O que é conformidade com o SOC? Visão geral básica para empresas

A conformidade com o SOC (que significa conformidade com os controles do sistema e da organização (SOC) ) é uma estrutura de auditoria criada pelo Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA). Ele examina e audita as organizações de serviços para garantir que os controles e processos estejam em vigor para proteger os dados dos clientes aos quais elas têm acesso. A estrutura de conformidade do SOC ajuda as organizações a saber o que precisam fazer ou como podem melhorar para aumentar a segurança dos dados em sua posse.

Para provedores de serviços gerenciados (MSPs), empresas de SaaS e outras empresas baseadas em serviços, a conformidade com o SOC não é uma exigência regulamentar; é uma prova de confiabilidade.

A obtenção de um relatório e de uma certificação de conformidade com o SOC fornece evidências aos seus clientes de que você tem as ações e os protocolos adequados para proteger os dados deles. Atualmente, há três tipos de conformidade com o SOC, que são:

Tipos de conformidade com o SOC

SOC 1

O SOC 1 é uma estrutura para controles internos de segurança e manuseio de dados financeiros, incluindo declarações e relatórios. Um relatório SOC 1 atesta que uma organização tem os controles necessários em vigor.

SOC 2

O SOC 2 é uma estrutura mais generalizada do que o SOC 1 e é um padrão para organizações de serviços. Ele abrange os “Critérios de Serviços de Confiança“, que incluem as cinco categorias de segurança, disponibilidade, integridade de processamento, confidencialidade e privacidade. Um relatório SOC 2 é um relatório de “uso restrito”, o que significa que somente a organização e os clientes atuais têm acesso ao relatório.

SOC 3

O SOC 3 abrange as mesmas informações que o SOC 2, mas o relatório gerado é para “uso geral” Quando as organizações estão em conformidade com o SOC 2 e desejam usar essa conformidade para fins de marketing, elas precisam de um relatório SOC 3. O SOC 3 é menos formal e fornece menos detalhes, mas pode ser amplamente utilizado.

O que é uma auditoria SOC?

Uma auditoria de SOC, conduzida por um Contador Público Certificado (CPA), é uma avaliação de uma organização para determinar se ela possui sistemas e controles eficazes para cumprir os requisitos do SOC.

Como se preparar para uma auditoria SOC

Para se preparar para uma auditoria SOC, reúna as políticas, os procedimentos, os sistemas e os controles da sua empresa que serão necessários. Identifique áreas em seus processos e ações que possam ser problemáticas e causar problemas durante a auditoria SOC e procure resolver as lacunas. Depois de se preparar e ter implementado uma estratégia de segurança sólida, entre em contato com uma empresa de auditoria de SOC.

A preparação geralmente começa com uma avaliação de prontidão ou análise de lacunas. Essa etapa ajuda a destacar os pontos fracos dos seus controles antes do início da auditoria oficial. Por exemplo, você pode descobrir que determinados controles de acesso não estão documentados adequadamente ou que os procedimentos de resposta a incidentes estão desatualizados. A resolução desses problemas com antecedência permite que você vá para a auditoria com mais confiança.

Também recomendamos garantir que suas proteções técnicas, como sistemas de monitoramento, padrões de criptografia e autenticação de usuários, estejam funcionando de forma consistente e possam ser demonstradas aos auditores.

Explicação dos resultados da auditoria SOC

Quando a auditoria é concluída, os resultados são entregues na forma de um parecer do auditor. Os quatro resultados possíveis são:

1. Parecer sem ressalvas

Esse é considerado o relatório “limpo” e é o melhor resultado. Uma opinião sem ressalvas significa que o auditor constatou que os controles da sua organização foram projetados adequadamente e operaram de forma eficaz durante o período da auditoria. Receber esse parecer demonstra aos clientes que seus sistemas são confiáveis e fidedignos. Essa é a prova mais forte de conformidade e o resultado almejado pela maioria das empresas.

2. Parecer qualificado

Uma opinião qualificada significa que, embora a maioria dos seus controles esteja operando de forma eficaz, há algumas exceções ou deficiências apontadas pelo auditor. Esses problemas podem não ser graves o suficiente para causar falhas, mas ainda assim exigem correção. Os clientes ainda podem aceitar uma opinião qualificada, mas isso mostra que há espaço para melhorias em seus esforços de conformidade.

3. Opinião adversa

Uma opinião adversa é uma descoberta séria. Indica que seus controles não atenderam aos requisitos do SOC de forma significativa e, como resultado, sua organização não demonstrou as salvaguardas necessárias para proteger os dados do cliente. Esse resultado pode prejudicar a credibilidade e, muitas vezes, exige uma ação corretiva imediata antes que a empresa possa buscar novos relacionamentos com os clientes.

4. Isenção de responsabilidade de opinião

Uma isenção de responsabilidade ocorre quando o auditor não pode emitir uma opinião, geralmente porque a organização não forneceu documentação ou evidências suficientes para apoiar seus controles. Isso também pode ocorrer se o escopo da auditoria for muito limitado para se chegar a uma conclusão. Embora menos comum, uma isenção de responsabilidade gera preocupações com os clientes e pode atrasar ou bloquear oportunidades de negócios até que os problemas sejam resolvidos.

⚠️ Lista de verificação: O que pode influenciar a opinião de um auditor do SOC?

Vários fatores podem influenciar o fato de a auditoria do SOC resultar em uma opinião sem ressalvas, com ressalvas, adversa ou com isenção de responsabilidade. Listamos alguns fatores que podem influenciar sua auditoria. No entanto, lembre-se de que eles não são extensos ou abrangentes.

• Qualidade da documentação: As políticas, os procedimentos e os controles estão claramente documentados e disponíveis para revisão?
• Disponibilidade de evidências: A organização pode produzir logs, relatórios e registros de sistema que demonstrem que os controles foram seguidos?
• Consistência dos processos: As medidas de segurança são aplicadas de forma consistente ou existem lacunas nas operações diárias?
• Pontuação dos controles: Todos os sistemas, serviços e processos de manipulação de dados relevantes foram incluídos no escopo da auditoria?
• Esforços de correção: Os problemas identificados foram tratados com antecedência ou não foram resolvidos antes da auditoria?
• Treinamento e conscientização dos funcionários: Os funcionários entendem os procedimentos de conformidade ou não têm clareza sobre suas responsabilidades?

Ao se prepararem para esses fatores com antecedência, os MSPs e as empresas de TI aumentam suas chances de receber uma opinião sem ressalvas e de demonstrar aos clientes uma sólida conformidade com o SOC?

Quando uma organização precisa de uma auditoria SOC?

As empresas precisam provar aos seus clientes que são muito cuidadosas com seus dados; isso as ajuda a ter mais reputação e confiança. Os relatórios gerados pelas auditorias de SOC demonstram aos clientes que a segurança de seus dados é importante para a empresa e é garantida por meio de ações adequadas.

Aqui estão outras considerações: 

• Normalmente, as organizações buscam uma auditoria SOC 2 quando clientes corporativos, setores regulamentados (como serviços financeiros ou saúde) ou parceiros de canal incluem o SOC 2 em seus requisitos de aquisição ou quando realizam uma avaliação de fornecedores. 
• Os prestadores de serviços que lidam, processam ou armazenam informações de clientes usam o SOC 2 para reduzir os questionários de segurança e acelerar os ciclos de contratos. (Eles também são importantes para manter a Conformidade com a HIPAA). 
• Mesmo quando não é estritamente exigido, o SOC 2 pode ser um diferencial estratégico durante RFPs, provas de conceito ou análises de segurança por clientes em potencial. 
• Os gatilhos comuns incluem a assinatura de seu primeiro grande negócio empresarial, a expansão para mercados regulamentados ou o gerenciamento de ambientes multilocatários.

Quanto tempo leva para entrar em conformidade com o SOC?

O cronograma para se tornar compatível com o SOC varia de acordo com o tipo de relatório que você deseja obter, sua maturidade de segurança atual e o grau de correção necessário (se houver).

Mesmo assim, aqui estão alguns cronogramas gerais que você deve ter em mente:

• SOC 2 Tipo I normalmente inclui uma avaliação de prontidão ou lacuna e correção (geralmente de 4 a 10 semanas, dependendo do escopo), seguida da coleta de evidências e da auditoria propriamente dita (geralmente de 2 a 4 semanas). Na prática, equipes bem preparadas podem concluir um Tipo I em cerca de 1 a 3 meses a partir do início.
• O SOC 2 Tipo II é mais demorado porque testa se os controles operam de forma eficaz durante um período de tempo. Após a preparação e a correção (geralmente de 4 a 12 semanas), você precisará de uma janela de observação – a maioria das organizações escolhe de 6 a 12 meses – durante a qual você executará e documentará consistentemente seus controles. Após o término do período, os auditores realizam testes e finalizam o relatório (geralmente de 2 a 6 semanas). De ponta a ponta, muitas equipes consideram 6 a 12 meses para o Tipo II e até 12 a 18 meses se for necessária uma correção significativa.
• SOC 1 Os cronogramas são semelhantes aos do SOC 2: uma fase de preparação focada e, em seguida, um relatório pontual do Tipo I ou um relatório de período de tempo do Tipo II.
• Se você planeja usar o SOC 3 para marketing público, ele normalmente segue os resultados do SOC 2, portanto, seu cronograma geralmente depende do cronograma do SOC 2, em vez de adicionar um tempo extra substancial.

3 benefícios da conformidade com o SOC

1. Criar e implementar controles eficazes

Aderir à estrutura de conformidade do SOC e obter a certificação permite estabelecer controles e processos em sua organização que protegem efetivamente os dados dos clientes. Os requisitos do SOC são bastante rigorosos, padronizados e bem estabelecidos, portanto, eles ajudarão a orientar sua empresa ao estabelecer como os dados do cliente são tratados. Você pode ter certeza de que, quando estiver trabalhando para se tornar compatível com o SOC, ou quando já estiver em conformidade com o SOC, estará tomando as medidas necessárias.

2. Avaliar e melhorar a segurança dos dados

Outro benefício de se tornar compatível com o SOC é que você poderá avaliar o gerenciamento de dados da sua organização e procurar maneiras de melhorá-lo. O objetivo da conformidade com o SOC é proteger os dados de seus clientes, garantindo a privacidade dos dados e evitando violações de dados. O processo de auditoria de conformidade do SOC e a eventual certificação permitem que você avalie seus procedimentos atuais, determine se eles são seguros e se estão alinhados com a estrutura do SOC e faça as alterações necessárias.

3. Obter e manter clientes

Uma certificação de conformidade com o SOC mostra a outras empresas e clientes em potencial que você passou pelo processo de adesão à estrutura do SOC. Essa é uma validação externa dos controles da sua empresa, e mais empresas estarão abertas a trabalhar com você. Os clientes atuais também têm maior probabilidade de continuar fazendo negócios com você se souberem que foram tomadas as medidas adequadas para proteger suas informações.

3 desafios da conformidade com o SOC

1. Compreensão dos requisitos

Os requisitos de conformidade com o SOC podem ser extensos e difíceis de entender. Por exemplo, a conformidade com o SOC 2 tem cinco categorias diferentes para as quais as organizações de serviços devem atender aos requisitos, e pode ser um desafio saber quais são as expectativas em cada categoria e se a sua empresa atende a essas expectativas.

2. Difícil de obter

A conformidade com o SOC não é algo que as empresas possam obter facilmente. Obter a conformidade com o SOC e depois validar a conformidade com o SOC é um processo difícil e demorado. Normalmente, você precisará da assistência de especialistas externos para ajudar a garantir que você tenha os controles corretos para estar em conformidade.

3. Custos de condução elevados

Segundo o Secureframe, “a cotação média para uma auditoria SOC 2 varia entre US$ 5.000 e US$ 60.000″ Esse custo não inclui outros custos de preparação, custos de treinamento e outros custos que possam surgir. Como a certificação de conformidade não é gratuita nem fácil de obter, a conformidade com o SOC é um investimento para sua organização.

Veja o que é conformidade com o SOC e conheça os fatos por trás das estruturas de proteção de dados.

Use o NinjaOne para ajudá-lo a obter conformidade com o SOC

A conformidade com o SOC é um desafio a ser alcançado, mas a recompensa vale a pena. Se você é uma organização de serviços que lida com dados de clientes, determine se deve se tornar compatível com o SOC, qual estrutura do SOC você precisa e estabeleça o que precisa acontecer para que sua empresa seja certificada. Além disso, confira nosso guia sobre proteção de dados de clientes.

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