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Utilizzo di Dropbox per il backup: ciò che le aziende devono sapere

Using Dropbox for backup banner

Dropbox è uno dei nomi più noti in circolazione quando si parla di archiviazione di file nel cloud e l’azienda si è costruita una reputazione come piattaforma affidabile per la condivisione e la collaborazione di file. Di recente, Dropbox ha fatto qualche passo avanti rispetto alle sue origini e ha promesso funzioni di backup sicuro dei dati insieme alle classiche funzioni di sincronizzazione e condivisione dei file. 

Dropbox non è il solo. La maggior parte delle soluzioni di cloud storage sembra cominciare a cimentarsi nel backup, se non nella pratica, almeno nella terminologia. E in un certo senso la cosa è sensata, perché uno strumento come Dropbox prende i file dal proprio computer e li mette in copia nel cloud. Si tratta realmente di backup? 

Non proprio. Ci sono diverse differenze tra i file sincronizzati nel cloud e i backup veri e propri. Sebbene sia possibile utilizzare uno strumento come Dropbox come uno strumento di backup molto rudimentale, è necessario sapere come vengono gestiti i dati e quali rischi sussistono per evitare errori costosi.

Discuteremo di questi argomenti in questo articolo. 

Questo articolo tratterà i seguenti argomenti:

  • Che cos’è e come funziona Dropbox?
  • Qual è la differenza tra backup e sincronizzazione dei file?
  • È possibile utilizzare Dropbox come soluzione di backup?
  • Vantaggi della scelta di una soluzione di backup & data recovery (BDR)
  • Come NinjaOne garantisce la protezione dei dati

Che cos’è Dropbox?

Il cloud storage esiste già da tempo, ma Dropbox ha contribuito in modo determinante a rendere il cloud e il file sharing termini di comune utilizzo. Anche con tutti i nuovi arrivati nell’area — Box, Microsoft One Drive, Google Drive e così via — Dropbox ha mantenuto una crescita costante ha superato i 700 milioni di utenti nel 2022.

E per che cosa usano Dropbox tutte queste persone? La funzione principale di Dropbox è la semplice sincronizzazione dei file tra i dispositivi e il cloud. Gli utenti caricano i file in Dropbox per potervi accedere da qualsiasi luogo o dispositivo e per condividerli con i collaboratori

Backup dei file e sincronizzazione dei dati

La condivisione dei file e l’accesso da un dispositivo all’altro sono comodissime funzioni di produttività, ma per quanto riguarda i backup, devono essere molto più attenti alla sicurezza. L’intero scopo di un sistema di backup e di ripristino dei dati è quello di sapere con una buona dose di certezza che, se dovesse accadere qualcosa di indisiderato, saresti comunque in grado di recuperare, ripristinare o accedere in altro modo ai dati di cui avete bisogno. 

Esploriamo ancora un po’ questo aspetto:

Che cos’è il backup dei dati?

Il backup è il processo di copia dei file da una posizione a un’altra nell’interesse di mantenere i dati al sicuro. Agli albori dell’informatica, questo significava di solito spostare i dati dal disco rigido a unità a nastro o floppy rimovibili. Le copie cartacee saranno poi conservate in un luogo sicuro. Anche se la tecnologia è cambiata in modo significativo, l’idea è sempre la stessa. I backup creano più copie sicure dei dati, in modo che se un’istanza è danneggiata, le altre possono essere recuperate. Un sistema BDR consente ai team IT di avviare rapidamente i ripristini da unità fisiche, supporti di archiviazione o da una posizione remota. 

Che cos’è la sincronizzazione dei dati?

Sync si riferisce alla sincronizzazione, il processo di copia dei dati da un dispositivo ad altre destinazioni e poi di aggiornare le future modifiche del file di origine su tutte le copie. La sincronizzazione è più uno strumento di produttività e tende a concentrarsi sulla condivisione dei file e sul mantenimento di tutte le versioni aggiornate. 

Backup e sincronizzazione in senso pratico

Innanzitutto è fondamentale ricordare che i sistemi di cloud storage e di condivisione dei file non sono stati inizialmente concepiti come soluzioni di backup. Il flusso di lavoro, l’uso previsto e le configurazioni sono completamente diversi. Sapendo questo, è facile capire perché i piani di backup limitati di aziende come Dropbox non sono in genere all’altezza di un confronto diretto.

E non si tratta solo di differenze minime, ma di molte differenze progettuali fondamentali tra sincronizzazione e backup che potrebbero portare alla perdita di file.

