La Park University è un’università privata di arti liberali fondata nel 1875 con sede a Parkville, MO. 13.250 studenti in tutto il mondo perseguono gli obiettivi legati alla loro formazione alla Park in uno dei 41 campus statunitensi oppure online da tutto il mondo. La Park University ospita circa 350 tra docenti e personale a tempo pieno e 1.500 studenti nel suo campus principale a Parkville, MO.

David Chesher, direttore dei servizi tecnici della Park University, ha oltre 20 anni di esperienza come amministratore di sistemi, project manager e leader IT. Il suo team è responsabile della fornitura dell’intera gamma di servizi tecnici a facoltà, personale e studenti della Park University. “Prima di introdurre NinjaOne due anni fa, avevamo solo TeamViewer per gestire i dispositivi degli utenti finali”, spiega David. “Prima di NinjaOne non gestivamo il patching in modo centralizzato, la distribuzione del software avveniva manualmente di persona o tramite GPO. NinjaOne ha colmato un’enorme lacuna in termini di capacità di cui neanche sapevamo di aver bisogno.”

Migliorare l’efficienza dell’assistenza agli utenti finali

Per il team di assistenza tecnica, la visibilità sullo stato e sul comportamento degli endpoint è fondamentale. “NinjaOne ci permette di vedere cosa succede su un dispositivo in qualsiasi momento. Controlliamo le prestazioni, vediamo quali processi sono in esecuzione, otteniamo dettagli sull’hardware e altro ancora, e questo ci aiuta a diagnosticare e risolvere i problemi più rapidamente”, dichiara Zachary Neu, Senior Technical Support Specialist. Recentemente, il team di Zach ha ricevuto segnalazioni relative a dispositivi di utenti finali lenti. Cercando tra le macchine, Zach ha scoperto che la Park University aveva alcuni vecchi portatili con 8 GB di memoria, di cui 2 GB dedicati ai video. “È stato facile creare un gruppo di ricerca per identificare questi computer, verificarne la lentezza e risolvere il problema. Senza NinjaOne, avremmo dovuto affidarci ai report degli utenti finali o andare macchina per macchina per identificare e risolvere questo problema.”

Prima di NinjaOne, la connessione ai dispositivi degli utenti finali era un problema abituale per il team dei servizi tecnici, spiega Zach. “Guidare l’utente finale per ottenere l’ID del suo dispositivo è complicato, ma senza di esso non avrei potuto connettermi tramite TeamViewer. La situazione era ancora peggiore se TeamViewer non funzionava: dovevo accompagnare l’utente a disinstallare e reinstallare l’applicazione prima di potermi connettere. Non è una bella esperienza per nessuno.”

Zachary continua: “Con NinjaOne posso cercare rapidamente il dispositivo e collegarmi in remoto con un clic senza mai parlare con l’utente finale. NinjaOne elimina le complicazioni dai flussi di lavoro del mio team e ci fa risparmiare tempo.” Per David, si tratta di un enorme valore aziendale: “NinjaOne ci fa risparmiare almeno un minuto per ogni sessione di accesso remoto. Con diecimila connessioni remote all’anno, si tratta di oltre 150 ore risparmiate all’anno solo per questa interazione.”

Automatizzazione dell’endpoint management

La Park University crea e gestisce le “golden images” per rendere il processo di configurazione dei nuovi dispositivi più rapido, semplice e standardizzato. Secondo Zach, “NinjaOne aiuta molto nella configurazione di nuove macchine. Possiamo ridurre il tempo dedicato alla gestione della nostra golden image includendo un minor numero di applicazioni. Quando distribuiamo l’agente NinjaOne su un nuovo dispositivo, è abbastanza intelligente da sapere quali applicazioni devono essere installate e le invia automaticamente. Adobe Creative Cloud, ad esempio, arriva solo agli endpoint dei nostri laboratori di progettazione, mentre SentinelOne li raggiunge tutti: NinjaOne è abbastanza intelligente da automatizzare questo aspetto.”

Gina Foley, amministratore della sicurezza informatica della Park University, fornisce un esempio: “NinjaOne controlla i nostri endpoint per assicurarsi che la nostra soluzione EDR SentintelOne sia implementata. Se non viene rilevata, NinjaOne installa l’applicazione per noi. Possiamo verificare che l’installazione sia avvenuta tramite l’inventario software integrato. Per questo motivo, non dobbiamo preoccuparci della complessità di avere SentinelOne come parte della nostra golden image.” La Park University ha recentemente dovuto configurare 350 nuovi endpoint nell’arco di due mesi. “Siamo riusciti a distribuire SentinelOne in modo completamente automatico su oltre il 98% di questi endpoint, mentre il restante 2% ha richiesto una configurazione aggiuntiva”, spiega Gina.

“Gran parte della sicurezza consiste nell’avere visibilità”, afferma Gina. Posso sempre accedere e vedere chi sta usando quale dispositivo. Posso sempre controllare NinjaOne per verificare che le patch vengano inviate regolarmente. Se qualcosa va storto, so anche che il team di David può intervenire per aiutare. NinjaOne è la rete di sicurezza che non sapevamo ci mancasse.”

Il team di David è davvero orientato verso l’utilizzo di NinjaOne: “Ogni volta che abbiamo un progetto importante, iniziamo chiedendoci come NinjaOne possa aiutarci a realizzare quel progetto in modo più efficiente.” Un esempio recente riguarda un problema di licenze di Office 365. “Avevamo un problema di licenze per cui tutte le licenze di Office dovevano essere aggiornate con un codice diverso. Abbiamo scritto e distribuito uno script batch che ha aggiornato la chiave di registro e l’ha distribuita a tutti gli endpoint degli utenti con un solo clic. Gli utenti finali non si sono mai accorti della modifica apportata. Il nostro team dedicato ai server ha eseguito lo stesso processo manualmente su un numero molto inferiore di dispositivi e ha impiegato un’intera giornata”, afferma David.

Consentire una migliore erogazione dei servizi IT

“Ho molta fiducia nel mio team”, afferma David, “NinjaOne mi offre una visibilità completa sui nostri endpoint gestiti e sul mio team. Non ho bisogno che Zach dimostri che sta facendo il suo lavoro, posso controllare molto facilmente. Il suo tempo può essere speso meglio: aiutando le persone.” Per David, visibilità significa una gestione migliore, una risoluzione più rapida e una maggiore capacità di supportare il suo team.

Nella prima metà del 2022, il personale dei servizi tecnici dell’Università di Park, che comprende sia l’helpdesk che il supporto tecnico, è sceso da 9 a 5 dipendenti a tempo pieno. “Il mio team si sta riducendo, ma non si stanno riducendo le richieste che riceve”, afferma David. “Avere NinjaOne nel nostro stack di strumenti è come avere un altro dipendente a tempo pieno all’interno dell’Università. Un impiegato a tempo pieno che non prende ferie, non è mai in malattia e a cui non devi concedere benefit di alcun genere. NinjaOne è un enorme vantaggio perché i soldi sono spesi davvero bene. Se non fosse per NinjaOne, non credo che il nostro team IT riuscirebbe a fornire servizi all’altezza delle aspettative con il nostro personale così ridotto.”

Non è solo l’efficienza dei tecnici ad essere migliorata alla Park University, NinjaOne ha avuto un impatto anche sugli utenti finali. “Negli ultimi due anni, tutti hanno visto un maggior numero di dipendenti lavorare da casa, il che pone enormi sfide per l’assistenza agli utenti finali. Tutto ciò che facevamo a livello pratico quando i dipendenti erano in sede, NinjaOne ci aiuta a farlo per i dipendenti remoti”, spiega David. “Siamo in grado di rendere gli utenti finali più soddisfatti dei loro servizi IT e più efficienti, riducendo i tempi di riparazione da ore a minuti e spesso da minuti a secondi.”