I takt med att IT-världen fortsätter att växa i storlek och komplexitet behövs en allt större mängd information för både drift och säkerhet av IT-enheter. Det är nästan omöjligt för IT-partners och intern IT-personal att komma ihåg allt utan att skriva ner det någonstans, men ”någonstans” måste vara både säkert och lättillgängligt. Lyckligtvis har programvara för IT-dokumentation skapats för att uppfylla båda dessa krav.
Vad är IT-dokumentation?
IT-dokumentation innebär att man registrerar detaljerade beskrivningar av uppgifter, metoder, förfaranden och all nödvändig kunskap för driften av en IT-miljö. Den kan också innehålla dokumentation av alla referenser eller konfigurationer som behövs för att hantera enheterna på rätt sätt. Programvara för IT-dokumentation ger en enda plats för att lagra denna viktiga information på ett tillförlitligt sätt.
5 bästa metoder för IT-dokumentation
IT-dokumentation är ingen liten uppgift. Det kräver ett stort tidsåtgång och att man följer några viktiga principer. När det är bra gjort är det en viktig resurs för företag och IT-teams. Här är 5 bästa metoder för IT-dokumentation som du bör följa för att se till att du utnyttjar denna ovärderliga resurs:
Skapa en plan
Eftersom det är viktigt att dokumentera ditt företags tekniska kunnande är det klokt att göra en handlingsplan för dokumentationen. Innan du börjar processen ska du bestämma vilken information du ska registrera, hur du ska registrera den och hur du planerar att organisera informationen. Om du börjar med en plan är det lättare att dokumentera effektivt.
Skriv med tydlighet
Eftersom det är en resurs som du kommer att referera till ofta, skriv den så att du lätt kan förstå informationen. Håll det enkelt och kortfattat. Det behövs inga extra detaljer, utan skriv bara ner referenser eller ange rutiner på ett enkelt sätt. Se dessutom till att informationen du skriver är korrekt. Tydlig dokumentation hjälper också nyanställda medarbetare att navigera i sina roller och lära sig informationen.
Organisera data och använda multimedia
Om du organiserar informationen från det ögonblick du börjar dokumentera blir det mycket lättare att söka efter och hitta informationen senare. Genom att lägga till multimedia som färger, diagram och grafer för att tydligt visa viktiga datapunkter blir dokumentationen mer visuellt tilltalande och lättare att förstå. Med omfattande IT-dokumentation kan tekniker och supportpersonal ägna mer tid åt att åtgärda problem och mindre tid åt att leta efter svaret.
Standardisera dokumentationen
Skapa en process för att registrera information så att allt registreras på samma sätt. Vissa programvaror för IT-dokumentation erbjuder olika mallar som kan underlätta och förenkla standardiseringsprocessen. Genom att standardisera din IT-dokumentation blir det lättare att registrera och hitta information i dokumentationen.
Gör dokumentationen till en gemensam och regelbunden aktivitet
IT-dokumentation bör vara ett levande dokument, med konsekventa uppdateringar som en del av ditt dagliga arbetsflöde. Eftersom dokumentation behövs både för säkerheten och för att underlätta affärsverksamheten är det viktigt att göra det till en daglig rutin. IT-dokumentation bör också vara ett samarbete mellan andra avdelningar inom organisationen för att säkerställa att dokumentationen används och är korrekt.
Varför IT-dokumentation är bra för ditt företag
Vi har listat några bästa metoder när det gäller IT-dokumentation, men hur kan den hjälpa dig i din affärsverksamhet? I slutändan handlar det om något som kallas kunskapshantering. Kunskapsförvaltning är bevarandet av organisationens kunskap och information för att användas av både nuvarande och framtida anställda.
Programvara för IT-dokumentation används som ett verktyg för kunskapshantering för IT-specialister. Det finns flera sätt som det kan hjälpa ditt företag, bland annat:
Snabbare introduktion
Alla företag känner till utmaningen med att lära nya medarbetare vad deras roll är och hur de ska utföra viktiga funktioner i sitt arbete. Lyckligtvis kan IT-dokumentationen göra det mycket snabbare att komma in i processen eftersom all nödvändig information finns tillgänglig på en lättåtkomlig och organiserad plats. Detta är särskilt bra när tekniker behöver lära sig eller få tillgång till information om enskilda kunders eller klienters IT-miljöer.
Ökad effektivitet
IT-dokumentation är ett effektivt sätt att både centralisera och standardisera företagets kunskap. När information som autentiseringsuppgifter, processer och konfigurationer registreras har teknikerna en plats där de vet att de lätt kan få tillgång till den information de behöver. På så sätt undviker du att slösa bort tid på att leta på andra ställen efter information om IT-miljöer. En centraliserad kunskapsbas gör det också enkelt att se till att den är uppdaterad.
Minimerad risk
Det kan vara svårt att säkerställa kontinuitet när en tekniker lämnar organisationen och tar med sig institutionell kunskap. Med korrekt och konsekvent IT-dokumentation är detta en risk som lätt kan förebyggas. Med hjälp av IT-dokumentation kan viktig kunskap om verksamheten skrivas ner och registreras för nuvarande och framtida användning. IT-dokumentation kan också innehålla all information som tekniker behöver för att åtgärda vanliga IT-problem som de kan stöta på, till exempel vad de ska göra om en säkerhetskopiering misslyckas eller vad de ska göra om de misstänker att skadlig kod har smugit sig in i IT-systemen. Att ha dokumentation tillgänglig som visar vad man ska göra i en nödsituation hjälper organisationer att övervinna dessa utmaningar snabbare och begränsa eventuella skador.
Förbättrad säkerhet
Att hålla autentiseringsuppgifter och annan auktorisationsinformation säker är en av de många huvudvärk som IT-proffs och IT-partners måste hantera. IT-dokumentation kan hjälpa till med att lagra och dela autentiseringsuppgifter på ett säkert sätt så att endast de som behöver informationen har tillgång till den. Den extra säkerheten ger dig sinnesro när du fortsätter att tillhandahålla IT-tjänster till kunder och klienter.
Slutsats
Effektiv IT-dokumentation är både fördelaktigt och nödvändigt för alla IT-miljöer, och det är värt den tid som läggs ner på att registrera all viktig IT-information. Dessutom är det även viktigt för en framgångsrik förvaltning hela IT-verksamheten. Att ha rätt dokumentation på plats ger en smidig verksamhet och en känsla av trygghet i vetskapen om att all information för dina IT-miljöer är säker.
NinjaOne är en plattform för enhetlig IT-hantering som är utformad för att göra det enkelt för dig att övervaka och hantera dina IT-miljöer, och deras dokumentationsfunktion är bara ett av många verktyg som de erbjuder. Registrera dig för en gratis provperiod idag för att börja utforska fördelarna med Ninjas programvara för IT-dokumentation.
