O Dropbox é um dos nomes mais antigos quando se trata de armazenamento de arquivos na nuvem, e a empresa construiu uma reputação como uma plataforma confiável para compartilhamento e colaboração de arquivos. Recentemente, o Dropbox deu alguns passos para longe de suas raízes e prometeu recursos seguros de backup de dados, além de sua sincronização e compartilhamento de arquivos básicos.
O Dropbox não está sozinho nesse caso. A maioria das soluções de armazenamento em nuvem parece estar experimentando o backup, se não na prática, pelo menos na terminologia. E isso até que faz sentido, pois uma ferramenta como o Dropbox pega os arquivos de seu computador e coloca cópias deles na nuvem. Isso é um backup, certo?
Não é bem assim. Existem algumas diferenças entre os arquivos sincronizados na nuvem e os backups reais. Embora possa ser possível usar algo como o Dropbox como uma ferramenta de backup muito rudimentar, você deve saber como seus dados são gerenciados e quais são os riscos restantes se quiser evitar erros dispendiosos.
Discutiremos essas questões no artigo a seguir.
O que este artigo abordará:
- O que é o Dropbox e como ele funciona?
- Qual é a diferença entre backup e sincronização de arquivos?
- Você pode usar o Dropbox como uma solução de backup?
- Vantagens de escolher uma solução de backup & recuperação de dados (BDR)
- Como o NinjaOne oferece proteção de dados
Para obter um guia visual, assista ao nosso vídeo – Using Dropbox for Backup: O que as empresas precisam saber.
O que é o Dropbox?
O armazenamento em nuvem já existe há muito tempo, mas o Dropbox foi fundamental para tornar a nuvem e o compartilhamento de arquivos termos comuns. Mesmo com todos os relativamente recém-chegados à área – Box, MS One Drive e assim por diante -, o Dropbox tem mantido um crescimento constante O Dropbox tem mantido um crescimento constante bem além dos 700 milhões de usuários em 2022.
E para que todas essas pessoas usam o Dropbox? A principal função do Dropbox é a sincronização fácil de arquivos entre dispositivos e a nuvem. Os usuários enviam arquivos para o Dropbox para que possam acessá-los de qualquer local ou dispositivo e também para compartilhá-los com colaboradores.
Backup de arquivos vs. sincronização de dados
O compartilhamento de arquivos e o acesso entre dispositivos são ótimos recursos de produtividade, mas os backups devem se preocupar mais com a segurança e a proteção. Todo o objetivo de um sistema de backup e recuperação de dados é saber com uma boa dose de certeza que, se algo ruim acontecer, você ainda poderá recuperar, restaurar ou acessar os dados de que precisa.
Vamos explorar isso um pouco mais:
O que é backup de dados?
Backup é o processo de copiar arquivos de um local para outro com o objetivo de manter os dados seguros. Nos primórdios da computação, isso geralmente significava mover os dados do disco rígido para unidades de fita removíveis ou disquetes. Em seguida, essas cópias impressas seriam mantidas fora do local, em um local seguro. Embora a tecnologia tenha mudado significativamente, a ideia ainda é a mesma. Os backups criam várias cópias seguras dos dados, de modo que, se uma instância for danificada, as outras poderão ser recuperadas. Um sistema de BDR permite que as equipes de TI realizem rapidamente restaurações a partir de unidades físicas, mídias de armazenamento rígido ou um local remoto.
O que é sincronização de dados?
Sync refere-se à sincronização, o processo de copiar dados de um dispositivo para outros destinos e, em seguida, manter as alterações futuras do arquivo de origem atualizadas em todas as cópias. A sincronização é mais uma ferramenta de produtividade e tende a se concentrar no compartilhamento de arquivos e na manutenção das versões atualizadas dos arquivos.
Backup vs. sincronização em um sentido prático
Antes de mais nada, é fundamental lembrar que os sistemas de armazenamento em nuvem e de compartilhamento de arquivos não foram inicialmente projetados para serem soluções de backup. Seu fluxo de trabalho, uso pretendido e configurações são totalmente diferentes. Sabendo disso, fica fácil ver por que os planos de backup limitados de empresas como o Dropbox normalmente ficam aquém em uma comparação entre pares.
E não estamos falando apenas de pequenas diferenças, mas de muitas diferenças importantes de design entre a sincronização e o backup que podem levar à perda de arquivos.
A primeira tem a ver com a forma como esses dois tipos de ferramentas lidam com a exclusão de arquivos. Os backups destinam-se a manter uma cópia dos dados, caso eles sejam excluídos ou corrompidos na origem. Com uma solução de compartilhamento de arquivos sincronizados, os arquivos de origem excluídos também são excluídos no armazenamento de destino, pois a sincronização tenta constantemente fazer com que o armazenamento externo duplique o disco rígido local. Isso é exatamente o oposto de como uma solução de backup deve funcionar.
E isso não se aplica apenas a exclusões. Se alguém alterar um arquivo localmente, ou se ele for corrompido ou criptografado por malware, essas alterações muito prejudiciais também serão copiadas para a versão sincronizada com a nuvem. Novamente, esse é o comportamento completamente oposto ao de uma verdadeira solução de backup, que prioriza a integridade dos dados de backup, geralmente em vários salvamentos.
A consideração final é sobre os tipos e tamanhos dos arquivos que precisam de backup. Os arquivos mais comumente sincronizados são imagens de trabalho, vídeos e documentos internos, como contratos. Com uma ferramenta como o Dropbox, o usuário normalmente recebe uma pasta do Dropbox e é instruído a colocar tudo o que é valioso nela.
Isso dá muita margem de erro a muitos indivíduos da empresa.
Um backup criado para fins específicos é muito mais configurável e pode ser configurado para fazer backup automático de determinadas pastas, servidores ou unidades. É possível executar backups completos que incluem tudo o que está na unidade de origem, inclusive o software e o sistema operacional. Isso permite que o usuário restaure um clone completo de seu ambiente no momento em que o backup foi feito, para que ele volte a funcionar rapidamente, mesmo que seu sistema operacional tenha sofrido um ataque crítico.
Uma empresa pode usar o Dropbox como solução de backup?
Sem querer ser muito direto, mas o maior problema de usar uma solução de armazenamento de arquivos na nuvem, como o Dropbox ou o Google Drive, como sua solução de backup é que eles não foram planejados para servir como soluções de backup. Em alguns casos, os recursos estão sendo adicionados lentamente para imitar melhor uma solução de backup real, mas ainda há vários serviços que usam o termo “backup” em sua publicidade sem atender aos critérios que discutimos acima.
Embora essas ferramentas de nuvem possam armazenar arquivos e sincronizá-los em diferentes dispositivos, a própria base de como a sincronização é projetada a torna uma escolha ruim para fazer e manter backups.
Tome como outro exemplo as limitações do Dropbox quanto à exclusão de arquivos. Os arquivos excluídos são retidos por 120 dias em uma conta Dropbox Business e por apenas 30 dias em uma conta pessoal. No momento em que este texto foi escrito, esses tempos de retenção não podem ser estendidos.
O problema com esses tempos de retenção assustadoramente curtos é que não há backups para seus backups. A exclusão acidental levará à perda permanente muito rapidamente, e esses são os tipos de buracos que você está tentando evitar ao comprar o BDR em primeiro lugar.
Outra consideração é que o Dropbox não pode fazer backup de arquivos de sistema, bancos de dados e outros arquivos de servidor que são necessários para restaurar completamente uma estação de trabalho ou servidor. Quando os profissionais de TI falam sobre o uso de backups para salvar alguém de uma catástrofe total, essas restaurações completas são o que eles estão falando em 99% das vezes. É difícil salvar uma empresa que está sendo devastada por ransomware se apenas o backup de suas imagens e documentos do Word for feito.
Isso nos leva a outro pensamento importante: O Dropbox não oferece suporte para backup de seu e-mail.
Esse é outro fator importante a ser considerado se você estiver preocupado com a recuperação de desastres ou em evitar grandes crises de TI. Quando todo o seu servidor de e-mail é duplicado e mantido em um backup seguro, ele pode ser reativado após um desastre e fazer com que sua operação funcione quase como se nada de ruim tivesse acontecido.
É disso que estamos falando quando nos referimos a “fazer backup” no sentido de apenas ter duas cópias de algo em algum lugar e “fazer backup” – o verdadeiro significado da palavra que mantém seus dados e sua operação seguros.
Portanto, embora o Dropbox possa funcionar bem para um pequeno compartilhamento de arquivos, ele não oferece uma solução de backup com a complexidade que até mesmo as pequenas empresas precisam.
Vamos analisar rapidamente os pontos mais prováveis de falha ao usar algo como o Dropbox como uma solução de backup de fato:
Por que o Dropbox não é uma solução completa
- O ransomware criptografa todo o sistema, de modo que os arquivos fora da pasta do Dropbox ficam completamente vulneráveis. Embora, em muitos casos, isso não tenha muita importância, pois os arquivos criptografados e comprometidos serão sincronizados com o Dropbox de qualquer forma, tornando inúteis as versões de backup.
- Não há solução para recuperação de desastres. Se o seu hardware for destruído, roubado ou simplesmente parar de funcionar um dia, tudo o que estiver na(s) máquina(s) afetada(s) poderá ser perdido. Isso inclui software, configurações, arquivos de trabalho em andamento e muito mais. Tudo o que terá sido sincronizado são os arquivos adicionados manualmente à pasta do Dropbox. O que leva à outra questão principal..
- Quantos arquivos importantes você acha que tem em seus dispositivos que não estão na pasta do Dropbox? Você não deveria ter que pensar em escolher a dedo quais dados são importantes e quais você pode viver sem eles. As verdadeiras soluções de backup tiram esse fardo de você, fazendo o backup de sistemas inteiros, não apenas de pastas individuais.
Por que usar uma solução de backup dedicada?
Proteção contra a exclusão de arquivos
As verdadeiras soluções de backup lidam com a exclusão de arquivos de forma muito diferente de uma ferramenta de compartilhamento de arquivos. Uma solução de backup é projetada para manter cópias de cada iteração de um arquivo. Se o arquivo de origem for excluído, os backups permanecerão como você deseja. A maneira como isso é gerenciado geralmente é configurável nos diferentestipos de ferramentasde backup da própria .
Seguro contra criptografia e corrupção
As alterações em seu computador são imediatamente sincronizadas com o Dropbox por meio de uma conexão de Internet disponível. Essa substituição indiscriminada é ótima para manter os documentos atualizados, mas péssima para backups e segurança. Como a sincronização não consegue distinguir entre uma alteração “boa” e uma alteração “ruim”, qualquer arquivo que seja corrompido, excluído, comprometido ou criptografado terá essas mesmas modificações enviadas para a versão na nuvem.
Restauração em massa
Os serviços de backup são projetados especificamente para fornecer o meio mais rápido e fácil de colocar os sistemas e as operações de volta nos trilhos. A capacidade de restaurar arquivos individuais é trivial em comparação com a facilidade de reversão em massa de grandes quantidades de dados. Backups de imagem permitem até mesmo a restauração rápida de sistemas inteiros, o que, como mencionamos, muitas vezes é exatamente o que você precisa para se recuperar de um problema grave.
Compactação de arquivos
Os desenvolvedores de soluções de backup estão cientes de um dos maiores desafios dos protocolos de backup adequados: ele pode realmente consumir o espaço de armazenamento. Fazer o backup de várias estações de trabalho e servidores regularmente pode ter um custo proibitivo muito rapidamente. Felizmente, a maioria das soluções de backup de dados resolve esse problema compactando os arquivos para maximizar o uso do armazenamento. Isso é realmente vantajoso para todos, pois minimiza os compromissos baseados em custos.
O NinjaOne oferece backup e recuperação de dados reais
O Ninja Data Protection foi criado para ajudá-lo a fornecer proteção adicional de dados para todo o espectro de necessidades comerciais. Como uma solução de BDR construída para durar e a melhor da categoria, você pode confiar no NDP sem se preocupar com as limitações de uma solução provisória como o OneDrive ou o Dropbox. Nosso serviço está disponível com soluções flexíveis que sempre atendem aos seus objetivos de proteção de dados, custo e RTO.
- Backup de imagem completa
- Backup de documentos, arquivos e pastas
- Opções de armazenamento somente na nuvem, somente local e híbrido
- Restauração rápida e fácil de arquivos
- Restauração de arquivos por autoatendimento do usuário final
- Restauração Bare Metal
- Integrado perfeitamente ao NinjaOne e totalmente gerenciado por meio do painel de controle do RMM
Conclusão
O Dropbox simplesmente não pode proteger os usuários contra perda de dados devido a erro humano, intenção maliciosa, interrupções, erros de sincronização, hackers ou ransomware. Considerando que as soluções de backup são implementadas para evitar exatamente esses tipos de problemas, é muito difícil criar um caso para usar o Dropbox em vez de uma ferramenta de BDR criada para esse fim.
O Dropbox é uma solução avançada de compartilhamento de arquivos, mas expõe os usuários à perda de dados críticos para os negócios sem nenhuma chance de recuperação. Embora seus dados sejam hospedados pelo Dropbox se você for um usuário, ainda é sua responsabilidade manter o controle e a proteção dos dados da sua empresa, pois muitas pontas soltas são deixadas expostas.
Quando chegar a hora de proteger seus dados importantes, use uma ferramenta feita para esse trabalho. As soluções comprovadas de backup e recuperação da NinjaOne não são apenas confiáveis, mas também fáceis de configurar e de usar.
Clique aqui para obter mais informações sobre as soluções de backup e recuperação da NinjaOne.
