Belangrijkste punten
- Bouw een SaaS-inventaris op met bestaande tools zoals identity providers, firewall- en proxylogs, browsertelemetrie en financiële of declaratiegegevens.
- Combineer meerdere gegevensbronnen om onbeheerde of niet-goedgekeurde tools te zien die één bron mist.
- Centraliseer de gegevens in één bron van waarheid die applicatienamen, gebruikers, eigenaren, licenties en kosten bijhoudt.
- Automatiseer updates en verversingscycli zodat de inventaris actueel blijft.
- Gebruik dashboards en rapporten om risico’s, overbodige tools, gaten in het gebruik en besparingen zichtbaar te maken.
- Gebruik dashboards en rapportage om risico’s, overbodige tools, gaten in het gebruik en besparingskansen zichtbaar te maken.
- Integreer de inventaris in governance-workflows voor betere compliance, verlengingsplanning en operationele controle.
Om een SaaS-inventaris op te bouwen zonder speciaal platform combineert u drie gegevensbronnen: aanmeldingen bij de identity provider, firewall- of proxylogs en financiële of declaratiegegevens. Voeg ze samen in één spreadsheet of database, ververs het geheel volgens een vast schema en bespreek het met elke klant tijdens business reviews. Elke bron vangt applicaties op die de andere missen, waardoor het gecombineerde overzicht laat zien wat er wordt gebruikt, waarvoor wordt betaald en wat niemand heeft goedgekeurd.
SaaS biedt gemak en flexibiliteit, maar veel managed service providers (MSP’s) en hun klanten hebben geen budget voor speciale SaaS-managementplatforms. Daardoor ontstaan er gaten in hun SaaS-inventaris.
Dit artikel laat zien hoe MSP’s bestaande gegevensbronnen opnieuw kunnen inzetten om kostenefficiënt zicht te krijgen op SaaS, zonder dure tools.
SaaS-wildgroei heeft altijd gevolgen voor kosten en dienstverlening.
→ Probeer NinjaOne voor volledig zicht op endpoints en efficiënt ITAM
Een SaaS-inventaris opbouwen met bestaande tools
Een SaaS-inventaris opbouwen met bestaande tools en gegevens vraagt om een gestructureerde aanpak. De belangrijkste stappen zijn: gebruiksgegevens verzamelen, netwerksignalen vastleggen, financiële gegevens toevoegen, de inventaris consolideren, updates automatiseren, bevindingen visualiseren en rapporteren en de inventaris inbedden in de governanceprocessen van de klant.
Vereisten:
- Toegang tot de logs van de identity provider (IdP) van de klant
- Logs van firewall, proxy of secure web gateway
- Gegevens uit financieel- of declaratiebeheer of creditcardafschriften
- Rapportagetools
- Microsoft Entra ID P1- of P2-licenties op de tenant van de klant, als de klant Entra gebruikt en u het rapport Gebruik en inzichten wilt gebruiken
De stappen in één oogopslag
| Stap | Gegevensbron | Resultaat | Verversing |
| 1. SaaS-gebruiksgegevens verzamelen bij identity providers | Aanmeldrapporten van Okta en Microsoft Entra ID | Basisinventaris van centraal geauthenticeerde applicaties | Wekelijks of maandelijks |
| 2. Aanwijzingen uit netwerk en browser vastleggen | Logs van firewall, proxy of secure web gateway en browsertelemetrie | Applicaties buiten single sign-on, gemarkeerd voor controle | Wekelijks of maandelijks |
| 3. Financiële en declaratiegegevens toevoegen | Declaratiesystemen, exports uit crediteurenadministratie en creditcardafschriften | Terugkerende SaaS-uitgaven, verlengingspatronen en eigenaren | Wekelijks of maandelijks |
| 4. Samenvoegen tot één centrale inventaris | Exports uit stap 1 tot en met 3 | Eén ontdubbeld overzicht met standaardvelden | Bij elke verversing |
| 5. Verversingen automatiseren waar mogelijk | Geplande exports en importscripts | Een inventaris die zichzelf bijwerkt | Wekelijks of maandelijks |
| 6. Bevindingen visualiseren en rapporteren | De centrale inventaris | Dashboards en rapporten per applicatie, afdeling, licentie en verlenging | Bij elke klantevaluatie |
| 7. De inventaris inbedden in de governance van de klant | Rapporten en dashboards | Actiepunten voor de klant | Bij elke governance-evaluatie |
Stap 1: SaaS-gebruiksgegevens verzamelen bij identity providers
IdP’s zoals Okta en Microsoft Entra vormen de toegangspoort tot de meeste SaaS-applicaties. Omdat aanmeldingen van gebruikers via deze IdP’s verlopen, zijn ze de centrale bron van SaaS-gebruiksgegevens.