Il primo riguarda il modo in cui questi due tipi di strumenti gestiscono l’eliminazione dei file. I backup hanno lo scopo di conservare una copia dei dati nel caso in cui vengano cancellati o danneggiati all’origine. Con una soluzione di condivisione di file sincronizzata, i file originali eliminati vengono eliminati anche nella destinazione di archiviazione, perché la sincronizzazione cerca costantemente di far duplicare l’archiviazione sul disco rigido locale. Questo è l’esatto contrario di come dovrebbe funzionare una soluzione di backup. 

E questo non vale solo per le eliminazioni. Se qualcuno modifica un file localmente, o se è danneggiato o crittografato da un malware, queste modifiche dannose saranno copiate anche nella versione sincronizzata con il cloud. Anche in questo caso, si tratta di un comportamento completamente opposto a quello di una vera soluzione di backup, che dà priorità all’integrità dei dati sottoposti a backup, di solito in salvataggi multipli. 

L’ultima considerazione riguarda i tipi e le dimensioni dei file di cui è necessario eseguire il backup. I file più comunemente sincronizzati sono immagini di lavoro, video e documenti interni come i contratti. Con uno strumento come Dropbox, in genere all’utente viene data una cartella Dropbox e gli viene detto di metterci dentro tutto ciò che ha valore. 

Questo comporta un ampio margine di errore per molti all’interno dell’azienda. 

Un backup creato ad hoc è molto più configurabile e può essere impostato per effettuare il backup automatico di determinate cartelle, server o unità. È possibile eseguire backup completi che includono tutto ciò che si trova sull’unità di origine, compresi il software e il sistema operativo. Ciò consente all’utente di ripristinare un clone completo del proprio ambiente al momento in cui è stato eseguito il backup, in modo da essere rapidamente operativi anche se il sistema operativo ha subito un attacco critico.

Un’azienda può utilizzare Dropbox per il backup?

Il problema principale dell’utilizzo di una soluzione di archiviazione di file nel cloud, come Dropbox o Google Drive come soluzione di backup, è che non sono destinati a servire come soluzioni di backup. In alcuni casi, le funzioni vengono lentamente aggiunte per imitare meglio una soluzione di backup vera e propria, ma ci sono ancora numerosi servizi che utilizzano il termine “backup” nella loro pubblicità senza soddisfare i criteri di cui abbiamo parlato sopra

Sebbene questi strumenti cloud siano in grado di archiviare i file e di sincronizzarli tra i diversi dispositivi, le basi stesse del modo in cui la sincronizzazione è concepita la rendono una scelta inadeguata per la creazione e la conservazione dei backup.

Prendiamo un altro esempio: le limitazioni di Dropbox sulla cancellazione dei file. I file eliminati vengono conservati per 120 giorni con un account Dropbox business e solo per 30 giorni con un account personale. Al momento in cui scriviamo quest’articolo, questi tempi di conservazione non possono essere prolungati. 

Il problema di questi tempi di conservazione spaventosamente brevi è che non esistono backup per i vostri backup. L’eliminazione accidentale porterà molto rapidamente a una perdita permanente dei dati, e questo è il tipo di problemi che si cerca di evitare acquistando una BDR. 

Un’altra considerazione è che Dropbox non può eseguire il backup dei file di sistema, dei database e di altri file del server necessari per ripristinare completamente una workstation o un server. Quando i professionisti IT parlano dell’utilizzo dei backup per salvare qualcuno da una catastrofe totale, il 99% delle volte si riferiscono a questi ripristini completi. È difficile salvare un’azienda devastata da un ransomware se è stato eseguito il backup solo delle immagini e dei documenti Word. 

Il che porta a un’altra riflessione importante: Dropbox non supporta il backup delle e-mail.

Questo è un altro fattore importante a cui pensare se si è interessati al disaster recovery o a evitare gravi crisi informatiche. Quando l’intero server di posta elettronica viene duplicato e conservato in un backup sicuro, può essere rimesso in funzione dopo un incidente e far funzionare le operazioni quasi come se non fosse successo nulla. 

È aquesto che ci riferiamo quando parliamo di “backup” nel senso di avere due copie di qualcosa da qualche parte, e di “backup” – il vero significato della parola che mantiene i dati e le operazioni al sicuro. 

Quindi, mentre Dropbox può funzionare bene per la condivisione di file, non offre una soluzione di backup con la complessità di cui hanno bisogno anche le piccole imprese. 

