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Utilisation de Dropbox pour le backup : ce que les entreprises doivent savoir

Utilisation de Onedrive comme outil de sauvegarde

Dropbox est l’un des plus anciens noms en matière de stockage de fichiers sur le cloud, et la société s’est forgée une réputation de plateforme fiable pour le partage de fichiers et la collaboration. Récemment, Dropbox a étendu ses services en promettant des fonctions de sauvegarde de données sécurisée en plus de ses fonctions classiques de synchronisation et de partage de fichiers. 

Dropbox n’est pas le seul. La plupart des solutions de stockage cloud tentent de fournir un service de backup, du moins dans la terminologie, mais peut-être pas dans la pratique, Et c’est logique, car un outil comme Dropbox prend des fichiers sur votre ordinateur et en fait des copies sur le cloud. C’est un backup, non ? 

Pas tout à fait. Il existe un certain nombre de différences entre les fichiers synchronisés sur le cloud et les vraies sauvegardes de données. S’il est possible d’utiliser quelque chose comme Dropbox comme outil de sauvegarde très rudimentaire, vous devez savoir comment vos données sont gérées et les risques qui subsistent si vous voulez éviter toute erreur qui pourrait être coûteuse.

Nous aborderons ces questions dans cet article. 

Les points abordés dans cet article :

  • Qu’est-ce que Dropbox et comment fonctionne-t-il ?
  • Quelle est la différence entre le backup et la synchronisation de fichiers ?
  • Pouvez-vous utiliser Dropbox comme solution de backup ?
  • Avantages de choisir une solution de sauvegarde et de récupération des données (PRA)
  • Comment NinjaOne assure la protection des données

Qu’est-ce que Dropbox ?

Le stockage sur le cloud existe depuis longtemps déjà, mais Dropbox a contribué à rendre le cloud et le partage de fichiers des notions courantes. Même avec tous les nouveaux venus dans le domaine, comme Box, MS One Drive, etc., Dropbox a maintenu une croissance régulière qui dépasse largement les 700 millions d’utilisateurs en 2022.

Pourquoi ces personnes utilisent Dropbox ? La fonction principale de Dropbox est la synchronisation facile des fichiers entre les appareils et le cloud. Les utilisateurs téléchargent des fichiers dans Dropbox pour pouvoir y accéder depuis n’importe où et depuis n’importe quel appareil, mais aussi pour les partager avec des collaborateurs.

Différences entre la sauvegarde des fichiers et la synchronisation des données

Le partage de fichiers et l’accès depuis plusieurs appareils sont d’excellentes fonctions de productivité, mais les sauvegardes doivent être davantage axées sur la sécurité et la sûreté. L’objectif d’un système de sauvegarde et de récupération des données est de savoir avec de certitude qu’en cas de problème, vous serez toujours en mesure de récupérer, de restaurer ou d’accéder aux données dont vous avez besoin. 

Explorons cela un peu plus :

Qu’est-ce que la sauvegarde des données ?

Un backup est le processus qui consiste à copier des fichiers d’un endroit à un autre dans le but de conserver les données en sécurité. Au début de l’informatique, cela signifiait généralement déplacer les données du disque dur vers des lecteurs de bande magnétique ou des disquettes. Ensuite, ces copies seront conservées hors site, dans un endroit sûr. Si la technologie a considérablement évolué, l’idée reste la même. Les sauvegardes créent plusieurs copies des données, de sorte que si l’une d’entre elles est endommagée, les autres peuvent être récupérées. Un système de sauvegarde et de récupération des données permet aux équipes informatiques de lancer rapidement des restaurations à partir de disques ou de supports de stockage physiques, ou d’un emplacement distant. 

Qu’est-ce que la synchronisation des données ?

 Le terme « sync » fait référence à la synchronisation, le processus qui consiste à copier des données d’un périphérique vers d’autres destinations, puis à intégrer les modifications du fichier source sur toutes les copies. La synchronisation est davantage un outil de productivité, et tend à se concentrer sur le partage de fichiers et la mise à jour des versions de fichiers. 

