Die Entwicklung von Standardprozeduren (SOPs) ist selten eine Einzelaktion. Sie erfordert die Mitwirkung wichtiger Stakeholder wie Betrieb, Sicherheit und Compliance, wodurch der Prozess verlangsamt werden kann.
Wenn mehrere Teams an der Überprüfung eines Dokuments beteiligt sind, benötigen Sie eine strukturierte Standardprozedur für den Genehmigungsprozess, um sicherzustellen, dass er nicht in endlosen E-Mail-Threads oder manuellen Nachfassaktionen stecken bleibt.
Die Entwicklung eines rationalisierten, teamübergreifenden Genehmigungsworkflows mit definierten Rollen, automatischer Weiterleitung und rechtzeitiger Benachrichtigung kann Ihnen helfen, Verzögerungen bei der Dokumentation und Lücken bei der Compliance zu vermeiden.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Framework schaffen können, das es Ihnen ermöglicht, Projekte in Gang zu halten, ohne sich auf ein schwerfälliges Unternehmenssystem verlassen zu müssen.
Vermeidung von Engpässen durch eine bessere Standardprozedur für den Genehmigungsprozess
Um eine bessere Standardprozedur für den Genehmigungsprozess zu entwickeln, benötigen Sie:
📌 Voraussetzungen:
- Ein gemeinsames Dokumentations-Repository, wie Confluence, SharePoint, Google Drive und IT Glue
- Festgelegte Rollen und Genehmigungsreihenfolge (zum Beispiel Autor → Peer-Reviewer → Sicherheit → Compliance → Ops Lead)
- Kompakte Formular-Tools wie Microsoft Forms, Google Forms, Smartsheet, Process Street usw.
- Vertrautheit mit Automatisierungsplattformen (Power Automate, Google Apps Script, Zapier und andere Prozess-Tools)
- Service-Level-Vereinbarung für jeden Genehmigungsschritt
Schritt 1: Entwurf von Stakeholder-Rollen und Genehmigungsreihenfolge
Zunächst müssen Sie die Rollen der Beteiligten festlegen und einen klaren Genehmigungsablauf entwerfen.
- Autor: Entwirft die erste Version der Standardprozedur (SOP) auf der Grundlage von betrieblichen Erfordernissen, technischen Verfahren und Richtlinien-Updates.
- Peer-Reviewer: Validiert die technische Genauigkeit und Vollständigkeit des SOP-Entwurfs. Sie fungieren als Expert:innen für das jeweilige Thema.
- Sicherheitsüberprüfer: Stellt sicher, dass die SOP keine neuen Sicherheitsrisiken einführt oder gegen bestehende Sicherheitsrichtlinien verstößt.
- Compliance-Reviewer: Überprüft, ob die Standardprozedur (SOP) mit internen Richtlinien, rechtlichen Standards und Branchenvorschriften übereinstimmen.
- Operations Lead: Erteilt die endgültige Genehmigung und stellt sicher, dass die SOP zur Umsetzung bereit ist.
Die Integration dieser Sequenz in Ihre Vorlage für die Entwicklung von Standardprozeduren (SOP) gewährleistet Transparenz und Verantwortlichkeit unter den beteiligten Stakeholder:innen.
Schritt 2: Einführung eines vereinfachten Genehmigungsformulars
Verwenden Sie ein einfaches digitales Formular, zum Beispiel ein Google- oder Microsoft-Formular, um die Einsendungen zu standardisieren und die Eingaben der Prüfer:innen zu zentralisieren. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Formular die folgenden Informationen enthält:
- Titel und Version der SOP, Name des Autors und Name der Einreichung
- Zusammenfassung der Änderungen
- Genehmigen/Ablehnen-Kästchen für Prüfer:innen
- Kommentarfeld für Feedback
Schritt 3: Automatisieren Sie die Weiterleitung und Benachrichtigung
Anstatt manuelle Nachfassaktionen durchzuführen, erstellen Sie einen Low-Code-Workflow, der die Weiterleitung und Benachrichtigung automatisiert. Sie können Tools wie Power Automate, Google Apps Script und Zapier einsetzen.
Hier ist ein Beispiel für eine Workflow-Konfiguration, die Sie verwenden können:
- Auslöser: Formularübermittlung
- Weiterleitung an: Peer-Reviewer → Sicherheit → Compliance → Ops Lead
- Benachrichtigungen: Automatisierte E-Mail-/Team-Benachrichtigungen bei jedem Schritt
- Eskalation: Automatische Erinnerung oder Eskalation, wenn nach SLA keine Reaktion erfolgt
NinjaOne verfügt über mehrere Automatisierungsfunktionen, die Ihnen bei der Umsetzung des oben erwähnten Konfigurationsworkflows helfen können. Mit der Checklisten-Funktion können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, E-Mail-Erinnerungen versenden und den Fortschritt verfolgen.
Die Plattform verfügt außerdem über ein Endbenutzer-Dashboard und eine Aktivitätsverfolgung, die einen klaren Überblick über den Genehmigungsstatus und die Benutzeraktivität jeder erstellten SOP bietet.
Schließlich helfen Ihnen die automatisierten Erinnerungen, Eskalationspfade und benutzerdefinierten Skripte, den Überblick zu behalten und Verzögerungen zu vermeiden.
Schritt 4: Führen eines Genehmigungsregisters
Ein Genehmigungsregister ist ein zentralisiertes Protokoll, das den Status und die Historie von SOPs während des gesamten Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses verfolgt. Es stellt sicher, dass alle Beteiligten sehen können, wie die Situation mit den Standardprozeduren (SOP) ist, und bietet eine historische Aufzeichnung für interne Audits.
