroomlijnd SaaS-beheer. Zo stelt u een frequentie in die past bij de behoeften van uw klant – zonder extra belasting.
Kwartaalreviews voor klanten met een hoog tempo
Een kwartaalritme is ideaal voor dynamische organisaties waar SaaS vaak verandert en combineert snelheid met diepgang. Het sluit perfect aan op QBR’s waardoor u SaaS-inzichten moeiteloos in bredere zakelijke gesprekken verwerkt.
Halfjaarlijkse reviews voor stabiele omgevingen
Voor kleinere klanten of klanten met weinig verloop in hun SaaS-landschap volstaat een review twee keer per jaar meestal. Zo houdt u overzicht en spoort u overbodige apps of ongebruikte licenties op terwijl u middelen bespaart.
Jaarlijkse nulmeting en audits op basis van triggers
Leg een jaarlijkse basisreview vast en automatiseer vervolgens extra controlemomenten rond belangrijke gebeurtenissen. Zet een review in gang vóór een grote SaaS-verlenging, na compliance-audits of na organisatorische veranderingen zoals fusies of ontslagrondes. Dit hybride model zorgt voor continue grip.
💡 Tip: gebruik integraties met tools als Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD) om het verzamelen van data te automatiseren.
Zet SaaS-discovery en rapportage op
Volledig zicht krijgen op het SaaS-ecosysteem van uw klant is de eerste stap naar effectief SaaS-beheer.
Stap voor stap:
- Automatiseer discovery met geïntegreerde tools.
- Begin met het ophalen van volledige gebruiksdata rechtstreeks uit geïntegreerde bronnen.
- Koppel uw SaaS-managementplatform aan de identity provider (IdP) van de klant, zoals Microsoft Entra ID of Okta, om automatisch alle applicaties te inventariseren die met bedrijfsreferenties worden gebruikt.
- Gebruik lichte discovery-agents die naadloos werken op Windows en andere endpoints.
- Analyseer belangrijke metrics voor bruikbare inzichten.
- Zet ruwe data om in rapporten waarop u kunt beslissen door u op vier cruciale gebieden te richten:
- Applicatie-inventaris: bouw een gecategoriseerde lijst van alle apps met vermelding van afdelingen en gebruiksdoelen.
- Gebruikersactiviteit: breng actieve versus slapende gebruikers in kaart om ongebruikte licenties en beveiligingsrisico’s op te sporen.
- Licentiegebruik: houd bij hoeveel licenties daadwerkelijk worden gebruikt om verspilling te schrappen en abonnementen op maat te maken.
- Beveiligingsbeleid: controleer per app de MFA-adoptie, de access policies en de compliance-instellingen.
- Zet ruwe data om in rapporten waarop u kunt beslissen door u op vier cruciale gebieden te richten:
- Verwerk bevindingen in uw reviewcycli.
- Voer deze inzichten rechtstreeks in uw SaaS-reviewproces, vooral vóór QBR’s.
- Presenteer heldere data over kosten, risico’s en gebruikstrends om samen doelen te stellen, verlengingen te plannen en governance te versterken.
Belangrijke aandachtsgebieden bij het samenstellen van uw SaaS-reviewagenda
Houd uw klantreviews efficiënt en impactvol door consequent deze vier cruciale gebieden te beoordelen.
Gebruik en adoptie: wie gebruikt de app echt?
Breng actieve versus slapende gebruikers in kaart om licenties terug te winnen en beveiligingsrisico’s te beperken. Controleer of belangrijke functies worden gebruikt en let op trends die erop wijzen dat medewerkers in plaats daarvan niet-goedgekeurde “shadow IT”-apps gebruiken.
Kosten en licenties: verspilt u geld?
Spoor ongebruikte of onderbenutte abonnementen op om licenties terug te halen en kosten te drukken. Vind dubbele apps die hetzelfde doen en schrap ze. Deze audit is onmisbaar vóór elke SaaS-verlenging om uitgaven te optimaliseren.
Beveiliging en compliance: is alles veilig?
Controleer of goedgekeurde apps cruciale beveiligingsmaatregelen zoals MFA en SSO hebben ingeschakeld. Spoor niet-goedgekeurde apps op die compliancegaten of beveiligingsproblemen kunnen veroorzaken en pak ze aan.
Zakelijke waarde: is de app nog zinvol?
Bepaal of de applicatie de huidige bedrijfsdoelen van uw klant nog ondersteunt. Meet de return on investment (ROI) om de kosten te verantwoorden en bepaal of de app verlengd, vervangen of uitgefaseerd moet worden als onderdeel van een slimme strategie voor SaaS-lifecyclebeheer.
