Le attività di onboarding e offboarding automatizzate sono in genere una manna per l’IT aziendale o per gli MSP che operano su scala. Tuttavia, il costante ricambio e l’iscrizione dei dispositivi può lasciare alcuni punti ciechi che possono richiedere un intervento spontaneo.
A tal fine, gli MSP possono eseguire l’inventario manuale dei dispositivi utilizzando le esportazioni integrate nel portale. Questa guida spiega come adottare questo flusso di lavoro e come aiutare gli stack IT a diventare più sostenibili e conformi.
Componenti fondamentali e passi da compiere per l’inventario dei dispositivi
Questa guida si concentra sullo sfruttamento delle esportazioni da portali come NinjaOne, Intune o Entra ID, che gli MSP possono utilizzare per analizzare e rilevare endpoint mancanti, duplicati o obsoleti.
Ecco una panoramica dei componenti principali di un processo di inventario dei dispositivi:
| Componente | Scopo e valore |
| Cadenza regolare degli snapshot | Mantiene gli inventari accurati nel tempo |
| Formato di esportazione coerente | Consente un facile confronto |
| Logica di confronto manuale | Segnala i dispositivi mancanti, duplicati o obsoleti |
| Tracciamento delle discrepanze | Supporta la bonifica e l’ottimizzazione delle licenze |
| Riassunti per i clienti | Costruire la fiducia con rapporti trasparenti |
| Ciclo di governance | Rafforza la responsabilità nei QBR/audit |
Prima di iniziare una revisione manuale, gli MSP devono mettere in fila questi elementi essenziali:
📌 Prerequisiti:
- Archiviazione sicura per gli inventari esportati (ad esempio, SharePoint, IT Glue, NinjaOne Docs)
- Accesso ai portali di gestione dei clienti (NinjaOne, Intune, Entra ID o altri strumenti RMM)
- Criteri chiari per i dispositivi “inattivi”, “duplicati” o “ritirati”
- Competenze di base in Excel/Fogli per il confronto e la creazione di report
- Frequenza di audit definita (mensile/trimestrale, a seconda del fatturato del cliente)
👉 Promemoria: alcuni prerequisiti possono variare a seconda delle preferenze e delle altre integrazioni software attive.
A. Definire la frequenza e l’ambito della revisione
Le revisioni mensili sono più indicate per i clienti con assunzioni, partenze o personale remoto frequenti. Una revisione trimestrale è l’opzione più efficiente per coloro che hanno ambienti stabili con un numero minimo di clienti.
Il campo di applicazione tiene generalmente traccia dei seguenti parametri:
- Conteggio totale dei dispositivi
- Dispositivi nuovi o mancanti
- Versioni del sistema operativo
- Ultime date di check-in
- Segnali di conformità (ad esempio, livelli di patch)
Un inventario dei dispositivi non raffinato o poco frequente può spesso trascurare i dispositivi obsoleti e lasciarli in sospeso. Pertanto, una cadenza di audit regolata in base al profilo di rischio del cliente è un buon primo passo per eliminare le vulnerabilità.
B. Cattura degli snbapshot del portale
Le esportazioni da NinjaOne, Intune o Entra costituiscono la parte fondamentale della revisione. A questo proposito, standardizza campi come il nome del dispositivo, l’utente assegnato, la versione del sistema operativo e la data dell’ultima attivazione e salvali con convenzioni di denominazione coerenti.
- Esportazione degli elenchi di dispositivi dal report Dispositivi di NinjaOne o Intune.
- Standardizzare i campi di esportazione: Nome del dispositivo, utente assegnato, versione del sistema operativo, ultima attività, stato di conformità.
- Salva il file con nomi coerenti (ad esempio, NomeCliente_Inventario_Amese_Giorno.csv).
I diversi portali esportano campi non coerenti. Per semplificare i dati, utilizza una struttura di esportazione pulita per garantire che i confronti successivi siano accurati e ripetibili.
C. Confronto manuale degli snapshot
Importa due snapshot in Excel o Fogli, quindi applica formule per rilevare i dispositivi mancanti, i cambiamenti di versione del sistema operativo o l’inattività. Evidenzia i disallineamenti per il follow-up.
- Importazione di due esportazioni in Excel o Google Fogli.
- Applica le formule per rilevare le modifiche: =IF(COUNTIF(Current!A:A,Previous!A2)=0, “Missing”, “Present”)
- Evidenzia le discrepanze per la revisione: dispositivi mancanti, cambi di versione del sistema operativo o lunghi intervalli di attività.
I confronti manuali possono essere soggetti a errori, quindi un modello di confronto coerente è essenziale per ridurre gli errori e accelerare il ciclo di revisione.
D. Identificare le discrepanze e agire
Le discrepanze rivelano se i dispositivi sono aggiunti, mancanti, obsoleti o duplicati. Prima di porre rimedio, ogni risultato deve essere convalidato con i registri HR o PSA.
Ecco alcune discrepanze a cui prestare attenzione:
- Nuovi dispositivi inaspettati → Verifica se l’onboarding è stato autorizzato.
- Dispositivi mancanti o scaduti → Conferma se sono stati ritirati o persi.
- Discrepanze del sistema operativo → Convalida la conformità ai criteri di patch management.
- Registrazioni duplicate → Correggi la denominazione delle attività o consolida le voci.
Agendo tempestivamente su queste scoperte eviterai una lacuna ricorrente nella sicurezza. Per un esame più approfondito, prima di porre rimedio, effettua un controllo incrociato con i registri HR o PSA.
E. Riassumere e condividere i risultati
I grafici di tendenza aggiungono chiarezza e la condivisione dei risultati durante i QBR rafforza la governance. Crea un report semplice per gli stakeholder che mostri le modifiche ai dispositivi e le lacune di conformità:
| Categoria | Variazione rilevata | Azione intrapresa |
| Dispositivi aggiunti | +4 (tutte le nuove assunzioni previste) | Confermato nei registri delle risorse umane |
| Dispositivi mancanti | -3 | Disattivato in AD, rimozione programmata |
| Conformità al sistema operativo | 2 dispositivi su build obsolete | Attività di patch programmata |
Un reporting trasparente risolve i problemi di inventario e crea fiducia nei clienti. Inoltre, dimostra l’impegno dell’MSP nella gestione proattiva dell’IT.
Se messi insieme, questi componenti trasformano una revisione manuale in un processo di governance ripetibile che rafforza la responsabilità.
Esempio di punto di contatto dell’automazione
Mentre le revisioni manuali forniscono un controllo, l’automazione selettiva può ridurre lo sforzo e garantire la coerenza. Ecco un esempio di flusso di lavoro e idee di integrazione per gli MSP.
Flusso di lavoro manuale per la verifica dell’inventario dei dispositivi:
- Esporta l’elenco dei dispositivi da NinjaOne/Intune/Entra alla fine del mese.
- Salva con un nome di file con data e ora in un repo condiviso sicuro.
- Confronto tra lo snapshot attuale e l’ultimo in Excel.
- Segnalare e documentare le discrepanze.
- Crea ticket PSA per la bonifica (ad esempio, per la disattivazione di asset obsoleti).
- Presenta i risultati durante i QBR per trasparenza.
Idee per l’integrazione di NinjaOne:
- Esportazione dell’inventario dei dispositivi secondo i tempi previsti
- Campi personalizzati per tracciare lo stato (attivo, inattivo, ritirato)
- Pianificazione dei rapporti per le revisioni mensili/trimestrali
- Integrazione PSA per sincronizzare i dispositivi contrassegnati in ConnectWise/Autotask
- Dashboard per i QBR che mostrano l’igiene degli asset
L’abbinamento della supervisione manuale con l’automazione selettiva crea un sistema ibrido efficiente e verificabile.
Importanza dell’inventario manuale dei dispositivi
Essere abili nell’inventario manuale e nell’automazione è un grande vantaggio per gli MSP nel competitivo mercato della gestione IT. In particolare, la padronanza degli audit manuali mette qualsiasi MSP in una posizione più forte per inserire l’automazione e le integrazioni RMM che supportano la scalabilità e la conformità a lungo termine.
