Belangrijkste punten
- Een audit van softwaregebruik is een herhaalbaar proces waarmee MSP’s tools inventariseren, het gebruik meten en bepalen welke tools ze behouden, samenvoegen of uitfaseren.
- Het proces bestaat uit zes stappen: tools inventariseren, gebruiksgegevens verzamelen, analyseren op overlap, detectie automatiseren met PowerShell, feedback van het team ophalen en elke tool classificeren.
- Waarschuwingssignalen voor tool sprawl zijn overlappende functies, licenties met minder dan 10% actieve gebruikers en ongebruikte of niet-uitgerolde licentieplaatsen.
- Combineer gebruiksgegevens (logins, tickets, gebruik van functies) met feedback van het team om te voorkomen dat u tools uitfaseert die een specifieke maar cruciale functie vervullen.
- Voer elke 6 tot 12 maanden een audit uit om uw technische stapel compact te houden en tool sprawl te voorkomen.
Soms verzamelen managed service providers (MSP’s) te veel tools voor functies als ticketsysteem en documentatie, samenwerking en automatisering. Wanneer teams tools verschillend gebruiken of wanneer meerdere platforms vergelijkbare functies bieden, ontstaan er inefficiëntie, onnodige kosten en verwarring bij gebruikers.
Om dat te voorkomen, voert u regelmatig een audit van softwaregebruik uit. Zo ziet u wat te weinig wordt gebruikt, waar platforms samengevoegd kunnen worden en hoe u de stack weer afstemt op de dagelijkse behoeften van uw MSP.
Deze gids beschrijft een lichtgewicht, herhaalbaar auditproces dat gestroomlijnd verloopt en uw werk niet verstoort. In combinatie met de IT-monitoring van NinjaOne, gebruiksinzichten en automatisering beschikt u over een gestructureerde aanpak om uitgaven te optimaliseren en de operationele efficiëntie te verhogen.
Wilt u snel een visueel overzicht? Bekijk dan onze videogids Zo auditen MSP’s het gebruik van tools om overlap en onderbenutting weg te nemen.
Stappen voor een audit van het gebruik van tools om overlap en onderbenutting weg te nemen
Om hun werkzaamheden te stroomlijnen, moeten MSP’s eerst vaststellen welke tools volledig worden benut en welke alleen ruimte innemen. Een terugkerende audit van softwaregebruik legt ongebruikte en onderbenutte tools bloot en brengt overlappende functies aan het licht. Zo bespaart u geld en maakt u workflows efficiënter.
📌 Vereisten:
- Stel een volledige inventaris op van alle interne tools, inclusief SaaS (Software as a Solution) en on-premise applicaties, met bijbehorende licenties, kosten en verantwoordelijken.
- U moet toegang hebben tot gebruiksgegevens zoals logins, actieve accounts en gebruik van functies.
- Gebruik geschikte audittools om gebruiksgegevens te verzamelen en te beheren. PowerShell kan het uitlezen van gegevens uit systemen automatiseren, terwijl Excel ideaal is om de verzamelde informatie te ordenen en te analyseren.
- Betrek teamleiders en technici voor feedback.
- U hebt een eenvoudig kader of matrix nodig voor de classificatie (Behouden, Samenvoegen, Uitfaseren).
Stap 1: maak een inventaris van alle uitgerolde tools
Stel een lijst samen van elke tool die uw MSP op dit moment gebruikt. Daarmee hebt u de informatie in handen om kosten, gebruiksniveau en mogelijke overlap te beoordelen.
📌 Toepassingen:
- Deze stap levert één overzichtslijst op van alle tools die in gebruik zijn.
- Het geeft inzicht in de kosten per categorie, zodat u ziet waar de uitgaven zich concentreren.
- Het ondersteunt transparante besluitvorming over welke tools u behoudt, samenvoegt of uitfaseert.
📌 Vereisten:
- U hebt een overzicht van licentiegegevens of facturen nodig om te bevestigen welke tools momenteel worden gebruikt.
- Hiervoor is input van technici of hun teamleiders nodig om eigenaarschap en gebruik van de tools te bevestigen.
Hier is een voorbeeld van een inventarisatietemplate:
| Naam tool | Categorie | Kosten/licentie | Eigenaar |
| Slack | Communicatie | $8/gebruiker/maand | Ops Lead |
| Asana | Projectmanagement | $10/gebruiker/maand | Project Lead |
| Discord | Communicatie | Gratis | N.v.t. |
Met deze template herkent u overbodige tools sneller en meet u gebruik en kosten eenvoudiger.
Hoe verzamelt u informatie over de tools die in gebruik zijn?
- Controleer facturen en licentiegegevens om te zien voor welke software u betaalt.
- Bekijk aanmeld- of accountlogs om te bevestigen welke tools daadwerkelijk worden gebruikt.
- Vraag teamleiders toe te lichten hoe elke tool bijdraagt aan hun dagelijkse workflows en of die echte waarde toevoegt aan hun werk.
Stap 2: verzamel gebruiksgegevens van de tools
Zodra u weet welke tools in gebruik zijn, is de volgende stap in uw audit van de technische stapel om te bepalen hoe sterk uw team erop leunt. Zo scheidt u essentiële platforms van platforms die wel geld kosten maar geen waarde opleveren.
📌 Toepassingen:
- Deze stap laat zien of tools de dagelijkse werkzaamheden ondersteunen of niet.
- U zet licentiekosten af tegen het werkelijke gebruik.
📌 Vereisten:
- U hebt toegang nodig tot gebruiksrapporten uit het beheerportaal of dashboard van elke tool.
- Hiervoor zijn logbestanden van uw SSO (Single Sign-on) of IdP (Identity Provider) nodig om aanmeldingen te verifiëren.
Dit zijn de gebruiksgegevens die u moet uitlezen:
- Aantallen actieve gebruikers (dagelijks, wekelijks, maandelijks)
- Aantal taken of tickets dat via de tool is aangemaakt
- Aanmeldingen en de frequentie daarvan
- Gegevens over het gebruik van functies
Zodra u die gegevens hebt verzameld, kunt u ze vergelijken met de licentiekosten en het beoogde doel van elke tool. Dat maakt duidelijk welke platforms waarde leveren en welke te weinig worden gebruikt.
Hoe leest u gegevens over softwaregebruik uit?
- U kunt ze rechtstreeks ophalen uit het beheerdersdashboard van elke tool. SaaS-platforms tonen actieve gebruikers, logins en activiteit per functie.
- Controleer de logs van uw SSO of IdP om te zien hoe vaak medewerkers zich aanmelden.
- Gebruik de ingebouwde exportopties om gebruiksstatistieken te downloaden voor een eenvoudigere analyse.
- Vraag teamleiders of bekende gebruikers hoe zij de software inzetten. Dat levert inzichten op die ruwe cijfers niet laten zien.
- Met een RMM met mogelijkheden voor IT-assetmanagement verzamelt u actuele gegevens voor betere besluitvorming.
Beheer het gebruik van IT-tools in uw hele organisatie
Stap 3: analyseer op overlap en onderbenutting
Zodra u over gebruiksgegevens beschikt, is de volgende stap het opsporen van onderbenutte tools of dubbele functionaliteit. Zo brengt u de stack terug tot de kern en bespaart u kosten zonder de productiviteit te schaden.
📌 Toepassingen:
- Deze stap brengt verouderde en zelden gebruikte tools in beeld die u kunt uitfaseren.
- Het legt overbodige platforms bloot die vergelijkbare functies vervullen.
- Het laat zien waar licenties worden betaald maar nooit zijn uitgerold of geactiveerd.
📌 Vereisten:
- U hebt de inventarislijst uit stap 1 nodig om categorieën en kosten te vergelijken.
- Voor deze stap zijn de gebruiksgegevens uit stap 2 nodig om te bepalen hoe breed tools worden gebruikt.
- U hebt input van managers nodig om te bevestigen of weinig gebruikte tools nog steeds een cruciaal onderdeel van de workflow zijn.
Hier moet u op letten:
- Weinig gebruikte tools. Bijvoorbeeld software met minder dan 10% actieve gebruikers.
- Overlappende functies. Denk aan het gebruik van zowel Asana als Trello voor taken of MS Teams en Slack voor communicatie.
- Licenties die nog niet zijn gebruikt of niet zijn uitgerold.
Door overlap en onderbenutting in kaart te brengen, legt u een duidelijke basis om software samen te voegen zonder functionaliteit te verliezen waar uw teams op vertrouwen.
Stap 4: automatiseer de detectie van onderbenutting met PowerShell
Naarmate uw technische stapel groeit, worden handmatige controles tijdrovend. U kunt echter met scripts en exports delen van het auditproces van IT-tools automatiseren. Zo spoort u eenvoudiger platforms op die u niet langer nodig hebt.
📌 Toepassingen:
- Deze stap versnelt beoordelingen doordat onderbenutte tools automatisch worden gemarkeerd.
- Het beperkt menselijke fouten bij het doorlichten van grote omgevingen met veel endpoints.
