Belangrijkste punten
- Stel een SaaS-inventaris van de klant samen op basis van facturatiegegevens en gebruiksdata om overlappende SaaS-abonnementen op te sporen.
- Groepeer apps per functie en vergelijk vervolgens hoe teams ze gebruiken om onnodige duplicatie te herkennen.
- Zet actieve gebruikers naast de aangekochte licenties om kansen te vinden die de SaaS-uitgaven verlagen.
- Bevestig de behoeften van elke afdeling voordat u adviseert welke apps u behoudt of uitfaseert.
- Migreer de benodigde gegevens voordat u een app uitfaseert, rond daarna de opzegging af en controleer of de kosten stoppen zoals afgesproken.
- Beoordeel SaaS-abonnementen regelmatig en vóór de verlengingsdeadlines om nieuwe overlap tijdig te zien.
SaaS-overlap is een probleem waar veel organisaties mee kampen. Veel bedrijven verliezen het overzicht over hun abonnementen en blijven ongemerkt betalen voor tools die ze eigenlijk niet meer nodig hebben. Wie deze tools proactief beoordeelt en beheert, kan workflows optimaliseren, kosten besparen en de beveiliging en compliance versterken door wildgroei terug te dringen.
Zo haalt u meer uit uw SaaS-abonnementen
Om het maximale uit uw SaaS-abonnementen te halen, moet u uw applicaties voortdurend beoordelen. Maak een inventaris van alle applicaties die u gebruikt en deel ze in categorieën in. Kijk of er overlap is en overleg met de andere afdelingshoofden welke apps u behoudt, uitfaseert of opnieuw onderhandelt met de leverancier.
Vereisten:
- U hebt toegang nodig tot de beschikbare aanmeldlogs van uw IdP (bijvoorbeeld Microsoft Entra ID, Okta) en tot gebruiksrapporten van SaaS-apps.
- Zorg dat de uitgaven- of financiële rapporten van de klant met de abonnementskosten klaarliggen.
- U hebt een platform nodig dat dienst kan doen als centrale SaaS-inventaris (spreadsheet of low-codeplatform).
- U hebt basistools voor rapportage of visualisatie nodig (Excel, Power BI of PSA-dashboards).
Aanbevolen implementatiestrategieën:
| Klik om een stap te kiezen | Beste voor individuele gebruikers | Beste voor grote organisaties |
| Stap 1: stel een volledige SaaS-inventaris samen | ✓ | |
| Stap 2: deel applicaties in op functie | ✓ | |
| Stap 3: vergelijk gebruik en kosten | ✓ | |
| Stap 4: betrek stakeholders voor context | ✓ | |
| Stap 5: adviseer consolidatieopties | ✓ | |
| Stap 6: leg terugkerende beoordelingsrondes vast | ✓ |
Stap 1: stel een volledige SaaS-inventaris samen
Verzamel eerst de gegevens over SaaS-apps uit elk onderdeel van uw organisatie. Die kunnen afkomstig zijn van identityproviders, financiële systemen en netwerklogs. Breng vervolgens alle informatie samen in een centrale inventaris en een CSV-bestand.
Zorg dat elke regel het volgende bevat:
- Naam van de klant en van de app
- Categorie van de app
- Abonnements- of account-ID
- Afdeling die de app gebruikt
- De eigenaar
- Abonnementskosten en facturatiefrequentie
- Aantal aangekochte en toegewezen licenties
- Aantal actieve gebruikers van de app en de gemeten periode
- Verlengingsdatum en uiterste opzegtermijn
Stap 2: deel applicaties in op functie
Zodra u een inventaris van al uw SaaS-apps hebt gemaakt, is het tijd om ze in bruikbare categorieën onder te brengen. Zo ziet u sneller welke apps vergelijkbare functies vervullen en nader onderzoek naar overbodigheid verdienen. Hier zijn een paar voorbeeldcategorieën die u kunt gebruiken:
- Communicatie (Slack, Teams, Zoom)
- Projectmanagement (Asana, Trello, Monday.com)
- Bestandsdeling (Dropbox, Google Drive, OneDrive)
Voeg categorieën toe of haal ze weg, afhankelijk van uw behoeften.
Stap 3: vergelijk gebruik en kosten
Loop elke categorie en de apps daarbinnen door. Kijk hoeveel mensen de applicatie tijdens de beoordelingsperiode actief hebben gebruikt in verhouding tot het aantal licenties dat u bezit. Gebruik waar mogelijk gebruiksrapporten van de applicatie en stem incidentele of seizoensgebonden behoeften af met de eigenaar van de app. Wat kost de app per stoel en hoeveel geeft u in totaal uit aan het abonnement?
Analyseer ook hoe goed de app in de loop van de tijd is opgenomen in uw lopende workflows. Met deze datagedreven aanpak ziet u sneller welke SaaS-apps in uw inventaris weinig waarde toevoegen of overbodig zijn.
Stap 4: betrek stakeholders voor context
Zodra u de gegevens hebt geanalyseerd, is het tijd om de andere stakeholders te betrekken. Deel uw bevindingen met de overige afdelingshoofden. Stel hun de volgende vragen:
- Is de overlap bewust gekozen (bijvoorbeeld uit voorkeur voor een bepaalde tool)?
- Kan het gebruik worden samengevoegd?
- Zijn de duplicaten een tijdelijke behoefte?
Voordat u bepaalde applicaties uitfaseert, moet u zeker weten dat dit workflows niet belemmert en medewerkers niet hindert in hun werk. Dat geeft u meer context en laat zien hoe deze apps daadwerkelijk worden gebruikt.
Stap 5: adviseer consolidatieopties
Leg uw aanbevelingen voor aan de afdelingshoofden. U kunt hun voorstellen om:
- De meest kostenefficiënte of breedst gebruikte tool te behouden.
