Belangrijkste punten
- Begrijp het shared responsibility model: Google beveiligt de infrastructuur en de uptime van Workspace; de klant is verantwoordelijk voor de bescherming van zijn eigen gegevens, inclusief herstel na onbedoelde verwijdering, ransomware en compliance-fouten.
- Ken de hersteltermijnen van Google: verwijderde bestanden en e-mails zijn maximaal 30 dagen terug te halen, plus een extra herstelperiode van 25 dagen voor beheerders; een verwijderd gebruikersaccount kan alleen binnen 20 dagen worden hersteld, daarna zijn de gegevens definitief weg.
- Google Vault is geen back-up: Vault ondersteunt bewaarbeleid, legal hold en eDiscovery, maar kan gegevens niet rechtstreeks terugzetten in de Gmail of Drive van een gebruiker en vereist een aparte licentie om in te stellen.
- Vertaal het risico naar bedrijfstaal: gebruik realistische scenario’s, zoals de verwijderde bestanden van een vertrekkende medewerker of een ransomware-aanval op Drive, zodat klanten de risico’s voor compliance, uitvaltijd en reputatie zien.
- Maak er een doorlopend gesprek van: kom regelmatig terug op de verantwoordelijkheid voor back-ups via QBR’s, governance-controles en een vastgelegde bevestiging van de klant, in plaats van één eenmalig gesprek.
Veel klanten gaan ervan uit dat Google Workspace al hun gegevens automatisch tegen alle risico’s beschermt, maar dat klopt niet per se. In werkelijkheid werkt Google volgens een shared responsibility model waarbij zowel de dienstverlener als de klant hun deel moeten doen om gegevens te beschermen.
Voor MSP’s zijn gesprekken met klanten over Google Workspace back-up onmisbaar. Daardoor beseffen klanten dat ze een back-upoplossing nodig hebben. Zonder zo’n oplossing kunnen ze verwijderde gesprekken of bestanden na verloop van tijd niet meer herstellen en lopen ze tegen problemen aan met wettelijke vereisten.
Laat klanten zien dat een SaaS backup de gedeelde verantwoordelijkheid voor gegevens versterkt.
Start een gratis trial van 14 dagen met NinjaOne SaaS Backup
Een leidraad voor het gesprek met klanten over de verantwoordelijkheid voor Google-back-ups
📌 Vereisten:
- U moet de bewaartermijnen en herstelopties van Google Workspace kennen.
- U moet de drijfveren achter compliance begrijpen (HIPAA, GDPR, SOC 2, regionale regelgeving).
- U moet materiaal voor klanten voorbereiden waarin u het shared responsibility model uitlegt.
- U moet toegang hebben tot een back-upplatform of aanbevelingen voor diensten.
🎥 Onze video “Zo bespreekt u de verantwoordelijkheid voor Google Workspace-back-ups met klanten” loopt alle zes stappen door. Klik op de link hierboven voor een praktische naslag op het scherm.
Stap 1: begin bij het shared responsibility model
Iedereen in uw team moet begrijpen dat SaaS backup een gedeelde verantwoordelijkheid is en niet alleen die van de dienstverlener. Iedereen moet zijn deel doen, ook de klant.
Gebruik heldere taal om uit te leggen hoe het werkt, zodat klanten begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Google, de dienstverlener, is verantwoordelijk voor de bescherming van zijn infrastructuur: uptime, de fysieke beveiliging van de servers en bestendigheid bij calamiteiten. De klanten zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de bescherming van hun gegevens, en dus voor gebruikersfouten, onbedoelde verwijderingen, ransomware en compliance.
Stap 2: benoem de grenzen van de ingebouwde bescherming van Google
De ingebouwde hersteltermijnen van Google zijn korter en versnipperder dan de meeste klanten denken. Verwijderde Gmail-berichten en Drive-bestanden blijven maximaal 30 dagen in de prullenbak staan en kan de gebruiker binnen die periode zelf terugzetten. Daarna heeft een Workspace-beheerder nog 25 dagen de tijd om ze via het beheerdersportaal te herstellen en dat herstel is niet gegarandeerd.
