Finestre di manutenzione IT regolari sono cruciali per le operazioni MSP, in quanto garantiscono che le parti mobili, come gli aggiornamenti delle patch e l’infrastruttura, rimangano in buone condizioni.
Questa guida illustra la creazione di un programma di manutenzione ricorrente con i clienti utilizzando gli strumenti PSA, gli script di automazione e NinjaOne.
Creazione di un quadro di supporto IT per i giorni di manutenzione
Prima di iniziare ad automatizzare i giorni di manutenzione, devi avere un programma ben stabilito con i clienti. In questa sezione viene illustrato come gli MSP possono ottimizzare il processo di manutenzione su più clienti.
Fase 1: Definire l’ambito e la tempistica della manutenzione ricorrente
Mantieni la coerenza con un programma di manutenzione e assicurati di comunicarlo chiaramente ai tuoi clienti. Questo è importante per costruire (e soddisfare) le aspettative dei clienti, ridurre al minimo i tempi di inattività e massimizzare la qualità del servizio.
Le best practice includono:
- Scegliere una frequenza ripetibile: In sostanza, ciò significa effettuare la manutenzione sempre nella stessa fascia oraria.
- Decidere la durata del periodo di manutenzione: A seconda della sensibilità del cliente e del carico di lavoro, devi scegliere se posizionare le finestre di manutenzione durante la notte o durante le ore lavorative.
- Identificare e raggruppare i clienti con esigenze simili: Raggruppare i clienti in base a SLA o fusi orari può aiutare gli MSP a lavorare in modo efficiente. Questo è particolarmente utile se hai già un’ampia base di clienti.
Fase 2: Identificare le categorie di attività di manutenzione
Individua quali servizi o attività devono essere eseguiti durante un periodo di manutenzione. In generale, le categorie di attività di manutenzione comprendono:
- Controlli sullo stato di integrità del sistema: Utilizzo del disco, soglie di memoria, avvisi hardware
- Patch Management: Aggiornamenti del sistema operativo e del software di terze parti
- Verifica dei backup: Verifica il completamento dei processi di backup e testa i ripristini
- Scansioni di sicurezza: Esegui scansioni EDR/AV o controlli di vulnerabilità
- Pulizia delle risorse: Rimuovi i file temporanei obsoleti, il disordine del browser e gli agenti inutilizzati
- Verifica dei dispositivi di rete: Monitora lo stato di integrità degli switch, dei router e dei firmware
Fase 3: Assegnare le responsabilità e impostare le automazioni
Una volta impostate le attività di manutenzione regolare, ai tecnici devono essere assegnati ticket ricorrenti. Inoltre, l’assegnazione di un ruolo di responsabile della manutenzione può aiutare a risolvere i casi di escalation e a consolidare i rapporti.
💡 Suggerimento: Puoi anche scegliere di automatizzare attività come gli aggiornamenti delle patch tramite PowerShell, Criteri di gruppo o Utilità di pianificazione.
Esempio di script PowerShell: Applicazione pianificata delle patch
$clients = Import-Csv "Clients.csv"foreach ($client in $clients) {Invoke-Command -ComputerName $client.Name -ScriptBlock {Install-WindowsUpdate -AcceptAll -AutoReboot}}
Altri casi di utilizzo dell’automazione per GPO e Utilità di pianificazione
(A) Per i GPO
Puoi utilizzare i Criteri di gruppo per:
- Forzare la disconnessione prima della manutenzione
- Disabilitare i servizi non critici
- Impostare le finestre di manutenzione per Windows Update
(B) Per l’utilità di pianificazione
Durante i giorni di manutenzione, attiva la rotazione dei log o gli script di backup a orari prestabiliti utilizzando le integrazioni di Windows Utilità di pianificazione o degli agenti RMM.
Ulteriori suggerimenti e considerazioni per le operazioni di manutenzione IT
Elenchi di controllo della manutenzione IT per facilitare la comunicazione con i clienti
Oltre ad avere un programma prestabilito, l’invio regolare di promemoria e aggiornamenti ai clienti prima e dopo la manutenzione può contribuire a promuovere la fiducia e a mantenere la trasparenza.
Ecco alcune best practice per l’invio di promemoria per la manutenzione regolare:
- Invia un promemoria almeno 72 ore prima della manutenzione.