- Weinig gebruikte of dure tools uit te faseren of samen te voegen.
- Minder betaalde stoelen af te spreken op basis van het werkelijke gebruik en de verlengingsvoorwaarden van het abonnement.
Overleg met de afdelingshoofden en vraag naar hun kijk op de zaak. Zodra de klant akkoord gaat met het uitfaseren van een app, migreert u de benodigde gegevens en controleert u of de betrokken workflows nog werken. Verwijder toegangsrechten en integraties die niet langer nodig zijn en zeg daarna het abonnement op of regel dat het niet wordt verlengd. Bewaar de bevestiging van de opzegging en controleer latere facturen om na te gaan of de kosten stoppen zoals afgesproken.
Stap 6: leg terugkerende beoordelingsrondes vast
Het beoordelen van de SaaS-abonnementen van uw organisatie hoort geen eenmalige actie te zijn. Stel een kwartaalcontrole of halfjaarlijkse controle voor, met extra checks vóór de verlengings- en opzegdeadlines. Verzamel gebruiksgegevens regelmatig zodat ze voor elke beoordeling beschikbaar blijven. U kunt ook afstemmen met andere afdelingen tijdens quarterly business reviews (QBR’s) om de governance van apps consistent te houden.
Zo zorgt u ervoor dat de SaaS-apps waarop u geabonneerd bent nuttig en relevant blijven. Het voorkomt overbodigheid en verspilling van uw middelen.
Overzicht van beste praktijken voor het beoordelen van overbodige apps
| Onderdeel | Doel en waarde |
| Volledige inventaris | Dit vormt de basis van uw beoordeling. U hebt een volledige lijst van al uw SaaS-abonnementen nodig om te zien welke elkaar overlappen en overbodig zijn. |
| Categorisering van apps | Door uw apps in functionele categorieën onder te brengen, herkent u mogelijke overlap sneller. |
| Vergelijking van gebruik en kosten | Zet de kosten van elke app af tegen de mate waarin die wordt gebruikt. Zo baseert u uw aanbevelingen op harde cijfers. |
| Samenwerking met stakeholders | Werk samen met andere stakeholders en verzamel meer context over het gebruik van SaaS-apps. Zo voorkomt u dat u workflows verstoort door een app uit te faseren. |
| Consolidatieplanning | Geef aan welke apps u behoudt, uitfaseert of opnieuw onderhandelt met de leverancier. Dat vereenvoudigt SaaS-stacks en verlaagt de kosten. |
| Terugkerende beoordelingen | Voer elk kwartaal of halfjaar een beoordeling uit. Dat voorkomt sluipende duplicatie. |
Optioneel automatiseringsfragment
Hier is een voorbeeld van een Windows PowerShell-fragment waarmee u het opsporen en verwijderen van overlappende SaaS-abonnementen kunt automatiseren:
# Identify overlapping SaaS apps by category
$inventory = Import-Csv saas_inventory.csv
$inventory | Group-Object Category | Where-Object { $_.Group.Count -gt 1 } |
Select Name, @{Name="AppCount";Expression={$_.Group.Count}}
Dit fragment importeert het CSV-bestand van uw SaaS-inventaris. Het filtert categorieën met slechts één app eruit, omdat daar geen overlap kan ontstaan. Daarna maakt het een tabel met apps uit categorieën die meerdere vermeldingen bevatten. Zo ziet u eenvoudiger welke applicaties elkaar overlappen of overbodig zijn.
NinjaOne-integratie voor het beheersen van SaaS-wildgroei
- U kunt de endpoint-inventaris van NinjaOne als basis gebruiken en die vervolgens verrijken met gegevens over SaaS-abonnementen en -gebruik.
- U kunt overlap vastleggen in de documentatie van NinjaOne of in aan PSA gekoppelde tickets.
- Presenteer inzichten over overlap in QBR-rapporten naast endpointgegevens via rapporten die met NinjaOne-tools zijn gegenereerd.
Quick-start guide
Belangrijkste bevindingen:
- De focus van NinjaOne op SaaS-beheer: NinjaOne biedt tools die speciaal zijn ontworpen voor SaaS-beheer, waaronder het bijhouden van de inventaris en het optimaliseren van abonnementen.
- Overlap opsporen en verwijderen: uit de zoekresultaten blijkt dat NinjaOne functies heeft om:
- Overlappende abonnementen te herkennen: bijhouden welke SaaS-diensten op de apparaten en door de gebruikers van een organisatie worden gebruikt.
- Gebruik te analyseren: inzicht krijgen in hoe actief elk abonnement wordt gebruikt.
- Consolidatie aan te bevelen: overbodige of ongebruikte abonnementen opsporen die kunnen worden geschrapt.
- Kostenbesparing en efficiëntie: het belangrijkste voordeel is het verlagen van onnodige SaaS-uitgaven en het vereenvoudigen van de techstack door duplicaten te verwijderen.
- Integratie en automatisering: NinjaOne integreert deze mogelijkheden waarschijnlijk in zijn RMM-platform, zodat MSP’s de SaaS-omgevingen van klanten efficiënt kunnen beheren.
Bespaar kosten met goed beheer van SaaS-abonnementen
Het opzeggen van overbodige SaaS-abonnementen of het terugbrengen van het aantal betaalde stoelen helpt MSP’s en hun klanten kosten te besparen. En ingewikkeld is het niet. Stel een volledige SaaS-inventaris samen, deel tools in op functie, vergelijk gebruik en kosten, werk samen met stakeholders en veranker de beoordelingen in de governance van de klant. Zo beperkt u SaaS-verspilling, vereenvoudigt u techstacks, versterkt u governance en compliance en levert u meetbare ROI tijdens QBR’s.
Gerelateerde links:
