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Backup mit Dropbox? Hinweise für Unternehmen

Using Dropbox for backup banner

Dropbox gehört zu den Pionieren bei der Speicherung von Dateien in der Cloud und ist als Plattform für das Teilen von Dateien und die Online-Zusammenarbeit eine verlässliche Größe. Neuerdings bewegt sich Dropbox jedoch auch außerhalb seines angestammten Geltungsbereichs, also des Synchronisierens und Teilens von Dateien. Darüber hinaus verspricht es nun auch sichere Datenbackups. 

Dropbox ist hier keineswegs allein. Die meisten Anbieter Cloud-basierter Speicherlösungen sind inzwischen bestrebt, auch in der Datensicherung Fuß zu fassen – oder zumindest kommunizieren sie dies so nach außen. Und es klingt ja auch plausibel, denn was macht ein Tool wie Dropbox? Es nimmt Dateien von Ihrem Rechner und speichert Kopien davon in der Cloud. Das ist Datensicherung, oder etwa nicht? 

Nicht wirklich. Tatsächlich gibt es zwischen synchronisierten Dateien in der Cloud und echten Backups ein paar deutliche Unterschiede. Dropbox oder vergleichbare Angebote mögen vielleicht als sehr rudimentäres Backup-Tool durchgehen, doch sofern Ihnen nicht klar ist, wie dort mit Ihren Daten verfahren wird und welche Risiken dies beinhaltet, drohen kostspielige Fehler.

Und damit sind wir beim Thema dieses kleinen Artikels. 

In diesem Artikel werden folgende Fragen beantwortet:

  • Was ist Dropbox und wie funktioniert es?
  • Worin unterscheiden sich Backup und Datei-Synchronisierung?
  • Lässt sich Dropbox als Backup-Lösung nutzen?
  • Welche Vorteile bieten Lösungen für Backup und Datenwiederherstellung (BDR-Lösungen)?
  • Wie gewährleistet NinjaOne die Sicherheit Ihrer Daten?

Was ist Dropbox?

Heute sind Cloud-basierte Speicherlösungen nichts Besonderes mehr, doch Dropbox hat entscheidend dazu beigetragen, dass die Begriffe Cloud und Filesharing überhaupt allgemein bekannt wurden. Auch wächst Dropbox ungeachtet der Konkurrenz seitens zahlreicher Nachzügler, wie Box, MS One Drive, etc., unbeirrt weiter: Aktuell (2022) hat der Dienst mehr als 700 Millionen Nutzer:innen.

Doch wozu nutzen all diese Menschen Dropbox? Das Hauptmotiv ist die einfache Synchronisierung von Dateien zwischen Geräten und der Cloud. Man lädt Dateien in die eigene Dropbox, um von überall und von jedem Gerät aus darauf zugreifen und sie zudem mit anderen teilen zu können.

Datei-Backup vs. Daten-Synchronisierung

Filesharing und geräteunabhängiger Zugriff sind wunderbare Funktionen. mit denen sich die Arbeitsproduktivität erhöhen lässt. Doch Backup-Anbieter müssen die Datensicherheit zwangsläufig stärker in den Mittelpunkt stellen. Datensicherungs- und -wiederherstellungssysteme sind vollständig auf das Ziel ausgerichtet, mit großer Verlässlichkeit davon ausgehen zu können, dass man im Fall der Fälle immer noch in der Lage sein wird, Daten abzurufen, sie wiederherzustellen oder anderweitig auf sie zuzugreifen. 

Schauen wir uns das einmal etwas genauer an:

Was ist eine Datenbackup?

Beim Backup werden Dateien von einem Speicherort an einen anderen kopiert. In den Anfangstagen des Computerzeitalters bedeutete dies gewöhnlich, die Daten von der Festplatte auf Wechselmedien wie Disketten oder Floppy-Disks zu übertragen. Anschließend wurden diese Wechselmedien außerhalb des Büros oder Unternehmensgebäudes an einem sichern Ort verwahrt. Inzwischen ist die Technik ein ganzes Stück weiter, doch das Prinzip ist immer noch dasselbe. Bei der Datensicherung werden mehrere Kopien der Daten erstellt, sodass diese bei Beschädigungen oder Verlust wieder abgerufen werden können. Mit einem BDR-System können IT-Teams Daten von physischen Laufwerken, Festplattenspeichern oder einer Cloud rasch abrufen und wiederherstellen. 

Was ist Daten-Synchronisierung?

Synchronisierung bezeichnet hier das Kopieren von Daten von einem Gerät zu anderen Zielorten sowie die Übertragung aller Änderungen, die anschließend am Original vorgenommen werden, auf sämtliche der Kopien. Synchronisierung ist damit eher ein Produktivitätswerkzeug, jedenfalls liegt sein Fokus auf Filesharing und der ständigen Aktualisierung von Dateiversionen. 

