Poiché il mondo dell’informatica continua a crescere in dimensioni e complessità, una quantità crescente di informazioni è necessaria sia per il funzionamento che per la sicurezza dei dispositivi IT. È quasi impossibile per gli MSP e i professionisti IT ricordare tutto senza scriverlo da qualche parte, ma quel “da qualche parte” deve essere un posto sicuro e facilmente disponibile per fare riferimento. Fortunatamente, i software di documentazione IT e le best practice per la documentazione IT sono stati creati per risvolvere questo problema.
Cos’è la documentazione IT?
La documentazione IT comporta la registrazione di descrizioni dettagliate di compiti, metodi, procedure e qualsiasi conoscenza essenziale per il funzionamento di un ambiente informatico. Può anche includere la documentazione di qualsiasi credenziale o configurazione necessaria per gestire correttamente i dispositivi. Un software di documentazione IT fornisce un unico luogo di archiviazione affidabile di importanti informazioni.
Le 5 migliori Best Practice per la documentazione IT
Documentazione IT is no small task. Richiede un grande impegno di tempo, oltre al rispetto di alcuni principi chiave. Quando è ben organizzata come si deve, funge da risorsa vitale per le aziende e i team IT. Ecco 5 best practice di documentazione IT da seguire per essere sicuri di capitalizzare questa risorsa inestimabile
1) Creare un programma. Poiché documentare il know-how tecnico della tua azienda è essenziale, è saggio fare un piano d’azione per eseguire la documentazione. Prima di iniziare il processo, bisogna decidere quali informazioni vengono registrate, come e in che modo si pensa di organizzare i dettagli. Se si inizia con un programma, sarà più facile documentare in modo efficiente.
2) Scrivere con chiarezza. Dato che si tratta di una risorsa a cui si farà riferimento molto spesso, bisogna scrivere in modo comprensibile per facilitare l’accesso alle informazioni. Sii diretto e conciso. Non c’è bisogno di ulteriore materiale; basta scrivere le credenziali o indicare le procedure in modo semplice. Inoltre, assicurati che le informazioni che scrivi siano accurate. Una documentazione chiara aiuterà anche i nuovi dipendenti a navigare nei loro ruoli e a imparare le informazioni.
3) Organizzare i dati e usare la multimedialità. Organizzare le informazioni fin dall’inizio renderà molto più facile cercare e trovarle successivamente. L’aggiunta di elementi multimediali come colori, tabelle e grafici per visualizzare chiaramente i punti chiave dei dati renderà la documentazione più attraente dal punto di vista visivo e più facile da comprendere. Con una ricca documentazione IT, i tecnici ed il personale di supporto possono passare più tempo a risolvere i problemi e meno a cercare la risposta.
4) Standardizzare la documentazione. Imposta un processo di registrazione delle informazioni in modo che siano tutte registrate allo stesso modo. Alcuni software di documentazione IT offriranno vari modelli da utilizzare che possono rendere più facile e aiutare a semplificare il processo di standardizzazione. Standardizzando la propria documentazione IT, renderà più facile sia la registrazione che la localizzazione delle informazioni nella documentazione.
5) Fare della documentazione un’attività comune e regolare. La documentazione IT dovrebbe essere un documento vivente, con aggiornamenti coerenti come parte del proprio flusso di lavoro quotidiano. Poiché la documentazione è necessaria sia per la sicurezza che per la facilità delle operazioni commerciali, è importante renderla una pratica quotidiana. La documentazione IT dovrebbe anche essere uno sforzo di collaborazione tra diversi dipartimenti all’interno dell’organizzazione per assicurare che la stessa sia usata in modo adeguato.
Perché la documentazione IT è utile per il tuo business
Abbiamo elencato alcune best practice quando si tratta di documentazione IT, ma come può rendersi utile per le operazioni aziendali? In definitiva, si tratta di qualcosa conosciuto come Knowledge Management. La gestione della conoscenza è la conservazione della conoscenza e dell’informazione organizzativa per l’uso dei dipendenti presenti e futuri.
Il software di documentazione IT è usato come strumento di gestione della conoscenza per i professionisti IT. Ci sono molteplici modi in cui può aiutare il proprio business, che includono:
Onboarding più veloce
Ogni azienda è a conoscenza delle sfide che comporta insegnare ai nuovi dipendenti quali siano i loro ruoli e come svolgere le funzioni chiave del loro lavoro. Fortunatamente con la documentazione IT, il processo di onboarding può essere completato molto più velocemente perché tutte le informazioni necessarie sono disponibili in un luogo organizzato e facilmente accessibile. Questo è particolarmente utile quando i tecnici devono imparare o avere accesso alle informazioni sugli ambienti IT dei singoli clienti.
Maggiore efficienza
La documentazione IT è un modo efficace per centralizzare e standardizzare la conoscenza aziendale. Quando le informazioni come le credenziali, i processi e le configurazioni sono registrate, allora i tecnici hanno un luogo dove sanno di poter accedere facilmente alle informazioni di cui hanno bisogno. Questo aiuta a evitare perdite di tempo nella ricerca in altri luoghi di informazioni esplicite sugli ambienti IT. Una base di conoscenza centralizzata rende anche facile assicurarsi che sia aggiornata.
Rischio ridotto al minimo
Può essere difficile assicurare la continuità quando un tecnico lascia l’organizzazione e porta con sé le conoscenze istituzionali. Con una documentazione IT adeguata e coerente, questo è un rischio che può essere facilmente evitato. Attraverso l’uso della documentazione IT, la conoscenza cruciale del business può essere scritta e registrata per l’uso attuale e futuro. La documentazione IT può anche fornire tutte le informazioni di cui i tecnici hanno bisogno per rimediare ai frequenti problemi IT che possono incontrare, come ad esempio cosa fare se un backup va male o cosa fare se sospettano che un malware si sia insinuato nei sistemi IT. Avere a disposizione una documentazione che elenca cosa fare in caso di emergenza aiuterà le organizzazioni a superare queste sfide più velocemente e a limitare qualsiasi danno potenziale.
Sicurezza migliorata
Mantenere le credenziali e altre informazioni di autorizzazione sicure è uno dei tanti mal di testa che i professionisti IT e gli MSP devono affrontare. La documentazione IT può aiutare a memorizzare e condividere le credenziali in modo sicuro, in modo che solo coloro che hanno bisogno delle informazioni vi abbiano accesso. La misura aggiuntiva di sicurezza offrirà la pace dei sensi continuando a fornire servizi IT ai clienti.
Conclusioni
Una documentazione IT efficace è sia vantaggiosa che necessaria per qualsiasi ambiente IT, e vale la pena dedicare del tempo alla registrazione di tutte le informazioni IT importanti. Inoltre, è anche essenziale per una gestione di successo delle operazioni IT. Avere una documentazione adeguata sul posto si traduce in operazioni fluide e in una sensazione di sicurezza sapendo che tutte le informazioni per i propri ambienti IT sono sicure.
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