Use case: een MSP die een klant met 200 werkplekken beheert wil weten welke SaaS-applicaties actief worden gebruikt. Door aanmeldrapporten uit Microsoft Entra op te halen, ziet hij snel welke applicaties worden gebruikt, hoe vaak dat gebeurt en welke gebruikers een licentie hebben.
Aanmeldactiviteit exporteren uit IdP’s
Haal rapporten op uit Okta, Entra ID of andere identity providers die zijn ingericht voor single sign-on. Die rapporten bevatten doorgaans de applicatienaam, het gebruikers-ID, de aanmeldfrequentie en het authenticatietype.
In Okta doorzoekt het rapport Application Access het systeemlog op single sign-on-gebeurtenissen en exporteert het naar CSV. In Microsoft Entra geeft het rapport Gebruik en inzichten onder Bedrijfstoepassingen een applicatiegericht beeld van de aanmeldgegevens.
Belangrijke details over SaaS-gebruik vastleggen
Houd de volgende gebruiksgegevens bij en leg ze vast:
- Applicatienaam: de SaaS-tool waartoe toegang is verkregen
- Gebruikersidentiteit: welke medewerker zich aanmeldt, gekoppeld aan e-mail of account
- Aanmeldfrequentie: hoe vaak gebruikers de applicatie gebruiken
- Licentieovereenkomst: of de gebruiker een actieve licentie heeft
Een basisinventaris van SaaS opstellen
Stel een basisinventaris van SaaS op aan de hand van de verzamelde aanmeldactiviteit en gebruiksgegevens. Gebruik de aanmeldgegevens als gezaghebbende dataset voor centraal geauthenticeerd SaaS-gebruik en breng vervolgens de adoptietrends per afdeling en rol in kaart. Markeer daarna ongebruikte of dubbele tools om kosten te optimaliseren.
Ingebouwde rapportagetools gebruiken
Het rapport Gebruik en inzichten van Microsoft Entra vereist een Entra ID P1- of P2-licentie. Het rapport Application Access van Okta leest het systeemlog uit en Okta bewaart gebeurtenissen 90 dagen. Exporteer rapporten dus volgens een vast schema voordat oudere gegevens verdwijnen. Controleer hoelang elke klanttenant aanmeldlogs bewaart en exporteer ze regelmatig als die bewaartermijn kort is.
Belangrijk: applicaties die niet aan de IdP zijn gekoppeld kunnen zorgen voor onvolledige dekking en gemiste shadow IT. (Meer informatie vindt u bij: Waar u op moet letten)
Stap 2: aanwijzingen uit netwerk en browser vastleggen
Hoewel veel SaaS-applicaties via een IdP lopen, schaffen sommige medewerkers tools aan door zich er rechtstreeks voor aan te melden. Zo ontstaat shadow IT. Door netwerk- en browsergegevens vast te leggen, vindt u deze verborgen applicaties.
Use case: een MSP bekijkt de firewalllogs van een klant en ontdekt veel verkeer naar Trello, terwijl die tool niet op de lijst met goedgekeurde SaaS staat.
Firewall- of proxylogs analyseren
Scan op uitgaand verkeer naar bekende SaaS-domeinen, zoals Slack en Zoom, en zoek daarna naar gebruikspatronen die wijzen op structureel gebruik door medewerkers.
