Comment améliorer votre processus d’accueil et de départ des nouveaux utilisateurs

Gérer à distance les utilisateurs Active Directory - NinjaOne

Au cours de l’année écoulée, le marché de l’emploi a connu de nombreuses fluctuations, le nombre de personnes qui rejoignent et quittent les entreprises étant plus élevé que les années précédentes. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous pouvez voir un flux constant de nouveaux employés et avoir participé à plus de « happy hours » que d’habitude :

  • Le nombre d’emplois disponibles sur le marché augmente, ce qui incite les employés à rechercher de meilleures opportunités
  • Les salaires ont augmenté de 5,1 % au cours de l’année 2022, ce qui permet aux employés de gagner plus d’argent
  • Un plus grand nombre d’entreprises ont procédé à des licenciements, ce qui a entraîné une diminution des effectifs des entreprises, mais aussi une augmentation du nombre de demandeurs d’emploi

Pourquoi un processus d’accueil et de départ est essentiel pour l’informatique ?

En raison de ces énormes fluctuations du marché du travail, les équipes informatiques sont soumises à une pression accrue pour prendre en charge les arrivées et les départs d’employés. Si votre équipe ne dispose pas d’un plan approprié, vous risquez de perdre un temps précieux, de l’argent et des ressources qui pourraient être utilisés pour des projets plus importants. Voici quelques raisons pour lesquelles la création d’un processus cohérent est si importante :

Accueil (onboarding)

  • Facilite le processus pour les nouveaux employés
    Le processus d’onboarding est un moment important pour les nouveaux employés. Il s’agira du premier point de contact avec votre entreprise, il est donc important que ces premiers moments se déroulent sans heurts. Cela permet à votre équipe d’établir d’excellentes relations avec les utilisateurs finaux, ce qui se traduit par des interactions plus saines.
  • Gain de temps
    En créant un processus standardisé, votre équipe passera moins de temps à poser des questions. Grâce à une check-list, à des actions automatisées et à des modèles, votre équipe pourra consacrer plus de temps aux choses qui comptent.
  • Aide à prévenir les futures demandes ponctuelles
    En dotant les nouveaux employés des bonnes ressources et d’un accès adéquat dès le départ, vous éviterez à votre équipe bien des maux de tête par la suite.
  • Aide les équipes à suivre l’inventaire
    Grâce à une check-list complète pour l’onboarding, il est beaucoup plus facile de savoir quels utilisateurs doivent recevoir quel appareil, s’ils ont accès à une licence logicielle particulière, etc. (Spoiler : cela simplifie également le processus de départ en sachant quels appareils et licences ont été attribués à chaque utilisateur, ce qui facilite la récupération des actifs)
  • Opportunités d’éduquer les utilisateurs finaux sur le protocole de sécurité
    Grâce à un processus d’intégration adéquat, vous avez la possibilité de former les nouveaux employés aux protocoles de sécurité importants. Vous pouvez exiger des utilisateurs qu’ils suivent une formation détaillée sur la sécurité, leur fournir des ressources utiles et bien d’autres choses encore au cours de cette communication initiale.

Départ (offboarding)

  • Minimisez les risques de sécurité lorsque des personnes quittent l’entreprise
    Lorsque des personnes quittent une entreprise, elles ont accès à des données et à des plateformes organisationnelles importantes qui devront être révoquées à leur départ. Si les employés ont accès au réseau après leur départ de l’entreprise, votre réseau reste exposé à des attaques potentielles ou à des violations de données.
  • Économisez de l’argent en récupérant les licences inutilisées
    Lors de l’intégration d’un utilisateur, ou pendant son séjour dans l’entreprise, il aura accès à un certain nombre de programmes différents. La plupart d’entre elles nécessiteront des licences pour fonctionner. Il est important de réaffecter ces licences afin que votre équipe ne dépense pas d’argent pour des licences qui ne sont pas utilisées.
  • Assurez un transfert de connaissances harmonieux vers le reste de l’équipe
    Les employés vont accumuler beaucoup de connaissances et de ressources pendant cette période au sein de l’entreprise, et vous voulez être sûr que ces données ne seront pas perdues. Sauvegardez leurs appareils et donnez accès à toutes les données du cloud. 

Six conseils pour rationaliser vos processus d’intégration et d’exclusion

Heureusement, il existe de nombreuses façons d’automatiser vos processus d’arrivée et de départ sans vous ruiner. Cela vous demandera un peu de temps au départ, mais vous économiserez d’innombrables heures à chaque session. Vous trouverez ci-dessous quelques idées sur la façon dont vous pouvez utiliser des astuces d’automatisation simples qui auront un impact considérable. 

  1. Recevez toutes les informations des RH bien avant l’onboarding
    Si vous ne disposez pas de toutes les informations dès le départ, vous finirez par passer beaucoup plus de temps dans les allers-retours entre votre équipe et les RH. Il est bon de travailler avec les RH pour concevoir un processus de soumission lorsqu’il faut planifier l’accueil d’un nouvel employé.
  2. Créez une série de questions à poser aux équipes concernées
    Au cours du processus d’intégration, vous devrez connaître le matériel nécessaire, les exigences en matière d’accès aux logiciels et aux systèmes, les listes de distribution, etc. Pour recueillir rapidement ces informations, créez un modèle de questions fréquemment posées. Ainsi, la prochaine fois que vous accueillerez un nouvel utilisateur, vous pourrez envoyer cette liste de questions aux points de contact concernés.
  3. Commandez à l’avance tous les logiciels et matériels nécessaires
    En disposant de tous les logiciels et matériels bien avant la date d’entrée en fonction du nouvel employé, vous pouvez éviter les frais d’expédition urgents ou les mauvaises expériences d’accueil.
  4. Développez votre propre check-list des processus
    Il y aura toujours des exceptions et des exigences spécifiques à chaque poste, mais une check-list standardisée est un bon point de départ. Vous vous assurerez ainsi de couvrir toutes les bases de l’accueil standard, puis vous pourrez envisager les besoins supplémentaires et les ajouter à votre check-list. Par exemple, si vous savez que le département des finances a toujours besoin d’accéder à un logiciel spécifique basé sur le cloud, vous pouvez l’ajouter à une check-list spécifique aux finances.
  5. Modélisez n’importe quelle communication par e-mail
    Une grande partie du temps consacré à l’onboarding est consacré à la communication entre les équipes. Vous pouvez toujours utiliser des modèles d’e-mail pour ces points de contact initiaux afin de ne pas perdre de temps à rédiger un e-mail pour chaque lancement d’onboarding.
  6. Assurez le suivi de toutes les licences, de l’accueil au départ
    Les licences sont source de confusion. Plus vous consacrerez de temps au suivi de l’attribution des licences, plus il sera facile de les récupérer et de les réattribuer lorsque quelqu’un quittera l’entreprise. Vous ne voulez pas découvrir un jour que vous avez payé pour plus de licences que ce dont vous avez réellement besoin. Il existe même des outils de gestion des licences logicielles qui peuvent faciliter le processus ! Mais au bout du compte, quelle que soit la méthode, l’important est de commencer à les suivre.

Nous savons que le processus d’onboarding et d’offboarding peut être un peu difficile à gérer, c’est pourquoi nous avons établi une check-list complète pour l’accueil et le départ des utilisateurs finaux que vous pouvez utiliser au quotidien ! Cela comprend toutes les tâches de base liées à l’intégration et à l’exclusion, telles que les besoins en matériel et en logiciels, la gestion des identités, le SSO, etc.

Les solutions de gestion informatique unifiée, comme NinjaOne, peuvent également vous aider à simplifier l’accueil des nouveaux employés grâce à un tableau de bord unique pour tous vos terminaux, un système de tickets, une documentation informatique, etc. Pour en savoir plus sur NinjaOne et commencer votre essai gratuit, cliquez ici.

Pour aller plus loin

Pour créer une équipe informatique efficace et performante, il est essentiel d’avoir une solution centralisée qui joue le rôle de nœud principal pour vos services. NinjaOne permet aux équipes informatiques de surveiller, gérer, sécuriser et prendre en charge tous les appareils, où qu’ils soient, sans avoir besoin d’une infrastructure complexe sur site.

Pour en savoir plus sur NinjaOne Endpoint Management, participez à une visite guidée, ou profitez d’un essai gratuit de la plateforme NinjaOne.

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