Sauvegarde vs. synchronisation sur le plan pratique

Avant tout, il est essentiel de se rappeler que les systèmes de stockage sur le cloud et de partage de fichiers n’ont pas été conçus à l’origine pour être des solutions de sauvegarde. Leur flux de travail, usage prévu et configurations sont entièrement différents. Sachant cela, il est facile de comprendre pourquoi les plans de sauvegarde limités proposés par des sociétés comme Dropbox ne sont généralement pas à la hauteur.

Et il ne s’agit pas seulement de différences mineures entre la synchronisation et la sauvegarde, mais de nombreuses différences de conception essentielles, qui peuvent entraîner la perte de fichiers.

La première concerne la façon dont ces deux types d’outils gèrent la suppression des fichiers. Les sauvegardes sont destinées à conserver une copie des données au cas où elles seraient supprimées ou corrompues au niveau de la source. Avec une solution de partage de fichiers synchronisés, les fichiers sources supprimés sont également supprimés dans le stockage de destination, car la synchronisation tente constamment de faire en sorte que votre stockage hors site soit une copie votre disque dur local. C’est exactement le contraire de la façon dont une solution de sauvegarde devrait fonctionner. 

Et cela ne s’applique pas seulement aux suppressions. Si quelqu’un modifie un fichier au niveau local, ou bien s’il est corrompu ou crypté par un logiciel malveillant, ces modifications très néfastes seront également copiées sur la version synchronisée sur le cloud. Là encore, il s’agit du comportement totalement opposé à celui d’une véritable solution de backup qui donne la priorité à l’intégrité des données sauvegardées, généralement avec plusieurs sauvegardes. 

Le dernier élément à prendre en compte est le type et la taille des fichiers à sauvegarder. Les fichiers les plus couramment synchronisés sont les images, les vidéos et les documents internes comme les contrats. Avec un outil comme Dropbox, on assigne généralement un dossier Dropbox à l’utilisateur et on lui dit d’y mettre tout ce qui a de la valeur. 

Cela laisse une grande marge d’erreur à de nombreuses personnes au sein de l’entreprise. 

Un vrai backup est beaucoup plus configurable et peut être configuré pour sauvegarder automatiquement certains dossiers, serveurs ou lecteurs. Il est possible d’effectuer des sauvegardes complètes qui incluent tout ce qui se trouve sur le disque source, y compris les logiciels et le système d’exploitation. Cela permet à l’utilisateur de restaurer un clone complet de son environnement au moment où la sauvegarde a été effectuée, afin d’être rapidement opérationnel même si son système d’exploitation a subi une attaque critique.

Une entreprise peut-elle utiliser Dropbox comme solution de backup ?

Le plus gros problème de l’utilisation d’une solution de stockage de fichiers sur le coud comme Dropbox ou Google Drive, en tant que solution de backup est qu’elles ne sont pas destinées à être utilisées en tant que solutions de backup. Dans certains cas, des fonctionnalités sont lentement ajoutées pour mieux imiter un véritable outil de backup, mais il existe encore de nombreux services qui utilisent le terme « backup » dans leur publicité sans répondre aux critères que nous avons évoqués ci-dessus.

Si ces outils du cloud peuvent stocker des fichiers et les synchroniser sur différents appareils, la conception même de la synchronisation en fait un mauvais choix pour la réalisation et la conservation de sauvegardes.

Prenons un autre exemple : les limitations de Dropbox concernant la suppression des fichiers. Les fichiers supprimés sont conservés pendant 120 jours avec un compte Dropbox professionnel et seulement 30 jours pour un compte personnel. Pour le moment, ces délais de conservation des données ne peuvent pas être prolongés. 

