A cura para o excesso de ferramentas & Vendor Sprawl

“Apenas mais uma ferramenta… qual é o problema?”

Como os MSPs tendem a ser, em certa medida, tecnófilos, às vezes podemos ser seduzidos por objetos brilhantes conhecidos como “a solução mais nova e mais chamativa”. Embora isso não seja catastrófico por si só, o efeito de “apenas mais uma ferramenta” do  é de natureza composta, assim como seus perigos.

Deixando de lado os efeitos colaterais óbvios de confusão e custos para os funcionários, há várias outras desvantagens em operar com uma pilha de tecnologia descontrolada. Neste artigo, discutiremos em profundidade o desafio do overtooling.

O que este artigo abordará:

• Uma olhada nas pilhas de tecnologia
• Os riscos de executar muitas ferramentas
• Como evitar o excesso de ferramentas e a dispersão de fornecedores
• Uso de suítes SaaS para reduzir o número de ferramentas de MSP em sua pilha

A pilha de tecnologia do MSP

Qualquer empresa de serviços gerenciados precisa reunir a pilha de tecnologia certa. Algumas das ferramentas dentro de uma pilha são simples grampos de MSP. Vamos dar uma olhada em algumas das ferramentas mais essenciais que permitem que um MSP trabalhe da forma mais eficiente possível.

• Monitoramento e gerenciamento remoto (RMM)

As ferramentas de monitoramento e gerenciamento remoto (RMM) são a força vital da maioria dos MSPs. Eles permitem que você faça login e gerencie os sistemas de seus clientes remotamente. Os MSPs podem trabalhar com eficiência e, ao mesmo tempo, eliminar a necessidade de viajar para as instalações do cliente graças a essa ferramenta, portanto, seria seguro dizer que todo o setor de TI gerenciada não existiria como o conhecemos sem o RMM.

Além disso, muitas ferramentas de RMM também incluem recursos de automação que simplificam as tarefas de rotina e fazem uso total das integrações com outras soluções em sua pilha de tecnologia. Isso permite que uma ferramenta como o NinjaOne se torne um painel de controle centralizado para todas as operações de MSP.

Saiba mais sobre os principais recursos e capacidades do RMM aqui.

• Professional Services Automation (PSA)

As ferramentas de PSA são como a contraparte de operações comerciais do RMM. Essas ferramentas são projetadas para facilitar tarefas como gerenciamento de clientes, emissão de tíquetes, faturamento e relatórios. Assim como o RMM, seria difícil imaginar a execução de um MSP sem uma ferramenta de PSA.

• Gerenciamento do relacionamento com o cliente

Uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) é usada para acompanhar os relacionamentos comerciais e o gerenciamento de contas em todos os estágios. Eles são cruciais para a criação de processos em torno de como o MSP interage com clientes e clientes em potencial; dessa forma, eles geralmente são vitais para o lado de vendas e marketing do negócio.

• Área de trabalho remota

Às vezes, as ferramentas de desktop remoto são usadas para complementar as ferramentas de RMM, permitindo que você se conecte a sistemas de desktop e servidores remotamente. As ferramentas de área de trabalho remota são normalmente usadas quando o MSP precisa de acesso rápido e simples ao ambiente de trabalho de um cliente sem todos os recursos oferecidos pelo RMM.

• Backup e recuperação de desastres (BDR)

A maioria dos MSPs oferece serviços de backup e recuperação de desastres, especialmente nesta era de grandes ameaças de ransomware. O BDR está definitivamente na lista das ferramentas obrigatórias de MSP.

• Software de documentação

Embora alguns MSPs operem sem ferramentas especiais para documentar processos e sistemas, isso não é recomendado. A documentação garante consistência e melhor prestação de serviços, além de ajudar a evitar situações de “silo “, em que informações importantes não chegam a todos os membros da equipe.

• Pilha de segurança cibernética

As pilhas de tecnologia de segurança cibernética são sua própria subcategoria dentro da pilha maior. Isso inclui tudo o que você usa para proteger os sistemas e os dados da clientela do seu MSP. As ferramentas mais comuns que você encontrará em uma pilha de segurança são proteção de e-mail, firewall, proteção de endpoint, filtragem de DNS, antivírus e soluções de gerenciamento de ameaças.

Os riscos de usar muitas ferramentas de MSP

Agora que analisamos os elementos essenciais mais comuns em uma pilha de tecnologia, é hora de examinar o problema do excesso de ferramentas. Aposto que a maioria dos MSPs que está lendo este artigo tem (ou já usou) muito mais ferramentas do que as da lista acima. A que problemas esse tipo de inchaço tecnológico pode levar?

• Aumentando sua superfície de ataque

Isso é muito importante no mundo focado em segurança cibernética em que vivemos atualmente. Os agentes mal-intencionados estão visando ativamente os MSPs, o que significa que os ataques à cadeia de suprimentos que visam as ferramentas dos MSPs só vão aumentar.

Não estamos dizendo que cada ferramenta que você adiciona é como abrir uma porta para os hackers, mas sua superfície de ameaça prática se expande com cada ferramenta que você integra à sua rede ou aos seus clientes. Considerando o que está em jogo, os MSPs são sábios em minimizar essas superfícies de ameaça sempre que possível.

Em muitos casos, isso significa remover uma ferramenta raramente ou nunca usada. Isso também pode significar a eliminação de ferramentas estranhas, usando recursos de outras soluções que você já está usando. Caso contrário, isso significa avaliar cuidadosamente o quanto você precisa adicionar uma nova ferramenta antes de puxar o gatilho.

• Aumento dos custos de software

 Essa é a mais óbvia, na verdade. Toda ferramenta tem um custo, e esse custo é repassado aos seus clientes ou reduz suas margens de lucro. De qualquer forma, minimizar as despesas gerais é sempre uma boa estratégia.

Algumas ferramentas são tão necessárias que seus custos são inatamente justificados, enquanto outras simplesmente não estão se destacando em termos de valor. Cabe a você avaliar esse equilíbrio e garantir que as ferramentas extras não estejam prejudicando o crescimento e o sucesso financeiro do seu MSP.

• Aumento dos custos de mão de obra

Pouquíssimas ferramentas são realmente 100% “sem intervenção”. Mesmo as ferramentas que fazem uso intenso da automação ainda precisam ser implementadas, configuradas e monitoradas. Quanto mais ferramentas estiverem em jogo, mais mãos serão necessárias no convés para utilizá-las (e mantê-las funcionando).

• Aumento dos requisitos de treinamento

Mais ferramentas significam mais treinamento. Em alguns casos, isso significa que seus clientes precisam ser informados sobre como usar uma determinada ferramenta, e não apenas seus engenheiros. De qualquer forma, a adição de ferramentas pode significar um aumento nos custos de mão de obra interna ou no tempo gasto para educar os usuários.

• Complexidade adicional ao seu ambiente

Essa é uma consideração um pouco ampla, pois envolve todos os pontos acima. Em resumo, mais peças móveis significam mais coisas que precisam ser pagas, mantidas e utilizadas. Isso também significa que mais coisas podem dar errado. A complexidade tende a ser inimiga da produtividade e da eficiência, portanto, minimizar ou consolidar ferramentas é uma opção muito melhor do que sucumbir ao inchaço das ferramentas.

Como evitar o excesso de ferramentas

Como você evita os riscos descritos acima? Vamos dar uma olhada na mitigação das armadilhas do excesso de ferramentas:

1. Defina suas metas e clientes ideais

A expansão de ferramentas pode se originar de um desejo de ser tudo para todos. Quanto mais setores e situações você estiver tentando atender, mais ferramentas poderá acabar precisando. Se você definir claramente seu escopo, seu consumidor ideal e suas metas comerciais, terá uma estrutura para decidir quais ferramentas são absolutamente necessárias.

