Schlüsselpunkte
- Einen Plan ausarbeiten: Legen Sie vor Beginn der Dokumentation fest, was erfasst werden soll, wie dies geschehen soll und wie die Daten organisiert werden.
- Verständlich formulieren: Schreiben Sie klar sowie prägnant und verwenden Sie eine präzise, leicht verständliche Sprache, damit neue Mitarbeiter:innen und Techniker:innen sich leicht zurechtfinden und die Informationen umsetzen können.
- Die Daten organisieren: Achten Sie von Anfang an auf eine einheitliche Struktur und fügen Sie Multimedia-Elemente wie Tabellen und Diagramme hinzu, um wichtige Datenpunkte darzustellen, damit Ihre Dokumentation leichter zu durchsuchen, zu verstehen und umzusetzen ist.
- Ihre Dokumentation strukturieren: Richten Sie einen wiederholbaren Prozess ein und benutzen Sie Vorlagen, um die Standardisierung zu vereinfachen.
- Die Dokumentation zu einer regelmäßigen Aufgabe machen: Die IT-Dokumentation sollte ein lebendiges Dokument sein, das im Rahmen Ihrer täglichen Arbeitsabläufe aktualisiert und in abteilungsübergreifender Zusammenarbeit gepflegt wird.
In unserer immer größer und komplexer werdenden IT-Welt sind mit sowohl auf den Betrieb wie die Sicherheit immer mehr Informationen zu verwalten. MSPs und IT-Beschäftigte ist es in unseren Tagen nahezu unmöglich geworden, alles Nötige im Gedächtnis zu behalten, ohne es irgendwo aufzuschreiben. Doch dieses „irgendwo“ muss zugleich sicher und leicht auffindbar sein. Glücklicherweise wurden IT-Dokumentationssoftware und Best Practices für IT-Dokumentation entwickelt, um beides zu ermöglichen.
Was ist eine IT-Dokumentation?
Unter IT-Dokumentation versteht man das Dokumentieren detaillierter Beschreibungen von Aufgaben, Methoden, Verfahren und sämtlichen weiteren für den Betrieb einer IT-Umgebung wesentlichen Wissens. Zudem kann auch die Dokumentation von Anmeldeinformationen und Konfigurationen dazu gehören, welche für die ordnungsgemäße Verwaltung der Geräte benötigt werden. IT-Dokumentations-Software speichert diese wichtigen Daten sicher an einem einzigen Ort.
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Warum IT-Dokumentation für Ihr Unternehmen hilfreich ist
Wir haben einige Best Practices im Bereich der IT-Dokumentation für ein effektives IT-Management aufgeführt, aber wie kann diese Ihre Geschäftsabläufe unterstützen? Letztlich geht es um Wissensmanagement. Darunter versteht man die Bewahrung des Wissens und der Informationen eines Unternehmens, damit sie sowohl von den aktuellen wie den künftigen Beschäftigten verwendet werden.
IT-Dokumentations-Software ist ein Wissensmanagement-Tool für IT-Verantwortliche. Ihr Unternehmen wird davon gleich mehrfach profitieren:
Schnelleres Onboarding
Jedes Unternehmen kennt die Herausforderung: Neue Mitarbeitende müssen eingearbeitet und es muss geklärt werden, was genau ihre Aufgaben sind. Glücklicherweise kann der Einführungsprozess mit Hilfe der IT-Dokumentation viel schneller abgeschlossen werden, da alle erforderlichen Informationen an einem leicht zugänglichen, organisierten Ort verfügbar sind. Insbesondere wenn neue Techniker:innen mit Informationen über die IT-Umgebungen einzelner Kunden oder Auftraggeber zu tun haben, ist dies von großer Hilfe.
Höhere Effizienz
IT-Dokumentation eignet sich sehr gut dazu, das Wissen eines Unternehmens sowohl zentral wie standardisiert zu organisieren. So wissen Techniker:innen immer, wo sie etwa Anmeldeinformationen, Verfahrensweisen oder Konfigurationen nachsehen können, denn es gibt dafür einen zentralen Ort. Folglich muss nicht mehr mühsam an anderen Stellen nach der gesuchten Information über IT-Umgebungen gesucht werden, was viel Zeit einspart. Zudem erleichtert eine zentralisierte Wissensbasis ihre eigene, ständige Aktualisierung.
Minimierung von Risiken
Wenn ein Techniker das Unternehmen verlässt, nimmt er oder sie Geschäftswissen mit, das zur Aufrechterhaltung des Betriebs aber auch danach noch zur Verfügung stehen muss. Die insofern bestehende Gefahr einer Betriebsunterbrechung kann durch eine konsistente IT-Dokumentation von vorn herein gebannt werden. IT-Dokumentation dokumentiert das relevante Geschäftswissen für den gegenwärtigen wie den künftigen Gebrauch. So kann sie etwa auch festhalten, was bei wiederkehrenden Problemen zu tun ist, zum Beispiel wenn ein Backup scheitert oder der Verdacht besteht, dass Malware in die IT-Systeme eingedrungen sein könnte. Durch die Erstellung eines IT-Notfallwiederherstellungsplans können IT-Teams Risiken reduzieren, indem sie die genauen Schritte, Zuständigkeiten sowie Wiederherstellungszeitziele festhalten, die zur Wiederaufnahme des Betriebs nach einem schwerwiegenden Vorfall erforderlich sind. Da eine derartige Dokumentation vorliegt, können Unternehmen kostspielige Ausfallzeiten reduzieren und gleichzeitig die Geschäftskontinuität sicherstellen.
