Tanto si ya tienes una empresa en marcha como si estás arrancando una startup, necesitas un número de teléfono para que tus clientes puedan ponerse en contacto contigo. Hasta hace poco, casi todas las empresas tenían una línea fija, o POTS (plain old telephone service, el servicio telefónico tradicional). Hoy, sin embargo, la tecnología Voice over Internet Protocol (VoIP) está sustituyendo a gran velocidad a los sistemas telefónicos tradicionales por cable.
¿Qué es un número de teléfono VoIP?
El servicio telefónico VoIP se transmite a través de internet en lugar de por los cables telefónicos tradicionales. Los números de teléfono VoIP — también llamados números virtuales — son números que no están vinculados a una línea física concreta, sino que viajan por internet, lo que permite a los usuarios hacer y recibir llamadas con su conexión.
Con un número de teléfono VoIP puedes llamar desde cualquier parte del mundo donde haya señal de internet. Las limitaciones geográficas dejan de ser una barrera, así que las empresas pueden ampliar su alcance y conectar con clientes de todo el mundo.
Ventajas de los números de teléfono VoIP para tu empresa
Aunque ya tengas una línea fija tradicional o un móvil, contar con un servicio telefónico por internet para tu empresa tiene varias ventajas de la VoIP.
Ventajas de la VoIP: calidad
El audio de alta calidad es una de las principales ventajas de la VoIP para las empresas. A diferencia de los sistemas telefónicos tradicionales, que pueden sufrir interferencias o una calidad de llamada deficiente, las llamadas VoIP se transmiten por internet mediante señales digitales. El resultado es un audio nítido y una conexión fiable, de modo que tus llamadas de trabajo no se interrumpen.
Ventajas de la VoIP: flexibilidad
Los números de teléfono VoIP ofrecen una flexibilidad que no encontrarás en los sistemas telefónicos tradicionales. Las líneas fijas están atadas a una ubicación concreta y trasladar el número exige tiempo y dinero. Con un número VoIP, en cambio, te llevas el número a donde vayas. Si viajas, cambias de oficina o trabajas en remoto, tu número VoIP sigue siendo el mismo y no se te escapa ninguna llamada importante.
Ventajas de la VoIP: coste
El ahorro es un factor decisivo para cualquier empresa, y los números de teléfono VoIP ayudan a reducir el gasto en comunicaciones. Los sistemas telefónicos tradicionales suelen conllevar costes elevados de instalación, equipos y mantenimiento, además de posibles cargos por llamadas de larga distancia.
Con los números VoIP no tendrás esos mismos gastos. No necesitas hardware ni infraestructura costosos, y puedes usar un teléfono analógico normal para llamar por VoIP. Según tu plan de servicio, las llamadas internacionales pueden tratarse como llamadas locales al realizarse por internet. Si tu empresa hace llamadas internacionales con frecuencia, un número VoIP puede resultar más económico.
Ventajas de la VoIP: movilidad
Mientras tengas conexión a internet, puedes usar tu número VoIP para hacer y recibir llamadas desde el smartphone, la tablet o el portátil. Así sigues disponible por teléfono cuando estás fuera de la oficina, lo que mejora la productividad y la capacidad de respuesta.
Ventajas de la VoIP: funciones
Los números de teléfono VoIP incluyen las mismas funciones que las líneas fijas: desvío de llamadas, buzón de voz, grabación de llamadas, operadora automática y mucho más. Como son números digitalizados, resulta sencillo añadir o quitar funciones, lo que te da libertad para adaptar tu sistema telefónico a tus necesidades concretas.
Cómo conseguir un número VoIP
Ahora que conoces las ventajas, probablemente quieras saber cómo conseguir un número VoIP para tu organización. Por suerte, el proceso es bastante sencillo. Solo tienes que seguir unos pasos clave para obtener el servicio y los números que necesitas.
Elige un proveedor de servicios VoIP
El primer paso es seleccionar un proveedor de servicios VoIP. Hay muchos en el mercado, así que conviene investigar y comparar su oferta: funciones, atención al cliente y tarifas.
