Belangrijkste punten
- Centraliseer IT documentatie om kritieke informatie geordend te houden, workflows te standaardiseren en MSP’s en IT-teams te helpen complexe IT-omgevingen efficiënter te beheren.
- Gebruik NinjaOne Documentation om doorzoekbare knowledge bases op te bouwen, referenties veilig op te slaan, documentatie te delen met eindgebruikers en technici snel toegang te geven tot de informatie die ze nodig hebben.
- Standaardiseer documentatie binnen alle organisaties met herbruikbare templates, custom fields en automatisch gevulde gegevens via de API en CLI.
- Volg herhaalbare IT-processen met checklists die taken toewijzen, voortgang bewaken en technici helpen hun werk consistent af te ronden binnen de afgesproken service level agreements (SLA’s).
- Verhoog de IT-efficiëntie en versterk kennisdeling met een geïntegreerde oplossing voor IT documentatie waarmee teams problemen sneller oplossen.
Effectieve IT documentatie wordt binnen MSP’s en IT-afdelingen vaak over het hoofd gezien als kernoplossing, terwijl het cruciaal is voor het beheer van complexe omgevingen. Daarom hebben we onze Documentation-oplossing flink uitgebreid, zodat teams efficiënter en productiever kunnen werken.
Wat is IT documentatie en waarom hebt u het nodig?
IT documentatie is een complete verzameling geschreven materialen die het gebruik, het onderhoud en het oplossen van problemen van IT-systemen, processen, endpoints en software uitleggen en ondersteunen.
Een goed opgezette oplossing voor IT documentatie maakt een wereld van verschil voor IT-teams: processen standaardiseren wordt eenvoudig, de efficiëntie gaat omhoog en technici hebben direct toegang tot kritieke informatie.
Wat NinjaOne Documentation te bieden heeft
NinjaOne Documentation stroomlijnt uw IT-activiteiten door directe toegang te geven tot kritieke informatie. Met aanpasbare automatisering brengt u nieuwe technici snel aan boord en standaardiseert u uw knowledge base. Daarnaast zorgen veilige opslag van referenties en het delen met eindgebruikers op basis van rechten ervoor dat gegevens integer blijven en beveiligingsincidenten worden voorkomen.
Hoe verhoudt NinjaOne Documentation zich tot andere oplossingen?
NinjaOne blijft fors investeren in Documentation, met doorlopende verbeteringen die automatisering, integraties en workflows verder uitbreiden. Door die focus op innovatie blijft ons platform concurrerend en kunnen MSP’s en IT-afdelingen hun werkzaamheden stroomlijnen.
We kunnen nu met vertrouwen zeggen dat NinjaOne Documentation zich kan meten met de beste oplossingen in de branche. Bekijk het functieoverzicht hieronder om de vergelijking te zien:
| Functie | NinjaOne | IT Glue | Hudu |
| Device-assets uitbreiden met custom fields | JA | NEE | JA |
| Custom fields van devices vullen en benaderen met de RMM-agent | JA | NEE | NEE |
| Volwaardige API | JA | Beperkt | Beperkt |
| Geïntegreerd RMM & ticketsysteem | JA | NEE | NEE |
| Deelbare knowledge base-links met vervaldatum | JA | NEE | NEE |
| Klantportaal | JA | JA | JA |
| Microsoft Cloud Editor | JA | JA | NEE |
| Domein- & SSL-tracking | JA | JA | JA |
| Aangepaste documenttypen | JA | JA | JA |
| Knowledge base & SOP’s | JA | JA | JA |
| Zoekfunctie | JA | JA | JA |
| Runbooks | JA | JA | JA |
| Checklists | JA | JA | JA |
| Integraties | JA | JA | NEE |
Drie belangrijke use cases voor NinjaOne Documentation
Bent u klaar om NinjaOne Documentation in actie te zien? We bespreken drie praktijkscenario’s waarin onze oplossing IT-activiteiten heeft veranderd. Van het opbouwen van knowledge bases tot het volgen van herhaalbare processen: deze use cases laten zien hoe NinjaOne de efficiëntie en productiviteit van uw team naar een hoger niveau tilt.
Use case 1 – bouw uw knowledge base op
De eerste use case is het opbouwen van uw eigen interne knowledge base. Met knowledge bases maakt uw team eigen wiki’s om de belangrijkste documenten en bestanden te verzamelen en op te slaan, en deze met eindgebruikers te delen voor meer productiviteit.