Verbesserte Sicherheit
Dass Anmeldedaten und andere Genehmigungen in unerlaubte Hände geraten könnten, ist eine der größten Sorgen von IT-Technikern und MSPs. IT-Dokumentation kann dabei helfen, Anmeldedaten sicher zu verwalten, sodass nur die richtigen Personen sie erhalten. Das gibt Sicherheit, die Sie gut schlafen lässt – damit sie sich anschließend wieder ganz auf Ihre Kunden konzentrieren können.
5 Best Practices für IT-Dokumentation
IT-Dokumentation ist keine triviale Aufgabe Sie erfordert Zeit und die strikte Befolgung einiger Kernprinzipien. Wird sie gut gemacht, stellt sie für Unternehmen und IT-Teams eine wertvolle Ressource dar. Hier sind fünf Best Practices, die zeigen, wie sich diese Ressource IT-Dokumentation nutzbar machen lässt:
1) Einen Plan erstellen
Angesichts der Bedeutung der Dokumentierung Ihres geschäftlichen IT-Know-hows liegt es nahe, ein Schema auszuarbeiten, nach dem diese vorzunehmen ist. Zunächst jedoch sollten Sie festlegen, welche Informationen Sie wie dokumentieren wollen und wie die Einzelheiten organisiert werden sollen. Mit einem Schema wird das eigentliche Dokumentieren einfacher und effizienter.
2) Schreiben Sie mit Klarheit
Schreiben Sie so, dass die festgehaltenen Informationen problemlos verstanden werden können, da häufig auf sie verwiesen und zurückgegriffen werden wird. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Keine epische Breite. Notieren Sie beispielsweise einfach die Anmeldedaten oder Verfahrensgrundschritte. Achten Sie bei Ihren Formulierungen zudem auf Genauigkeit und Eindeutigkeit. Dies wird auch neuen Mitarbeitenden helfen, sich rasch zurechtzufinden.
3) Organisieren Sie die Daten und nutzen Sie Multimedia
Wenn Sie Informationen von Anfang an strukturiert dokumentieren, fällt es später deutlich leichter, diese gezielt zu suchen und wiederzufinden. Mit Farben, Tabellen und Diagrammen stellen Sie die zentralen Punkte klar heraus, was Ihre Dokumentation visuell ansprechender und somit leichter verständlich macht. Eine übersichtliche und alle wesentlichen Aspekte abdeckende IT-Dokumentation spart Technikern und Support-Teams Zeit, die sie fortan der eigentlichen Problembehebung widmen können.
4) Standardisierung der Dokumentation
Es sollte ein Prozess zur Erfassung von Informationen eingerichtet werden, damit diese durchgängig auf dieselbe Weise dokumentiert werden. Da manche IT-Dokumentationssoftware verschiedene Vorlagen zur Verfügung stellt, lässt sich der Standardisierungsprozess dadurch vereinfachen. Zudem sollten für jeden Dokumentationstyp einheitliche Vorlagen angewendet werden, wobei die zugehörigen Einträge entsprechend gekennzeichnet und miteinander verknüpft werden sollten. Die Standardisierung Ihrer IT-Dokumentation erleichtert sowohl die Erfassung als auch das Auffinden von Informationen in der Dokumentation.
5) Machen Sie die Dokumentation zu einer gemeinsamen und regelmäßigen Tätigkeit
Eine gute IT-Dokumentation wird laufend aktualisiert, deshalb sollte ihre Pflege zum festen Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit werden. Schließlich dient die Dokumentation der Aufrechterhaltung sowohl der Sicherheit wie des Betriebs Ihres Unternehmens. Zudem sollte die Dokumentation in die Änderungs-Management-Prozesse integriert werden, damit kein Änderungsticket geschlossen wird, ohne dass eine entsprechende Aktualisierung vorgenommen wurde. Mithilfe von IT-Dokumentationssoftware, wie beispielsweise NinjaOne, lassen sich Prozesse automatisieren, etwa durch die Implementierung einer automatischen Erkennung zur Befüllung von Asset-Datensätzen. Darüber hinaus sollte die IT-Dokumentation als gemeinschaftliche Aufgabe über verschiedene Abteilungen des Unternehmens hinweg verstanden werden, damit sichergestellt ist, dass die Dokumentation sowohl genutzt wird als auch korrekt bleibt.
Sorgen Sie mit NinjaOne Documentation dafür, dass Anmeldeinformationen und Prozesse organisiert, durchsuchbar und stets aktuell bleiben.
Fazit
Effektive IT-Dokumentation bietet Chancen und ist zugleich eine Notwendigkeit. Sie ist die Zeit, die sie erfordert, allemal wert. Außerdem ist sie für die erfolgreiche IT-Betriebsführung von wesentlicher Bedeutung. Eine ordentlich geführte Dokumentation sorgt für geschmeidige Abläufe und ruhige Nerven, denn mit ihr können Sie sicher sein, dass alle für Ihre IT-Umgebung relevanten Daten gut verwaltet sind.
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