Approfondimenti da NinjaOne: Strategie di automazione per aiutare il tuo team IT a crescere con successo

Le operazioni e le tecnologie tradizionali spesso non sono in grado di supportare le organizzazioni in crescita, e possono causare diverse inefficienze mentre l’azienda continua ad evolversi. Il modo in cui i team IT gestiscono 50 dispositivi è sostanzialmente diverso dal modo in cui ne gestiscono 500. In risposta a queste esigenze aziendali in continua evoluzione, le organizzazioni hanno iniziato a puntare sull’automazione dei processi. Soprattutto per ridurre il tempo e il denaro sprecati in attività ripetitive e noiose. Secondo il rapporto “State of Business Automation 2021” di Zapier, il 94% dei lavoratori dichiara di svolgere, nel proprio ruolo, attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo. Con l’automazione, quel tempo potrebbe essere speso meglio e in attività più utili.

Purtroppo, dedicare risorse all’automazione può spesso rivelarsi una strada in salita. A causa dei processi complessi e degli elevati investimenti iniziali, i team IT devono spesso presentare un solido business case per assicurarsi il consenso dell’organizzazione.

Perché le organizzazioni faticano a investire nell’automazione

Non sanno da dove iniziare

L’automazione è spesso accompagnata da una certa complessità e i team IT che partono da zero spesso non sanno da dove cominciare. Nello studio condotto da Camunda denominato 2023 State of Process Orchestration, il 79% degli intervistati afferma che il tempo necessario per progettare i processi di automazione e per modificarli rappresenta un collo di bottiglia nella propria organizzazione. Poiché le possibili direzioni sono molte, i team hanno difficoltà a decidere come implementare l’automazione. E di fronte a un panorama così vasto di possibili flussi di lavoro automatizzati, i team hanno l’impressione di dover implementare automazioni complesse. E questo spesso può risultare troppo complicato e difficile da gestire. Quando si inizia con l’automazione, un’ottima regola è quella di iniziare con le cose più semplici e poi a poco a poco evolversi partendo da lì. È probabile che il tuo team abbia un elenco di attività ripetitive che occupano la maggior parte del loro tempo; ecco, si tratta di ottimi candidati per l’automazione. Oltre a chiedere un feedback ai tecnici, controlla direttamente i ticket e prendi nota delle attività che ne generano un gran numero.

Personale sufficiente per l’automazione

L’implementazione di nuove pratiche e strumenti di automazione può richiedere un certo livello di esperienza in materia, che alcune organizzazioni possono non avere se non hanno mai investito nell’automazione. Per fornire un supporto e un’implementazione adeguati a questi nuovi processi, le organizzazioni spenderanno denaro e tempo per formare i dipendenti IT esistenti, per assumere nuovi esperti di automazione o per entrambe le cose. Le spese di assunzione e formazione possono essere un ostacolo che i team dovranno superare. Anche i team IT devono agire con cautela e assicurarsi che il burnout non diventi un problema con l’aumento delle esigenze di formazione. I team possono ridurre al minimo il peso della formazione utilizzando le integrazioni “out of the box” del fornitore per iniziare a implementare alcuni processi di automazione.

I sistemi attuali sono incompatibili con i requisiti di automazione

Nello studio di Camunda sullo “Stato dell’orchestrazione dei processi”, di cui abbiamo parlato in precedenza, l’86% dei leader IT ha dichiarato di ritenere necessario disporre di strumenti più efficaci per gestire le interazioni tra i propri processi. Ciò richiederà l’approvazione per ulteriori corsi di formazione e software. Non solo: molte organizzazioni dovranno operare entro i limiti delle loro attuali piattaforme per adeguarsi ai nuovi processi. In molte organizzazioni questo potrebbe essere impossibile, poiché i sistemi in uso non sono in grado di supportare queste nuove attività. Ciò significa che collaborare con i dirigenti per ottenere ulteriori investimenti sarà un tassello importante del puzzle.

Investimento iniziale importante

I benefici derivanti dall’investimento supereranno i costi iniziali. Nonostante ciò, ottenere il sostegno dei dirigenti potrebbe essere complicato, poiché i vantaggi dell’automazione non sono immediati e spesso saranno evidenti soltanto con il passare del tempo. Affinché i dirigenti si sentano a proprio agio con la spesa, i team devono essere in grado di fornire loro report e metriche per supportare le varie esigenze di automazione IT. L’automazione può essere difficile da quantificare, quindi la cosa migliore da fare è scegliere alcuni dei principali punti dolenti della tua azienda, perché sono facili da tracciare e avranno il maggiore ritorno sugli investimenti. Inoltre se la tua organizzazione è appesantita da sistemi legacy, ottenere il consenso all’investimento sarà incredibilmente importante nel tuo percorso verso l’automazione.

In che modo le organizzazioni possono prepararsi al successo quando investono nell’automazione?

1. Raccogli feedback dal team IT e analizza i processi attuali per individuare i punti critici
   I team IT devono sapere quali sono i settori in cui l’investimento potrebbe avere un impatto maggiore. I leader IT potrebbero non rendersi conto di quanto tempo venga sprecato per svolgere una determinata attività. Pertanto, i manager dovrebbero assicurarsi di raccogliere quante più informazioni possibili dal proprio team.
2. Inizia con piccole attività a modello reattivo e poi crea automazioni più complesse partendo da lì
   Le attività a più alto impatto che le organizzazioni possono automatizzare sono quelle di base che occupano la maggior parte del tempo. Le organizzazioni non dovrebbero iniziare con flussi di lavoro complessi, ma con attività semplici che possono avere un grande impatto se automatizzate.
3. Istruisci il team (e se necessario anche te stesso) sulle basi dell’automazione
   Come già detto, se il tuo team parte da zero, potresti non conoscere molto del mondo dell’automazione. Investi in formazione per te e per il tuo team per rendere ogni processo di automazione il più efficiente possibile.
4. Favorisci la crescita del team
   Poiché l’automazione è un settore in espansione, ci sono molte opportunità di promuovere la crescita all’interno del team. Concentrati sullo sviluppo delle competenze e sulle promozioni interne per i ruoli incentrati sull’automazione.
5. Incoraggia l’intera organizzazione ad adottare l’automazione
   L’automazione dovrebbe infine passare dai flussi di lavoro IT standard al resto dell’azienda. Per farlo, è importante sviluppare una mentalità orientata all’automazione che incoraggi il resto dell’organizzazione a seguire quel modello.
6. Sviluppa una strategia per misurare il successo dell’automazione
   Il successo di una piattaforma di automazione può essere difficile da quantificare. Assicurati quindi di definire tali parametri prima dell’implementazione, in modo da ottenere un quadro chiaro della situazione precedente e e successiva alla messa in pratica dei nuovi flussi di lavoro.

Scopri come automatizzare i flussi di lavoro IT

L’automazione è un percorso che vale la pena intraprendere, ma iniziare può essere la parte più difficile. È importante sapere che l’automazione non prevede un modello valido per tutti e che ciò che è giusto per un’organizzazione può non esserlo per un’altra. Tuttavia, con un piano coerente, una piattaforma affidabile e dei dati di riferimento per misurare il successo di un modello, può essere più facile del previsto implementare l’automazione.

Se desideri automatizzare alcuni dei tuoi processi IT ripetitivi e hai bisogno di un fornitore che ti aiuti, la piattaforma NinjaOne offre potenti funzionalità di automazione per le attività che richiedono più tempo. Il nostro motore di gestione dei criteri offre la possibilità di implementare in modo flessibile le modifiche in tutte le organizzazioni, siti, gruppi dinamici e singoli endpoint.