Che cos’è il software di automazione dei servizi professionali (PSA)?

L’automazione dei servizi professionali (PSA) è un tipo di software dedicato alla gestione dei processi aziendali centrali. Un software PSA centralizza gli strumenti che automatizzano le procedure che richiedono tempo e gestiscono le risorse tra le procedure dei diversi progetti dei clienti. Ciò consente alle organizzazioni di concentrarsi maggiormente sull’effettiva fornitura di servizi ai clienti, piuttosto che su attività ripetitive.

Un sistema PSA completa le funzionalità business-critical e le attività operative e amministrative per migliorare l’efficienza dell’IT. La centralizzazione dei dati e dei dettagli del progetto in un’unica sede consente di creare una maggiore trasparenza tra i membri del team e di permettere ai tecnici e ai responsabili IT di pianificare e gestire meglio i vari progetti.

Chi utilizza l’automazione dei servizi professionali?

L’automazione dei servizi professionali è utilizzata da un’ampia gamma di professionisti, come studi di contabilità, agenzie di marketing digitale, società di software, consulenti tecnologici e altro ancora. In pratica, qualsiasi azienda che fornisce “servizi professionali” di qualsiasi tipo può trarre vantaggio dall’utilizzo di questo software.

Quando si tratta di servizi IT gestiti, gli MSP utilizzano il software PSA come strumento fondamentale per gestire e condurre un’attività redditizia.

In genere, gli MSP necessitano di due categorie di software per fornire ai propri clienti un servizio ottimale. Questi sono:

• Gestione e monitoraggio da remoto (Remote Monitoring and Management o RMM)
• Automazione dei servizi professionali (PSA)

Una piattaforma RMM per aiutare i clienti IT a monitorare, gestire e supportare gli endpoint da remoto attraverso un unico pannello centralizzato. Questa soluzione completa automatizza gli aspetti più complessi dell’IT, così i tuoi tecnici informatici possono concentrarsi su progetti più strategici. Nell’acquisto della migliore soluzione software RMM, è fondamentale scegliere quella che offre il miglior rapporto funzionalità/prezzo.   Indipendentemente da ciò, il tuo RMM si concentra sulle attività quotidiane necessarie per adempiere agli obblighi del tuo accordo sul livello di servizio MSP.

Dall’altra parte della medaglia c’è il PSA, che supporta la gestione del tuo MSP e garantisce che tutti i membri del team lavorino secondo le aspettative.

Sebbene vi siano evidenti sovrapposizioni tra i PSA e gli RMM, è importante notare anche le differenze sostanziali, a cominciare dalle loro funzionalità principali. Tieni presente che: Un RMM aiuta a monitorare e gestire da remoto i dispositivi endpoint, mentre un PSA gestisce i processi aziendali, come il rilevamento delle ore e la fatturazione.

Di conseguenza, è vivamente consigliato che il tuo MSP utilizzi sia l’RMM che il PSA per ottenere risultati aziendali migliori. Migliorare i flussi di lavoro dei servizi e ridurre il carico amministrativo. Guarda Cos’è il software di automazione dei servizi professionali (PSA)? per vedere PSA in azione.

Tipi di software PSA

• Soluzioni software PSA standalone

Le piattaforme PSA standalone sono soluzioni dedicate, progettate specificamente per gestire le funzionalità principali dei servizi professionali. Sebbene possano offrire funzionalità ricche di caratteristiche per la gestione dei servizi, possono risultare carenti in ambienti IT complessi senza l’integrazione di app di terze parti.

• Soluzioni software PSA integrate

I sistemi PSA integrati fanno parte di una piattaforma di gestione IT più ampia, che combina le funzionalità PSA con strumenti come RMM, gestione degli endpoint, patching e automazione all’interno di un’unica interfaccia. Questo approccio unificato elimina la necessità di utilizzare più strumenti e di sincronizzare manualmente i dati, offrendo maggiore efficienza, visibilità in tempo reale e controllo centralizzato. I PSA integrati sono particolarmente vantaggiosi per gli MSP e i team IT che desiderano semplificare le operazioni, migliorare la reattività e ridurre i costi di gestione di più sistemi.

Caratteristiche principali dell’automazione dei servizi professionali

Il software per l’automazione dei servizi professionali fornisce un hub centrale per tracciare e gestire le principali operazioni aziendali. Alcune caratteristiche fondamentali dell’automazione dei servizi professionali includono:

Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)

Un sistema CRM consente di tenere traccia delle relazioni con i clienti attraverso la gestione dei contatti, il marketing, la gestione delle vendite e altro ancora.

Utilizzo delle risorse

Il PSA ti offre una migliore visibilità sui progetti in corso dei clienti e sulle risorse di cui disponi. Assicurati che la gestione delle risorse sia ottimizzata e che abbia le risorse adatte per i progetti giusti.

Fatturazione

Una corretta fatturazione è fondamentale, soprattutto per gli MSP. Utilizzate un software PSA per semplificare questo importante processo, in modo da garantire la generazione di fatture corrette.

Ticketing

Creare e visualizzare i ticket all’interno del software PSA. Offre una collocazione centralizzata per tutti i ticket, da dove è possibile gestirli, seguirli e rispondere facilmente.

Documentazione

Il software PSA può archiviare e fornire ai tecnici l’accesso alla documentazione essenziale di procedure standardizzate, checklist e riferimenti ad articoli informativi per aiutarli a svolgere il loro lavoro in modo efficiente.

Sicurezza e conformità

Assicurati che i dati dei clienti siano al sicuro e che le operazioni siano affidabili. Il PSA fornisce un accesso centralizzato ai dati e consente ai tecnici di accedere a tali informazioni utilizzando le credenziali appropriate.

Altri strumenti di marketing o di vendita

All’interno del software PSA, è possibile gestire e automatizzare l’intero ciclo di vita del cliente utilizzando strumenti associati.

Vantaggi del software di automazione dei servizi professionali

1. Massimizzare l’utilizzo delle risorse

All’interno di un’organizzazione, le risorse disponibili sono in genere molte, sia che si tratti di software che di dipendenti. Per questo motivo, può essere difficile verificare se si stanno utilizzando in modo efficace tutte le risorse. L’utilizzo delle risorse misura semplicemente l’utilizzo delle risorse disponibili.

Per gli MSP, il software PSA consente di far coincidere la domanda di carico di lavoro con le risorse sufficienti, garantendo l’assegnazione di un numero sufficiente di tecnici alle posizioni giuste.

2. Automatizzare la reportistica

L’automazione dei servizi professionali può automatizzare molte attività, proprio come suggerisce il nome, ma uno dei vantaggi principali è il reporting automatizzato. Poiché centralizza tutti i processi di servizio dell’organizzazione, può facilmente generare un report e fornire dati in tempo reale che consentono di capire quanto stiano funzionando questi processi.

3. Aumentare la soddisfazione dei clienti

L’utilizzo di un software PSA può aiutarti a comunicare direttamente con i tuoi clienti per assicurarti che le loro esigenze siano soddisfatte dalla tua azienda. L’automazione dei servizi professionali ti aiuta a mantenerti organizzato e sulla buona strada per fornire un servizio di qualità ai tuoi clienti.

4. Riduzione delle attività amministrative

Molte attività amministrative sono ripetitive e noiose e possono essere davvero molto dispendiose. L’automazione dei servizi professionali risolve questo problema automatizzando le semplici attività amministrative, lasciando più tempo a disposizione per le mansioni più complesse e per ottenere più risultati in generale.

5. Migliore visibilità

I processi e le operazioni necessarie per gestire un’azienda di servizi professionali di successo sono tanti e può essere difficile ricordarli e tenerli tutti sotto controllo. L’automazione dei servizi professionali riunisce tutti questi elementi in un’unica piattaforma e rappresenta una soluzione semplice alla sensazione di dispersione. Inoltre, offre una maggiore visibilità su tutto il funzionamento della tua azienda, in modo da poter vedere, in tempo reale, le operazioni che lavorano insieme.

Svantaggi del software di automazione dei servizi professionali

1. Curva di apprendimento

Come per ogni sistema, la transizione può richiedere formazione e adattamento. Anche il tecnico informatico più esperto potrebbe aver bisogno di tempo per adattarsi al software PSA scelto. Durante questo periodo di transizione, la tua produttività potrebbe risentirne.

2. Lacune nelle caratteristiche

Alcuni software PSA potrebbero non coprire tutti gli aspetti relativi alle vendite, alla fornitura di servizi e alla gestione delle risorse. Per garantire un software più completo, ti consigliamo di lavorare con un RMM affidabile, come NinjaOne, che si integra con i principali PSA.

3. Integrazione

Verifica se il PSA scelto può integrarsi con la tua piattaforma attuale. Il modo migliore per eliminare questo rischio è lavorare con un RMM con integrazioni PSA. In questo modo, non dovrai più preoccuparti di eventuali limitazioni di integrazione.

Come scegliere una soluzione software PSA

La scelta del miglior software PSA per la tua organizzazione inizia con l’identificazione delle tue esigenze specifiche e dei tuoi obiettivi a lungo termine. Scegli il software PSA che meglio si allinea con questi requisiti. La comprensione dei punti dolenti ti aiuterà a individuare le caratteristiche essenziali. Ecco alcune caratteristiche da ricercare in un software PSA:

• Integrazione perfetta

Assicurati che la soluzione PSA scelta si integri perfettamente con le applicazioni esistenti, in particolare con gli strumenti di gestione IT. In questo modo si eliminano le interruzioni del flusso di lavoro e si migliora la coerenza operativa. Ad esempio, un software di ticketing che si integri con il software di accesso remoto consente ai tecnici di risolvere i ticket e i problemi in modo più efficiente.

• Scalabilità

Scegli un software PSA che possa adattarsi alla crescita della tua attività. L’aumento dei carichi di lavoro può portare a colli di bottiglia, ma il processo di sostituzione del software che non riesce a stare al passo con l’evoluzione delle esigenze può essere costoso e richiede tempo.

• Facilità d’uso

Una soluzione PSA troppo complessa può rallentare i flussi di lavoro, lasciare le funzioni sottoutilizzate e richiedere agli utenti più tempo per imparare. Il software PSA, di facile utilizzo, garantisce una maggiore fluidità delle operazioni quotidiane.

Integrare un RMM con il software di automazione dei servizi professionali

L’integrazione del software RMM con il software PSA può evitare di dover svolgere due volte lo stesso lavoro. Se non li integrerai, tutto il lavoro che fai nel tuo RMM dovrai trascriverlo manualmente nel tuo PSA. Altri vantaggi principali dell’integrazione delle due soluzioni sono:

• Utile per il monitoraggio del tempo
• Fornisce la creazione automatica di ticket
• Assiste nell’identificazione degli incidenti
• Consente una gestione proattiva

NinjaOne si integra con le soluzioni PSA

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