2. Use a calculadora de preços de MSP da Ninja

A NinjaOne tem uma excelente calculadora de preços de MSP que você pode usar para determinar onde a sobrecarga da ferramenta se encaixa em suas finanças. Use esta calculadora para descobrir quais ferramentas podem estar drenando suas margens sem fornecer muito valor em troca. Além disso, você deve usar essa calculadora antes de cada auditoria para obter uma compreensão clara dos lucros e perdas de cada cliente individual.

3. Avalie o panorama geral

Dê uma olhada abrangente em suas ferramentas em toda a empresa, e não apenas em como elas se aplicam a um caso de uso específico. Às vezes, você encontrará uma ferramenta que está sendo pouco usada e pode ser descartada em favor do uso de uma integração ou complemento de uma ferramenta mais amplamente usada em seu arsenal.

4. Defina claramente sua estratégia de segurança cibernética

O inchaço das ferramentas de segurança cibernética pode surgir rapidamente se você tentar cobrir todas as contingências possíveis para cada situação teórica. Examine suas necessidades de segurança cibernética de um ponto de vista prático, levando em consideração as necessidades reais de seus clientes. Novamente, essa é uma situação em que conhecer seu cliente-alvo ideal é útil.

5. Audite suas ferramentas regularmente

Não deixe que o excesso de ferramentas o surpreenda. Avalie seus fornecedores e audite sua pilha de tecnologia pelo menos a cada seis meses para identificar quaisquer ferramentas que não estejam cumprindo seu papel. Não há razão para continuar pagando por uma solução que você não está usando ou quase não está usando.

6. Consolidar em uma plataforma SaaS

Plataformas multifuncionais como o NinjaOne são uma ótima maneira de eliminar ferramentas estranhas e consolidar funções essenciais em uma plataforma centralizada. Isso não apenas reduz o custo e a complexidade, mas também facilita muito o gerenciamento.

7. Apoie-se em seu capital humano

Quem conhece melhor o valor das ferramentas que você está usando do que as pessoas que as utilizam todos os dias? Envolva sua equipe no processo de avaliação e deixe que a experiência diária dela oriente sua missão de resolver o excesso de ferramentas.

8. Gerenciar relacionamentos com fornecedores

O gerenciamento de fornecedores é fundamental para qualquer operação de MSP e é uma parte valiosa para evitar o desafio do excesso de ferramentas. Em um nível amplo, isso faz parte do gerenciamento geral de ativos e das avaliações associadas (que devem ocorrer regularmente). Mais especificamente, pode ser útil conversar com seus fornecedores sobre como as soluções deles podem ser integradas ou consolidadas.

Conclusão

Ter uma operação simples e sem problemas é uma meta fantástica para qualquer MSP. Às vezes, esse desejo está em desacordo com sua necessidade de ferramentas e soluções. Com o tempo, uma pilha de tecnologia pode se tornar uma verdadeira pilha de tecnologia – em vez de ferramentas ordenadas e lógicas trabalhando juntas, você acaba com uma pilha de ferramentas que não se encaixam e, às vezes, nem são usadas. Os custos e o uso de recursos aumentam, mas o valor diminui.

MSP, conheça a si mesmo! Ao identificar seus objetivos e entender as necessidades do seu cliente ideal, você pode planejar melhor sua pilha de tecnologia e evitar o excesso de ferramentas. Além disso, você pode usar soluções como o NinjaOne para consolidar muitas funções essenciais do MSP em uma plataforma fácil de gerenciar. Ao centralizar os aspectos mais importantes do seu trabalho, você pode desfrutar de uma maior produtividade e menos perdas no seu resultado final.

Por que NinjaOne?

O NinjaOne é uma plataforma de gerenciamento e monitoramento remoto avançada e fácil de usar que oferece uma visão de painel único de todos os endpoints de uma organização e todas as ferramentas de que as equipes de TI precisam para melhorar a entrega.

Nossa plataforma simplifica e automatiza o trabalho diário de provedores de serviços gerenciados e profissionais de TI para que possam se concentrar em serviços complexos e de valor agregado, relacionamentos com usuários finais e projetos estratégicos.