NinjaOne E-Mail-Archivierungslösung zur Unterstützung der GDPR-Compliance

Eine GDPR-konforme Lösung ist eine Softwareplattform, die Unternehmen bei der Verwaltung, dem Schutz und der Verarbeitung personenbezogener Daten in Übereinstimmung mit der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) unterstützt. Für NinjaOne bedeutet dies, ein zentralisiertes SaaS-Backup- und E-Mail-Archivierungssystem anzubieten, das sicherstellt, dass Daten – einschließlich der E-Mail-Kommunikation – sicher gespeichert, leicht abrufbar und mit strengen Zugriffskontrollen verwaltet werden. Die Lösung umfasst automatisierte Sicherungs- und Archivierungsprozesse, Verschlüsselung, granulare Benutzerberechtigungen, detaillierte Prüfprotokolle und konfigurierbare Aufbewahrungsrichtlinien, die Unternehmen dabei helfen, die GDPR-Anforderungen an Datenschutz, Transparenz und Verantwortlichkeit zu erfüllen.

NinjaOne’s Lösung unterstützt „Right to Access“-Anfragen durch erweiterte Such- und granulare Wiederherstellungsfunktionen. Die Plattform ermöglicht IT-Teams das schnelle Auffinden und Extrahieren bestimmter E-Mail-Daten, Kontakte und zugehöriger Dateien anhand mehrerer Suchkriterien. Mit unserem erweiterten Such-Dashboard, das über 20 Suchparameter unterstützt, können Unternehmen die persönlichen Daten einer Person in Microsoft 365- und Google Workspace-Umgebungen effizient lokalisieren und abrufen. Das System unterstützt das Herunterladen und Wiederherstellen einzelner E-Mail-Elemente, ganzer Postfächer oder spezifischer Datenuntergruppen und ermöglicht so eine schnelle Reaktion auf Zugriffsanfragen der Betroffenen, während gleichzeitig ein umfassender Prüfpfad für jede Abrufaktion erstellt wird.

Die aktuelle Lösung von NinjaOne bietet zwar keine automatische Erkennung von personenbezogenen Daten, aber robuste Werkzeuge für die Verwaltung potenziell sensibler Informationen. Die Plattform unterstützt eine umfassende E-Mail-Archivierung mit erweiterten Suchfunktionen, die Unternehmen bei der Identifizierung und Verwaltung personenbezogener Daten helfen können. Durch die Nutzung granularer Suchfunktionen und detaillierter Prüfprotokolle können Administratoren und autorisierte Mitarbeiter E-Mail-Inhalte verfolgen und überprüfen. Die rollenbasierte Zugriffskontrolle des Systems stellt sicher, dass nur autorisiertes Personal auf sensible Daten zugreifen kann. Die AES-256-Verschlüsselung schützt die Daten im Ruhezustand, während TLS-Protokolle die Informationen während der Übertragung schützen.

Das Audit Log von NinjaOne bietet eine umfassende, chronologische Aufzeichnung aller Systemaktivitäten, die für die Einhaltung der GDPR entscheidend sind. Das Auditprotokoll gliedert die Aktivitäten in drei Hauptabschnitte: Meldungen & File Audit Log (Nachverfolgung von Downloads, Wiederherstellungen, Migrationen), User Activity Log (Aufzeichnung von Aktionen wie Hinzufügen von Konten und Erstellen von Richtlinien) und System Activity Log (Dokumentation von Systembenachrichtigungen). Die Plattform erstellt detaillierte Berichte über den Status der Datensicherung, die Schutzabdeckung und die Auslastung der Arbeitsplätze. Die Rollen „Full Admin“ und „Compliance & Review Officer“ können auf diese Protokolle zugreifen, die Zeitstempel, Benutzerdetails und spezifische Aktionen enthalten – und damit die nachprüfbaren Beweise liefern, die die Aufsichtsbehörden bei GDPR-Audits verlangen.