- Includi sempre l’ora (e il fuso orario) della manutenzione, l’impatto previsto sulle operazioni del cliente (se presente) e un punto di contatto durante la finestra di manutenzione.
💡 Suggerimento: Una volta terminata la finestra, informa i tuoi clienti con una pagina di stato in tempo reale o con un aggiornamento dei log.
Strategie di esecuzione ibride
Alcuni clienti richiedono agli MSP di visitare le loro sedi per una corretta manutenzione. Avere una strategia per questi clienti può essere utile, soprattutto se gestisci diversi tipi di ibridi.
Best practice per le strategie di esecuzione ibride includono
- Esecuzione della manutenzione remota per le attività software
- Programma visite in sede trimestrali per:
- Aggiornamenti firmware
- Spolveratura/pulizia dei dispositivi
- Ispezione visiva
- Controllo della temperatura della sala server
- Massimizzare il tempo in sede pianificando gli appuntamenti per le visite di più clienti
E poi? Report e follow-up
Un report post-manutenzione aiuta i clienti a capire cosa è successo durante la finestra di manutenzione. Questo report può essere diverso per ogni organizzazione e per i suoi clienti. Questa sezione fornisce una rapida panoramica di ciò che puoi aggiungere ai report.
E-mail del cliente
Le e-mail sono la modalità di comunicazione più comune tra gli MSP e i loro clienti. Un report chiaro o un’e-mail di follow-up dopo la manutenzione fornisce ai clienti una rapida visione del lavoro di manutenzione svolto. Un’e-mail post-manutenzione dovrebbe includere un riepilogo delle attività completate e un elenco di quelle in sospeso.
💡 Suggerimento: Se vuoi essere più scrupoloso, potete anche aggiungere screenshot del prima e del dopo, soprattutto se sono state apportate modifiche importanti.
Dashboard
Una dashboard in tempo reale fornisce aggiornamenti in una console centralizzata, consentendo ai clienti di accedere facilmente ai dati rilevanti. Nella dashboard puoi includere:
- Tasso di successo della manutenzione
- Conteggio delle patch fallite
- Stato di verifica dei backup
- Riavvio dei dispositivi in sospeso
Puoi anche aggiungere altre informazioni che i tuoi clienti di solito vogliono conoscere.
Integrazione di NinjaOne nella manutenzione IT
Gli MSP possono integrare perfettamente NinjaOne nelle loro operazioni di manutenzione utilizzando le sue funzioni di automazione. Alcuni esempi sono:
| Servizio NinjaOne | Cosa fa | Come aiuta la manutenzione IT |
| Motore di criteri | Attiva gli script e applica i criteri di patching nei giorni programmati | Garantisce una distribuzione delle patch e una manutenzione ordinaria coerenti e a mani libere, riducendo il lavoro manuale e l’errore umano. |
| Utilità di pianificazione | Imposta i controlli automatici o la verifica dei backup | Mantiene la manutenzione ordinaria proattiva e prevedibile, aiutando a rilevare e risolvere i problemi prima che diventino incidenti gravi |
| Tag dei dispositivi | Raggruppa i sistemi per SLA o sede per applicare diversi ambiti di manutenzione | Consente flussi di lavoro di manutenzione personalizzati per gruppo, migliorando l’efficienza operativa e garantendo la conformità agli SLA |
| Scansione del registro e dello stato | Utilizza i campi personalizzati per contrassegnare i dispositivi con la dicitura “Manutenzione effettuata” e relativi timestamp | Offre una chiara visibilità della cronologia della manutenzione, aiutando gli MSP a monitorare la conformità e a identificare immediatamente i dispositivi mancanti |
| Reporting automatizzato | Condivide i riepiloghi di conformità delle patch o dei backup dopo la manutenzione | Aumenta la trasparenza e la responsabilità, dimostrando ai clienti il valore dei servizi di manutenzione |
Semplifica le operazioni del tuo MSP impostando giorni di manutenzione IT regolari
La manutenzione ricorrente dell’IT favorisce operazioni proattive, una migliore comunicazione e trasparenza con i clienti e un servizio coerente. Grazie alla combinazione di automazione, comunicazione efficace con i clienti e pianificazione strategica, gli MSP possono offrire un’esperienza di manutenzione superiore, scalabile e incentrata sul cliente.
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