Als de klant al een licentie heeft voor Microsoft Defender for Cloud Apps, kan Cloud Discovery verkeerslogs van firewalls, proxy’s of Defender for Endpoint analyseren tegen een catalogus van meer dan 31.000 cloudapplicaties. Standaard kan het geen applicaties ontdekken die niet in die catalogus staan, dus blijf onbekende domeinen handmatig beoordelen.
Browsertelemetrie benutten
Haal browsertelemetrie op om te zien welke SaaS-tools medewerkers gebruiken. Secure web gateways kunnen deze gegevens verrijken door verkeer te categoriseren en trends per applicatie te tonen.
Applicaties buiten SSO zichtbaar maken
Identificeer SaaS-tools die niet via IdP’s worden geauthenticeerd en markeer ze als mogelijke shadow IT of onbeheerde abonnementen die beoordeling vragen.
IdP-exports leggen centraal geauthenticeerd SaaS-gebruik vast, terwijl netwerkanalyse de gemiste tools blootlegt. Deze stap zorgt ervoor dat de SaaS-inventaris zowel goedgekeurde als niet-goedgekeurde applicaties weerspiegelt. Door beide datasets samen te voegen, kunnen MSP’s hun klanten een inventaris presenteren die bekende én verborgen SaaS-activiteit omvat.
Stap 3: financiële en declaratiegegevens toevoegen
Met financiële gegevens zien MSP’s waarvoor daadwerkelijk is betaald, wat helpt om SaaS op te sporen die aan het IT-team voorbijgaat.
Use case: een MSP bekijkt de creditcardafschriften van een klant en vindt terugkerende kosten voor meerdere whiteboard-apps. Na afstemming met de IdP- en netwerkgegevens consolideren ze naar één tool en schrappen ze de dubbele uitgaven.
Financiële bronnen verzamelen
Exporteer gegevens uit declaratie- en crediteurensystemen en haal creditcardafschriften op. Neem daarbij de naam van de leverancier, de transactiedatum, het bedrag, de valuta, de kaarthouder, de omschrijving en andere nuttige informatie op.
Terugkerende SaaS-uitgaven herkennen
Markeer maandelijkse of jaarlijkse patronen en vergelijkbare bedragen per leverancier. Scheid abonnementen van eenmalige kosten voor beter zicht en betere opvolging. Markeer tot slot mogelijke automatische verlengingen op basis van de frequentie.
Vergelijken met de IdP- en netwerkdatasets
Leg de financiële gegevens naast de twee andere datasets:
- Matchen op applicatie: staat Figma wel in de financiële gegevens maar niet in de IdP- of netwerkgegevens, onderzoek dan shadow IT of een ongebruikte licentie.
- Matchen op gebruiker of afdeling: koppel de kaarthouder of indiener van de declaratie aan de directorygegevens om een eigenaar te vinden.
Deze stap vergroot het zicht van “wat wordt gebruikt” (stap een en twee) naar “wat wordt gebruikt én betaald”. Door financiële gegevens samen te voegen met IdP- en netwerkgegevens, kunt u werkelijke adoptie bevestigen (gebruikt + betaald), verspilling aantonen (betaald + ongebruikt) en risico’s signaleren (gebruikt + onbetaald of niet opgevolgd).
Waarschuwing: inconsistente leveranciersnamen of het blootstellen van gevoelige financiële gegevens kunnen het vertrouwen van de klant schaden. (Meer informatie vindt u bij: Waar u op moet letten)
Stap 4: samenvoegen tot één centrale inventaris
In deze stap brengt u alles samen in één gezaghebbende SaaS-inventaris.
Use case: een MSP verzamelt meerdere exports, maar de informatie is versnipperd. Door alles te consolideren in één gestructureerde spreadsheet, levert hij een inventaris op die klaar is voor de klant en eenvoudig te beheren en te presenteren is.
- Voeg de gegevens samen in een spreadsheet, documentatietool of low-code database.
- Standaardiseer applicatienamen om varianten gelijk te trekken. Microsoft Teams wordt bijvoorbeeld soms MS Teams of Teams genoemd.
- Ontdubbel records uit verschillende gegevensbronnen om dubbeltellingen te voorkomen.
- Neem de belangrijkste velden op in de inventaris voor consistente opvolging:
- Applicatienaam
- Eigenaar of afdeling
- Licentiestatus (Actief, Trial, Verlopen)
- Verlengingsdatum
- Risico- of compliancelabel
- AI-functies (ja of nee)
- Verleende gegevenstoegang (zoals OAuth-scopes)
Een voorbeeld van een inventarisrecord ziet er zo uit:
| Veld | Voorbeeldwaarde |
| Applicatienaam | Figma |
| Eigenaar of afdeling | Marketing |
| Licentiestatus | Actief |
| Verlengingsdatum | Jaarlijks, vastgelegd op basis van financiële gegevens |
| Risico- of compliancelabel | Bevat ontwerpbestanden van klanten |
| AI-functies | Ja |
| Verleende gegevenstoegang | Leestoegang tot bestanden op de gedeelde schijf |
| Bron | Financiële gegevens en netwerklogs |
Deze stap geeft MSP’s en klanten een gedeeld beeld van de SaaS-omgeving en één overzicht waarop rapportage, automatisering en governance kunnen worden gebouwd.
Stap 5: verversingen automatiseren waar mogelijk
Handmatige updates zijn foutgevoelig en tijdrovend. Door deze fase te automatiseren, blijft de SaaS-inventaris accuraat en houdbaar.
Use case: een MSP stelt geplande exports in vanuit Microsoft Entra en QuickBooks. Een eenvoudig script verwerkt de CSV-bestanden en werkt de hoofdinventaris wekelijks bij, zodat klanten het meest actuele SaaS-gebruik en de laatste uitgaven zien.
- Stel geplande exports in vanuit IdP’s, financiële systemen of secure web gateways.
- Exporteer rapporten van identity providers voordat de bewaartermijn van de logs verstrijkt. Okta bewaart gebeurtenissen bijvoorbeeld 90 dagen.
- Schrijf scripts om CSV-bestanden op te schonen en in de centrale inventaris te importeren.
- Automatiseer het samenvoegen zodat nieuwe gegevens aansluiten op bestaande applicatierecords, eigenaren en verlengingsvelden.
- Bepaal een wekelijkse of maandelijkse updatefrequentie, afhankelijk van de omvang van de klant en de SaaS-activiteit.
Dankzij automatisering blijft de inventaris een levend systeem in plaats van een statisch rapport. Minder handmatige updates maakt technici vrij voor werk met een hogere prioriteit.
Belangrijk: bewaak de automatiseringslogs en stel notificaties in voor mislukte uitvoeringen, zodat u geen verouderde of ontbrekende gegevens krijgt door kapotte scripts. (Meer informatie vindt u bij: Waar u op moet letten)
Stap 6: bevindingen visualiseren en rapporteren
Deze stap levert klanten waardevolle inzichten op, doordat u de SaaS-inventaris omzet in heldere visuals en rapporten.
Use case: een MSP bouwt een Power BI-dashboard dat de SaaS-uitgaven per afdeling toont. Tijdens een governance-overleg ziet de klant dat Marketing voor meerdere ontwerpapplicaties betaalt, wat leidt tot het besluit om te consolideren.
Voor deze stap gebruikt u rapportagetools zoals Microsoft Excel, Google Spreadsheets of visualisatieplatforms. Maak belangrijke overzichten die totalen tonen per:
- Applicatie
- Afdeling
- Licentietype (Actief, Trial, Verlopen)
- Verlengingsstatus en aankomende data
- Applicaties met AI-functies
Breng daarnaast trends in gebruik versus uitgaven in beeld om onderbenutting of dubbele tools te laten zien. Deel momentopnames met klanten tijdens Quarterly Business Reviews (QBR’s) of maandelijkse governance-gesprekken. Visualisatie maakt de inventaris bruikbaar en verandert een statische lijst in een instrument dat klanten kunnen interpreteren. Zo laten MSP’s hun waarde zien.
Stap 7: de inventaris inbedden in de governance van de klant
Een SaaS-inventaris levert de meeste waarde op als die onderdeel wordt van de doorlopende governance bij de klant in plaats van een eenmalig project.