Door deze vier punten systematisch af te vinken, verandert u een eenvoudige review in een krachtig SaaS-managementinstrument dat duidelijke waarde laat zien en het ecosysteem van uw klanten efficiënt en veilig houdt.
Automatiseer het verzamelen van uw SaaS-data (optioneel)
Geautomatiseerd dataverzamelen maakt van een handmatig klusje een schaalbaar proces en levert de consistente, accurate data die waardevolle klantreviews nodig hebben.
📌 Use case: gebruik dit korte script voor ad-hoccontroles tussen formele reviews door of voor klanten waarbij een volledig SaaS-managementplatform nog niet te verantwoorden is. Het standaardiseert rapportage en verkort de handmatige voorbereiding aanzienlijk.
Stap voor stap:
- Exporteer logindata uit uw IdP (bijvoorbeeld Microsoft Entra ID) naar sso_logs.csv of welk CSV-bestand u ook gebruikt om deze data op te slaan.
- Voer dit script uit in PowerShell (Admin):
Import-Csv sso_logs.csv | Group-Object AppName | Select Name, @{Name="UserCount";Expression={$_.Count}} |
Dit levert een overzichtelijke tabel op met elke app en het aantal actieve gebruikers, ideaal om rapportage te standaardiseren. Breid de opdracht uit voor klanten waar meerdere afdelingen dezelfde app gebruiken om telfouten te voorkomen.
Schaalbare methode: een SaaS-managementplatform
Wilt u volledige automatisering? Gebruik dan een SaaS-managementplatform (bijvoorbeeld Torii, NinjaOne). Deze tools doen automatisch het volgende:
- Alle gebruikte applicaties ontdekken.
- Logins, licentiegebruik en beveiligingsinstellingen (MFA/SSO) bijhouden.
- Integreren met Windows-, macOS- en Linux-endpoints én met uw IdP voor gecentraliseerde data.
U beschikt zo altijd over betrouwbare data, verkort de voorbereidingstijd en kunt tijdens reviews gericht praten over optimalisatie en uw strategie voor SaaS-verlengingen.
Voer gestructureerde SaaS-reviewsessies
Zet data om in actie met gerichte, gezamenlijke klantgesprekken.
Presenteer de data
Begin met een helder dashboard met appgebruik, licentiekosten en trends. Dit feitelijke fundament legt verspilling en risico’s meteen bloot.
Bepaal samen de prioriteiten
Begeleid de klant bij het rangschikken van knelpunten: ongebruikte licenties (kosten), dubbele apps (inefficiëntie) en shadow IT (beveiliging). Richt u op wat hun doelen het meest raakt.
Beslis over de actie
Kies per app samen om te behouden, samen te voegen, te verwijderen of een verlenging te plannen. Deze gezamenlijke besluitvorming zorgt voor afstemming en eigenaarschap.
Wijs duidelijke vervolgstappen toe
Sluit af met concrete acties, eigenaren en deadlines. Zo wordt praten resultaat en levert uw SaaS-beheer doorlopend waarde.
Leg SaaS-reviewbeslissingen vast in logboeken
Borg verantwoording en duidelijkheid door elke beslissing uit uw review formeel vast te leggen.
Maak een eenvoudig beslissingslogboek
Gebruik een overzichtelijke tabel om de uitkomst per applicatie bij te houden. Dit logboek wordt uw enige bron van waarheid voor wat is besloten en waarom, wat cruciaal is voor SaaS-lifecyclebeheer.
Gebruik een helder format voor verantwoording
Een gestandaardiseerd format zorgt ervoor dat iedereen de acties en de redenering begrijpt. Bijvoorbeeld:
| Apps | Beslissingen | Opmerkingen |
| App A | Behouden | Weinig gebruikt maar cruciaal voor compliance |
| App B | Samenvoegen | Overlapt met App D; gebruikers migreren |
| Shadow-app C | Uitfaseren | Niet-goedgekeurde app; toegang blokkeren en alternatief zoeken |
Bewaar logboeken zodat ze makkelijk te raadplegen en te auditen zijn
Bewaar dit logboek op een centrale, toegankelijke plek zoals een gedeelde SharePoint-site of clouddrive. Zo beschikt u over een duidelijk audittraject voor toekomstige onderhandelingen over SaaS-verlengingen en beveiligingsaudits en versterkt u de governance nog lang na afloop van het gesprek.
Automatiseer notificaties en herinneringen
Automatiseer meldingen om uw SaaS-reviewcyclus zonder handmatig werk op koers te houden.
Stap voor stap:
- Stel geautomatiseerde notificaties in.
- Zet herinneringen klaar in uw PSA-tool of agenda voor SaaS-verlengingsdata en aankomende reviews.
- Gebruik PowerShell (Admin) voor eenvoudigere herinneringen.
