Como configurar políticas de retenção do Microsoft Teams para conformidade regulatória

A política de retenção do Microsoft Teams define como os logs de conversas e os dados de canais são protegidos, armazenados e excluídos. Por isso, os sysadmins precisam seguir as normas internacionais de gerenciamento de dados para garantir segurança total e reduzir a exposição a riscos.

Veja como atingir a conformidade do Microsoft Teams no Windows 11 com ferramentas avançadas, perguntas frequentes e as melhores estratégias de implantação.

Otimize a política de retenção do Microsoft Teams

Antes de configurar o ambiente do Microsoft Teams, mapeie as limitações técnicas, o escopo e os objetivos para que as implantações ocorram sem atritos.

📌 Pré-requisitos:

• Licença Microsoft 365 E3/E5 ou complemento Microsoft 365 Compliance
• Função de Administrador de Conformidade ou Administrador Global
• Acesso ao Microsoft Purview (https://compliance.microsoft.com)
• As mensagens do Teams precisam estar armazenadas em caixas de correio do Exchange
• Acesso ao PowerShell com os módulos Exchange Online e Compliance
• Políticas de endpoints configuradas via GPO ou registro (opcional)

📌 Estratégias de implantação recomendadas:

Método 1: criar uma política de retenção do Teams no Microsoft Purview

📌 Casos de uso: configurar políticas de armazenamento de dados para conversas do Teams e acompanhar a conformidade.

📌 Pré-requisitos: Microsoft 365 Enterprise

1. Abra o portal de conformidade do Microsoft Purview.
2. Vá até Locais do Microsoft 365 e selecione Microsoft 365.
3. Selecione Políticas de retenção > Criar.
4. Escolha o tipo de política: estática ou adaptável.
   1. Escopos adaptáveis exigem atributos do Azure AD e são ideais para grandes organizações com várias funções em constante mudança.
5. Selecione as conversas do Teams e/ou as mensagens de canal do Teams como locais
6. Escolha as configurações de retenção:
   1. Reter itens por X dias/meses/anos
   2. Excluir itens após o fim da retenção (opcional)
   3. Política somente de retenção (preservar sem excluir)
7. Aplique a política a usuários ou grupos (ou a todos).
8. Dê um nome adequado à política (por exemplo, Retenção de Caixas de Correio de Usuários).
9. Crie a política.

💡 Observação: as conversas do Teams ficam armazenadas nas caixas de correio individuais dos usuários; as mensagens de canal ficam nas caixas de correio dos Grupos do Microsoft 365.

Método 2: configurar a retenção pelo PowerShell

Veja como usar o PowerShell para gerenciar políticas de retenção do Teams.

📌 Casos de uso: escrever scripts completos para implantações em larga escala e alterar políticas existentes.

1. Pressione Win + R, digite powershell e pressione Ctrl + Shift + Enter.
2. Conecte-se ao Centro de Conformidade e Segurança:

Connect-IPPSSession

2. 1. Confirme que o Exchange Online Management Module v2 está instalado.
3. Crie uma nova política de retenção:

Set-RetentionCompliancePolicy -Identity "TeamsRetentionPolicy" -TeamsChatLocation All -TeamsChannelLocation All

4. Crie uma regra de retenção:

New-RetentionComplianceRule -Name "TeamsChats90Days" -Policy "TeamsRetentionPolicy" -RetentionDuration 90 -RetentionAction KeepAndDelete

1. 1. A duração da retenção deve ser informada em dias.
   2. Também é possível usar outros parâmetros para basear as políticas de retenção em caixas de correio específicas.

5. Verifique as configurações da política:

Get-RetentionComplianceRule -Policy "TeamsRetentionPolicy"

Método 3: monitorar e gerar relatórios do status de retenção

📌 Casos de uso: acompanhar e monitorar ações de retenção no Teams (por exemplo, eventos de exclusão, falhas do aplicativo etc.)

📌 Pré-requisitos: Microsoft Purview.

1. Vá até Microsoft Purview > Gerenciamento do ciclo de vida dos dados.
2. Veja as políticas ativas e o status de cada uma.
3. Vá até Auditoria > Pesquisa de auditoria para acompanhar as ações de retenção:
   1. Eventos de exclusão de mensagens
   2. Operações de retenção em suspensão
   3. Falhas na aplicação de políticas
4. Use a Pesquisa de Conteúdo para uma investigação mais detalhada.
5. Exporte os logs conforme a necessidade para auditorias ou resposta a incidentes.

Consulte o guia oficial da Microsoft sobre retenção de logs de auditoria para saber por quanto tempo os dados do Teams podem ser mantidos conforme o tipo de licença.

Método 4: usar o Editor do Registro para reforçar a integridade da política do Teams

⚠️ Aviso: editar o registro pode causar problemas no sistema. Faça um backup antes de continuar.

📌 Casos de uso: impedir que usuários baixem ou enviem dados, garantindo a conformidade do Microsoft Teams.

1. Pressione Win + R, digite regedit e pressione Ctrl + Shift + Enter.
2. Navegue até:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\Teams

1. 1. Se a chave Teams não aparecer:
      1. Clique com o botão direito na pasta 16.0.
      2. Selecione Novo > Chave.
      3. Nomeie como “Teams”.
      4. Pressione Enter.