Voor verwijderde gebruikersaccounts, bijvoorbeeld van een medewerker die uit dienst is, tikt de klok sneller: een beheerder kan het account en de bijbehorende gegevens tot 20 dagen na verwijdering herstellen. Daarna kunnen Google Workspace en Google Vault niets meer terughalen. Google Vault verlengt, mits er een licentie is, de bewaartermijn voor zoekopdrachten en eDiscovery, maar bewaart gegevens voor compliance-doeleinden; het zet gegevens niet rechtstreeks terug in de Gmail of Drive van een gebruiker.
Stap 3: vertaal back-up naar bedrijfsrisico
Gegevensverlies kan een bedrijf veel problemen opleveren en dat moeten uw klanten begrijpen. Gebruik realistische en herkenbare scenario’s om dat uit te leggen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als iemand vlak voor vertrek een gedeelde map vol belangrijke bestanden verwijdert of als ransomware Drive voor alle gebruikers ontoegankelijk maakt? En wat als u tijdens een cruciale audit ontdekt dat er e-mails ontbreken?
Deze scenario’s brengen het risico op uitvaltijd of compliance-boetes met zich mee. Belangrijker nog: ze kunnen de reputatie van uw organisatie schaden.
Stap 4: positioneer de MSP als verantwoordelijke partner
Benadruk dat MSP’s een belangrijke rol spelen om te voorkomen dat er gegevens tussen wal en schip vallen. Geef klanten tijdens de onboarding en QBR’s een duidelijke schriftelijke verklaring over de verdeling van verantwoordelijkheden.
U kunt ook de back-upoplossingen introduceren en bespreken die u als MSP aanbiedt. Die back-upoplossingen zijn geen extraatje, maar een cruciale waarborg voor de bescherming van de gegevens van uw klant.
Stap 5: stel een communicatiepakket samen
Maak een uitleg van één pagina over de verantwoordelijkheid voor gegevens in Google Workspace. Daarin hoort een FAQ-sectie met antwoord op de volgende vragen:
- “Maakt Google niet al van alles een back-up?”
- “Waarom is Google Vault niet genoeg?”
- “Wat kost het om géén back-ups te hebben?”
U kunt ook casestudy’s delen en vertellen hoe het ontbreken van back-upoplossingen bij klanten tot kostbaar gegevensverlies heeft geleid.
Stap 6: maak de verantwoordelijkheid voor back-ups onderdeel van doorlopende governance
Een back-up maken van klantgegevens hoort een doorlopend proces te zijn in plaats van een eenmalige actie. Neem daarom controles op de verantwoordelijkheid voor back-ups op in uw QBR-agenda’s en leg vast dat de klant die verantwoordelijkheid erkent.
Beoordeel ook regelmatig de dekking van de back-ups en bespreek uw bevindingen met de klant. Licht de testresultaten toe en beveel back-upoplossingen aan wanneer er nieuwe hiaten aan het licht komen.
Overzicht van beste praktijken voor het shared responsibility model van Google
| Beste praktijk | Opgeleverde waarde |
| Leg het shared responsibility model uit | Maakt voor de klant duidelijk wat de verantwoordelijkheid van Google is en wat zijn eigen verantwoordelijkheid is |
| Benoem de ingebouwde grenzen | Geeft concrete voorbeelden van bedrijfsrisico’s; laat zien wat er gebeurt als de klant de hersteltermijnen van Google tot het uiterste oprekt zonder back-upoplossing om op terug te vallen |
| Gebruik praktijkscenario’s | Maakt het risico tastbaarder voor de klant; geeft concrete voorbeelden van wat er op het spel staat zonder back-upoplossing |
| Positioneer de MSP als partner | Versterkt vertrouwen en verantwoordelijkheid; benadrukt het belang en de waarde van de back-upoplossingen die de MSP levert. |
| Stel een communicatiepakket samen | Vereenvoudigt doorlopende klantgesprekken en beantwoordt mogelijk de vragen die de klant al heeft |
| Veranker het in governance | Stimuleert verantwoordelijkheid op de lange termijn en zorgt dat de back-upoplossing altijd op orde is |
Suggesties voor automatisering bij het beheer van SaaS backup
- Plan terugkerende herinneringen om elk kwartaal de back-updekking van elke klant te beoordelen.