Die Aufbewahrungsrichtlinien von NinjaOne unterstützen direkt das Prinzip der Speicherbegrenzung der GDPR, indem sie es Unternehmen ermöglichen, anpassbare Aufbewahrungszeiträume von 30 Tagen bis 11 Jahren festzulegen. Das System berechnet die Aufbewahrung ab dem Eingangsdatum der E-Mail und wendet die Richtlinien automatisch auf bestehende und zukünftige E-Mails an. Wenn eine Aufbewahrungsfrist abläuft, werden die E-Mails automatisch innerhalb von 24 Stunden gelöscht, damit die Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden. Der Plan Backup Plus Archiving bietet zusätzliche Compliance-Funktionen wie Legal Hold, anpassbare Aufbewahrungsfristen und einen Prüfpfad. Unternehmen können Aufbewahrungsrichtlinien auf Domänen- oder Kontoebene erstellen, wobei das System jede Aufbewahrungs- und Löschungsaktion klar dokumentiert.

Das Produkt Backup Plus Archiving wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die eine strenge Einhaltung gesetzlicher Vorschriften benötigen. Es verwendet Envelope Journaling, um eine umfassende E-Mail-Archivierung zu gewährleisten, und bietet erweiterte eDiscovery-Funktionen mit 17 Attributfiltern. Zu den wichtigsten GDPR-konformen Funktionen gehören Legal Hold-Funktionen, anpassbare Aufbewahrungsfristen, detaillierte Prüfprotokolle, rollenbasierte Zugriffskontrolle und die Möglichkeit, auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichtete Benutzerrollen wie Compliance & Review Officer und Data Protection Officer zu erstellen. Die Lösung bietet beweiskräftige Aufzeichnungen, die in einem sicheren, manipulationssicheren zentralen Repository gespeichert werden, mit Verschlüsselung und strengen Zugriffskontrollen, die Unternehmen dabei helfen, die GDPR-Datenschutzstandards zu erfüllen.

Die Lösung von NinjaOne ist darauf ausgelegt, große Datenmengen effizient abzurufen. Die Plattform unterstützt die Stapelverarbeitung von Benutzerdaten über mehrere Mandanten hinweg und bietet automatische Such- und Sicherungsfunktionen. Bei der Durchführung von Massenabfragen von Daten verwendet das System inkrementelle Backup-Technologien, um die Auswirkungen auf die Leistung zu minimieren. Die erweiterten Suchfunktionen ermöglichen die gleichzeitige Suche über mehrere Konten hinweg, und die Cloud-Infrastruktur der Plattform (auf AWS mit drei Verfügbarkeitszonen) gewährleistet eine robuste, skalierbare Leistung. Organisationen sollten jedoch beachten, dass sehr umfangreiche Anfragen eine sorgfältige Planung und möglicherweise eine stufenweise Ausführung erfordern, um die Reaktionsfähigkeit des Systems zu gewährleisten.

NinjaOne bietet umfassende Dokumentationswerkzeuge für die Vorbereitung auf das GDPR-Audit. Die Plattform generiert detaillierte Berichte, die die Schutzabdeckung, die Auslastung der Arbeitsplätze und den Backup-Status des Unternehmens erfassen. Audit-Protokolle zeichnen jede Systemaktion, einschließlich Benutzeraktivitäten, Systembenachrichtigungen und Datenverwaltungsereignisse, genauestens auf. Die rollenbasierte Zugriffshilfe stellt sicher, dass nur autorisiertes Personal kritische Aktionen durchführen kann, wobei jede Aktion protokolliert und mit einem Zeitstempel versehen wird. Die Plattform unterstützt den Export von Compliance-Berichten und Audit-Protokollen, mit denen Unternehmen ihre Datenschutzpraktiken nachweisen können. Funktionen wie das SaaS Insights Dashboard bieten visuelle Darstellungen der E-Mail-Nutzung und der Backup-Strategien und damit einen greifbaren Beweis für das Engagement eines Unternehmens für den Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.