PowerShell zum effizienten Auffinden übergroßer OST-Dateien verwenden

In der heutigen digitalisierten Arbeitswelt ist die effektive Verwaltung von Speicherplatz auf Computersystemen von größter Bedeutung. Da wir uns immer mehr auf die digitale Kommunikation verlassen, ist ein Tool, auf das sich viele Fachleute verlassen, Microsoft Outlook. Bei längerer Verwendung können die OST-Dateien (Outlook Offline Storage Table) erheblich an Größe zunehmen und möglicherweise große Mengen an Speicherplatz belegen. Hier stellen wir ein PowerShell-Skript vor, das IT-Experten beim Auffinden von übergroßen OST-Dateienunterstützt

Hintergrund

Die OST-Datei ist im Wesentlichen eine Kopie der Postfächer von Exchange Server. Im Laufe der Zeit, wenn immer mehr Daten anfallen, können diese Dateien anschwellen, was zu Problemen bei der Speicherung führt. Vor allem für IT-Expert:innen und Managed Service Provider (MSPs) ist es wichtig, solche großen Dateien im Auge zu behalten, um eine optimale Systemleistung zu gewährleisten und den Speicher effizient zu verwalten. Es geht nicht nur darum, Speicherplatz freizugeben, sondern auch darum, das Nutzerverhalten zu verstehen, die Ressourcen zu optimieren und potenziellen Problemen vorzubeugen.

Das Skript

<#
.SYNOPSIS
    Find large OST files in the user's folder or recursively under C:.
.DESCRIPTION
    Find large OST files in the user's folder or recursively under C:.
.PARAMETER MinSize
    The minimum file size. This expects the file size to be in gigabytes.
.PARAMETER AllFolders
    Will search all folders under C:.
.EXAMPLE
     -MinSize 50
    Search for OST files larger than 50GB in each user's Outlook folder.
.EXAMPLE
     -AllFolders -MinSize 50
    Search for OST files larger than 50GB under C: recursively.
.OUTPUTS
    String[]
.NOTES
    Minimum OS Architecture Supported: Windows 10, Windows Server 2016
    Exit code 1: If at least 1 OST was found larger than MinSize
    Exit code 0: If no OST's where found larger than MinSize
    Release Notes:
    Initial Release
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#>
[CmdletBinding()]
param (
    [Parameter()]
    [double]
    $MinSize = 50,
    [switch]
    $AllFolders
)

begin {
    function Test-IsElevated {
        $id = [System.Security.Principal.WindowsIdentity]::GetCurrent()
        $p = New-Object System.Security.Principal.WindowsPrincipal($id)
        $p.IsInRole([System.Security.Principal.WindowsBuiltInRole]::Administrator)
    }
}
process {
    if (-not (Test-IsElevated)) {
        Write-Error -Message "Access Denied. Please run with Administrator privileges."
        exit 1
    }
    $script:Found = $false

    if ($AllFolders) {
        $FoundFiles = Get-ChildItem C: -Filter *.ost -Recurse -Force -ErrorAction SilentlyContinue | Where-Object { $_.Length / ($MinSize * 1GB) -gt 1 }
        $FoundFiles | Select-Object FullName, Length | ForEach-Object {
            $Name = $_.FullName
            $Size = $_.Length
            Write-Host "$Name $Size bytes"
        }
        # If you wish to automatically remove the file(s) uncomment the line below. Do note that this is permanent! Make backups!
        # $FoundFiles | Remove-Item -Force -Confirm:$false
        if ($FoundFiles) {
            $script:Found = $true
        }
    }
    else {
        $UsersFolder = "C:Users"
        $Outlook = "AppDataLocalMicrosoftOutlook"
        Get-ChildItem -Path $UsersFolder | ForEach-Object {
            $User = $_
            $Folder = "$UsersFolder$User$Outlook"
            if ($(Test-Path -Path $Folder)) {
                $FoundFiles = Get-ChildItem $Folder -Filter *.ost | Where-Object { $_.Length / ($MinSize * 1GB) -gt 1 }
                $FoundFiles | Select-Object FullName, Length | ForEach-Object {
                    $Name = $_.FullName
                    $Size = $_.Length
                    Write-Host "$Name $Size bytes"
                }
                # If you wish to automatically remove the file(s) uncomment the line below. Do note that this is permanent! Make backups!
                # $FoundFiles | Remove-Item -Force -Confirm:$false
                if ($FoundFiles) {
                    Write-Verbose "Found"
                    $script:Found = $true
                }
            }
        }
    }

    if ($script:Found) {
        exit 1
    }
    exit 0
}
end {}

 

