Att hantera och underhålla IT-tillgångar är viktigt för ett framgångsrikt företag. Capterra rapporterar dock att företag reagerar i stället för att förebygga underhållsproblem i 80% av fall. Proaktiv förvaltning av IT-tillgångar möjliggörs av en aktuell och korrekt IT Asset Inventory (inventering av IT-tillgångar).

Vad är en inventering av IT-tillgångar (IT Asset Inventory)?

En inventering av IT-tillgångar är en fullständig lista över alla IT-tillgångar i en organisations IT-miljö. En välskött inventarieförteckning ger en central plats för att spåra artiklar och se till att de används effektivt för att stödja affärsprocesserna.

Typer av IT-tillgångar

Det finns två huvudtyper av IT-tillgångar: hårdvarutillgångar och mjukvarutillgångar.

Med hårdvara avses alla materiella föremål i IT-miljön. De är de nödvändiga fysiska komponenterna i en IT-miljö. Olika typer av hårdvara är bland annat:

• Bärbara datorer och datorer
• Mobila enheter
• Servrar
• SNMP-enheter (brandväggar, växlar, routrar, hubbar osv.).

Med programvara avses alla immateriella objekt i IT-miljön. För att programvaran ska fungera behöver den fysiska hårdvaran utföra de uppgifter som programvaran styr. Programvaran innehåller:

• Program
• Instruktioner för datoranvändning

Hur man gör en inventering av IT-tillgångar

En inventering av IT-tillgångar kan utföras på några olika sätt. Varje metod kräver olika mycket tid och har olika noggrannhet.

Gör det för hand

Detta är den mest grundläggande metoden för att skapa en inventering av dina IT-tillgångar. Varje gång du köper en enhet måste du skriva in informationen i ett kalkylblad och skicka det till den person som ansvarar för att övervaka dina tillgångar. Med den här metoden kan det vara tidskrävande och inte särskilt produktivt att inventera IT-tillgångar.

Använd ett verktyg för hantering av IT-tillgångar

Verktygen för hantering av IT-tillgångar är något mer avancerade. Med den här typen av verktyg skriver du in information om tillgångarna i en databas. Tillgångens serienummer kan ge information om enhetens tillverkning eller andra specifikationer. All annan information om enheten måste dock matas in manuellt.

Distribuera en lösning för endpoint-hantering

Ett verktyg för endpoint-hantering är den bästa lösningen när det gäller att skapa och upprätthålla en inventering av IT-tillgångar. När en ny enhet anskaffas och läggs till i organisationens IT-miljö ska du sätta en agent på den så att du kan övervaka och hantera den. Detta ger dig en automatisk inventering och uppdaterar kontinuerligt inventeringen åt dig, så att du alltid har en uppdaterad inventering av IT-tillgångar.

Varför det är viktigt att hantera inventarieförteckningen av IT-tillgångar

Det är svårt att underskatta betydelsen av inventeringar av IT-tillgångar. Genom att hålla koll på enheter inom företaget kan du effektivt hantera organisatoriska enheter. Det hjälper dig även att undvika att ha en inaktuell inventering.

En inventering av IT-tillgångar hjälper dig att minimera extrakostnader i samband med underhållet av en IT-miljö. De största kostnaderna är följande:

• Direkta kostnader

Direkta kostnader avser alla kostnader som är relaterade till själva maskinerna eller produkterna. Utan en inventering av IT-tillgångar vet du kanske inte när produkterna har nått slutet av sin livscykel och behöver bytas ut. Det totala utbytet av maskiner är en direkt kostnad som snabbt kan bli stor.

• Kostnader för licenser

Appar och program kräver en programvarulicens för att ge slutanvändarna rätt till rättvis användning av programvaran. Om de anställda har appar på sina enheter som kräver en licens, men de inte använder dem, är det en onödig kostnad. En inventering av IT-tillgångar ger dig den information du behöver för att identifiera och ta bort dessa appar.

• Kostnader för säkerhet

Utan en inventering av IT-tillgångar för att övervaka och hantera dina enheter vet du inte vilka program som finns på människors datorer. Du vet inte heller om de är patcherade eller om de kan vara skadlig kod. Dessa okända risker innebär potentiella säkerhetskostnader för din organisation.

När ska du genomföra och hantera en inventering av IT-tillgångar?

Tiden och frekvensen beror till stor del på hur du bestämmer dig för att utföra din organisations inventering av IT-tillgångar. Om du väljer en metod som kräver manuell inmatning av information om enheterna är det klokt att uppdatera din inventering varje gång du får en ny enhet och att kontrollera dina tillgångar regelbundet. Tidpunkten för detta kan variera från företag till företag, men se till att du gör det tillräckligt ofta för att ha en uppdaterad förteckning över tillgångar.

När det gäller lösningar för endpoint-hantering är det ganska enkelt att göra en inventering av IT-tillgångar. Det är bara att sätta en programvaruagent på varje ny enhet som läggs till i företaget, så fortsätter den att automatiskt skicka information om inventarierna till lösningen. Det innebär att du bara behöver fylla i en inventering en gång för varje enhet och att den uppdateras automatiskt i framtiden.

Verktyg för hantering av inventarieförteckningar över IT-tillgångar

Att hantera din inventering av IT-tillgångar är en viktig uppgift som kan kräva mycket tid och detaljer. Lyckligtvis har olika verktyg utformats för att stödja och effektivisera denna uppgift. Programvara för hantering av IT-tillgångar är ett mycket specialiserat och effektivt verktyg som kan hjälpa dig i hanteringsprocessen.

NinjaOne erbjuder en lösning för endpoint-hantering som gör det enkelt att inventera IT-tillgångar. Den möjliggör centraliserad och fjärrstyrd IT-hantering och kräver minimalt manuellt ingripande för att stödja den. Starta en gratis provperiod idag!