Begin voor een stevige knowledge base met het opzetten van artikelen op globaal niveau en per organisatie.
Orden die artikelen vervolgens in een heldere mappenstructuur, zodat navigeren eenvoudig blijft. Zodra alles is geordend, kunt u de revisiegeschiedenis van documenten bijhouden om te zien welke informatie vaak wordt gebruikt en bijgewerkt. Leg relaties tussen devices, documenten en andere relevante items, zodat veelgebruikte documenten en devices met elkaar verbonden zijn.
Deel ten slotte uw knowledge base-artikelen met eindgebruikers via links of het eindgebruikersportaal. Zo lossen ze problemen zelfstandig op en houdt u controle over toegang en vervaldatum.
De eerste use case is samen te vatten in de volgende stappen:
- Maak knowledge base-artikelen op globaal niveau en per organisatie.
- Orden artikelen in een mappenstructuur.
- Houd de revisiegeschiedenis van documenten bij.
- Leg relaties tussen items binnen NinjaOne.
- Deel artikelen via links of het eindgebruikersportaal.
Use case 2 – bouw gestructureerde documentatie op voor al uw organisaties
Een andere nuttige use case voor NinjaOne Documentation is het opbouwen van gestructureerde documentatie voor alle organisaties die u beheert. Elke organisatie heeft eigen, unieke documenten, maar er is ook veel informatie die voor elke organisatie hetzelfde is.
Maak templates voor documenten over apps en services om documentatie binnen meerdere organisaties te stroomlijnen. Pas die templates aan met de custom fields van NinjaOne om essentiële informatie vast te leggen.
Vervolgens stemt u met vooraf gedefinieerde items specifieke documenten af op de behoeften van een organisatie. Stel daarna notificaties in zodat vereiste documenten op tijd worden afgerond en gebruik onze API en CLI om gegevens automatisch te vullen.
Deze use case verhoogt de efficiëntie doordat uw team beschikt over gestandaardiseerde, actuele en tijdige documentatie.
Samengevat zijn dit de stappen voor use case 2:
- Maak templates voor documenten over apps en services, opgebouwd uit custom fields om de kerninformatie bij te houden die u in alle organisaties nodig hebt.
- Importeer vooraf gedefinieerde items uit een samengestelde bibliotheek.
- Ontvang een melding wanneer vereiste documenten niet zijn afgerond.
- Gebruik onze uitgebreide API en CLI om informatie automatisch te vullen.
Use case 3 – volg herhaalbare processen met checklists
Onze laatste use case draait om checklists waarmee u de herhaalbare processen van uw technici volgt en afrondt. De sleutel tot efficiëntie bij technici is routinetaken zo eenvoudig mogelijk te volgen en af te ronden, zodat zij zich op strategisch werk kunnen richten.
De eerste stap is het maken van checklist-templates in NinjaOne Documentation om herhaalbare processen vast te leggen, inclusief stappen en uitgebreide beschrijvingen.
Wijs die checklists vervolgens binnen elke organisatie toe aan specifieke technici. Zo weet u zeker dat de meest gekwalificeerde teamleden de taken uitvoeren of breidt u de vaardigheden van technici juist uit.
Volg ten slotte de voortgang van de checklist via de voortgangsbalk om de status te bewaken en SLA’s te halen.
Samengevat bestaat deze derde use case uit de volgende stappen:
- Maak checklist-templates in NinjaOne Documentation om uw herhaalbare processen vast te leggen met meerdere stappen en volledige taakbeschrijvingen.
- Maak instanties binnen elke organisatie om checklists en taken aan specifieke technici toe te wijzen.
- Volg de voortgang van checklists om de status van elke fase te zien.
Aan de slag met NinjaOne Documentation
De IT-wereld wordt steeds complexer en daarom is het essentieel om uw team tools te geven die het dagelijks werk makkelijker maken. Met een geïntegreerde oplossing voor IT documentatie standaardiseert u uw IT-knowledge base, verhoogt u de IT-efficiëntie en centraliseert u documentatie, zodat problemen sneller worden opgelost.
NinjaOne Documentation helpt MSP’s en IT-afdelingen om kennisdeling te maximaliseren, IT-prestaties te optimaliseren, risico’s te verlagen en hun belangrijkste informatie beter te beveiligen. Meld u vandaag nog aan voor een gratis trial.
