Belangrijkste punten
- Een IT QBR template vereenvoudigt bij juist gebruik de rapportage aan SMB-klanten zonder zware compliance-eisen.
- Zo maakt u een beknopte QBR template:
- Bepaal de relevante kernstatistieken.
- Stel een eenvoudige rapporttemplate op.
- Vertaal technische data naar bedrijfsresultaten.
- Standaardiseer het gebruik van de template voor al uw SMB-klanten.
- Integreer de template in uw groeistrategie per account.
- MSP’s kunnen NinjaOne ook inzetten om het opstellen van QBR’s te stroomlijnen, vooral bij het verzamelen van de relevante data.
Quarterly business reviews, oftewel QBR’s, vormen een cruciaal onderdeel van elke relatie tussen klant en MSP. Toch zou geen enkele QBR er precies hetzelfde uit moeten zien. Dat geldt zeker wanneer u kijkt naar IT-rapportages voor enterprises met zware compliance-eisen en SMB’s.
In dit artikel leiden we u door het proces van het opstellen van een flexibele IT QBR template die ideaal is voor SMB’s met minimale complianceverplichtingen.
Wilt u snel een visueel overzicht? Bekijk dan onze videogids Zo bouwt u een kwartaalreviewtemplate voor SMB-klanten zonder compliance-eisen.
Zo structureert u een QBR voor MSP’s met SMB-klanten
Een sterke QBR opstellen begint bij weten welke waarde u levert en wat uw klant van u verwacht. Als u beide begrijpt, kunt u een rapport opbouwen dat waarde biedt zonder uw klant te overladen met technisch jargon of overbodige data.
Wat helpt bij het structureren van uw MSP QBR template
U kunt een rapport volledig vanaf nul opbouwen, maar dat kost extreem veel tijd. Met het volgende verloopt het proces eenvoudiger en soepeler:
- Duidelijk afgebakende categorieën van wat SMB-leiders belangrijk vinden (kostenbesparing, uptime, productiviteit, risicoreductie)
- Toegang tot PSA/RMM-rapportage voor oplostijden van tickets, Patching, automatisering en de status van endpoints
- Een gestandaardiseerde template van één pagina of op basis van slides voor SMB-reviews
- Een vaste frequentie voor reviews (per kwartaal of halfjaarlijks)
Stap 1: bepaal de relevante kernstatistieken voor uw SMB-klanten
Als uw klant niet op compliance focust, is kennis van de relevante statistieken essentieel om ervoor te zorgen dat uw rapport waarde voor hen heeft. In plaats van compliance kunt u zich richten op het volgende:
- Serviceprestaties: oplossen van tickets, uptimepercentages
- Kostenoptimalisatie: succesvolle automatisering, lagere kosten door minder uitvaltijd
- Risicobeheer (licht): dekking van Patching, slagingspercentages van back-ups
- Business enablement: efficiëntie van onboarding en offboarding, gebruikerstevredenheid
Zodra u uw kernstatistieken hebt bepaald, beschikt u over een lijst met KPI’s die aansluiten op de behoeften van uw klant.
Stap 2: ontwerp een eenvoudige template
Met uw kernstatistieken op een rij is het tijd om een eenvoudige maar informatieve template te ontwerpen. Een goede vuistregel is om de volgende onderdelen op te nemen:
- Managementsamenvatting: 1 tot 2 zinnen over de geleverde waarde
- Dashboard met kernstatistieken: 3 tot 4 gevisualiseerde KPI’s
- Hoogtepunten: opgeloste noemenswaardige incidenten, verbeteringen sinds het vorige kwartaal
- Aanbevelingen: upgrades met weinig impact, kansen om efficiënter te werken
Zodra uw template klaar is, hebt u een klantgerichte template van één pagina of drie slides.
Stap 3: vertaal technische data naar bedrijfsresultaten
Waardevolle rapporten laten zien welke invloed de data heeft gehad op de bedrijfsresultaten. Toon dus niet alleen cijfers, maar vertaal technische data naar het effect van uw diensten op het bedrijf van uw klant.
Formuleer uw rapporten bijvoorbeeld zoals in de onderstaande tabel:
| Technische data (wat u meestal zegt) | Impact op het bedrijf (wat u in plaats daarvan kunt zeggen) |
| 100 opgeloste tickets | Minder uitvaltijd voor medewerkers |
| 100% geslaagde back-ups | Kleinere kans op verstoringen |
| Betere dekking van patches | Hogere weerbaarheid tegen ransomware |
Zo kunt u beter communiceren met uw klanten en zien zij uw waarde als MSP.
💡 Tip: soms hebt u in uw rapporten toch technische data nodig om een punt te onderstrepen. Een woordenlijst met begrijpelijke zakelijke vertalingen van veelgebruikte statistieken helpt uw klanten dan om de impact van uw dienstverlening te begrijpen.
Stap 4: standaardiseer uw QBR’s voor al uw SMB-klanten
Nu u uw kernstatistieken hebt bepaald, een template hebt gemaakt en een algemeen idee hebt van hoe u uw rapporten formuleert, is de volgende stap het standaardiseren van uw QBR’s voor al uw SMB-klanten.
Dat kunt u onder meer zo aanpakken:
- Pas dezelfde template toe op alle SMB-accounts
- Sta lichte aanpassingen toe per branche (retail, lichte zorgtoepassingen, dienstverlening)
- Zorg voor een consistente oplevering met het oog op efficiëntie en schaalbaarheid
Na deze stap beschikt u over een gestandaardiseerd kader voor kwartaalreviews bij SMB’s.
Stap 5: integreer de QBR in uw groeistrategie per account
Een goed opgezette QBR is een krachtige asset voor de groei van een account. U kunt zo’n document gebruiken om:
- Stapsgewijze upgrades te positioneren (betere back-upniveaus, vervanging van endpoints)
- Gesprekken strategisch en toekomstgericht te houden zonder compliancejargon
- De rol van de MSP als businesspartner te versterken in plaats van die van break-fix-leverancier
Zo integreert u NinjaOne in uw MSP QBR templates
NinjaOne ondersteunt dit proces door:
- Data over uptime, tickets en geslaagde automatisering te exporteren
- Het genereren van KPI-rapporten voor SMB-accounts te automatiseren
- Templates voor kwartaalreviews te hosten in NinjaOne Docs
- Statistieken gericht op SMB’s in dashboards op te nemen
- Aanbevelingen voor upgrades te volgen over meerdere QBR-cycli heen
Quick-start guide
Stappen voor de implementatie:
- Gebruik de rapportagefuncties van NinjaOne om de bovenstaande datapunten te verzamelen
- Maak aangepaste dashboards voor elk onderdeel
- Plan exports per kwartaal of geautomatiseerde rapporten in
- Voeg een notitiegedeelte toe voor observaties van technici
- Neem een samenvattingspagina op met de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen
Maak een compacte IT MSP QBR template die klanten zonder zware compliance-eisen meteen begrijpen
Ook SMB-klanten zonder compliance-eisen hebben baat bij kwartaalreviews, maar alleen als die reviews eenvoudig, zakelijk gericht en op waarde gestuurd zijn. Door zware compliancerapportage weg te laten, kunnen MSP’s QBR’s leveren die aanslaan bij SMB-leiders, relaties versterken, stapsgewijze kansen blootleggen en hun waarde als MSP aantonen.
Gerelateerde onderwerpen:
