In unserer immer größer und komplexer werdenden IT-Welt sind mit sowohl auf den Betrieb wie die Sicherheit immer mehr Informationen zu verwalten. MSPs und IT-Mitarbeitenden ist es in unseren Tagen nahezu unmöglich geworden, alles Nötige im Gedächtnis zu behalten, ohne es irgendwo aufzuschreiben. Doch dieses „irgendwo“ muss zugleich sicher und leicht auffindbar sein. Glücklicherweise wurden IT-Dokumentationssoftware und bewährte IT-Dokumentationsverfahren entwickelt, um beides zu ermöglichen.
Was ist eine IT-Dokumentation?
Unter IT-Dokumentation versteht man das Dokumentieren detaillierter Beschreibungen von Aufgaben, Methoden, Verfahren und sämtlichen weiteren für den Betrieb einer IT-Umgebung wesentlichen Wissens. Zudem kann auch die Dokumentation von Anmeldedaten und Konfigurationen dazu gehören, welche für die ordnungsgemäße Verwaltung der Geräte benötigt werden. IT-Dokumentations-Software speichert diese wichtigen Daten sicher an einem einzigen Ort.
Warum IT-Dokumentation für Ihr Unternehmen hilfreich ist
Best Practices gut und schön, aber brauche ich das in meinem Unternehmensalltag wirklich? Letztlich geht es um Wissensmanagement. Darunter versteht man die Bewahrung des Wissens und der Informationen einer Organisation, damit sie sowohl von den aktuellen wie den künftigen Beschäftigten verwendet werden.
IT-Dokumentations-Software ist ein Wissensmanagement-Tool für IT-Verantwortliche. Ihr Unternehmen wird davon gleich mehrfach profitieren:
Schnelleres Onboarding
Jedes Unternehmen kennt die Herausforderung: Neue Mitarbeitende müssen eingearbeitet und es muss geklärt werden, was genau ihre Aufgaben sind. Glücklicherweise kann der Einführungsprozess mit Hilfe der IT-Dokumentation viel schneller abgeschlossen werden, da alle erforderlichen Informationen an einem leicht zugänglichen, organisierten Ort verfügbar sind. Insbesondere wenn neue Techniker mit Informationen über die IT-Umgebungen einzelner Kunden oder Auftraggeber zu tun haben, ist dies von großer Hilfe.
Höhere Effizienz
IT-Dokumentation eignet sich sehr gut dazu, das Wissen eines Unternehmens sowohl zentral wie standardisiert zu organisieren. So wissen Techniker immer, wo sie etwa Anmeldedaten, Verfahrensweisen oder Konfigurationen nachsehen können, denn es gibt dafür einen zentralen Ort. Folglich muss nicht mehr mühsam an anderen Stellen nach der gesuchten Informati über IT-Umgebungen gesucht werden, was viel Zeit einspart. Zudem erleichtert eine zentralisierte Wissensbasis ihre eigene, ständige Aktualisierung.
Minimierung von Risiken
Wenn ein Techniker das Unternehmen verlässt, nimmt er oder sie Geschäftswissen mit, das zur Aufrechterhaltung des Betriebs aber auch danach noch zur Verfügung stehen muss. Die insofern bestehende Gefahr einer Betriebsunterbrechung kann durch eine konsistente IT-Dokumentation von vorn herein gebannt werden. IT-Dokumentation dokumentiert das relevante Geschäftswissen für den gegenwärtigen wie den künftigen Gebrauch. So kann sie etwa auch festhalten, was bei wiederkehrenden Problemen zu tun ist, zum Beispiel wenn ein Backup scheitert oder der Verdacht besteht, dass Malware in die IT-Systeme eingedrungen sein könnte. Mit einer entsprechenden Dokumentation lassen sich derlei Probleme schneller beheben und in ihren schädlichen Wirkungen eindämmen.