Use case: een MSP neemt de bevindingen uit de SaaS-inventaris op in de QBR van een klant. Door overbodige samenwerkingstools en aankomende verlengingen te benoemen, begeleidt de MSP de klant naar kostenbesparing en betere compliance.
Presenteer de SaaS-inventaris tijdens QBR’s, maandelijkse governance-gesprekken of compliancebeoordelingen. Zet waar mogelijk de volgende thema’s in de schijnwerpers:
- Kansen om kosten te optimaliseren
- Overbodige applicaties
- Risicovolle of niet-goedgekeurde applicaties
Koppel de bevindingen vervolgens aan actiepunten, zodat de klant het overleg verlaat met duidelijke vervolgstappen. Werk het governancemateriaal bij zodat de inventaris een vast agendapunt wordt, naast de gezondheid van endpoints, de back-upstatus en het beveiligingsbeleid.
Deze stap maakt van de inventaris een instrument dat kostenbeheersing, risicobeheer en strategische planning ondersteunt.
Shadow AI en OAuth-toegang in uw SaaS-inventaris
AI-tools vormen een snelgroeiend onderdeel van SaaS-wildgroei. Volgens het rapport BetterCloud State of SaaS 2026 gebruiken organisaties gemiddeld 27 SaaS-applicaties met AI en uit het Torii 2026 SaaS Benchmark Report blijkt dat AI-tools vaak buiten inkoop, beveiligingsbeoordelingen en identiteitscontroles om worden ingezet.
De bronnen uit deze handleiding blijven van toepassing, met een paar aanvullingen:
- Logs van de identity provider: beoordeel aanmeld- en toestemmingsactiviteit voor AI-tools. In Microsoft Entra laten de auditlogs voor bedrijfstoepassingen zien wie toestemming heeft gegeven aan een applicatie.
- Netwerk- en browsergegevens: zoek naar verkeer naar domeinen van AI-tools die niet op de goedgekeurde lijst staan.
- Financiële gegevens: let op nieuwe terugkerende kosten van AI-leveranciers, inclusief gebruiksafhankelijke kosten die per maand verschillen.
- Inventarisvelden: leg vast of elke applicatie AI-functies bevat en welke gegevenstoegang is verleend, zodat beoordelaars risicovolle toestemmingen kunnen opmerken.
Beste praktijken bij het opbouwen van een SaaS-inventaris
Volg bij het opbouwen van een SaaS-inventaris deze praktijken, zodat die klantvriendelijk, transparant en accuraat blijft.
| Onderdeel | Doel en voordeel |
| Analyse van SSO-logs | Legt centraal geauthenticeerd SaaS-gebruik vast |
| Netwerk- en/of proxylogs | Detecteert SaaS buiten SSO om |
| Integratie van declaratiegegevens | Maakt uitgaven aan shadow IT zichtbaar |
| Bijhouden van AI-applicaties | Legt AI-tools vast die buiten de IT-beoordeling om zijn aangeschaft |
| Geconsolideerde inventaris | Creëert één bron van waarheid |
| Verrijkte metadata | Voegt context toe voor governance en compliance |
| Geplande verversingen | Houdt het zicht accuraat |
| Visualisatie en rapportage | Maakt bevindingen klantvriendelijk |
| Opname in de QBR | Verankert governance in een vaste cadans |
Waar u op moet letten bij het opbouwen van een SaaS-inventaris
| Risico’s | Mogelijke gevolgen | Oplossingen |
| Onvolledige dekking, zoals applicaties die niet aan de IdP zijn gekoppeld, kan leiden tot verkeerd geïnterpreteerde aanmeldgegevens | Dit kan een vals gevoel van zicht geven of ertoe leiden dat shadow IT wordt gemist. | Vergelijk met de netwerk- of financiële gegevens en valideer de rapporten daarna met de stakeholders bij de klant. |
| Inconsistente leveranciersnamen of blootstelling van gevoelige financiële gegevens | Inconsistenties en blootgestelde gegevens kunnen leiden tot dubbele of onjuiste applicatierecords en tot wantrouwen bij de klant. | Beperk het aantal gegevensvelden en gebruik veilige opslag. |
| Scripts kunnen falen na systeemupdates of door schema’s die niet op elkaar aansluiten. | Dit kan leiden tot verouderde of ontbrekende gegevens, met handmatige revisies en inconsistente rapportage tot gevolg. | Bewaak de automatiseringslogs, stel notificaties in voor mislukte uitvoeringen en val zo nodig terug op handmatige export. |
| Bewaartermijnen van logs zijn korter dan de verversingscyclus | Oudere aanmeldgegevens gaan verloren voordat ze zijn geëxporteerd | Exporteer rapporten volgens een vast schema en bewaar kopieën in de centrale inventaris |
| AI-tools worden zonder IT-beoordeling in gebruik genomen | Niet-beoordeelde applicaties kunnen toegang hebben tot klantgegevens | Leg AI-functies en gegevenstoegang vast in de inventaris en beoordeel de toestemmingsactiviteit |
Devices die u niet bijhoudt zijn gevoeliger voor actieve dreigingen en compliancegaten.