- Het ondersteunt geplande audits van de technische stapel zonder extra werk.
📌 Vereisten:
- U hebt verhoogde rechten (beheerderstoegang) nodig om scripts uit te voeren in PowerShell.
- Voor deze stap zijn CSV-exports of rapporten uit stap 2 nodig met gegevens over onderbenutting.
Zo automatiseert u de detectie van onderbenutting:
- Zorg dat uw CSV-rapport uit stap 2 kopteksten heeft die overeenkomen met wat het script verwacht. In dit geval gaan we uit van ToolName, ActiveUsers, enzovoort.
- Sla uw CSV-bestand met gebruiksgegevens op onder een eenvoudige naam, bijvoorbeeld ToolUsage.csv.
- Zet het bestand in een map die u gemakkelijk terugvindt, bijvoorbeeld Documenten.
- Werk het script bij:# Import usage data and filter for tools with fewer than 2 active users
Import-Csv ToolUsage.csv | Where-Object { [int]$_.ActiveUsers -lt 2 } | Select-Object ToolName, ActiveUsers- Pas zo nodig de bestandsnaam aan (ToolUsage.CSV).
- Werk het script bij zodat het overeenkomt met de kolomkoppen als die afwijken.
- U kunt het getal in
ActiveUsersaanpassen aan de drempelwaarde die binnen uw omgeving als onderbenutting geldt.
- Voer vervolgens het script uit. Dit omvat de locatie van het document, de bestandsnaam en de kopteksten:
cd C:\Users\YourName\Documents
Import-Csv toolUsage.csv | Where { $_.ActiveUsers -lt 2 } | Select ToolName, ActiveUsers - Lees de resultaten. PowerShell toont de tools met minder dan twee actieve gebruikers.
Stap 5: haal kwalitatieve feedback op bij uw team
Cijfers schetsen een duidelijk beeld maar vertellen niet altijd het hele verhaal. Spreek tijdens een audit van de technische stapel met uw team om te begrijpen waarom het gebruik eruitziet zoals het eruitziet en op welke tools zij vertrouwen.
📌 Toepassingen:
- Het laat zien of dubbele tools binnen verschillende teams verschillende behoeften vervullen.
- U legt aankomende plannen of verzoeken vast voordat u wijzigingen doorvoert.
📌 Vereisten:
- U hebt de gebruiksgegevens uit stap 2 nodig om uw vragen te sturen.
- Hiervoor is een eenvoudige enquêtetool nodig, bijvoorbeeld Google Forms, om snel bredere feedback te verzamelen.
Dit moet u te weten komen:
- Vraag waarom een tool weinig wordt gebruikt. Dat kan komen door een mismatch met de workflow, onbekendheid of toegankelijkheid.
- Bevestig of dubbele tools behoeften invullen binnen verschillende afdelingen.
- Ga na of teams van plan zijn nieuwe tools te gaan gebruiken, de voorkeur geven aan andere tools of hun gebruik van bestaande tools willen aanpassen.
Stem uw vragen hierop af om verstoringen te voorkomen bij het optimaliseren van tools. Zo zorgt u er ook voor dat beslissingen aansluiten op de manier waarop mensen daadwerkelijk werken.
Stap 6: classificeer tools als Behouden, Samenvoegen of Uitfaseren
Na het beoordelen van de gebruiksgegevens en de feedback van uw team kunt u de toekomst bepalen van elke tool in het arsenaal van uw MSP.
📌 Toepassingen:
- Deze stap zorgt dat u de tools behoudt die uw team nodig heeft, wat verspilling en verwarring beperkt.
- Het levert onderbouwing voor het verlengen of opzeggen van licenties.
- U kunt wijzigingen transparant communiceren naar medewerkers.
📌 Vereisten:
- Een volledige inventaris uit stap 1, gebruiksgegevens uit stap 2 en de overlapanalyse uit stap 3.
- U hebt input van managers nodig om bedrijfskritische behoeften te bevestigen.
Gebruik deze beslismatrix om de wijzigingen in uw IT-stack te onderbouwen:
- Behouden: tools die essentieel zijn en actief door uw team worden gebruikt.
- Samenvoegen: tools met overlappende functies. Kies de tool die het beste bij uw workflows past.
- Uitfaseren: tools die te weinig worden gebruikt, overbodig of verouderd zijn.
