Para los MSP y los profesionales de TI, la documentación de TI es una herramienta inestimable que se utiliza para registrar, organizar y almacenar la información que necesitan para realizar su trabajo de forma eficaz. Con el software de documentación de TI, los usuarios pueden empezar a construir una base sólida de conocimiento organizativo que contenga información esencial y accesible para un entorno de TI moderno y seguro. Debido a su versatilidad, los responsables de TI buscan continuamente utilizar este software en su trabajo diario.
¿Qué es la documentación de TI?
La documentación de TI es el registro y almacenamiento de la información clave para un entorno informático. Los detalles incluidos en la documentación de TI pueden abarcar desde contraseñas y credenciales hasta configuraciones, procedimientos operativos normalizados, etc. El software de documentación de TI proporciona un medio para que la documentación de TI se realice de forma rápida y eficaz.
¿Por qué es importante la documentación de TI?
La documentación de TI es muy importante debido a la gran cantidad de conocimientos necesarios para supervisar los entornos de TI. Cada detalle, grande o pequeño, puede tener un gran impacto en el funcionamiento de una red. Por ejemplo, el olvido de la contraseña de una cuenta de AD que no se ha registrado podría suponer una pérdida de tiempo y una posible vulnerabilidad de seguridad, mientras que si la contraseña estuviera disponible en una ubicación centralizada y de fácil acceso, el problema podría resolverse fácilmente.
La información registrada también puede proporcionar los PNT básicos de la empresa o las instrucciones pertinentes para el funcionamiento tanto de dispositivos individuales como de redes completas. Esto es importante porque esta información es fundamental para las responsabilidades de los proveedores de TI. Los que se benefician del uso de la documentación de TI lo hacen por su sencillez y accesibilidad.
Ventajas de la documentación de TI
Las ventajas de disponer de documentación de TI superan con creces el coste del software de documentación de TI y el tiempo de dedicación inicial necesario. He aquí algunas de las principales ventajas de contar con una documentación de TI detallada:
Proteger la información clave
La documentación de TI garantiza que la información segura, como las credenciales para acceder a los dispositivos, se mantenga segura y confidencial. Así evitarás tener que anotar información crítica en papel o en un pósit. Además, la documentación de TI puede conceder acceso a los empleados que necesiten acceder a determinada información y restringir el acceso a otros.
Agilizar los procesos de incorporación y de salida de la empresa
Cuando los empleados abandonan la empresa, el conocimiento organizativo y la información de TI también se van con ellos y los nuevos contratados deben dedicar más tiempo a aprender procesos que podrían haberse documentado. Con la documentación de TI, la información puede registrarse y organizarse para que los futuros empleados tengan un recurso para aprender la información necesaria. Además, cuando los empleados se marchan, puedes restringir el acceso para que no puedan ver más la información.
Trabajo eficaz con menos errores
La creación de un registro de toda la información necesaria sobre un entorno informático, además de las descripciones de los métodos y procesos, puede proporcionar una guía central para los profesionales de la informática. Se puede consultar tantas veces como sea necesario para evitar errores o equivocaciones y hacer el trabajo más eficiente.
Normalización
La documentación de TI te ayuda a estandarizar sus entornos de TI garantizando que la información importante para tu empresa esté documentada. La estandarización en todos los entornos también puede agilizar las operaciones empresariales, ya que garantiza el registro de la misma información para cualquier elemento de los entornos. Una consideración importante es asegurarse de que el software o las herramientas que se utilizan son fáciles de usar, intuitivos y están unificados o integrados en todas las herramientas y procesos críticos, ya que estas características facilitarán mucho la normalización. La documentación de TI de NinjaOne es una excelente herramienta de documentación que reúne estas características.
Tipos de documentación de TI
Cuando se trata de la documentación de TI, hay diferentes tipos de información que los profesionales de TI pueden querer documentar y que contribuirán al éxito de tu negocio. Esta información puede incluir documentación sobre dispositivos, entornos, procesos, credenciales y planes de respuesta a incidentes.
Documentación del dispositivo
La grabación de los detalles de cualquier dispositivo permite a los técnicos echar un vistazo rápido a los componentes de cualquier dispositivo. Estos detalles suelen incluir la dirección IP externa, el sistema operativo y el software del dispositivo.
Documentación medioambiental
Supervisar muchos entornos de TI es un reto, y puede ser difícil recordar cómo se conectan entre sí los diferentes dispositivos de una red determinada. La documentación ambiental puede incluir una referencia como los mapas de red, con información sobre cómo interactúan los diferentes dispositivos y la relación entre ellos.
Documentación del proceso
La documentación de los procesos es fundamental para garantizar que los procedimientos normalizados de trabajo se lleven a cabo de forma correcta y eficaz. Para cualquier objetivo o resultado final, normalmente se detallará a quién hay que acudir, cuáles son los pasos para conseguirlo, así como quién tiene que aprobarlo. Este tipo de documentación también es beneficiosa a la hora de redactar la adquisición de licencias.
Documentación de credenciales
La documentación informática también puede utilizarse para almacenar información segura. Las credenciales, como los nombres de usuario y las contraseñas, así como la información de la MFA (autentificación multifactor) son esenciales para el funcionamiento de los entornos informáticos, por lo que es importante mantenerlas en un lugar accesible pero seguro. La documentación informática permite a las empresas disponer de una herramienta que hace ambas cosas.
Documentación de respuesta a incidentes
Los ciberataques son una desafortunada realidad del trabajo en el espacio de las TI. La documentación de respuesta a incidentes puede proporcionar pasos registrados para identificar cómo se produjo una violación, qué se vio afectado en la violación y cómo responder a una violación. Disponer de un plan de respuesta a incidentes ayuda a los profesionales de TI a sentirse preparados para los ciberataques que seguramente se producirán.
Plantillas de documentación de TI
Gracias a la creación de plantillas de documentación de TI, no es necesario reinventar la rueda. Las plantillas pueden hacer que los esfuerzos de documentación sean más eficientes al proporcionar cuadros de entrada de texto estandarizados y predefinidos para que introduzcas detalles específicos. También facilitan la creación de registros porque son repetibles y eficaces. Los técnicos ya no tienen que dedicar tiempo o esfuerzo adicional para determinar qué datos deben registrarse.
Existe una variedad de plantillas de documentación de MSP y de TI para aumentar la eficiencia de la empresa. A continuación se presentan ejemplos de algunas plantillas de documentación de TI utilizando la herramienta de documentación de TI NinjaOne que pueden ser beneficiosas para tu negocio:
Plantilla de documentación de Active Directory
Para quienes administran entornos de TI locales, los servidores de Active Directory (AD) son una pieza crítica de la infraestructura con la que se interactúa regularmente. Esta gran base de datos gestiona la identidad y el acceso, por lo que es esencial asegurarse de tener la información adecuada para acceder a ella. La documentación detallada de AD ayuda a garantizar que si hay un problema, si hay que hacer cambios o si hay que interactuar con ese servidor, se tiene todo lo necesario para hacerlo.
Modelo de documentación de facturación
Aunque la información de facturación suele gestionarse mediante la automatización de servicios profesionales (PSA), documentar la información de facturación de los clientes en el RMM puede ser útil para los técnicos. Dado que los técnicos son las personas que realizan la reparación, sólo tienen que estar en el RMM y no en el PSA. Sin embargo, si surge una situación en la que un técnico necesita ponerse en contacto con el responsable de la facturación, investigar los acuerdos de nivel de servicio (SLA) o saber qué servicios concretos debe prestar, puede documentar esa información en una sección de facturación para una organización.
Modelo de documentación de contactos clave
La documentación de los contactos clave es muy útil a la hora de gestionar los entornos informáticos. Las plantillas de contactos clave pueden incluir información de contacto de las personas responsables de aprobar nuevos empleados, añadir nuevos servicios o comprar hardware o software. Contar con esos contactos clave proporciona una referencia de a quién acudir para la aprobación de determinadas acciones.
La lista completa de plantillas de documentación del sistema que están disponibles en la herramienta de documentación de TI NinjaOne incluye:
- Plantilla de documentación de Active Directory
- Modelo de documentación de la aplicación
- Plantilla de documentación de copia de seguridad
- Plantilla de documentación de correo electrónico
- Plantilla de documentación sobre compartición de archivos
- Plantilla de documentación de red
- Plantilla de documentación internet/WAN
- Plantilla de documentación LAN
- Plantilla de documentación de contraseñas
- Plantilla de documentación para impresión
- Plantilla de documentación de acceso remoto
- Plantilla de documentación de seguridad
- Plantilla de documentación para proveedores
- Plantilla de documentación de virtualización
- Plantilla de documentación de voz/PBX
- Plantilla de documentación inalámbrica
Herramientas de documentación de TI
La documentación de TI es obviamente esencial, especialmente en el mundo de los profesionales de TI y los MSP, pero ¿cómo documentar eficazmente su información de TI esencial? Existen muchas herramientas para la documentación, pero no todas funcionan como una herramienta eficaz de documentación informática. Estos son los distintos niveles de las herramientas de documentación de TI:
Sin documentación
El nivel más bajo de documentación de TI es la ausencia de documentación, lo que significa que no existe ninguna herramienta o sistema para registrar la información empresarial importante. Cuando una empresa de TI no documenta los detalles, corre el riesgo de perder información esencial interna o de los clientes. La información no organizada o no documentada puede, por desgracia, conducir a operaciones empresariales ineficaces o a la pérdida total de negocios con los clientes.
Documentos y hojas de cálculo
La redacción de información del negocio en documentos y hojas de cálculo es el siguiente nivel de documentación de TI. Afortunadamente, a este nivel sí se registra información. Sin embargo, los documentos individuales son difíciles de compartir en toda la empresa. Esto no es muy diferente de una situación en la que los empleados anotan los detalles en un papel pero pocas personas tienen acceso a él.
Base de conocimiento interna
La siguiente herramienta de documentación de TI es un manual interno, que es un lugar donde los empleados de la empresa pueden almacenar, ver y trabajar los documentos internos de la empresa. Los manuales internos son herramientas excelentes para que los empleados colaboren entre sí en la búsqueda de información, el mantenimiento de registros y contenidos y la mejora de la documentación. Cuando se trata de documentación informática, el software de un manual interno se queda corto porque cualquiera puede hacer cambios y no se puede mantener la confidencialidad de la información.
Herramienta de documentación de TI
La mejor herramienta de documentación para registrar la información de TI es una herramienta de documentación de TI designada. Las herramientas de documentación informática facilitan y simplifican el registro de información importante para tu empresa. La herramienta de documentación de TI de NinjaOne está hecha específicamente para MSP y profesionales de TI. Las empresas de TI se benefician de una base de conocimientos creada con herramientas de documentación de TI porque los creadores de esas herramientas saben qué tipo de información se necesita, así como lo crucial que es tanto para mantener la información confidencial como para aumentar la eficiencia de la empresa.
Buenas prácticas en documentación de TI
Antes de lanzarte a registrar toda la información sobre los dispositivos del entorno que supervisas, ten en cuenta estas buenas prácticas para la documentación de TI. En primer lugar, elabora un plan de documentación. Planifica qué información vas a documentar y cómo lo harás.
Además, asegúrate de que la documentación forme parte de tus planes. Cuanto más sistemáticamente registres este tipo de información, más rápido y fácil te resultará.
Conclusión
Con la ayuda de la documentación de TI, los profesionales de TI y los MSP pueden prestar servicios más fiables a sus clientes. Los ejemplos y plantillas de documentación de TI, en particular, pueden ayudar a los proveedores de servicios de TI a saber qué detalles podrían ser beneficiosos para incluir en su documentación. Estas herramientas también pueden facilitar el proceso de actualización de la documentación. Mantener la información y los dispositivos actualizados es necesario para evitar la deuda tecnológica de las TI.
NinjaOne es una plataforma basada en la nube construida con el propósito de la gestión de TI. Su software proporciona plantillas listas para usar que contienen las mejores prácticas para los casos de uso comunes. También ofrece total flexibilidad para cambiar las plantillas para estandarizar la documentación personal de TI. Además, proporcionan documentación automatizada al extraer información de un agente. Visita NinjaOne para comenzar tu prueba gratuita hoy mismo.