Detailansicht

Das Skript kann in mehrere Schlüsselbereiche unterteilt werden:

• Synopsis und Beschreibung: Gibt einen Überblick über den Zweck des Skripts, der darin besteht, große OST-Dateien entweder im Ordner eines Benutzers oder rekursiv unter C: zu finden.
• Parameter: Bestimmt die Einzelheiten der Suche. Dazu gehört die minimale Dateigröße (in GB) und ob alle Ordner unter C: durchsucht werden sollen.
• Elevation Check: Bevor das Skript mit der Dateisuche beginnt, prüft es, ob Sie über administrative Rechte verfügen. Ohne diese Rechte kann das Skript nicht in tiefere Systemebenen vordringen.
• Logik der Dateisuche: Je nach den gewählten Parametern sucht das Skript entweder in allen Ordnern unter C: nach OST-Dateien, die größer als die angegebene Größe sind, oder es schränkt die Suche auf die Outlook-Ordner der einzelnen Benutzer:innen ein.
• Output: Wenn übergroße OST-Dateien gefunden werden, gibt das Skript ihren vollständigen Pfad und ihre Größe in Bytes aus. Außerdem enthält das Skript auskommentierte Zeilen für das Löschen dieser Dateien – diese Aktion liegt im Ermessen des IT-Experten.

Potenzielle Anwendungsfälle

Stellen Sie sich einen IT-Administrator, Jane, in einem großen Unternehmen vor. Sie erhält von verschiedenen Abteilungen Beschwerden über Systemverzögerungen und Leistungseinbußen. Nach einigen Diagnosetests stellt Jane Speicherplatzprobleme fest – zahlreiche große Dateien, die wichtigen Speicherplatz belegen. Mit diesem Skript kann Jane übergroße OST-Dateien schnell ausfindig machen und die beste Vorgehensweise bestimmen, sei es das Archivieren, Löschen oder Verschieben der Dateien.

Vergleiche

Es gibt zwar GUI-basierte Tools und Software, die Festplattenanalysen bereitstellen, der Vorteil dieses PowerShell-Skripts liegt jedoch in seiner Spezifität und seinem Automatisierungspotenzial. Es zielt direkt auf OST-Dateien ab und kann in größere Automatisierungs-Workflows integriert werden, im Gegensatz zu vielen Tools von Drittanbietern, die breitere Übersichten bieten, ohne dass derselbe Grad an Anpassbarkeit gegeben ist.

FAQs

• Kann dieses Skript die gefundenen OST-Dateien löschen?
  Während das Skript große OST-Dateien identifiziert und auflistet, gibt es eine auskommentierte Zeile zum Löschen. Wenn diese Option deaktiviert wird, entfernt das Skript die identifizierten Dateien.
• Ist der Größenparameter nur in GB angegeben?
  Ja, das Skript erwartet die Angabe der Dateigröße in Gigabyte.

Auswirkungen

Das Auffinden und Verwalten von großen OST-Dateien ist mehr als nur eine Speicherübung. Sie umfasst die IT-Sicherheit. Übergroße OST-Dateien können ein Hinweis auf Datenhortung oder sogar Datenschutzverletzungen sein, bei denen große Datenmengen exportiert werden. Durch eine proaktive Verwaltung dieser Dateien können potenzielle Risiken gemindert werden.

Empfehlungen

• Sichern Sie immer Ihre Daten, bevor Sie Skripte ausführen, die möglicherweise Dateien löschen können.
• Führen Sie solche Skripte routinemäßig aus, um eine optimale Systemleistung zu erhalten.
• Dekommentieren Sie die Löschoption nur, wenn Sie sich über die Auswirkungen im Klaren sind.

Abschließende Überlegungen

Die Verwaltung großer Dateien, insbesondere von OST-Dateien, kann eine entmutigende Aufgabe sein. Aber Tools wie NinjaOne bieten robuste Lösungen für das gesamte IT-Management. In Verbindung mit maßgeschneiderten Skripten wie dem hier beschriebenen können Fachleute Systemeffizienz, Speicheroptimierung und Risikominimierung in der sich ständig weiterentwickelnden IT-Landschaft sicherstellen.