Le problème avec les temps de rétention terriblement courts est qu’il n’y a pas de sauvegardes pour vos sauvegardes. Une suppression accidentelle entraînera très rapidement une perte permanente, et c’est ce genre de problèmes que vous essayez d’éviter en achetant un système de sauvegarde et de récupération des données. 

Il faut également tenir compte du fait que Dropbox ne peut pas sauvegarder les fichiers système, les bases de données et les autres fichiers du serveur nécessaires à la restauration complète d’une station de travail ou d’un serveur. Lorsque les professionnels de l’informatique parlent de l’utilisation des sauvegardes pour éviter une catastrophe, ces restaurations complètes sont ce dont ils parlent dans 99% des cas. Il est difficile de sauver une entreprise ravagée par un ransomware si seulement des images et des documents Word sont sauvegardés. 

Ce qui nous amène à une autre réflexion importante : Dropbox ne prend pas en charge la sauvegarde de vos e-mails.

Il s’agit là d’un autre facteur important à prendre en compte si vous êtes un tant soit peu soucieux de la reprise après incident ou bien d’éviter les incidents informatiques majeurs. Lorsque l’ensemble de votre serveur de messagerie est dupliqué et conservé dans un système de sauvegarde sécurisé, il peut être relancé après une catastrophe et votre activité peut reprendre comme si de rien n’était. 

C’est de cela qu’il s’agit lorsque nous parlons de « sauvegarder » dans le sens d’avoir simplement deux copies de quelque chose quelque part, et de « sauvegarde », le vrai sens du mot qui permet de garder vos données et vos opérations en sécurité. 

Ainsi, si Dropbox peut être utile pour un léger partage de fichiers, il n’offre pas une solution de sauvegarde suffisamment complexe pour répondre aux besoins des entreprises, y compris les petites. 

Passons rapidement en revue les points de défaillance les plus probables lors de l’utilisation de quelque chose comme Dropbox comme outil de backup :

Pourquoi Dropbox n’est pas une solution complète

  • Le ransomware crypte l’ensemble du système, ainsi les fichiers situés en dehors du dossier Dropbox sont totalement vulnérables. Dans de nombreux cas cela n’aura pas beaucoup d’importance, car les fichiers compromis cryptés seront de toute façon synchronisés avec Dropbox, rendant ainsi les versions sauvegardées inutiles.
  • Il n’y a pas de solution pour la reprise d’activité après incident. Si votre matériel est détruit, volé ou cesse tout simplement de fonctionner un jour, tout ce qui se trouve sur la ou les machines concernées peut être perdu. Cela inclut les logiciels, les configurations, les fichiers en cours de création, etc. Seuls les fichiers ajoutés manuellement au dossier Dropbox sont synchronisés. Ce qui nous amène à l’autre problème principal…
  • Combien de fichiers importants pensez-vous avoir sur vos appareils qui ne sont pas dans le dossier Dropbox ? Vous ne devriez pas avoir à trier sur le volet les données qui sont importantes et celles dont vous pouvez vous passer. Les véritables solutions de sauvegarde vous évitent ce fardeau en sauvegardant des systèmes entiers, et pas seulement des dossiers en particulier. 

Pourquoi utiliser une solution dédiée au backup ?

Protection contre la suppression des fichiers

Les véritables outils de backup gèrent la suppression des fichiers très différemment d’un outil de partage de fichiers. Une solution de sauvegarde est conçue pour conserver des copies de chaque version d’un fichier. Si le fichier source est supprimé, les sauvegardes demeurent inchangées. La façon dont cela est géré est généralement configurable dans les différents types d’outils de backup.

Sécurité contre le cryptage et la corruption des données 

Les modifications apportées sur votre ordinateur sont immédiatement synchronisées avec Dropbox dès que vous vous connectez à Internet. Cette synchronisation sans discernement est excellente pour la mise à jour des documents, mais terrible pour les sauvegardes et la sécurité. Comme la synchronisation ne peut pas faire la différence entre une « bonne » et une « mauvaise » modification, tout fichier qui est corrompu, supprimé, compromis ou crypté verra ces mêmes modifications effectuées vers la version située sur le cloud.