- Automatiseer het genereren van rapporten met de resultaten van hersteltests.
- Bewaar de “erkenning van verantwoordelijkheid” voor klanten in NinjaOne Documentation.
Maak van het gesprek over shared responsibility een concrete SaaS backup-strategie.
Ideeën voor integratie met NinjaOne bij de invoering van het shared responsibility model van Google
NinjaOne ondersteunt MSP’s bij de invoering van het shared responsibility model van Google door:
- Dekking met SaaS backup voor Google Workspace te bieden naast back-ups van endpoints
- Rapportage over geslaagde back-uptaken en gevalideerde herstelacties te automatiseren
- Verantwoordelijkheidsdocumenten en ondertekende overeenkomsten van klanten op te slaan in NinjaOne Documentation
- QBR-klare visuals te leveren van gedekte versus ongedekte risico’s
Quick-start guide
Met klanten praten over de verantwoordelijkheid voor Google Workspace-back-ups
Wanneer u met klanten de verantwoordelijkheid voor Google Workspace back-up bespreekt, is het essentieel om verwachtingen te verduidelijken en hen te laten inzien welke rol zij spelen bij gegevensbescherming. Dit zijn de belangrijkste punten om te behandelen:
- Shared responsibility model
- Leg het model uit: het shared responsibility model van Google houdt in dat Google de infrastructuur beveiligt, terwijl klanten verantwoordelijk zijn voor hun gegevens en toegangsrechten.
- De rol van de klant: klanten moeten hun gegevens beheren, passende toegangsrechten instellen en zorgen dat er een back-upstrategie ligt.
- Back-upopties
- Back-uptools in Google Workspace: bespreek de ingebouwde back-upopties binnen Google Workspace, zoals back-ups van Drive en Vault voor het bewaren van e-mail.
- Eén geïntegreerde back-upoplossing: noem oplossingen zoals NinjaOne SaaS Backup, die Google Workspace-gegevens beschermt met snel, granulair selfservice-herstel vanuit hetzelfde portaal dat u gebruikt voor back-ups van endpoints, RMM en Patching.
- Wettelijke compliance
- Compliance-eisen: benadruk het belang van back-ups voor compliance, zeker in sectoren als de zorg, de financiële wereld en de juridische dienstverlening.
- Bewaarbeleid: leg uit hoe een goed back-up- en bewaarbeleid helpt om aan compliance-eisen te voldoen.
- Beste praktijken
- Regelmatige back-ups: benadruk dat regelmatige back-ups nodig zijn om gegevensverlies te voorkomen.
- Herstel testen: adviseer klanten om hun back-ups periodiek te testen, zodat gegevens ook echt terug te halen zijn wanneer dat nodig is.
- Communicatieplan
- Heldere documentatie: lever duidelijke documentatie met back-upprocedures, verantwoordelijkheden en herstelopties.
- Regelmatig overleg: stel periodiek overleg voor om back-upstrategieën te evalueren en eventuele zorgen te bespreken.
Door deze punten te bespreken, helpt u klanten hun back-upverantwoordelijkheden te begrijpen en zorgt u dat ze een stevige strategie hebben om hun gegevens te beschermen.
Voer een constructief gesprek met uw klanten over het shared responsibility model voor SaaS
Het is essentieel om duidelijke verwachtingen te scheppen door met uw klanten te praten over hun verantwoordelijkheid voor Google Workspace-back-ups. Door het shared responsibility model te verduidelijken, verkleint u het bedrijfsrisico voor uw klant. Communiceer de grenzen daarvoor helder aan de hand van praktijkvoorbeelden en veranker de verantwoordelijkheid in uw governance.
Gerelateerde links:
