O que é conformidade com o GDPR? Como manter a conformidade

Como a privacidade dos dados se tornou uma preocupação fundamental, o Regulamento Geral de Proteção de Dados, mais conhecido como GDPR, foi introduzido como um marco fundamental na proteção de informações pessoais. Como as empresas em todo o mundo estão lidando com as profundas implicações dessa regulamentação, entender a conformidade com o GDPR nunca foi tão importante. 

Neste artigo, embarcamos em uma jornada abrangente pelo intrincado mundo do GDPR e da proteção de dados da UE. Desmistificaremos seus princípios fundamentais, exploraremos os direitos que ele confere aos indivíduos e nos aprofundaremos nas rigorosas responsabilidades que ele impõe às organizações. Além disso, nós o equiparemos com insights práticos e estratégias para garantir que a sua empresa cumpra o GDPR e adote a proteção de dados como uma pedra angular de confiança e responsabilidade em nosso mundo rico em dados. 

O que este artigo abordará:

• O que é conformidade com o GDPR?
• Qual é o objetivo do GDPR?
• Quem é afetado pela regulamentação do GDPR?
• Principais requisitos do GDPR a serem conhecidos
• Como garantir a conformidade com o GDPR: lista de verificação e etapas práticas
• Riscos de não conformidade

O que é conformidade com o GDPR?

A conformidade com o GDPR refere-se à adesão de uma organização às regras e aos requisitos descritos no Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) uma regulamentação abrangente de proteção de dados e privacidade implementada pela União Europeia (UE) em maio de 2018. Ele foi criado para dar aos indivíduos mais controle sobre seus dados pessoais e para estabelecer regras e práticas consistentes de proteção de dados nos estados membros da UE.

Qual é o objetivo do GDPR?

O principal objetivo do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) é proteger a privacidade e os dados pessoais dos indivíduos. Para isso, ele define uma estrutura abrangente sobre como as organizações devem lidar com dados pessoais e concede aos indivíduos maior controle sobre seus próprios dados. Aqui estão algumas das principais finalidades e objetivos do GDPR:

• Proteger a privacidade individual: O GDPR visa a proteger a privacidade e os direitos fundamentais dos indivíduos, estabelecendo que seus dados pessoais devem ser processados de forma transparente, justa e legal.
• Direitos de dados: Ela dá aos indivíduos vários direitos, incluindo o direito de acessar seus dados, o direito de ter seus dados apagados (o “direito de ser esquecido”), o direito à portabilidade de dados e o direito de saber como seus dados estão sendo usados.
• Consentimento: O GDPR exige que as organizações obtenham o consentimento claro e informado dos indivíduos antes de coletar e processar seus dados, garantindo que os indivíduos tenham uma palavra a dizer sobre como seus dados são usados.
• Segurança de dados: Ela exige que as organizações implementem medidas de segurança apropriadas para proteger os dados pessoais contra violações e estabelece requisitos rigorosos de comunicação em caso de violações de dados.
• Prestação de contas e governança: As organizações são obrigadas a estabelecer e manter políticas de proteção de dados, nomear responsáveis pela proteção de dados (DPOs) e realizar avaliações de impacto na proteção de dados (DPIAs) para garantir a conformidade com a proteção de dados.
• Impacto global: O escopo do GDPR significa que ele afeta organizações em todo o mundo que processam dados de indivíduos na União Europeia, tornando-o um padrão global de proteção e privacidade de dados.
• Penalidades e aplicação: O GDPR da UE impõe penalidades rigorosas em caso de não conformidade, incluindo multas substanciais.

Em termos gerais, o GDPR tem como objetivo criar um ambiente mais transparente e responsável para o processamento de dados pessoais, promovendo a confiança entre os indivíduos e as organizações que lidam com suas informações e dando aos indivíduos maior controle sobre seus dados pessoais.

O que conta como dados pessoais de acordo com o GDPR?

De acordo com o Artigo 4 do GDPR, os dados pessoais são definidos como “qualquer informação relacionada a uma pessoa física identificada ou identificável”, que as organizações processam por meios automatizados ou manuais.

Para evitar confusão e interpretações errôneas, aqui estão algumas especificidades sobre a definição dada.

• Dados individuais versus dados da empresa: Como os dados pessoais pertencem a um indivíduo, os dados de empresas e organizações, geralmente chamados de “pessoas jurídicas”, não são considerados dados pessoais. Além disso, de acordo com a definição de “pessoa física”, as informações de um indivíduo falecido não se qualificam como dados pessoais.
• Qualquer informação: Essa parte implica que os dados pessoais podem abranger qualquer coisa, desde características objetivas e quantificáveis (por exemplo, peso, altura) até qualidades subjetivas (por exemplo, testamentos, avaliações).
• Informações falsas, desatualizadas ou incorretas: Os dados, independentemente de sua precisão, ainda podem ser considerados dados pessoais, desde que se refiram a um indivíduo específico. Se a informação estiver errada a ponto de a pessoa não poder ser identificada, só então ela não conta.

Quem é afetado pelas normas do GDPR?

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) afeta uma ampla gama de indivíduos e organizações. Seu alcance não se limita à União Europeia (UE), pois tem um escopo extraterritorial. Aqui estão algumas das principais entidades que são afetadas pelo GDPR:

Titulares de dados da UE

O GDPR beneficia e afeta diretamente os indivíduos que são cidadãos ou residentes da União Europeia. Ela concede a eles direitos e proteções aprimorados em relação a seus dados pessoais.

Controladores de dados

Qualquer organização, independentemente de sua localização, que determine as finalidades e os meios de processamento de dados pessoais é considerada uma controladora de dados. Isso inclui empresas, organizações sem fins lucrativos, órgãos governamentais e qualquer outra entidade que atenda aos critérios.

Processadores de dados

As organizações ou entidades que processam dados pessoais em nome dos controladores de dados são conhecidas como processadores de dados. Isso inclui provedores de serviços de TI (MSPs), serviços de nuvem e agências de marketing, entre outros.

Diretores de proteção de dados (DPOs)

Determinadas organizações, especialmente aquelas envolvidas em processamento extensivo de dados ou que lidam com dados confidenciais, devem nomear um Diretor de Proteção de Dados para garantir a conformidade com o GDPR.

Autoridades de proteção de dados dos estados-membros da UE

Cada estado-membro da UE tem sua própria Autoridade de Proteção de Dados (DPA), responsável pela aplicação do GDPR nesse estado-membro.

Organizações internacionais

O GDPR se aplica a organizações fora da UE que oferecem bens ou serviços a indivíduos dentro da UE ou monitoram seu comportamento. Isso significa que as empresas e os sites de todo o mundo podem precisar estar em conformidade se negociarem com cidadãos da União Europeia.

Representantes dos titulares dos dados

As organizações não estabelecidas na UE, mas sujeitas ao GDPR, podem precisar nomear um representante na UE para atuar como ponto de contato para questões de proteção de dados.

Representantes legais dos titulares dos dados

Em certos casos, quando os titulares dos dados são menores de idade, incapacitados ou falecidos, o GDPR reconhece seus representantes legais que podem exercer os direitos de proteção de dados em seu nome.

Terceiros

As organizações talvez precisem garantir que os fornecedores e prestadores de serviços terceirizados também estejam em conformidade com o GDPR ao lidar com dados pessoais em seu nome.

Principais requisitos do GDPR a serem conhecidos

Compreender os principais requisitos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) é essencial para as organizações que processam dados pessoais. Aqui estão alguns dos requisitos mais importantes do GDPR que você deve conhecer:

• Base legal para o processamento de dados: O processamento de dados deve ter uma base legal, que pode incluir consentimento, necessidade contratual, cumprimento de uma obrigação legal, proteção de interesses vitais, desempenho de uma tarefa realizada no interesse público ou no exercício de autoridade oficial, ou interesses legítimos buscados pelo controlador de dados ou por um terceiro.
• Princípios de processamento de dados: O GDPR descreve os princípios fundamentais para o processamento de dados pessoais, incluindo legalidade, justiça, transparência, limitação de finalidade, minimização de dados, precisão, limitação de armazenamento, integridade e confidencialidade.
• Transparência e consentimento: As organizações devem fornecer informações claras e facilmente compreensíveis aos titulares dos dados sobre como seus dados serão usados. O consentimento para processar dados deve ser dado livremente, específico, informado e inequívoco. Os titulares dos dados têm o direito de retirar o consentimento a qualquer momento.
• Direitos do titular dos dados: Uma política de privacidade do GDPR concede aos indivíduos vários direitos, incluindo o direito de acessar seus dados, o direito de ter seus dados apagados (o “direito de ser esquecido”), o direito à portabilidade de dados e o direito de se opor a determinados tipos de processamento de dados.
• Avaliações de impacto na proteção de dados (DPIAs): As organizações devem realizar DPIAs quando as operações de processamento puderem resultar em altos riscos aos direitos e liberdades dos titulares dos dados, como no processamento de dados confidenciais ou no uso de novas tecnologias.
• Proteção de dados por design e padrão: A proteção de dados deve ser integrada ao design e às configurações padrão de sistemas, produtos e serviços. Isso significa que as considerações sobre privacidade devem fazer parte do processo de desenvolvimento.
• Notificação de violação de dados: As organizações devem notificar a autoridade supervisora relevante sobre uma violação de dados em até 72 horas após tomarem conhecimento dela, e talvez precisem informar os indivíduos afetados em determinados casos.
• Diretores de proteção de dados (DPOs): Algumas organizações são obrigadas a nomear um DPO para supervisionar as questões de proteção de dados. Os DPOs devem ser especialistas em proteção de dados e independentes em suas funções.
• Transferências internacionais de dados: Ao transferir dados pessoais para fora da UE/EEE, as organizações devem garantir um nível adequado de proteção. Isso pode envolver o uso de cláusulas contratuais padrão ou outros mecanismos aprovados.
• Responsabilidade e documentação: As organizações devem manter registros das atividades de processamento de dados, ter políticas e procedimentos em vigor para a proteção de dados e realizar avaliações regulares de conformidade.
• Avaliações de impacto na privacidade: A realização de avaliações para avaliar o impacto do processamento de dados sobre os direitos de privacidade dos indivíduos é um requisito fundamental, principalmente quando se introduzem novas tecnologias ou processos.
• Multas e penalidades: O GDPR permite que as autoridades de supervisão imponham multas por não conformidade, que podem ser bastante substanciais, dependendo da gravidade da violação.
• Consentimento para crianças: Regras especiais se aplicam ao processamento de dados pessoais de crianças. O consentimento dos pais geralmente é exigido para crianças com menos de 16 anos (embora esse limite de idade possa variar de acordo com o estado membro da UE).

Esses são alguns dos requisitos fundamentais do GDPR, mas a regulamentação é abrangente, e as organizações devem realizar uma análise completa para garantir a conformidade. 

Garantia de conformidade com o GDPR: Lista de verificação e etapas práticas

Nossa lista de verificação prática de conformidade com o GDPR pode ajudar as organizações a trabalhar sistematicamente para obter e manter a conformidade. Aqui está uma lista de verificação simplificada das etapas a serem consideradas para a conformidade com o GDPR da UE:

1. Mapeamento e inventário de dados:
   • Identifique quais dados pessoais sua organização coleta, processa, armazena e compartilha.
   • Documentar as finalidades do processamento de dados e a base legal para o processamento.
2. Políticas e avisos de privacidade:
   • Revisar e atualizar as políticas e avisos de privacidade para garantir que sejam claros e transparentes.
   • Inclua informações sobre os direitos dos titulares dos dados, como entrar em contato com o responsável pela proteção de dados (se aplicável) e a base legal para o processamento.
3. Mecanismos de consentimento e adesão:
   • Assegurar que os mecanismos de consentimento sejam explícitos, não ambíguos e fáceis de serem retirados pelos indivíduos.
   • Revisar e atualizar regularmente o consentimento, quando necessário.
4. Direitos do titular dos dados:
   • Estabelecer processos para lidar com as solicitações dos titulares de dados (por exemplo, acesso, retificação, exclusão e portabilidade de dados).
   • Treine a equipe para reconhecer e responder às solicitações de direitos do titular dos dados.
5. Avaliações de impacto na proteção de dados (DPIAs):
   • Identificar e avaliar as atividades de processamento de dados de alto risco.
   • Documentar as avaliações e implementar medidas para mitigar os riscos.
6. Segurança de dados:
   • Implementar medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os dados pessoais.
   • Revise e atualize regularmente as medidas de segurança, incluindo criptografia, controles de acesso e treinamento de funcionários.
7. Resposta a violações de dados:
   • Desenvolva um plano de resposta a violações de dados, incluindo procedimentos para informar e notificar autoridades e indivíduos afetados.
   • Teste o plano por meio de simulações.
8. Registros de processamento de dados:
   • Manter registros das atividades de processamento de dados.
   • Inclua informações sobre transferências de dados e avaliações do impacto da proteção de dados.
9. Diretor de Proteção de Dados (DPO):
   • Nomear um DPO, se exigido pelo GDPR ou como prática recomendada.
   • Garantir que o DPO seja adequadamente treinado e independente.
10. Gerenciamento de fornecedores:
    • Revisar e atualizar contratos com processadores de dados terceirizados para garantir a conformidade com o GDPR.
    • Certifique-se de que os fornecedores sigam os mesmos padrões de proteção de dados.
11. Transferências internacionais de dados:
    • Implementar proteções adequadas para transferências internacionais de dados, como Cláusulas Contratuais Padrão (SCCs) ou Regras Corporativas Vinculantes (BCRs).
12. Treinamento e conscientização:
    • Forneça treinamento sobre o GDPR aos funcionários para garantir que eles entendam suas responsabilidades.
    • Promover uma cultura de proteção de dados e conscientização da privacidade.
13. Retenção e exclusão de registros:
    • Estabelecer políticas de retenção e exclusão de dados para garantir que os dados não sejam mantidos por mais tempo do que o necessário.
    • Documentar solicitações de exclusão e ações tomadas.
14. Auditorias regulares de conformidade:
    • Realizar auditorias e avaliações internas periódicas para verificar a conformidade.
    • Identificar e abordar áreas de não conformidade.
15. Relatórios para autoridades de supervisão:
    • Esteja preparado para relatar quaisquer violações de dados à autoridade supervisora relevante dentro do prazo exigido.
16. Documentação do GDPR:
    • Mantenha um repositório de documentação relacionada ao GDPR, incluindo políticas, procedimentos e registros.
17. Revisão e atualização regulares:
    • Monitore continuamente as mudanças nos regulamentos do GDPR e atualize seus esforços de conformidade de acordo.
18. Impacto das tecnologias emergentes:
    • Mantenha-se informado sobre o impacto das tecnologias emergentes na proteção de dados e adapte suas políticas e práticas conforme necessário.

Esta lista de verificação fornece uma visão geral simplificada de como manter a conformidade com o GDPR. Para garantir uma conformidade abrangente, é recomendável consultar especialistas jurídicos e em proteção de dados.

Riscos de não conformidade

A não conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) acarreta riscos significativos, incluindo multas que podem chegar a milhões de euros ou 4% da receita anual global de uma organização, o que for maior. 

Além das penalidades financeiras, a não conformidade pode resultar em danos à reputação, perda de confiança entre os clientes e possíveis ações legais dos titulares dos dados afetados. As organizações que não cumprirem os requisitos do GDPR também poderão enfrentar restrições no processamento de dados ou na capacidade de realizar determinadas atividades comerciais.

Eventos recentes exemplificaram a implementação severa e dispendiosa do GDPR.

• Em outubro de 2020, o Information Commissioner’s Office multou a British Airways em £ 20 milhões pela violação de dados de mais de 400.000 clientes.
• Em julho de 2021, a autoridade de proteção de dados de Luxemburgo multou a Amazon em mais de 746 milhões de euros por não conformidade.

A complexidade da conformidade com o GDPR e as possíveis consequências ressaltam a importância de levar a sério as normas de proteção de dados e privacidade, tanto na União Europeia quanto para as entidades do mundo todo que lidam com os dados pessoais de cidadãos da UE.

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