Incorporación y baja de nuevos usuarios: cómo mejorar estos procesos

incorporación

En el último año, el mercado laboral ha experimentado una gran fluctuación, con más personas entrando y saliendo de las empresas que en años anteriores. Hay algunos motivos por los que puede que estés viendo un flujo constante de nuevos empleados y hayas estado en más happy hours de despedida que de costumbre:

  • Hay más puestos de trabajo disponibles en el mercado, lo que lleva a los empleados a buscar mejores oportunidades
  • Los salarios han aumentado un 5,1% a lo largo de 2022, llevando a los empleados a tener mayores oportunidades de ganar más dinero
  • Han sido muchas las empresas que se han enfrentado a despidos, lo que ha tenido como consecuencia una reducción de plantilla, pero también un aumento en el número de solicitantes de empleo e incorporación

Por qué un proceso de incorporación y baja es fundamental en TI

Debido a estas enormes fluctuaciones en el mercado laboral, cada vez es más importante que los equipos de TI sean capaces de dar soporte a las constantes llamadas de incorporación y baja. Si tu equipo no cuenta con un plan adecuado, puedes acabar perdiendo un tiempo muy valioso, dinero y recursos que podrían emplearse en proyectos de mayor envergadura. He aquí algunas razones por las que es tan importante crear un proceso coherente:

La incorporación

  • Facilita el proceso a los nuevos empleados
    El proceso de incorporación es un momento importante para los nuevos empleados. Es el primer punto de contacto que van a tener con tu organización, por lo que es esencial que estos momentos iniciales sean perfectos. Eso hará que tu equipo entabla buenas relaciones con los usuarios finales, lo que dará lugar a interacciones más saludables en el futuro.
  • Ahorra tiempo
    Al crear un proceso estandarizado, tu equipo pasará menos tiempo haciendo preguntas y en interminables llamadas entre departamentos. Con una checklist, acciones automatizadas y plantillas, tu equipo podrá dedicar más tiempo a las cosas que importan.
  • Ayuda a evitar solicitudes puntuales en el futuro
    Dotar a los nuevos empleados de los recursos y accesos necesarios al principio le ahorrará a tu equipo un montón de quebraderos de cabeza en el futuro.
  • Ayuda a los equipos a hacer un seguimiento del inventario
    Si cuentas con una checklist de incorporación exhaustiva, es mucho más fácil saber qué usuarios reciben determinados dispositivos, tienen acceso a una licencia de software concreta, etc. (Spoiler: saber qué dispositivos y licencias se asignaron a cada usuario ayuda, igualmente, a simplificar el proceso de baja y recuperar los activos)
  • Oportunidades para educar a los usuarios finales sobre los protocolos de seguridad
    Con un proceso de incorporación adecuado, tienes la oportunidad de educar a los nuevos empleados sobre protocolos de seguridad importantes. Durante este contacto inicial, puedes pedirles a los usuarios sigan una formación detallada sobre seguridad, proporcionarles recursos útiles y mucho más.

El proceso de baja

  • Minimiza los riesgos de seguridad cuando un empleado abandona la organización
    Antes de abandonar la organización, un empleado tiene acceso a datos importantes y a plataformas de la organización que deberá revocarse cuando se marche. Si el empleado sigue teniendo acceso después de haber dejado la empresa, la red queda expuesta a posibles ataques o filtraciones de datos.
  • Ahorra dinero al recuperar las licencias no utilizadas
    Al incorporar a un usuario, o durante su permanencia en la organización, se le da acceso a una serie de programas diferentes. La mayoría de ellos necesitan licencias para operar. Es importante reasignar estas licencias para que tu equipo no esté gastando dinero en licencias que no se están utilizando.
  • Garantiza una transferencia de conocimientos fluida al resto del equipo
    Los empleados acumulan muchos conocimientos y recursos durante su estancia en la organización, y es conveniente que te asegures de que los datos no se pierden. Haz copias de seguridad de sus dispositivos y dales acceso a cualquier dato en la nube.  

Seis consejos para agilizar los procesos de incorporación y baja

Por suerte, hay muchas formas de automatizar los procesos de incorporación y baja sin arruinarte. Requerirá una inversión de tiempo inicial, pero te ahorrarás incontables horas en cada sesión. A continuación, te presentamos algunas ideas sobre cómo poner en práctica algunos trucos de automatización que si bien son sencillos, tendrán un gran impacto.  

  1. Asegúrate de recibir toda la información de RR.HH. con suficiente antelación a la incorporación
    Si no dispones de toda la información por adelantado, acabarás perdiendo mucho más tiempo en idas y venidas entre tu equipo y RRHH. Es buena idea trabajar con RRHH para diseñar un proceso de presentación de documentos cuando haya que programar la incorporación de un nuevo empleado.
  2. Prepara un serie de preguntas para los equipos pertinentes
    Durante el proceso de incorporación, tendrás que conocer el hardware necesario, los requisitos de acceso al software y los sistemas, las listas de distribución, etc. Para recopilar esa información rápidamente, crea una plantilla de preguntas frecuentes. Así, la próxima vez que incorpores a un nuevo usuario, podrás enviar esa lista de preguntas a los puntos de contacto pertinentes.
  3. Pide por adelantado todo el software y hardware necesarios
    Si dispones de todo el software y el hardware con suficiente antelación a la fecha de incorporación del nuevo empleado, evitarás gastos de envío urgentes o malas experiencias de incorporación.
  4. Elabora tu propio checklist de procesos
    Siempre habrá excepciones y requisitos específicos a cada puesto en cualquier incorporación, pero un buen punto de partida es tener una checklist estandarizada. De esta forma, primero te asegurarás de cubrir todas las bases de la incorporación estándar y, más tarde, podrás considerar las necesidades adicionales y añadirlas tu checklist. Por ejemplo, si sabes que el departamento de finanzas siempre necesita tener acceso a un software específico basado en la nube, puedes añadirlo a una checklist específica para ese departamento.
  5. Crea plantillas para cualquier comunicación por correo electrónico
    Gran parte del tiempo dedicado a la incorporación se emplea en la comunicación entre equipos. Siempre puedes usar plantillas de correo electrónico para esos puntos de contacto iniciales. De esta forma, no perderás tiempo redactando un correo electrónico para cada inicio de incorporación.
  6. Haz un seguimiento de todas las licencias, desde la incorporación hasta la baja
    El tema de las licencias es confuso, así que cuanto más tiempo dediques a controlar dónde están asignadas, más fácil te será recuperarlas y reasignarlas cuando alguien deje la empresa. No vaya a ser que un día te des cuenta de que has estado pagando por más licencias de las que realmente necesitas. ¡Existen incluso herramientas de gestión de licencias de software que pueden facilitar el proceso! Pero, al final, independientemente del método que prefieras, lo importante es empezar a hacer ese seguimiento.

Sabemos que tanto el proceso de incorporación como el de baja pueden resultar abrumadores, y por eso hemos elaborado esta completa checklist para la incorporación y baja de usuarios finales que vas a poder usar en tu día a día. Esta checklist incluye todas las tareas básicas de incorporación y baja, como las necesidades de hardware & software, gestión de identidades, SSO, etc.

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