Restauration de données à grande échelle

Les services de backup sont spécifiquement conçus pour fournir le moyen le plus rapide et le plus simple de remettre en marche les systèmes et les opérations. La possibilité de restaurer un seul fichier est insignifiante par rapport à la possibilité de récupérer facilement de grandes quantités de données. Les sauvegardes d’images système permettent même de restaurer rapidement des systèmes entiers, ce qui, comme nous l’avons mentionné, est souvent exactement ce dont vous avez besoin pour vous rétablir après un problème majeur. 

Compression de fichiers

Les développeurs de solutions de backup sont conscients de l’un des plus grands défis des bons protocoles de sauvegarde : ils peuvent vraiment consommer l’espace de stockage. Le backup régulier de nombreux postes de travail et serveurs peut rapidement atteindre un coût trop élevé. Heureusement, la plupart des solutions de backup répondent à ce problème en compressant les fichiers pour optimiser l’utilisation du stockage. Il s’agit d’une situation gagnant-gagnant qui minimise les compromis basés sur les coûts. 

NinjaOne fournit une véritable sauvegarde et récupération des données 

Ninja Data Protection est conçu pour vous aider à fournir une protection supplémentaire des données et satisfait l’ensemble des besoins des entreprises. En tant que solution de Plan de Reprise d’Activité (PRA) construite pour durer et la meilleure de sa catégorie, vous pouvez faire confiance à Ninja Data Protection sans vous soucier des limites d’une solution provisoire comme OneDrive ou Dropbox. Notre service est disponible avec des solutions flexibles qui répondent à chaque fois à vos objectifs de protection des données, de coût et de RTO.

  • Sauvegarde d’image système complète
  • Sauvegarde de documents, de fichiers et de dossiers
  • Options de stockage sur le cloud, local et hybride
  • Restauration rapide et simple des fichiers
  • Restauration de fichiers en libre-service pour l’utilisateur final
  • Restauration Bare Metal
  • Intégrée de façon simple à NinjaOne et entièrement gérée via le tableau de bord RMM

Conclusion

Dropbox ne peut tout simplement pas protéger les utilisateurs contre la perte de données due à une erreur humaine, à une intention malveillante, à des pannes, à des erreurs de synchronisation, à des pirates ou à des ransomwares. Si l’on considère que les solutions de backup sont mises en place pour éviter exactement ce type de problèmes, il est très difficile de justifier l’utilisation de Dropbox à la place d’un véritable outil de sauvegarde et de récupération des données. 

Dropbox est une solution puissante de partage de fichiers, mais elle expose les utilisateurs à la perte de données essentielles pour l’entreprise sans aucune chance de récupération. Bien que vos données soient hébergées par Dropbox si vous êtes un utilisateur, il vous incombe encore de maintenir le contrôle et la protection de vos données professionnelles, car de nombreux éléments ne sont pas protégés. 

Lorsqu’il s’agit de protéger vos données importantes, optez pour un outil conçu pour cela. Les solutions réputées de sauvegarde et de récupération de NinjaOne sont non seulement fiables, mais aussi faciles à configurer et à utiliser. 

Cliquez ici pour plus d’informations sur les solutions de sauvegarde et de récupération de NinjaOne.

Pour aller plus loin

Pour les MSP, choisir le bon RMM est essentiel à la réussite de leur entreprise. La promesse principale d’un RMM est d’offrir l’automatisation, l’efficacité et l’évolutivité afin que l’entreprise MSP puisse croître de manière rentable. NinjaOne a été classé N°1 des RMM pendant plus de trois années consécutives en raison de sa capacité à fournir une plateforme rapide, facile à utiliser et performante pour les entreprises MSP de toutes tailles.

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