Was die Unterschiede zwischen Backup und Sync in der Praxis bedeuten

Zunächst einmal ist daran zu erinnern, dass Cloud-Speicher- und Filesharing-Systeme nicht dazu ersonnen wurden, als Backup-Lösungen zu dienen. Ihr Workflow, ihr Verwendungszweck und ihre Konfigurationen unterscheiden sich dementsprechend voneinander. Vor diesem Hintergrund kann es nicht überraschen, dass Backups mit Dropbox oder vergleichbaren Diensten in einem direkten Vergleich einige Schwachstellen erkennen lassen.

Dabei geht es keineswegs nur um Kleinigkeiten, im Gegenteil weist die Synchronisierung gegenüber klassischen Backups grundlegende Unterschiede auf, die letztlich einen endgültigen Datenverlust zur Folge haben können.

Der erste grundlegende Unterschied betrifft die Art und Weise der Löschung von Dateien. Backups werden mit dem Ziel erstellt, eine Kopie der Daten für den Fall aufzubewahren, dass die Originaldatei gelöscht oder beschädigt wird. Ein Synchronisierungs- und Filesharing-Dienst hingegen bewirkt, dass im Fall der Löschung der Originaldatei auch deren Kopien gelöscht werden, da die laufende, zeitnahe Duplizierung der lokal gespeicherter Daten ja gerade das Ziel der Synchronisierungsfunktion darstellt. Dies ist das genaue Gegenteil dessen, was eine Backup-Lösung leisten sollte. 

Und das betrifft keineswegs nur Löschungen. Wenn jemand mit unlauteren Absichten lokal Änderungen an einer Datei vornimmt oder diese durch Schadsoftware beschädigt oder verschlüsselt, sorgt die Synchronisierungsfunktion „zuverlässig“ dafür, dass all diese unerwünschten Änderungen auch in den synchronisierten Cloud-Versionen zum Tragen kommen. Noch einmal: Das ist das komplette Gegenteil dessen, was eine echte Backup-Lösung leistet, deren oberste Aufgabe schließlich der Schutz der meist mehrfach abgesicherten Daten ist. 

Zu guter Letzt sind auch die Art und Größe der zu sichernden Dateien zu beachten. Die am häufigsten synchronisierten Dateien sind arbeitsbezogene Bilder, Videos und unternehmensinterne Dokument wie etwa Verträge. Die Nutzung eines Tools wie Dropbox bedeutet üblicherweise, dass Nutzer:innen Zugang zu einem entsprechenden (Dropbox-) Ordner erhalten und aufgefordert sind, alles Wichtige darin abzulegen. 

Das bietet reichlich Raum für zahlreiche Unternehmensangestellte, einen Fehler zu begehen. 

Hingegen lässt sich eine von vorn herein als solche angelegte, klassische Backup-Lösung deutlich besser konfigurieren, sodass automatisiert Backups bestimmter Ordner, Server oder Festplatten abgespeichert werden können. Auch können vollständige Backups durchgeführt werden, welche die gesamte Festplatte einschließlich Software und Betriebssystem kopieren und sichern. Im Fall der Fälle ist dann ein vollständiger Klon der zum Zeitpunkt der Sicherung aktuellen Systemumgebung verfügbar. So kann die komplette Wiederherstellung selbst dann rasch erfolgen, wenn das Betriebssystem in Mitleidenschaft gezogen worden ist.

Können Unternehmen Dropbox als Backup-Lösung einsetzen?

Wie gesagt: Der Hauptgrund dafür, dass die Verwendung einer Cloud-basierten Dateispeicherlösung wie Dropbox oder Google Drive für eine Backup-Strategie problematisch ist, liegt darin, dass diese Dienste nicht nativ dafür konzipiert wurden, als Backup-Lösung zu fungieren. Zwar haben einige Anbieter im Laufe der Zeit Funktionen hinzugefügt, die dieses Defizit ausgleichen sollen; zahlreiche andere jedoch versprechen nach wie vor „Datensicherung“ oder „Backup“, obwohl sie die oben erläuterten Kriterien in der Realität gerade nicht erfüllen.

So verlässlich diese Cloud-Tools Dateien speichern und über verschiedene Geräte hinweg synchronisieren, so wenig eignen sie sich angesichts des Funktionsprinzips der Synchronisierung zur Erstellung und Aufbewahrung von Sicherungskopien.

Dies ergibt sich auch aus den Begrenzungen, die Dropbox bei Löschungen vorsieht. Bei Nutzung eines geschäftlichen Dropbox-Accounts werden gelöschte Dateien 120 Tage lang zurückgehalten, bei privaten Accounts sind es sogar nur 30 Tage. Eine Verlängerung dieser Fristen war zum Zeitpunkt der Abfassung dieses Textes nicht möglich. 