Verbesserte Sicherheit
Dass Anmeldedaten und andere Genehmigungen in unerlaubte Hände geraten könnten, ist eine der größten Sorgen von IT-Technikern und MSPs. IT-Dokumentation kann dabei helfen, Anmeldedaten sicher zu verwalten, sodass nur die richtigen Personen sie erhalten. Das gibt Sicherheit, die Sie gut schlafen lässt – damit sie sich anschließend wieder ganz auf Ihre Kunden konzentrieren können.
5 Bewährte IT-Dokumentationsverfahren
IT-Dokumentation ist keine triviale Aufgabe Sie erfordert Zeit und die strikte Befolgung einiger Kernprinzipien. Wird sie gut gemacht, stellt sie für Unternehmen und IT-Teams eine wertvolle Ressource dar. Hier sind fünf Best Practices, die zeigen, wie sich diese Ressource IT-Dokumentation nutzbar machen lässt:
1) Einen Plan erstellen
Angesichts der Bedeutung der Dokumentierung Ihres geschäftlichen IT-Know-hows liegt es nahe, ein Schema auszuarbeiten, nach dem diese vorzunehmen ist. Zunächst jedoch sollten Sie festlegen, welche Informationen Sie wie dokumentieren wollen und wie die Einzelheiten organisiert werden sollen. Mit einem Schema wird das eigentliche Dokumentieren einfacher und effizienter.
2) Schreiben Sie mit Klarheit
Schreiben Sie so, dass die festgehaltenen Informationen problemlos verstanden werden können, da häufig auf sie verwiesen und zurückgegriffen werden wird. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Keine epische Breite. Notieren Sie beispielsweise einfach die Anmeldedaten oder Verfahrensgrundschritte. Achten Sie bei Ihren Formulierungen zudem auf Genauigkeit und Eindeutigkeit. Dies wird auch neuen Mitarbeitenden helfen, sich rasch zurechtzufinden.
3) Organisieren Sie die Daten und nutzen Sie Multimedia
Wenn Sie Informationen von Anfang an strukturiert dokumentieren, fällt es später deutlich leichter, diese gezielt zu suchen und wiederzufinden. Mit Farben, Tabellen und Diagrammen stellen Sie die zentralen Punkte klar heraus, was Ihre Dokumentation visuell ansprechender und somit leichter verständlich macht. Eine übersichtliche und alle wesentlichen Aspekte abdeckende IT-Dokumentation spart Technikern und Support-Teams Zeit, die sie fortan der eigentlichen Problem-Behebung widmen können.
4) Standardisierung der Dokumentation
Erarbeiten Sie ein einheitliches Verfahren, nach dem bei der Aufzeichnung der Information vorzugehen ist. Die IT-Dokumentationssoftware bietet verschiedene Vorlagen an, die den Standardisierungsprozess erleichtern und vereinfachen können. Die Standardisierung Ihrer IT-Dokumentation erleichtert sowohl die Erfassung als auch das Auffinden von Informationen in der Dokumentation.
5) Machen Sie die Dokumentation zu einer gemeinsamen und regelmäßigen Tätigkeit
Eine gute IT-Dokumentation wird laufend aktualisiert, deshalb sollte ihre Pflege zum festen Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit werden. Schließlich dient die Dokumentation der Aufrechterhaltung sowohl der Sicherheit wie des Betriebs Ihres Unternehmens. Zudem kann eine noch so gute IT-Dokumentation ihren Zweck nur erfüllen, wenn sie das gemeinsame Anliegen und Produkt aller Abteilungen eines Unternehmens ist, denn ansonsten wird sie außerhalb Ihrer eigenen Abteilung nicht genutzt und auch nicht gepflegt werden.
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Fazit
Effektive IT-Dokumentation bietet Chancen und ist zugleich eine Notwendigkeit. Sie ist die Zeit, die sie erfordert, allemal wert. Außerdem ist sie für die erfolgreiche IT-Betriebsführung von wesentlicher Bedeutung. Eine ordentlich geführte Dokumentation sorgt für geschmeidige Abläufe und ruhige Nerven, denn mit ihr können Sie sicher sein, dass alle für Ihre IT-Umgebung relevanten Daten gut verwaltet sind.
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