- Maak een geplande taak aan in Taakplanner of in een RMM-tool zoals NinjaOne. Gebruikt uw klant Exchange Online? Dan kunt u meldingen versturen via de Microsoft Graph PowerShell SDK (Send-MgUserMail):
Connect-MgGraph -Scopes "Mail.Send"$message = @{
body = @{
} toRecipients = @(
) }
|
💡LET OP: hiervoor zijn de Microsoft Graph PowerShell SDK en een Entra ID-appregistratie met Mail.Send-machtigingen nodig. Voor de meeste MSP’s is het instellen van notificaties rechtstreeks via de PSA-tool (zie stap 3 hieronder) eenvoudiger en de aanbevolen route.
- Integreer met PSA-tools.
- Wilt u volledige automatisering? Configureer uw PSA-systeem dan zo dat het:
- Verlengingsnotificaties 30 dagen van tevoren activeert
- Automatisch tickets aanmaakt voor de reviewvoorbereiding
- Klantgesprekken inplant
- Wilt u volledige automatisering? Configureer uw PSA-systeem dan zo dat het:
Geautomatiseerde notificaties zorgen voor tijdige reviews en verlagen de administratieve last waardoor SaaS-beheer efficiënter wordt.
Veelgemaakte fouten bij SaaS-reviews die MSP’s moeten vermijden
Houd uw SaaS-reviewcycli helder en effectief door deze fouten te vermijden.
Vertrouwen op één databron
Als u voor discovery alleen IdP- of SSO-logs gebruikt, mist u mogelijk niet-geautoriseerde “shadow IT”-apps. Controleer altijd met een tweede methode, zoals een netwerkscan of browserextensie, voor volledig zicht.
Ongeteste automatiseringsscripts gebruiken
PowerShell of andere scripts uitvoeren zonder validatie kan leiden tot gemiste notificaties of blootgestelde data. Test alle opdrachten eerst in een sandbox en kies waar mogelijk voor geïntegreerde PSA-workflows.
Beslissers van de klant buitensluiten
Apps beoordelen zonder stakeholders van de klant erbij te betrekken leidt tot slechte adoptie en weerstand. Betrek tijdens reviewsessies altijd zowel technische als zakelijke vertegenwoordigers.
Centrale documentatie verwaarlozen
Beslissingen bewaren in verspreide e-mails of notities ondermijnt de verantwoording. Houd één beslissingslogboek bij op een gedeeld platform zoals SharePoint zodat het makkelijk te raadplegen en te auditen is.
Verlengingen handmatig bijhouden
Agenda’s of spreadsheets gebruiken voor verlengingen vergroot de kans op gemiste deadlines en automatische verlengingen. Gebruik geautomatiseerde PSA- of SaaS-managementtools om belangrijke data te volgen en er notificaties over te krijgen.
Zet uw RMM in voor SaaS-reviews
Uw RMM-tool, zoals NinjaOne, kan het volledige SaaS-reviewproces vereenvoudigen en automatiseren.
- Discovery automatiseren: NinjaOne scant automatisch alle endpoints om geïnstalleerde software te inventariseren, brengt shadow IT aan het licht en geeft een compleet beeld van wat er in gebruik is.
- Data exporteren voor reviews: exporteer eenvoudig software-inventarissen en gebruiksrapporten om uw gesprekken over SaaS-beheer te verrijken met concrete data over de werkelijke adoptie van applicaties.
- Beslissingen op één plek vastleggen: gebruik de notities en aangepaste velden van NinjaOne om beslissingen rechtstreeks bij de klantgegevens vast te leggen en zo een helder audittraject voor SaaS-lifecyclebeheer op te bouwen.
- Rapportage automatiseren: plan en genereer klantklare rapporten die aansluiten op uw QBR-cycli en lever zo de data die productieve gesprekken over SaaS-verlengingen mogelijk maakt.
Maak SaaS-verlengingen datagedreven met een RMM die apps automatisch ontdekt, gebruik exporteert en QBR-rapportage stroomlijnt.
→ Ontdek hoe NinjaOne SaaS-reviews vereenvoudigt
Stroomlijn de SaaS-governance van klanten met proactieve reviews
Met een terugkerende SaaS-reviewcyclus verandert reactief brandjes blussen in proactieve governance waarmee u verspilling en risico’s systematisch wegneemt.
Door voorspelbare frequenties af te spreken, discovery te automatiseren en sessies te richten op gebruik, kosten, beveiliging en waarde, levert u doorlopende compliance en optimalisatie. Deze gedisciplineerde aanpak krijgt SaaS sprawl eindelijk onder controle en maakt van uw MSP een strategische partner die meetbare bedrijfsresultaten oplevert.
Gerelateerde onderwerpen
