Mängden personuppgifter och organisationsdata som lagras online och på enheter har ökat kraftigt. En förlust av dessa typer av uppgifter kan få katastrofala följder för företag eller enskilda personer, vilket innebär att dataskydd är ytterst nödvändigt. Planer för dataskydd är viktiga för att skydda information och affärsdata i alla organisationer.
Vad är en plan för dataskydd?
En plan för dataskydd omfattar alla åtgärder som vidtas för att skydda viktiga organisatoriska uppgifter. Detta inkluderar att skydda information från cyberattacker eller andra hot, eller att återställa säkerhetskopierad information om den äventyras.
En dataskyddspolicy ger riktlinjer för att styra och standardisera hur din organisation skyddar sin känsliga data. Dataskyddsplaner bör anpassas till organisationens dataskyddspolicy.
Vad omfattar en dataskyddsplan?
En dataskyddsplan omfattar ett stort antal uppgifter som alla faller under begreppet ”känsliga uppgifter”. Känsliga uppgifter är konfidentiell information som bör skyddas mot förlust eller obehörig åtkomst.
Exempel på känsliga personuppgifter kan vara telefonnummer, adress, e-post, födelsedatum, personnummer eller motsvarande och annan identifieringsinformation. Känsliga uppgifter kan också vara viktiga organisatoriska uppgifter som kräver auktoriserad åtkomst, som är centrala för organisationens datalagring eller som är nödvändiga för organisationens kontinuerliga verksamhet.
Varför är en dataskyddsplan viktig?
Att skapa en dataskyddsplan för din organisation är nyckeln till att säkerställa att organisationens data är skyddade och säkra. Om någon del av ditt IT-system går sönder har en dataskyddsplan en åtgärdsplan för att åtgärda felet. Detta ger dig och din organisation sinnesro.
Dataskyddsplaner hjälper också till att hantera de lagar och förordningar som omger användningen av konsumenters och kunders personuppgifter. Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) är en EU-förordning som inrättades för att ge enskilda personer möjlighet att kontrollera de uppgifter som samlas in om dem. Organisationer som samlar in dessa personuppgifter hålls också ansvariga genom att använda riktlinjer för vad som kan och inte kan göras med dessa personuppgifter och betala avgifter för bristande efterlevnad.
3 viktiga komponenter i en dataskyddsplan
Dataskyddsplaner innehåller många komponenter för att se till att data skyddas på ett övergripande sätt. De delar som vanligtvis ingår i dataskyddsplaner är bland annat:
1) Livscykel för data
En framgångsrik dataskyddsplan börjar med att man tar hänsyn till de olika faserna i datalivscykeln, från början till slut. Detta garanterar att du skyddar dina data under hela livscykeln, i stället för att dataskyddet är en sista utväg.
Uppgifternas livscykel börjar med att information samlas in eller samlas in. Uppgifterna utvärderas sedan och det bestäms var de lagras. Efter lagringen delas data och sprids till platser där de behövs. Livscykeln ”avslutas” med skydd och begränsad åtkomst och återanvändning av uppgifterna vid behov.
2) Hantering av dataåtkomst
Det är viktigt att kontrollera tillgången till uppgifterna för att garantera att de skyddas. Detta kan ske med hjälp av t.ex. lösenordsskydd och kryptering. På så sätt har endast personal med rätt lösenord eller dekrypteringsmetoder tillgång till informationen och informationen är säker.
Ett av de bästa sätten att säkerställa dataskydd är att hantera åtkomst till uppgifter. Genom att begränsa antalet personer som har tillgång till uppgifterna kan du förhindra negativa resultat, t.ex. att känsliga uppgifter släpps ut, att uppgifterna används på ett bedrägligt sätt eller att de förstörs.
3) Datalagring
Datalagring är viktigt för att säkerställa snabb och enkel tillgång till kopior av data om du har information som har äventyrats på något sätt. Bestäm vilka lagringsplatser, typer och metoder som fungerar bäst för din organisation och skapa sedan en backupstrategi som återspeglar dessa beslut.