Regístrate y elige un plan
Una vez elegido el proveedor, tendrás que registrarte en su servicio y seleccionar un plan que se ajuste a las necesidades de tu empresa. La mayoría ofrece distintos planes según el número de usuarios, los minutos y las funciones incluidas. Ten en cuenta el tamaño de tu empresa, el volumen de llamadas y el crecimiento previsto al elegir.
Porta tu número actual u obtén uno nuevo
Puedes portar tu número de teléfono actual al servicio VoIP u obtener uno nuevo. La portabilidad te permite conservar el número de empresa que ya usas, mientras que un número nuevo te da la opción de elegir uno local o gratuito que encaje con tus objetivos de negocio.
Instala y configura
Poner en marcha y configurar tu sistema telefónico puede implicar instalar software o apps en tus dispositivos, según el servicio que elijas. También tendrás que configurar las funciones que quieras usar. La mayoría de los proveedores ofrece interfaces intuitivas y guías que te ayudan durante la instalación.
Prueba y pon en marcha el sistema
Cuando ya tengas listo tu sistema telefónico VoIP, pruébalo para comprobar que todo funciona como esperabas. Haz llamadas de prueba, revisa la calidad del audio y verifica que todas las funciones responden correctamente. Si el resultado te convence, ya puedes empezar a usar tu sistema VoIP en el día a día de tu empresa.
Qué debes buscar en un proveedor de servicios VoIP
Elegir el proveedor de servicios VoIP adecuado para tu empresa depende de varios factores esenciales. Tenlos en cuenta antes de decidirte.
Atención al cliente
Una atención al cliente fiable es imprescindible en cualquier servicio tecnológico. Tu proveedor de VoIP debería ofrecer soporte 24/7 por varios canales: teléfono, correo electrónico y chat en directo. Un equipo de soporte rápido y bien formado te ayudará a resolver cualquier incidencia y a reducir al mínimo el tiempo de inactividad de tu empresa. También conviene que la interfaz de instalación y administración sea fácil de usar.
Tarifas
Compara las tarifas de distintos proveedores de VoIP para encontrar el equilibrio entre precio y calidad. Valora tanto los costes iniciales (cuotas de instalación y gasto en hardware) como las cuotas mensuales. Presta atención también a los cargos adicionales: algunos proveedores aplican tarifas de llamadas internacionales a ciertas zonas o cobran por superar los límites de uso. Conoce tus hábitos de llamada para poder elegir el plan más adecuado.
Funciones
Analiza las funciones que ofrece cada proveedor y decide cuáles son imprescindibles para tu empresa. Entre las más habituales están la transcripción del buzón de voz al correo electrónico, la recepcionista virtual y los analytics de llamadas. Elige el proveedor que te dé las funciones que necesitas para gestionar con eficacia las comunicaciones de tu negocio.
Integración con terceros
Si tu empresa usa otros programas o herramientas, asegúrate de que el proveedor de VoIP ofrezca una integración fluida con esos sistemas. La integración simplifica los flujos de trabajo y mejora la productividad, ya que te permite sincronizar contactos, consultar registros de llamadas e integrarte con plataformas de gestión de relaciones con clientes (CRM) o de help desk.
Las ventajas de la VoIP para las empresas
Hoy la flexibilidad lo es todo para las empresas. Los números de teléfono VoIP te dan esa flexibilidad dentro de una solución de comunicación moderna, versátil y asequible. Estos números virtuales no solo refuerzan la imagen profesional de tu negocio, sino que además incluyen funciones que simplifican las tareas administrativas sin los costes desorbitados que suelen asociarse a las líneas fijas tradicionales.
Si conoces bien las necesidades de comunicación de tu empresa y sigues los pasos clave para conseguir un número VoIP y evaluar proveedores, podrás elegir el sistema que te ofrezca las funciones que buscas a un precio competitivo. Tu número de teléfono VoIP es una inversión que se convertirá en un activo muy valioso para tu negocio.
📌Mantente localizable en cualquier lugar y a cualquier hora, sin complicaciones. Mira ¿Qué es un número de teléfono VoIP y cómo conseguir uno? para descubrir cómo la VoIP aporta flexibilidad y movilidad a tu empresa.»