Esaminiamo rapidamente i problemi più probabili quando si utilizza Dropbox come soluzione di backup:

Perché Dropbox non è una soluzione completa

  • Iransomware criptano l’intero sistema, quindi i file al di fuori della cartella Dropbox saranno completamente vulnerabili. Anche se in molti casi non avrà molta importanza, perché i file criptati compromessi si sincronizzeranno comunque con Dropbox, rendendo inutili le versioni di backup.
  • Non esiste una soluzione per il ripristino d’emergenza. Se l’hardware viene distrutto, rubato o semplicemente smette di funzionare un giorno, tutto ciò che è presente sulle macchine interessate potrebbe andare perso. Questo include software, configurazioni, file di lavoro in corso e altro ancora. Tutto ciò che viene sincronizzato sono i file aggiunti manualmente alla cartella Dropbox. Il che porta all’altro problema principale..
  • Quanti file importanti pensate di avere sui vostri dispositivi che non si trovano nella cartella Dropbox? Non si deve pensare di scegliere a mano quali dati sono importanti e quali si possono scartare. Le vere soluzioni di backup vi tolgono questo onere eseguendo il backup di interi sistemi, non solo di singole cartelle. 

Perché utilizzare una soluzione di backup dedicata?

Protezione dalla cancellazione dei file

Le vere soluzioni di backup gestiscono l’eliminazione dei file in modo molto diverso da uno strumento di condivisione dei file. Una soluzione di backup è progettata per conservare copie di ogni iterazione di un file. Se il file di origine viene eliminato, i backup rimangono esattamente come desideri. Il modo in cui questo viene gestito è solitamente configurabile nei diversi tipi di strumentidibackup.

Al sicuro da crittografia e corruzione 

Le modifiche apportate al computer vengono immediatamente sincronizzate con Dropbox non appena la connessione ad internet è disponibile. Questa sovrascrittura indiscriminata è ottima per mantenere i documenti aggiornati, ma pessima per i backup e la sicurezza. Poiché la sincronizzazione non è in grado di distinguere tra una modifica “buona” e una “cattiva”, qualsiasi file danneggiato, eliminato, compromesso o crittografato subirà le stesse modifiche nella versione cloud.

Ripristino di massa

I servizi di backup sono progettati specificamente per fornire i mezzi più rapidi e semplici per ripristinare i sistemi e le operazioni. La possibilità di ripristinare singoli file è banale rispetto alla facilità con cui è possibile ripristinare grandi quantità di dati. I backup delle immagini consentono persino il ripristino rapido di interi sistemi che, come abbiamo detto, è spesso esattamente ciò che serve per risolvere un problema grave. 

Compressione dei file

Gli sviluppatori di soluzioni di backup sono consapevoli che una delle maggiori criticità di un corretto protocollo di backup è qualla di consumare molto spazio di archiviazione. Eseguire regolarmente il backup di numerose workstation e server può diventare rapidamente proibitivo dal punto di vista dei costi. Fortunatamente, la maggior parte delle soluzioni di backup dei dati risolve questo problema comprimendo i file per massimizzare l’utilizzo dello spazio di archiviazione. Si tratta di un vantaggio reale che riduce al minimo i compromessi basati sui costi. 

NinjaOne offre un vero backup e ripristino dei dati 

Ninja Data Protection è stato creato per aiutarti a fornire una protezione aggiuntiva dei dati per l’intero spettro delle esigenze aziendali. Essendo una soluzione BDR costruita per durare nel tempo e la migliore della categoria, puoi affidarti a NDP senza preoccuparti dei limiti di una soluzione di ripiego come OneDrive o Dropbox. Il nostro servizio è disponibile con soluzioni flessibili che soddisfano sempre gli obiettivi di protezione dei dati, costi e RTO.

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Conclusioni

Dropbox non è in grado di proteggere gli utenti da perdite di dati dovute a errori umani, intenzioni dolose, interruzioni, errori di sincronizzazione, hacker o ransomware. Considerando che le soluzioni di backup sono state create per evitare esattamente questo tipo di problemi, è molto difficile trovare una giustificazione per l’utilizzo di Dropbox al posto di uno strumento BDR appositamente creato. 

Dropbox è una soluzione potente per la condivisione di file, ma espone gli utenti alla perdita di dati critici per l’azienda senza alcuna possibilità di recupero. Anche se i tuoi dati sono archiviati su Dropbox, se sei un utente, è comunque tua responsabilità mantenere il controllo e la protezione dei tuoi dati aziendali, perché sono molte le questioni lasciate in sospeso. 

Quando è il momento di proteggere i vostri dati importanti, scegliete uno strumento fatto appositamente per questo lavoro. Le già collaudate soluzioni di backup e ripristino di NinjaOne non sono solo affidabili, ma anche facili da configurare e da usare. 

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