3-2-1-backupstrategin är en allmän rekommendation för organisationer när det gäller lagring av säkerhetskopior. För att följa den här metoden ska du lagra tre kopior av dina data på olika platser. Se till att två kopior finns på olika medier och att en kopia förvaras på en annan plats än organisationens anläggning.
Hur man skapar en plan för dataskydd
Följ de här stegen för att skapa en framgångsrik dataskyddsplan:
Bestäm vilka uppgifter som ska skyddas
Bestäm vilka data inom din organisation som behöver skyddas för affärsverksamheten, för bestämmelser om personuppgifter eller för andra viktiga komponenter. Därefter kan du skapa din dataskyddsplan med kännedom om vilken information du vill skydda.
Känn till regler och lagar
Dataförordningar, som GDPR i EU, är nödvändiga att känna till så att din plan kan utformas i enlighet med dessa bestämmelser.
Välj en säkerhetskopieringstyp och ett schema
Vissa typer av säkerhetskopiering fungerar bättre för vissa organisationer än andra, så välj en typ av säkerhetskopiering som överensstämmer med dina dataskyddsmål. Överväg också att skapa ett schema med automatiserade säkerhetskopior för att se till att data säkerhetskopieras och skyddas utan att du glömmer att göra det manuellt.
Organisera uppgifterna
Sortera uppgifterna så att de är lätta att hitta och komma åt när de behövs. Detta underlättar verksamheten inom organisationen och gör det lättare att återställa förlorade data.
Kontrollera tillgången till uppgifter
Begränsa åtkomsten till data till de personer som behöver tillgång till informationen för att kunna utföra sina uppgifter. Uppgifter bör endast vara tillgängliga om det finns ett behov av att känna till dem.
Gör en plan för återställning av data
Din dataskyddsplan är bara så bra som dess förmåga att effektivt återställa komprometterade data, så se till att du har en plan för effektiv återställning av data.
Dokumentera planen för dataskydd
En kvalitetsplan för dataskydd bör dokumenteras för att se till att alla organisationsmedlemmar känner till och är medvetna om planen om deras data äventyras. IT-dokumentation är ett utmärkt verktyg för att registrera denna viktiga information.
Kontinuerlig övervakning av uppgifterna
Håll koll på säkerhetskopiorna och se till att de utförs regelbundet. Detta garanterar att du kan lösa problem om de dyker upp på ett proaktivt sätt.
4 tips för dataskyddsplaner
Dataskyddsplaner kan verka skrämmande med tanke på hur viktigt det är att hålla data säkra, men om du följer dessa tips kan du få din dataskyddsplan att fungera smidigare:
1) Säkerhetskopiera data ofta
Om dina ursprungliga data äventyras kan du bara garantera att du har kvar den information som du tidigare har säkerhetskopierat. Förhindra onödiga dataförluster genom att utföra säkerhetskopior av organisationsdata ofta så att det blir mindre luckor mellan datamängderna.
2) Ställ in automatiska system
Det är riskabelt att lämna dataskyddet åt glömsk människosyn, så utnyttja automatiska system för att genomföra din dataskyddsplan. Använd lösningar som du kan ställa in och glömma för att ta bort arbetet och oron från processen.
3) Skapa redundans för säkerhetskopiering
Det kan tyckas vara slöseri att ha mer än en kopia av data, men redundans av säkerhetskopior är viktigt när det gäller att upprätthålla kontinuiteten i affärsverksamheten. Det är ett enkelt sätt att se till att du alltid har de nödvändiga uppgifterna tillgängliga.
4) Utföra återställningar till enheter
Dataskyddsplaner är utformade för att återställa data som har äventyrats på något sätt. Utför återställning av data till enheter för att säkerställa att planen kan utföra denna uppgift på ett effektivt sätt.
Skydda organisationens viktiga data
En dataskyddsplan gör det möjligt för din organisation att ta ansvar och skydda viktig data som du har i din ägo. Läs mer om proaktiv IT-hantering för att lära dig mer om hur du kan effektivisera hanteringen av all affärsdata och information i din IT-miljö.
Ninja Data Protection ger dig verktygen du behöver för att vara förberedd mot dataförluster och skydda din organisations information. Registrera dig idag för en gratis provperiod.
