Les examens trimestriels d’activité (QBR) comptent parmi les événements les plus importants pour les fournisseurs de services gérés (MSP).
Ces réunions vous permettent de présenter la valeur réelle de vos services gérés en mettant en évidence les succès et en recommandant des améliorations stratégiques aux opérations de vos clients.
Lorsqu’ils sont bien faits, les QBR peuvent vous aider à transformer des clients réguliers en partenaires à long terme.
Toutefois, pour y parvenir, vous devez apprendre à transformer les données brutes en informations utiles que vos clients pourront utiliser pour réaliser des investissements informatiques plus judicieux.
Dans ce guide, nous allons vous montrer comment vous pouvez utiliser Power BI et les exportations RMM pour fournir des modèles de revue trimestrielle de l’activité informatique visuellement attrayants et riches en données, qui informent et inspirent les MSP.
Transformer les exportations RMM en rapports QBR engageants à l’aide de Power BI
📌 Conditions préalables :
- Licence Power BI Desktop ou Power BI Pro
- Accès aux plateformes PSA et RMM (par exemple, NinjaOne)
- Visibilité des terminaux par le biais de scripts, du registre et de GPO
- Permissions de reporting pour les correctifs, les tickets, les alertes et l’inventaire des actifs
- Répertoire de modèles pour une mise en forme cohérente des rapports
Étape 1 : Définir les mesures et les sections standard à inclure dans votre QBR.
Tout d’abord, vous devez identifier les principaux indicateurs que vous souhaitez suivre et présenter sur votre QBR. Il s’agit notamment de
- Santé de l’appareil : Disponibilité, utilisation du disque, état de l’antivirus et dernier enregistrement.
- Conformité des correctifs : Mises à jour manquantes, dispositifs nécessitant un redémarrage et pourcentages de conformité.
- Volume et résolution des tickets : Nombre de tickets, respect des accords de niveau de service et réouverture des tickets.
- Alertes de sécurité : Détection de logiciels malveillants, exploits bloqués et anomalies de connexion.
- État de la sauvegarde et de la restauration: Les sauvegardes réussies, les restaurations échouées et la dernière vérification.
- Recommandations : Mise à jour du matériel, des licences et des terminaux.
La création d’une comparaison sur 30/60/90 jours peut vous aider à mettre en évidence les tendances et les progrès réalisés au fil du temps.
Étape 2 : Extraire vos données sources à partir de vos outils RMM et PSA
Ensuite, extrayez vos données sources de votre plateforme PSA ou RMM.
Exemples utilisant NinjaOne et PowerShell
Définir l’authentification de l’API
$token = « YOUR_API_TOKEN »
$auth = @{ « Authorization » = « Bearer $token » }
- Inventaire des appareils :
| $devices = @() $page = 1do { $result = Invoke-RestMethod -Uri « https://api.ninjaone.com/v2/devices?page=$page » -Headers $auth $devices += $result $page++ } while ($result.Count -gt 0) $devices | Export-Csv « Devices.csv » -NoTypeInformation Write-Host « ✅ Périphériques exportés vers Périphériques.csv » |
- Rapport sur les correctifs :
| $patches = @() $page = 1do{$result = Invoke-RestMethod -Uri « https://api.ninjaone.com/v2/patches?page=$page » -Headers $auth $patches += $result $page++ } while ($result.Count -gt 0) $patches | Export-Csv « Patches.csv » -NoTypeInformation Write-Host « ✅ Patchs exportés vers Patchs.csv » |
- Mesures des tickets PSA :
| $startDate = « 2025-04-01 » $endDate = « 2025-06-30 » $page = 1 $tickets = @()do { $result = Invoke-RestMethod -Uri « https://psa.vendor.com/api/tickets?startDate=$startDate&endDate=$endDate&page=$page » -Headers $auth $tickets += $result $page++ } while ($result.Count -gt 0)$tickets | Export-Csv « Tickets.csv » -NoTypeInformation Write-Host « ✅ Tickets exportés vers Tickets.csv » |
Planifiez l’actualisation de ces exportations avant chaque cycle QBR afin de garantir l’exactitude des données.
Étape 3 : Collecter des données supplémentaires auprès du Registre, du CMD et du GPO
Validez les données que vous avez recueillies en effectuant des contrôles de validation des terminaux via le registre, CMD et GPO.
Contrôles de validation des terminaux (échantillonnés par site)
- Dernier redémarrage (CMD) :
systeminfo | trouver « Boot Time » (temps de démarrage)
- État de l’AV (PowerShell) :
Get-MpComputerStatus | Select AntivirusEnabled, AMServiceEnabled
- Application de BitLocker (registre) :
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\FVE
– Méthode de chiffrement avec XtsFdv = 7
- État des GPO (CMD) :
gpresult /h C:\NReports\GPOResults.html
Utilisez vos résultats pour étayer les mesures de votre tableau de bord et faire des observations qualitatives.
Étape 4 : Construire un tableau de bord Power BI en utilisant RMM et les données exportées.
Une fois que vous avez vérifié les données recueillies à l’aide de vos outils RMM et PSA, vous pouvez commencer à élaborer votre tableau de bord Power BI.
- Chargez vos exportations CSV de RMM/PSA dans Power BI.
- Créez les relations de données suivantes :
- ID du ticket
- ID de l’appareil
- Nom de client
- Créez les images suivantes :
- Cartes thermiques des tickets (volume par catégorie et par heure)
- Tableau de conformité des patchs
- Graphique linéaire des tendances de l’accord de niveau de service au fil du temps.
- Matrice de l’âge des appareils
- Résumé de l’état des sauvegardes par site ou groupe.
- Ajoutez des tranches pour filtrer vos données par site, département, ou rôle de l’appareil.
- Publiez ou exportez votre tableau de bord au format PDF pour le présenter à vos clients.
Étape 5 : Formater le rapport QBR pour qu’il soit remis au client
Maintenant que vous avez créé votre tableau de bord Power BI, il est temps de préparer votre rapport QBR pour le présenter à vos clients.
Votre objectif est de rendre votre rapport clair, attrayant et facile à comprendre, même pour les parties prenantes non techniques.
Suivez la structure recommandée ci-dessous :
- Page de couverture : Nom du client, date et marque MSP
- Synthèse : Principaux enseignements et indicateurs de haut niveau
- Posture de sécurité : Patching, menaces et conformité
- Métriques d’assistance : Temps de réponse et de résolution des tickets
- Recommandations : Licences, mises à niveau du matériel et compléments de service
💡 Conseil : Incluez une annexe technique dans votre rapport afin que les parties prenantes ayant des connaissances en informatique puissent examiner vos données brutes, vos scripts et d’autres détails de configuration.
Étape 6 : Formater le rapport QBR pour qu’il soit remis au client
Enfin, automatisez vos rapports QBR dans la mesure du possible.
- Créez des tâches planifiées pour l’exportation des données. Vous pouvez utiliser les fonctions de script intégrées de votre plateforme RMM ou PowerShell pour planifier les exportations avant vos cycles QBR.
- Fixez un rappel de calendrier pour la préparation de QBR au moins une semaine avant la date de livraison prévue. Vous pouvez ainsi revoir et peaufiner votre rapport avant de le soumettre à vos clients.
- Utilisez la fonction Send-MailMessage pour avertir vos techniciens et vos clients lorsque le paquet QBR est prêt.
- Stockez tous les fichiers QBR dans des dossiers partagés à version contrôlée ou dans des portails clients afin d’en faciliter l’accès.
Ces étapes permettront de réduire les erreurs manuelles et de s’assurer que tous les rapports QBR sont livrés à temps.
⚠️ Éléments à prendre en compte
Gardez ces pièges à l’esprit lorsque vous utilisez notre guide :
| Risques | Conséquences potentielles | Retours en arrière |
| Valeurs vides sur Power BI | Graphiques incomplets ou trompeurs ; données manquantes dans les rapports | Vérifier que les fichiers CSV ne contiennent pas de champs nuls et s’en assurer. |
| Données CMD ou script manquantes | Les mesures de validation des terminaux seront incomplètes. | Validez que les scripts ont les permissions d’exécution appropriées et confirmez que le terminal est en ligne. |
| Paramètres GPO incohérents | Les mesures de sécurité ou de configuration peuvent être inexactes ou obsolètes. | Exécutez gpupdate/force sur le terminal pour vous assurer que les derniers paramètres de stratégie de groupe sont appliqués. |
| Erreurs de rafraîchissement des données dans Power BI | Données obsolètes sur le tableau de bord | Confirmez que les chemins d’accès aux fichiers de vos données sources n’ont pas changé et assurez-vous que Power BI y a accès. |
Conseils pour créer des rapports QBR significatifs et exploitables
Voici quelques conseils pour améliorer vos rapports QBR :
Personnalisez vos rapports
Ce n’est pas parce que les modèles facilitent la création de rapports que vous devez suivre les mêmes indicateurs pour tous vos clients.
Vous devez vous assurer que les informations que vous fournissez à vos clients sont pertinentes par rapport à leurs objectifs. Tenez compte de leur taille, de leur secteur d’activité et de leurs accords de niveau de service lorsque vous déterminez les indicateurs à présenter et la manière dont vous les présenterez.
Vérifiez vos données avant de les charger dans Power BI
Les bons rapports QBR commencent par des données fiables. Vous devez toujours valider les données que vous avez recueillies avant de les charger dans Power BI. Ces contrôles vous aideront à éviter les erreurs ou les incohérences dans vos rapports.
Utilisez les comparaisons historiques pour donner plus de profondeur à vos rapports
Si vous voulez que vos QBR apportent une valeur réelle à vos clients, vous devez inclure des comparaisons historiques dans vos rapports.
Utilisez les données de vos précédents rapports QBR pour comparer les performances, mettre en évidence les améliorations et identifier les lacunes.
Faites en sorte que vos rapports soient lisibles par tous
Toutes les parties prenantes ne sont pas des experts en informatique, vous devez donc vous assurer qu’elles peuvent toujours lire et utiliser vos rapports QBR.
Utilisez un langage clair et simple lorsque vous présentez vos données. Évitez d’utiliser des acronymes complexes et incorporez des légendes dans vos graphiques pour les rendre plus faciles à comprendre.
Comment NinjaOne peut vous aider à optimiser la génération de QBR
NinjaOne permet une exécution et un reporting QBR sans faille :
- Automatisation de la collecte de données à partir de plusieurs terminaux, y compris les correctifs, l’inventaire, les alertes et l’état des sauvegardes
- Marquage et filtrage des appareils en fonction du client, de l’emplacement ou de l’état de conformité
- Planification des exportations pour les résumés de tickets, de matériel, de correctifs et d’alertes
- Intégration avec Power BI pour des rapports visuels en temps réel
- Notes et recommandations des techniciens directement dans le tableau de bord
Avec NinjaOne, les MSP peuvent fournir des QBR convaincants et automatisés qui mettent en valeur les performances et favorisent la fidélisation des clients.
Construire des partenariats à long terme en fournissant des QBR pertinents à vos clients
Les QBR sont la clé d’une relation durable avec les clients. Ces sessions vous permettent de mettre en évidence la valeur que votre équipe a apportée à vos clients et de leur présenter des solutions personnalisées qui renforceront leurs infrastructures existantes.
Plus important encore, la réalisation régulière de QBR positionne votre MSP comme un conseiller technique de confiance plutôt que comme un simple fournisseur. Il démontre votre engagement à aider vos clients à atteindre leurs objectifs.
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