In der Praxis sind diese Zeitspannen jedoch beängstigend kurz, schließlich wird die Löschung auch in Bezug auf die vermeintlichen Sicherungskopien wirksam, was sie faktisch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ohne Backup dastehen lässt. Versehentliches Löschen führt also recht schnell zu unwiederbringlichem Datenverlust, und damit genau zu jenem Ereignis, das ein BDR-System gerade verhindern soll. 

Ein weiterer Punkt ist, dass Dropbox weder Systemdateien noch Datenbanken oder andere Serverdateien sichern kann, obwohl dies unbedingt nötig wäre, um Workstations oder Server vollständig wiederherstellen zu können. Wenn IT-Experten davon sprechen, jemand mittels Backups vor einem Totalausfall zu bewahren, dann sind in 99% der Fälle genau solche vollständigen Wiederherstellungen damit gemeint. Ein von Schadsoftware heimgesuchtes Unternehmen lässt sich nicht retten, wenn bloß seine Bilder und Word-Dateien gesichert wurden. 

Was uns zu einem weiteren wichtigen Aspekt führt: Dropbox bietet keine Unterstützung für die Sicherung Ihrer E-Mail-Daten.

Auch dies sollten Sie unbedingt in Betracht ziehen, sofern Sie mit Blick auf mögliche Datenverluste und IT-Störungen auch nur im Mindesten an einer effektiven Vorsorge interessiert sind. Wenn Ihr gesamter E-Mail-Server dupliziert und verlässlich gesichert wurde, kann er nach einem ernsthaften Vorfall einfach wieder in Betrieb genommen werden, als wäre gar nichts geschehen. 

Das ist also der Unterschied zwischen dem bloßen „Vervielfältigen“ im Sinne der Existenz einer irgendwo befindlichen Sicherungskopie einer Datenquelle und „Backups“, die im wahrsten Sinne des Wortes die Sicherheit Ihrer Daten „verstärken“. 

Am Ende ist Dropbox also zum Filesharing durchaus gut einsetzbar, doch bietet es letztlich keine Backup-Option, die der Komplexität der Aufgabe gerecht werden kann, selbst wenn es sich nur um ein kleines Unternehmen handeln sollte. 

Fassen wir die wichtigsten Argumente gegen den Einsatz von Dropbox oder vergleichbarer Dienste als primäre Backup-Lösung noch einmal kurz zusammen:

Warum Dropbox keine vollwertige Backup-Lösung ist

  • Ransomware verschlüsselt ein System vollständig, sodass sämtliche Dateien außerhalb des Dropbox-Ordners betroffen sind. Doch dabei bleibt es meist nicht, denn die verschlüsselten oder beschädigten Dateien werden von der Synchronisierungsfunktion sofort auch in den Cloud-Speicher der Dropbox übertragen, was die vermeintlichen Sicherungskopien vollkommen unbrauchbar macht.
  • Die vermeintliche Lösung ermöglicht keinerlei Komplettwiederherstellungen nach einem ernsthaften Sicherheitsvorfall. Wird Ihre Hardware zerstört oder gestohlen oder gibt sie einfach ihren Geist auf, kann das den Verlust all dessen bedeuten, was sich auf den betreffenden Rechnern befindet. Also Software, Konfigurationen, aktuell genutzte und bearbeitete Dateien und anderes mehr. Synchronisiert wurden lediglich zuvor manuell im Dropbox-Ordner abgelegte Dateien. Was zu einem weiteren zentralen Problem führt …
  • Wie hoch schätzen Sie die Zahl der wichtigen Dateien, die sich auf Ihren Geräten, aber nicht im Dropbox-Ordner befinden? Die Wahrheit ist: Es hat nichts mit Backup zu tun, wenn Sie die darüber nachdenken müssen, welche Daten wichtig genug sind, um den manuellen Aufwand zu rechtfertigen. Ernstzunehmende Backup-Lösungen sichern einfach das gesamte System, nicht bloß einzelne Ordner. 

Warum sollten Sie eine speziell für Backups konzipierte Lösung einsetzen?

Schutz vor Löschung von Dateien

Echte Backup-Lösungen verfahren bei der Löschung von Dateien grundlegend anders als ein Filesharing-Tool. Sie sind so konzipiert, dass sie Kopien sämtlicher Änderungen einer Datei erstellen und speichern. Wird die Quelldatei gelöscht, bleiben deren Sicherungskopien erhalten, und genau so sollte es sein. Die Art und Weise, wie das im Einzelnen gewährleistet wird, können für gewöhnlich in den verschiedenen Typen von Backup-Tools selbst konfiguriert werden.