Hier is een voorbeeld van een beslisformulier op basis van de beslismatrix:
| Tool | Beslissing | Onderbouwing |
| Slack | Behouden | Breed gebruikt en essentieel voor de dagelijkse werkzaamheden. |
| Asana | Samenvoegen | Overlapt met Trello. Breng alle Trello-projecten onder in Asana zodat alle taken op hetzelfde platform staan. |
| Discord | Uitfaseren | Geen actieve gebruikers en dubbelt de functionaliteit van Slack |
| Trello | Uitfaseren | Dubbelt de functionaliteit van Asana. Verplaats alle Trello-taken naar Asana. |
⚠️ Waar u op moet letten
| Risico’s | Mogelijke gevolgen | Oplossingen |
| Onvolledige inventaris | Gemiste tools leiden tot onjuiste conclusies | Voer de inventarisatie elk kwartaal opnieuw uit en stem af met finance en de IT-verantwoordelijken. |
| Verkeerde interpretatie van laag gebruik | Risico dat u een tool schrapt die een specifieke maar cruciale functie vervult | Toets uw bevindingen aan de feedback van het team en houd een kwalitatieve enquête voordat u een tool uitfaseert. |
| Overlappende tools die niet worden aangepakt | Verwarring bij medewerkers en blijvend hogere kosten | Spoor overlap op door tools duidelijk te categoriseren (communicatie, projectmanagement). |
| Slechte communicatie over wijzigingen | Weerstand binnen teams en verstoorde workflows | Kondig beslissingen tijdig aan, leg de redenen erachter duidelijk uit en bied passende training aan. |
| Geen vervolgcontroles | De stack dijt na verloop van tijd opnieuw uit | Plan elke 6 – 12 maanden een lichte audit van de technische stapel. |
Houd al uw IT-tools en assets in beeld en compliant
Overzichtstabel met beste praktijken voor een audit van softwaregebruik
Een geslaagde IT-audit staat of valt met consistente werkwijzen die het proces eenvoudig en herhaalbaar houden en aansluiten op uw bedrijfsdoelen. De onderstaande tabel toont de belangrijkste onderdelen en de voordelen die ze opleveren.
| Onderdeel | Doel en voordeel |
| Volledige inventaris | Geeft volledig inzicht in alle tools die momenteel in gebruik zijn |
| Gebruiksgegevens | Levert datagedreven inzichten ter ondersteuning van de besluitvorming |
| Overlap signaleren | Brengt kansen voor samenvoeging in beeld die kosten verlagen |
| Geautomatiseerde scripts | Maakt terugkerende audits mogelijk en is schaalbaar |
| Feedback van belanghebbenden | Bevestigt beslissingen en voorkomt onnodige verstoring |
| Gestructureerde uitkomsten | Zorgt voor verantwoording met duidelijke, traceerbare acties |
Voorbeeld van een workflow voor een audit van het gebruik van tools
MSP’s kunnen de onderstaande herhaalbare workflow gebruiken om beoordelingen van tools consistent en soepel te laten verlopen.
Dit is een voorgestelde kwartaalworkflow voor een audit van het gebruik van tools:
- Exporteer uw toolinventaris en gebruiksgegevens.
- Voer scripts uit om weinig gebruikte en dubbele tools te markeren.
- Betrek teams voor snelle feedback om context toe te voegen.
- Deel elke tool in bij Behouden, Samenvoegen of Uitfaseren.
- Documenteer de beslissingen en wijs acties toe.
- Beoordeel volgend kwartaal opnieuw om de voortgang te volgen en de besparingen te bevestigen.
Stroomlijn de toolset van uw MSP met terugkerende software-audits
Regelmatige audits van softwaregebruik helpen MSP’s onnodige kosten te vermijden, workflows en efficiëntie te verbeteren en een compacte maar krachtige toolset te behouden. Dat bereikt u door gegevens, ervaringen van gebruikers en gestructureerde besluitvorming te combineren. Zo werkt uw team efficiënter en verlaagt u de kosten zonder de dienstverlening te verstoren.
Gerelateerde onderwerpen:
- De oplossing voor te veel tools en vendor sprawl
- Wat is software sprawl: risico’s, gevolgen & oplossingen
- Zo controleert u de toolstack van uw MSP op overlap, verspilling en onderbenutting
- Audit van software met een hoog risico
- Beste tools voor software-inventarisatie in 2026
Quick-start guide
Aanbevolen aanpak:
– Inventariseer de huidige tools: stel een volledige lijst op van alle tools die momenteel in gebruik zijn.
– Beoordeel het gebruikspatroon: bepaal welke tools te weinig worden gebruikt of overbodig zijn.
– Voeg samen waar het kan: combineer functies wanneer meerdere tools elkaar overlappen.
– Monitor na de audit: blijf het gebruik volgen om de efficiëntie op peil te houden.
