Zo prioriteert u de juiste taken voor automatisering in MSP-workflows

Taakautomatisering is altijd een krachtig hulpmiddel voor managed service providers (MSP’s). Het is echter cruciaal om de juiste taken als eerste te automatiseren, zodat u geen tijd, moeite en middelen verspilt.

Lees verder en ontdek hoe u automatisering in MSP-workflows prioriteert met een scoremodel, een modulaire opzet, lichte scriptvoorbeelden en duidelijke ROI-cijfers.

Zo kiest u de juiste MSP-taken om te automatiseren

Alles tegelijk willen automatiseren in plaats van eerst de juiste taken te kiezen kan de groei van uw bedrijf schaden. Hieronder vindt u verschillende strategieën voor MSP-automatisering waarmee u een kader bouwt dat teams helpt bepalen wat als eerste aan de beurt is.

🎥 Deze visuele gids laat zien hoe u de juiste taken prioriteert voor automatisering in MSP-workflows.

Strategie 1: gebruik een scorekader voor taken

Om te bepalen of een taak meteen geautomatiseerd moet worden, hebt u een gestructureerd evaluatieproces nodig dat elke optie objectief scoort en rangschikt.

Breng uw workflow onder in dit kader en geef vervolgens voorrang aan taken die hoog scoren in minstens drie categorieën. Dat zijn uw kandidaten voor automatisering, want die leveren waarschijnlijk meetbare resultaten op zonder veel risico.

Strategie 2: begin met bewezen voorbeelden

Nadat u het scorekader hebt toegepast, kunt u het beste beginnen met beproefde automatiseringskandidaten die MSP’s steevast resultaat opleveren. Deze technische taken zijn meestal repetitief, eenvoudig te scripten en kennen een laag foutrisico, waardoor teams direct tijd besparen en minder handmatig werk hebben.

Dit zijn enkele waardevolle kansen voor automatisering om mee te beginnen:

• Triage en tagging van tickets (bijvoorbeeld tickets automatisch indelen op basis van trefwoorden of urgentie)
• Patch-implementatie en het afhandelen van herstarts (bijvoorbeeld geplande updates en reboots)
• Onboarding- en offboardingreeksen voor klanten (bijvoorbeeld bevoorrading, rechten en de inrichting van devices standaardiseren)
• Agents opnieuw installeren of endpoints opschonen (bijvoorbeeld herstelacties automatiseren voor devices met defecte agents of ongebruikte endpoints)
• Schijfopruiming en reboot-routines (bijvoorbeeld regelmatige opruim- en onderhoudstaken inplannen)
• Terugkerende SLA-rapportages of statusdashboards (bijvoorbeeld klanten proactief inzicht geven zonder dat iemand handmatig rapporten hoeft te maken)

Strategie 3: kijk verder dan technische taken

Naast het automatiseren van IT-workflows kunt u ook andere zakelijke en operationele workflows automatiseren. Die taken hoeven devices of netwerken niet rechtstreeks te raken, zolang u vaststelt dat ze veel tijd en moeite van uw medewerkers vragen.

Dit zijn enkele taken die u kunt overwegen:

• Gegevensafstemming van licenties en rapportage over gebruik (bijvoorbeeld terugkerende controles tegen de licentieaantallen van de leverancier automatiseren om over- of onderbenutting te signaleren)
• Het aanmaken van taken voor contractverlenging (bijvoorbeeld automatisch herinneringen en taken aanmaken die gekoppeld zijn aan einddata van contracten)
• Het signaleren van afwijkingen in de facturatie (bijvoorbeeld facturen automatisch vergelijken met verbruiksgegevens om afwijkingen te ontdekken voordat klanten er last van hebben)
• Aanvragen voor de bevoorrading van nieuwe medewerkers (bijvoorbeeld de overdracht van HR naar IT standaardiseren zodat medewerkers op hun eerste dag de juiste devices, accounts en rechten hebben)
• Interne compliancebewaking (bijvoorbeeld herinneringen automatiseren voor documentatie, auditcontroles en het indienen van beveiligingsverklaringen)

Strategie 4: begin met de “quick wins”

MSP’s hebben de neiging om geautomatiseerde taken vanaf het begin te zwaar op te tuigen. Daarom is het veel verstandiger om alleen een flink deel (ongeveer 75%) van een taak te automatiseren dat met minimaal risico uitgerold kan worden en meteen waarde oplevert. Zo verschuift u uitgebreid testen, lange uitrolcycli en hoog onderhoud naar later, wanneer het team meer tijd en middelen heeft om te verfijnen.

Dit zijn enkele voorbeelden van zulke taken:

• Tickets automatisch taggen op basis van trefwoorden
• Een opruimscript voor endpoints starten zodra een device inactief is
• Herinneringen voor rapportages mailen op de laatste vrijdag van de maand

Strategie 5: werk met een modulaire opzet voor automatisering

In het verlengde van het vorige punt is het altijd handig om complexe workflows op te splitsen in kleinere onderdelen: dat maakt testen eenvoudiger, itereren sneller en hergebruik groter. Hier is een voorbeeld van hoe u de automatisering van een onboardingworkflow voor een nieuwe klant kunt opdelen:

• Bevoorrading: accounts aanmaken, licenties toewijzen en mailboxen inrichten.
• Voorbereiding van devices: de RMM-agent installeren, basisbeveiligingsbeleid uitrollen en systeeminstellingen configureren.
• Toewijzen van rechten: rolgebaseerde toegang en groepsbeleid toepassen voor consistentie.
• Verzenden van documentatie: de levering van klantspecifiek onboardingmateriaal en interne notities automatiseren.

Strategie 6: maak prototypes met eenvoudige PowerShell-scripts

MSP’s kunnen met snelle prototypes automatiseringen testen voordat ze er een RMM-beleid of een workflow met meerdere stappen van maken. Begin klein, draai het in een labomgeving of op een pilotgroep devices en stuur bij op basis van logs en resultaten.

Dit zijn enkele voorbeelden van PowerShell-scripts die kunnen uitgroeien tot volwaardige workflows in uw RMM-tool:

• Automatisch updates installeren en opnieuw opstarten:

Install-WindowsUpdate -AcceptAll -AutoReboot

• Een notificatie per e-mail bij een SLA-overschrijding:

Send-MailMessage -To "[email protected]" -Subject "SLA Breach Alert" -Body "Ticket #1234 is overdue." -SmtpServer smtp.client.com

Strategie 7: meet de ROI om toekomstige investeringen te sturen

Meet tot slot ook de impact van de taken die u hebt geautomatiseerd. U wilt duidelijke cijfers om de effectiviteit te beoordelen, draagvlak te krijgen, uw budget te onderbouwen en te weten waar u kunt uitbreiden.

Dit zijn enkele belangrijke cijfers om te volgen:

• Bespaarde tijd per taak
• Tickets die zijn voorkomen of zijn opgelost zonder tussenkomst van een technicus
• Slaag- of faalpercentage van de automatisering
• Scores voor klanttevredenheid of betere naleving van SLA’s

Maak het meten van ROI niet te ingewikkeld, zeker niet in het begin. Begin met eenvoudige logs en tijdsinschattingen en breid later uit naar dashboards en rapportages in uw RMM naarmate uw bibliotheek groeit. Zelfs lichte metingen betalen zich later terug.

Waarom prioriteren belangrijk is als u gaat automatiseren

Automatisering is meestal een goede zet voor MSP’s, maar het is net zo belangrijk om bepaalde taken voorrang te geven. Dit zijn enkele redenen:

U verspilt geen moeite

De verkeerde taken automatiseren kost tijd en levert technische schuld op. Complexe automatiseringen of automatiseringen met weinig waarde kunnen medewerkers zelfs extra werk bezorgen.

U verkleint de risico’s

Handmatige taken zijn vaak foutgevoelig en automatisering vermindert inconsistentie. Door de juiste workflows voorrang te geven, voorkomt u bovendien kwetsbaarheden of ernstige storingen die klanten kunnen raken.

U boekt sneller resultaat

Snelle automatiseringen met weinig risico geven het team vertrouwen en vaart. In het beste geval leveren die eerste successen meetbare tijdwinst op en versterken ze het vertrouwen van klanten.

U schaalt duurzaam op

Een gestructureerd kader voor prioritering zorgt ervoor dat automatiseringen modulair en herbruikbaar zijn, wat op de lange termijn efficiënter is.

U toont de waarde voor de business aan

Door de ROI te meten, kunt u investeringen in automatisering makkelijker onderbouwen, zeker wanneer u betere naleving van SLA’s, hogere klanttevredenheid en operationele besparingen wilt aantonen. Dat versterkt uw positie in QBR- en budgetgesprekken.

Ideeën voor integratie met NinjaOne

NinjaOne helpt MSP’s om van snelle prototypes naar beter herhaalbare automatiseringen te gaan. De verschillende functies ondersteunen modulaire workflows met minimale overhead en maximaal resultaat.

De basis leggen voor schaalbare automatisering

Inzien dat u niet alles tegelijk hoeft te doen is het belangrijkste onderdeel van het prioriteren van automatisering in MSP-workflows. Elke genoemde stap draait om het kiezen van wat de meeste waarde oplevert met de minste tijd en middelen. Door deze werkwijzen te volgen, bouwen MSP’s een strategie die hen klaarstoomt voor groei en winstgevendheid op de lange termijn.

Gerelateerde onderwerpen:

• De complete gids voor MSP-automatisering
• Zo gebruikt u Power Automate om MSP-workflows te vereenvoudigen
• Zo maakt u een einde aan IT-ellende door repetitieve taken te automatiseren [webinar]
• Efficiënter werken met automatisering van IT-workflows
• Zo automatiseert u repetitieve taken met PowerShell
• Zo documenteert u automatiseringsworkflows voor eenvoudige overdracht en onderhoud op de lange termijn (video)