Schutz vor Verschlüsselung und Beschädigung 

Veränderungen auf Ihrem Computer übertragen sich per Internetverbindung direkt auf Ihre Dropbox. Dieses generelle Überschreiben ist eine wunderbare Sache, solange es um die laufende Aktualisierung der Dokumente geht, aber ein Albtraum mit Blick auf die Datensicherung. Schließlich kann die Synchronisierungsfunktion nicht zwischen „guten“ und „schlechten“ Änderungen unterscheiden, und so überträgt sie auch sämtliche Beschädigungen, Verschlüsselungen und Löschungen von Dateien stur auf die eigentlich als Sicherheit angedachten Kopien in der Cloud.

Massenwiederherstellung

Eigentliche Backup-Dienste beinhalten bewusst all die Instrumente, die man benötigt, um auf denkbar einfache Weise sämtliche benötigten Daten wiederherzustellen Dabei geht es um mehr, als die bloße Fähigkeit, eine einzelne Datei wiederherzustellen. Benutzer benötigen sämtliche relevanten Daten ohne Arbeitsaufwand und manuelles Rosinenpicken. Image-Backups erlauben sogar die schnelle Wiederherstellung ganzer Systeme. Image-Backups werden nach großen Datenverlusten oft eingesetzt, um den zuletzt gesicherten Ist-Zustand der Systeme wiederherzustellen. 

Dateikomprimierung

Entwickler von Backup-Lösungen wissen es: Eine der größten Herausforderungen besteht darin, dass ordnungsgemäße Backupprotokolle oft enorm viel Speicherplatz erfordern. Angesichts zahlreicher Workstations und Server kann dies schnell unbezahlbar werden. Zum Glück erlauben die meisten Backup-Lösungen deshalb die Komprimierung der Dateien zur Optimierung der Speicherplatznutzung. Dies ist ein echter Gewinn, da aus Kostengründen eingegangene Kompromisse dadurch minimiert werden. 

NinjaOne bietet zuverlässige Backup- und Wiederherstellungsfunktionen 

Ninja Data Protection wurde mit dem Ziel entwickelt, die Datensicherheit von Unternehmen im gesamten Spektrum zu erhöhen. Als zukunftsfähiges Angebot und führende BDR-Lösung erhalten Sie mit Ninja Data Protection ein Sicherheitsgefühl, das Ihnen bei der Verwendung einer vermeintlichen Alternative wie OneDrive oder Dropbox verwehrt bleibt. Unser Produkt lässt mit Blick auf Datensicherheit, Kosten und Wiederherstellungszeiträume flexibel an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.

  • Vollständige Image-Backups
  • Backups von Dokumenten, Dateien und Ordnern
  • Speicherung in der Cloud, lokal oder als Hybrid-Lösung
  • Schnelle und einfache Wiederherstellung von Dateien
  • Self-Service Option zur Wiederherstellung von Dateien für Endbenutzer:innen
  • Bare-Metal-Wiederherstellung
  • Ninja Data Protection ist nahtlos in NinjaOne integriert und wird vollständig über das RMM-Dashboard verwaltet.

Fazit

Dropbox schützt schlicht nicht vor Datenverlusten, die durch menschliche Fehler, absichtliche Beschädigung, Ausfälle, Synchronisierungsfehler, Hacker oder Ransomware verursacht wurden. Bedenkt man, dass echte Backup-Lösungen genau solchen Szenarien vorbeugen sollen, ist schwer zu erkennen, inwiefern der Vorzug von Dropbox gegenüber einem wirklichen BDR-Tool irgendwelche Vorteile mit sich bringen sollte. 

Dropbox ist eine bestens bewährte Filesharing-Lösung, birgt jenseits dessen aber die Gefahr unwiederbringlicher Datenverluste. Ob Sie Dropbox nutzen und dort Dateien ablegen oder nicht: Es gibt einfach zu viele mögliche Schlupflöcher, durch die Ihre wertvollen Daten Ihnen entfleuchen könnten. 

Wenn es darum geht, Ihre überlebenswichtigen Daten zu beschützen, dann greifen Sie zu einem Tool, das genau für diesen Zweck konzipiert wurde. Die bewährten Backup- und Recovery-Lösungen von NinjaOne sind nicht nur zuverlässig, sondern lassen sich auch leicht einrichten und sind extrem Benutzerfreundlich. 

Klicken Sie hier für weitere Informationen zu den BDR-Lösungen von NinjaOne.

Nächste Schritte

Für MSPs ist die Wahl eines RMM entscheidend für ihren Geschäftserfolg. Das Hauptversprechen eines RMM besteht darin, Automatisierung, Effizienz und Skalierbarkeit zu bieten, damit Sie profitabel wachsen können. NinjaOne wurde drei Jahre in Folge als das beste RMM eingestuft, aufgrund unserer Fähigkeit, eine schnelle, benutzerfreundliche und leistungsstarke Plattform für MSPs aller Größen bereitzustellen.
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