3. Crie ou altere os seguintes valores DWORD:
   1. DisableLocalCaching
      1. Defina o valor como 1 para impedir o armazenamento local das conversas.
   2. BlockDownloadLocation
      1. Defina o valor como 1 para impedir que os usuários baixem arquivos para o armazenamento do dispositivo.
   3. PreventFileUpload
      1. Defina o valor como 1 para bloquear envios do cache local para o Teams.
4. Feche o Editor do Registro.
5. Reinicie o Teams ou a estação de trabalho para aplicar as alterações.

Método 5: usar a Política de Grupo para impedir desvios da política de retenção

Ajuste as configurações válidas para toda a empresa às necessidades da política de retenção do Microsoft Teams.

📌 Casos de uso: limitar o recebimento de mensagens não autorizadas.

📌 Pré-requisitos: Windows 11 Pro, Enterprise, Education

1. Pressione Win + R, digite gpedit.msc e pressione Ctrl + Shift + Enter.
2. Navegue até:

Configuração do Usuário > Modelos Administrativos > Microsoft Teams

3. Ative políticas como:
   • Impedir download de arquivos
   • Bloquear aplicativos de armazenamento na nuvem (Dropbox, Google Drive)
   • Desativar o chat do Teams para determinados usuários/grupos
4. Clique em Aplicar e depois em OK.
5. Reinicie o Teams ou a estação de trabalho para aplicar as alterações.

Método 6: usar CMD e ferramentas de CLI para verificar a conformidade

Veja o passo a passo para gerenciar a política de retenção do Teams com ferramentas de linha de comando.

📌 Casos de uso: diagnosticar falhas na aplicação das políticas do Teams ou forçar uma atualização de política.

📌 Pré-requisitos: Centro de administração do Microsoft Teams (CLI)

1. Pressione Win + R, digite cmd e pressione Ctrl + Shift + Enter.
2. Verifique os caminhos de instalação do cliente do Teams:

where teams.exe

3. Verifique os logs do Teams em busca de problemas de sincronização ligados à retenção:

%appdata%\Microsoft\Teams\logs.txt

4. Execute o GPResult para confirmar as políticas aplicadas:

gpresult /h policyreport.html

5. Execute este comando para verificar a atribuição de licenças pelo Microsoft Graph:

az ad user show --id [email protected]

6. Verifique o status de ingresso do dispositivo:

dsregcmd /status

7. Atualize a política local:

gpupdate /force

⚠️ Pontos de atenção

Pontos importantes para a conformidade do Microsoft Teams

Tenha em mente estes pontos ao configurar políticas de retenção do Microsoft Teams.

Rótulos x políticas de retenção

As políticas de retenção permitem automatizar o gerenciamento de caixas de correio, mensagens do Teams e sites do SharePoint. Já os rótulos oferecem controle no nível do item, com condições e classificadores usados para organizar, reter ou excluir e-mails e documentos específicos.

Hierarquia das políticas

A retenção tem prioridade sobre as políticas de exclusão. Além disso, quando várias políticas de retenção estão em vigor, vale a de maior tempo de guarda. Isso garante a conformidade com os padrões internacionais e evita exclusões prematuras.

Canais privados do Teams

Como as mensagens de canais privados ficam armazenadas nas caixas de correio individuais dos usuários, inclua essas caixas de forma explícita no escopo.

Biblioteca de Retenção de Preservação

Sempre que um funcionário altera ou exclui algo previsto na política de retenção do Teams, esse conteúdo vai para a Biblioteca de Retenção de Preservação (SharePoint/OneDrive) ou para a Pasta de Itens Recuperáveis. Nenhuma das duas fica acessível aos usuários finais.

Como resolver problemas na política de retenção do Microsoft Teams

Veja soluções comprovadas para os obstáculos mais comuns nas políticas de retenção do Teams.

A política não é aplicada

Se as políticas de retenção do Teams não estão funcionando, revise o mapeamento das caixas de correio e confirme se há uma licença compatível (por exemplo, Office 365 E3 ou A3), já que os dois fatores são necessários.

A política de retenção do Teams não é aplicada na prática

Segundo a documentação oficial da Microsoft, uma nova política de retenção leva até sete dias de processamento em segundo plano para se propagar por completo. Considere esse prazo durante as auditorias.

Mensagens excluídas ainda podem ser recuperadas

Mensagens excluídas podem continuar guardadas em um local protegido por suspensão de eDiscovery, suspensão de litígio ou outra política de retenção, para auditorias futuras. Elas ficam recuperáveis até o fim do período de retenção.

A retenção das conversas não aparece

Para confirmar que os dados de conversas e canais do Teams estão sendo retidos, use o Explorador de Conteúdo, a Pesquisa de Caixa de Correio ou este comando do PowerShell:

Get-RetentionCompliancePolicy -Identity "<PolicyName>" -DistributionDetail | FL DistributionStatus

Substitua <PolicyName> pelo nome da política de retenção do Teams desejada no Microsoft Purview (Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados > Microsoft 365 > Políticas de Retenção).

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Crie políticas sólidas para a conformidade do Microsoft Teams

A política de retenção do Microsoft Teams define por quanto tempo as mensagens da empresa ficam armazenadas e quando são excluídas. Essas políticas existem para proteger os dados e atender às normas internacionais, então use estes métodos para garantir conformidade total.

Aproveite soluções automatizadas para alinhar a empresa sem esforço à HIPAA, MiFID II, GDPR e outros padrões globais de segurança de dados.

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