Criar, organizar e gerenciar a documentação é um incômodo, mas é uma função necessária de todos os departamentos de uma organização. A análise de documentação digital da Statista mostra o quanto cada departamento de negócios usa ferramentas de documentação digital, com vendas em 62%, marketing em 57%, finanças em 53%, TI em 41%, jurídico em 39%, operações em 35% e recursos humanos em 28%. Toda essa papelada acaba se acumulando, mas, felizmente, as empresas podem contar com a documentação automatizada e seus benefícios para facilitar os processos.
O que é automação de documentos?
Um dos motivos pelos quais as empresas evitam a documentação é o fato de acreditarem que ela é uma perda de tempo e de recursos. Esse ponto é válido, especialmente se as empresas estiverem lidando com suas necessidades de documentação manualmente. No entanto, a documentação precisa é essencial para que quase todas as empresas ou organizações funcionem com sucesso e de forma organizada.
Para tornar a documentação o mais rápida, fácil e precisa possível, as organizações contam com a automação de documentos. “Em vez de executar nossa tarefa normal de rotina de redigir arquivos manualmente, a automação de documentos envolve campos inteligentes na geração de documentos eletrônicos. Por exemplo, quando utilizamos um software de automação de documentos para criar faturas, ele simplesmente adiciona informações a modelos já existentes e as envia para os endereços designados”, explica Inkit.
A necessidade de documentação automatizada
“O tempo que você gasta procurando as informações certas é uma das principais causas de ineficiência. Em média, um trabalhador do conhecimento gasta cerca de 2,5 horas por dia ou 30% do seu tempo buscando informações”, afirma o guia de documentação do ITGlue. Para otimizar esse processo e economizar tempo e esforço, as organizações investem em documentação automatizada. Com a documentação automatizada, os membros da equipe podem registrar e encontrar as informações necessárias rapidamente, sem perda de tempo.
5 setores que se beneficiam da documentação automatizada
Embora muitas organizações se beneficiem da automação da documentação, há cinco setores em particular que têm mais a ganhar com a mudança para processos de documentação automatizados.
TI
As equipes de TI e os MSPs dependem da documentação diariamente para encontrar informações sobre redes e ativos de TI. Sem documentação e informações sobre inventários e redes de TI, os membros da equipe geralmente ficam confusos e não conseguem trabalhar ou colaborar de forma eficaz.
Felizmente, há muitas ferramentas de documentação de inventário de rede, além de outros sistemas e modelos de documentação de TI que as organizações usam para automatizar processos de documentação tediosos. Os documentos que as equipes de TI costumam automatizar incluem documentos do Active Directory (AD), documentos de cobrança, formulários de contato e muito mais.
Finanças
As organizações do setor financeiro lidam com documentos valiosos e confidenciais todos os dias, portanto, é fundamental que a documentação seja precisa e completa. A documentação automatizada não apenas ajuda os funcionários a gerenciar a documentação, mas também garante que a qualidade e a precisão dos documentos estejam de acordo com os padrões.
Legal
Os documentos jurídicos são complexos, mas com documentação e modelos automatizados, eles podem economizar muitas horas de tempo e esforço. Alguns exemplos de documentos longos e complicados que as organizações do setor jurídico costumam automatizar são NDAs, contratos, acordos de compra e outros.
Assistência médica
Os profissionais de saúde registram grandes quantidades de dados de pacientes e também precisam manter esses dados confidenciais devido à HIPPA e a outras leis. Os sistemas de documentação automatizados não apenas ajudam a manter os dados dos pacientes seguros, mas também criam modelos para documentos usados com frequência, como registros de pacientes, resultados de exames, formulários de consentimento e muito mais.
Governo & serviços públicos
Quase todos os departamentos governamentais lidam com informações confidenciais em algum momento. Os departamentos governamentais têm padrões específicos e regras de confidencialidade quando se trata de documentação. Para garantir que os funcionários possam processar e gerenciar a documentação rapidamente e, ao mesmo tempo, permanecer alinhados com os padrões, os governos automatizam seus processos de documentação.