→ Automatiseer het ontdekken en beheren van IT-activa met NinjaOne
NinjaOne-diensten die helpen bij het opbouwen van een SaaS-inventaris
Met de inventaris-, aangepaste veld- en rapportagefuncties van NinjaOne voegt u SaaS-tracking toe aan bestaande workflows.
Exports van de device-inventaris
Met de exports van de device-inventaris van NinjaOne bekijkt u welke applicaties op endpoints zijn geïnstalleerd in alle klantomgevingen. Rapporten over de software-inventaris dekken geïnstalleerde software, gebruik, productsleutels en updates in het hele netwerk. Door deze endpointgegevens te combineren met SaaS-gebruiksgegevens, leggen MSP’s zowel lokaal geïnstalleerde tools als clouddiensten vast.
NinjaOne op deze manier integreren helpt om overbodige tools, onbeheerde licenties of shadow IT op te sporen.
Aanpasbare velden
NinjaOne heeft aangepaste velden waarmee u SaaS-specifieke informatie bijhoudt, zoals de licentie-eigenaar, verlengingsdata van abonnementen, kostenplaatsen of aantekeningen over naleving van beveiligingsvoorschriften.
Door gegevens uit de SaaS-inventaris op te nemen in bestaande documentatie of workflows in het ticketsysteem, hebben technici en accountmanagers deze informatie direct bij de hand.
Licentiebeheer
NinjaOne IT-assetmanagement houdt aankoop, verbruik en verlenging van softwarelicenties bij, met notificaties bij een tekort aan licenties en bij naderende verloopdata. IT-assetmanagement moet eerst worden ingeschakeld voordat u het kunt gebruiken.
Rapportagetools
Tijdens QBR’s laten MSP’s hun waarde aan klanten zien. Door inzichten uit de SaaS-inventaris toe te voegen aan NinjaOne-rapporten, hebben MSP’s een consistente manier om bevindingen met klanten te delen.
Het benoemen van besparingen op SaaS, beveiligingsgaten of kansen om te consolideren voegt strategische waarde toe.
Quick-start guide
Aanbeveling:
Zo bouwt u uw SaaS-inventaris op met NinjaOne:
- Gebruik de functie SaaS backup om organisaties en het gebruik van werkplekken bij te houden
- Benut SaaS Insights voor productiviteitscijfers
- Koppel uw bestaande PSA-tools via het Partner Portal
- Zet de ServiceNow-integratie in voor centraal assetbeheer
Met deze aanpak stelt u een volledige SaaS-inventaris samen zonder extra gespecialiseerde tools.
Versterk uw governance met een zelfgebouwde SaaS-inventaris
U kunt een SaaS-inventaris opbouwen met de tools die u al tot uw beschikking hebt. Door SSO-logs, netwerkgegevens en financiële gegevens te combineren, bouwen MSP’s een inventaris die de risico’s van shadow IT verkleint en de uitgaven aan SaaS optimaliseert.
Met NinjaOne houdt u uw inventaris bij naast sterke endpointgegevens en beter zicht op software.
Gerelateerde onderwerpen:
