Puntos clave
- El shadow IT es el uso no autorizado de sistemas informáticos con fines laborales, algo que supone un riesgo de seguridad.
- Los MSP deben explicar los riesgos del shadow IT a sus clientes con un lenguaje sencillo, cercano y accesible para que lo entiendan sin margen de duda.
- Transmite el valor con primeros pasos simples y concretos. Después, explica las ventajas de controlar las prácticas de shadow IT para que quede clara su importancia.
El shadow IT aparece cuando los empleados utilizan aplicaciones o dispositivos no autorizados para trabajar. Puede parecer algo sin importancia, pero genera amenazas de seguridad, problemas de cumplimiento y gastos poco eficientes. En este artículo explicamos a los MSP cómo hablar de shadow IT con sus clientes.
¿Qué es el shadow IT?
El shadow IT consiste en utilizar sistemas informáticos no autorizados dentro de una organización. Pasar por alto estas brechas puede derivar en riesgos de seguridad graves y en pérdida de productividad. Estos son algunos ejemplos habituales de shadow IT:
- Descargar o usar software no aprobado
- Compartir credenciales de acceso con usuarios no autorizados
- Utilizar servicios cloud o suscripciones SaaS sin aprobación
- Acceder a archivos de la organización desde dispositivos personales sin autorización
Estos comportamientos van desde el uso de software no aprobado hasta el acceso a archivos corporativos a través de dispositivos personales. En este artículo encontrarás más ejemplos de shadow IT.
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Consejos para explicar el shadow IT
Para un profesional de TI, el shadow IT es fácil de entender. Sin embargo, para quien no está familiarizado con la terminología del sector, puede resultar un concepto complejo. Saber explicar qué es el shadow IT y cuál es su impacto con palabras sencillas ayuda a que cualquiera comprenda sus peligros. Estos consejos pueden ayudar a los MSP a explicar el concepto a los distintos interlocutores:
1. Recurre a analogías cotidianas
La forma más sencilla de explicar conceptos de TI de manera accesible y cercana es usar analogías que cualquier persona ajena al sector pueda entender. Estas comparaciones desmitifican el término y hacen que el shadow IT deje de ser algo abstracto.
Una manera de explicarlo es compararlo con puertas sin cerrar o con taquillas secretas. Puedes decir: «Es como tener puertas extra en tu oficina. Nadie las vigila y cualquiera podría colarse», o bien: «Imagina que tu personal usa una taquilla sin decírtelo. No sabes quién tiene la llave ni qué hay dentro. Eso pone en riesgo tus archivos confidenciales».
En ambos casos, las analogías recurren a objetos cotidianos que cualquier persona reconoce al instante. Además, muestran con claridad el riesgo o el impacto del shadow IT sin depender de la jerga del sector.
2. Expón los riesgos con escenarios y términos reales
Decirle a un cliente que el shadow IT puede ser peligroso es una cosa; conseguir que le importe es otra. Por eso los MSP deben explicar cómo afectan los riesgos del shadow IT al negocio, usando un lenguaje empresarial claro.
Estos son algunos ejemplos de cómo explicar los riesgos con escenarios de negocio:
- El uso de cuentas de Dropbox no autorizadas para guardar información de clientes provoca fugas de datos.
- Usar herramientas no aprobadas puede suponer un incumplimiento normativo y, con ello, sanciones económicas.
- El equipo de TI no puede proteger ni hacer copias de seguridad del software y las aplicaciones no aprobados, sobre todo si nadie ha informado de su uso.
3. Explica por qué surge el shadow IT
Cuando ya han entendido qué es el shadow IT y qué riesgos implica, los clientes suelen tener más preguntas: por qué ocurre y qué deben hacer a partir de ahora. Responder al por qué puede dar lugar a una conversación muy reveladora que te permitirá gestionar estos comportamientos con mayor eficacia.
Los motivos varían, pero entre las causas más habituales están:
- La necesidad de herramientas mejores, es decir, más rápidas, simples o eficientes
- La falta de soluciones de TI aprobadas o la lentitud en la aprobación del software autorizado
- La necesidad de funciones concretas que el software aprobado no ofrece
Para descubrir qué ha provocado el shadow IT en un cliente concreto, puede que tengas que revisar sus herramientas de gestión de TI, su infraestructura y las necesidades y hábitos de sus usuarios.
4. Propón primeros pasos simples y concretos
Controlar el shadow IT es un proceso. La mayoría de las organizaciones tendrán que mejorar de forma continua su gestión de activos de TI y sus procesos para evitarlo. Como MSP, plantear unos primeros pasos concretos te da una base sobre la que construir tu estrategia de gestión del shadow IT.
Algunas iniciativas sencillas pero muy útiles son:
- Encuestas de concienciación: consultas rápidas y anónimas del tipo «¿Qué aplicaciones usas para trabajar?».
- Alternativas aprobadas: sustituir Trello o Dropbox por herramientas autorizadas y con soporte.
- Canales claros de solicitud: facilitar que el personal pida nuevas herramientas a través de tu departamento de TI.
5. Destaca las ventajas de controlar el shadow IT
Los clientes pueden sentirse tentados de seguir con el shadow IT por los beneficios que creen obtener. Los MSP deben explicar que esas herramientas solo aportan ventajas a corto plazo.
Habla de cómo una gestión de TI eficaz reduce el shadow IT y mitiga los riesgos. Cuando comentes esos riesgos con el cliente, relaciónalos con las necesidades concretas de su negocio. Por ejemplo:
- Simplificar las herramientas reduce el número de aplicaciones que el personal debe aprender, lo que aumenta la eficiencia y la productividad.
- Menos herramientas de shadow IT refuerzan la seguridad general.
- Ayudas al cliente a controlar costes eliminando gastos duplicados en SaaS.
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Explica los riesgos del shadow IT con claridad a tus clientes MSP
Con analogías, ejemplos reales y soluciones asequibles, los MSP pueden explicar los riesgos del shadow IT a sus clientes sin abrumarlos. Así se genera confianza, se fomenta la concienciación y se sientan las bases de una gobernanza más sólida.
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