Dazu können Sie Spreadsheets oder Dokumentationsseiten verwenden.
| SOP-Titel | Version | Autor | Aktueller Status | Datum der letzten Aktion | Anmerkungen |
| Netzwerk-SOP | 1.1 | Jane Doe | Bei der Sicherheits-Abteilung | 2. September 2025 | Compliance-Rückmeldung ausstehend |
Schritt 5: Definition von Eskalationspfaden
Um sicherzustellen, dass der Prozess nicht verzögert wird, müssen Sie klare Regeln für die Einleitung der Eskalation festlegen, zum Beispiel:
- Reagiert ein Prüfer nicht innerhalb der festgelegten SLA, leiten Sie die SOP automatisch an den Ersatzprüfer weiter oder eskalieren Sie die Angelegenheit an den Vorgesetzten.
- Senden Sie proaktiv Erinnerungsbenachrichtigungen an den anstehenden Prüfer.
- Erlauben Sie dem Operations Lead, SOPs abzuschließen, die über einen bestimmten Zeitraum (z. B. 7 Tage) hinaus blockiert sind.
Durch die Einrichtung von Eskalationspfaden können Sie proaktiv mit Verzögerungen umgehen, die durch verpasste Fristen oder abwesende Prüfer:innen entstehen.
Schritt 6: Planen der Überprüfungskadenz
Schließlich müssen Sie Ihre Standardprozedur für den Genehmigungsprozess regelmäßig überprüfen und verfeinern, um sicherzustellen, dass es effizient bleibt und an die sich ändernden Teamstrukturen und -bedürfnisse angepasst wird.
Planen Sie Überprüfungen auf monatlicher, vierteljährlicher und jährlicher Basis, jeweils mit einem anderen Schwerpunktbereich:
| Frequenz | Schwerpunktbereich |
| Monatlich | Überprüfung ausstehender SOPs und Verfolgung von Verzögerungen |
| Vierteljährlich | Prüfung der Workflow-Effizienz und Identifizierung wiederkehrender Engpässe |
| Jährlich | Überarbeitung der Genehmigungsrollen und SLAs, um sie an die Änderungen im Team anzupassen |
Auf diese Weise können Sie ineffiziente und veraltete SOPs erkennen, bevor sie sich auf Ihre Abläufe auswirken.
Übersichtstabelle zu Best Practices
| Komponente | Schwerpunktbereich |
| Festgelegte Genehmigungsreihenfolge | Klärung der Zuständigkeiten und Vermeidung von Unklarheiten |
| Kompakte Genehmigungsformulare | Vereinfacht die Eingabe ohne komplizierte Tools |
| Automatisierte Weiterleitung | Sorgt dafür, dass Genehmigungen ohne manuelle Eingriffe erfolgen |
| Gemeinsames Genehmigungsregister | Verbessert die Transparenz, Durchsuchbarkeit und Prüfbarkeit |
| Eskalationspfade | Verhindert Engpässe und hält den Arbeitsablauf aufrecht |
| Kadenz und Überprüfung | Fördert die kontinuierliche Verbesserung und Compliance |
Automatisierung der Standardprozedur für den Genehmigungsprozess mit Power Automate: Ein praktisches Beispiel
Lassen Sie uns untersuchen, wie Sie die Automatisierung verwenden können, um Ihre SOP für den Genehmigungsprozess zu vereinfachen. Hier ist ein praktisches Beispiel mit Power Automate:
- Der Autor reicht eine neue oder aktualisierte SOP über ein Microsoft-Formular ein.
- Der Workflow benachrichtigt den Peer-Reviewer automatisch per E-Mail über die neue Einreichung.
- Sobald der Peer-Reviewer die erste SOP genehmigt hat, wird sie an den Sicherheits-Reviewer → Compliance-Reviewer → Operations Lead weitergeleitet.
- Wenn ein Prüfer die SOP nicht innerhalb der definierten SLA genehmigt, eskaliert der Workflow die Genehmigung automatisch an einen Ersatzprüfer oder einen bestimmten Manager, um Verzögerungen zu vermeiden.
- Nach der endgültigen Genehmigung durch den Ops Lead wird die SOP im Dokumentations-Repository veröffentlicht und das Genehmigungsregister automatisch aktualisiert.
Die Implementierung dieses Arbeitsablaufs trägt dazu bei, das Risiko menschlicher Fehler zu verringern und macht manuelle Eingriffe überflüssig.
Beseitigen Sie Engpässe durch einen nahtlosen Standardprozedur für den Genehmigungsprozess
Die teamübergreifende Genehmigung von SOPs kann sich manchmal frustrierend anfühlen, aber mit der richtigen Struktur können Sie eine reibungslose SOP-Pipeline schaffen, die die Dokumentation in Bewegung hält und Compliance-Lücken verhindert.
Durch die Festlegung von Rollen und Genehmigungsabläufen werden klare Erwartungen geschaffen, während die Erstellung von einfachen Formularen die Einreichung von Entwürfen und die Abgabe von Feedback erleichtert.
Durch die Automatisierung der Weiterleitung, die Einrichtung von Erinnerungen und die Festlegung von Eskalationspfaden können Sie Verzögerungen proaktiv verhindern.
Am wichtigsten ist es, ein Genehmigungsregister zu erstellen und regelmäßige Überprüfungen des Arbeitsablaufs zu planen, damit Ihr Prozess agil bleibt. Es verhindert Stagnation und sorgt dafür, dass Ihr Prozess mit Ihren Bedürfnissen und Ihrer Teamstruktur in Einklang steht.
Durch die Einführung einer effizienten SOP für das Genehmigungsverfahren können Sie sicherstellen, dass Ihre SOPs schnell umgesetzt werden, ohne dass Sie sich auf schwerfällige Tools verlassen müssen.
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