6 principais benefícios da documentação automatizada
1) Economize tempo & recursos
A Teamogy afirma que “Em média, um funcionário gasta 5 horas por semana procurando documentos. Do ponto de vista da empresa, isso representa 20 horas por mês, quando o funcionário desperdiça tempo e energia que poderiam ser melhor utilizados em um trabalho mais eficiente e melhor.” Com a documentação automatizada, os funcionários não precisam mais fazer tanta documentação manual, o que lhes permite economizar tempo e esforço.
2) Melhorar a qualidade
“Um sistema documentado bem projetado tem muitos benefícios, pois garante que os padrões de qualidade sejam cumpridos rotineiramente, minimiza o potencial de erros, reduz o tempo de inatividade quando ocorrem desvios devido à capacidade de acessar rapidamente os dados relevantes e permite o monitoramento fácil dos processos, de modo que os resultados do processo sejam analisados e os ajustes apropriados sejam feitos”, explica a Real Regulatory do ponto de vista do sistema de gestão da qualidade (SGQ). A documentação automatizada reduz o erro humano para garantir que as informações sejam precisas e completas.
3) Simplifique a colaboração
Os benefícios da colaboração em equipe no local de trabalho são inúmeros; com a colaboração, as equipes melhoram em muitas áreas importantes, incluindo solução de problemas, adaptabilidade, participação, compartilhamento de habilidades, alinhamento de metas e envolvimento. A documentação automatizada simplifica o processo de colaboração, garantindo que todos estejam na mesma página e tenham acesso às informações necessárias quando precisarem.
4) Siga os padrões de conformidade
Muitas empresas que gerenciam grandes quantidades de documentação precisam seguir padrões de conformidade, como MSPs, escritórios de advocacia, bancos, órgãos governamentais e outros. A documentação automatizada ajuda as organizações a seguir os padrões de conformidade e também reúne informações essenciais para auditorias futuras. “A manutenção de registros adequados é um aspecto fundamental de qualquer programa de conformidade. A documentação de conformidade desempenha um papel fundamental para garantir a conformidade e fornecer provas às autoridades competentes”, afirma a ITGlue.
5) Aumentar o moral dos funcionários
A documentação é tediosa, demorada e, muitas vezes, frustrante. Há muitos desafios de geração de documentos que os funcionários enfrentam, mas, com a documentação automatizada, as organizações podem reduzir a necessidade de intervenção manual, o que aumenta o moral dos funcionários e elimina parte do trabalho que eles têm de fazer.
6) Ajudar nos processos de tomada de decisão
Para tomar decisões informadas, os membros da equipe precisam de informações precisas. De fato, uma das principais dicas para tomar decisões comerciais de qualidade é avaliar informações e dados. Com a documentação automatizada, é fácil encontrar, acessar e organizar as informações de que você precisa para tomar as decisões certas para a sua organização ou empresa.
Fatores essenciais a serem considerados antes de mudar para a documentação automatizada
Há muitas ferramentas de documentação automatizada no mercado, e escolher a melhor para sua empresa não é uma tarefa fácil. Antes de mudar da documentação manual para a automatizada, há quatro fatores essenciais que você deve levar em conta:
Pontos de dor
Os pontos problemáticos são questões, problemas e gargalos que você tem com seus processos de documentação atuais e que sua solução de documentação automatizada precisará resolver.
Requisitos de segurança
Se você lida com documentação confidencial ou sigilosa, precisará de uma ferramenta de documentação automatizada capaz de atender aos seus requisitos de segurança.
Integração
A ferramenta de documentação automatizada que você escolher deve ser capaz de se integrar a outros sistemas e soluções de software existentes.
Facilidade de uso
As ferramentas de documentação automatizada devem ser intuitivas e fáceis de usar ou gerenciar pelos membros da equipe.
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