Pontos principais
- Reúna faturas e dados de cobrança de todos os fornecedores de SaaS para criar uma única fonte de verdade na gestão de custos de SaaS.
- Confronte as licenças faturadas com as atribuições ativas de usuários para fortalecer a gestão de licenças de SaaS e eliminar desperdícios.
- Identifique aplicativos SaaS sobrepostos e licenças inativas para melhorar as decisões de gestão de fornecedores de SaaS.
- Transforme os resultados da auditoria em relatórios claros, que sustentem o apoio das partes interessadas e as discussões em QBRs.
- Use scripts, lembretes e fluxos de documentação para escalar as auditorias trimestrais de SaaS sem ferramentas externas.
Os custos de SaaS crescem rápido, principalmente quando ninguém está de olho. Detalhes pequenos, como novos aplicativos adicionados discretamente ao longo do tempo e licenças sem uso deixadas por ex-funcionários, inflam a conta em pouco tempo.
O desafio real, porém, é auditar essas despesas sem acrescentar mais uma ferramenta ao conjunto de ferramentas que já existe.
Neste guia, mostramos como fazer uma auditoria trimestral de custos de SaaS sem uma plataforma dedicada de gerenciamento de SaaS.
Se prefere assistir em vez de ler, veja nosso vídeo Como fazer uma auditoria trimestral de custos de SaaS sem ferramentas externas.
Auditorias trimestrais de custos de SaaS sem ferramentas especializadas
Em vez de investir em uma ferramenta nova, que pode complicar ainda mais o conjunto de ferramentas, aproveite os painéis dos fornecedores e recursos simples de relatório para fazer auditorias trimestrais de custos de SaaS. Esse método combina com práticas enxutas de gestão de custos de SaaS e mantém a consistência da auditoria.
📌 Pré-requisitos
- Acesso aos painéis administrativos de SaaS, como centro de administração do Microsoft 365, Google Admin console, Zoom e Salesforce
- Extratos de cobrança ou faturas trimestrais de cada fornecedor de SaaS.
- Planilha ou uma ferramenta simples de BI para consolidar os dados.
- Políticas de licenciamento definidas e documentação das atribuições para recuperar licenças sem uso.
- Alinhamento com as equipes de finanças ou compras para conciliação e validação de contratos.
Veja como o NinjaOne Documentation mantém os relatórios da auditoria trimestral de SaaS em um só lugar acessível
Passo 1: colete os dados de cobrança de SaaS
Primeiro, crie uma visão centralizada de todas as despesas ligadas a SaaS. Esse passo facilita o acompanhamento e a otimização dos custos.
- Acesse os portais dos fornecedores e baixe todas as faturas ou relatórios de cobrança.
- Anote a quantidade de licenças, os custos unitários e os ciclos de renovação.
- Use o Excel ou o Google Sheets para montar uma planilha consolidada e organize os dados por:
- Nome do fornecedor
- Tipo de licença
- Licenças atribuídas/não atribuídas
- Custos mensais
- Data de renovação e responsável pelo contrato
Passo 2: confira as atribuições de licenças
Em seguida, verifique se todas as licenças faturadas estão atribuídas e em uso ativo.
- Acesse o console administrativo das suas plataformas SaaS e exporte as atribuições atuais de licenças por usuário.
No Microsoft 365, use o Microsoft Graph PowerShell para obter as atribuições atuais de licenças por usuário.
Instale o Microsoft Graph PowerShell SDK, caso ainda não esteja disponível:
Install-Module Microsoft.Graph -Scope CurrentUser
Conecte-se com a permissão necessária. Pode ser preciso o consentimento do administrador:
Connect-MgGraph -Scopes "User.Read.All"
Obtenha os usuários licenciados e os IDs de SKU das licenças atribuídas:
Get-MgUser -All -Property DisplayName,UserPrincipalName,AssignedLicenses | Where-Object { $_.AssignedLicenses.Count -gt 0 } | Select-Object DisplayName,UserPrincipalName,@{Name="LicenseSkuIds";Expression={($_.AssignedLicenses.SkuId) -join ";"}}
- Compare a quantidade de licenças compradas e atribuídas com os registros de cobrança.
- Marque as licenças não atribuídas para limpeza.
- Documente quem responde por cada grupo de licenças para aumentar a responsabilização.
Passo 3: identifique redundâncias e subutilização
Além das licenças não atribuídas, procure também ferramentas redundantes e licenças subutilizadas.
- Verifique se há usuários com várias licenças em aplicativos SaaS parecidos (por exemplo, Teams e Zoom).
- Revise os logs de login e de atividade em busca de contas inativas.
- Marque como candidatas à reatribuição ou remoção as licenças sem uso há mais de 90 dias.
- Avalie se ferramentas sobrepostas podem ser consolidadas na hora da renovação.
Passo 4: monte o relatório trimestral da auditoria de custos de SaaS
Com todos os dados em mãos, monte um relatório de auditoria que resuma as conclusões. Relatórios claros garantem que o esforço de gestão de custos de SaaS vire ação.
- Reúna as seguintes métricas principais:
- Gasto total com SaaS no trimestre
- Número de licenças sem uso
- Economia potencial com a recuperação
- Recomendações de consolidação
- Use gráficos de pizza e tabelas para visualizar as conclusões.
- Organize o relatório para apresentar às partes interessadas.
💡 Dica: comparações históricas ajudam a mostrar a evolução.
Passo 5: leve as conclusões da auditoria para as QBRs
Por fim, inclua as conclusões da auditoria nas revisões trimestrais de negócios (QBRs) para demonstrar o valor de otimizar o gasto com SaaS.
- Destaque as conquistas. Mostre aos clientes quantas licenças foram recuperadas e quanto dinheiro foi economizado.
- Ligue a economia à estratégia. Explique como essa economia sustenta os objetivos de longo prazo da organização, como orçamento, compras ou eficiência operacional.
- Preveja com mais precisão. Use as tendências para justificar futuras decisões de gestão de fornecedores de SaaS.
📌 Tabela-resumo de boas práticas:
| Componente | Valor entregue |
| Coleta trimestral dos dados de cobrança | Garante visibilidade financeira |
| Conferência das atribuições | Identifica licenças sem uso ou inativas |
| Revisão de redundância/subutilização | Revela oportunidades de economia |
| Relatórios estruturados | Melhora a comunicação com as partes interessadas |
| Integração às QBRs | Gera confiança e transparência |
Veja como a documentação centralizada transforma uma auditoria pontual em um processo repetível
Ponto de automação: acompanhamento mais simples das atribuições de licenças SaaS
Acompanhar licenças SaaS manualmente todo mês consome tempo e abre espaço para erros. Para facilitar, recomendamos automatizar sempre que possível.
Veja um exemplo:
- Use scripts de PowerShell ou do Google Admin SDK para exportar mensalmente os relatórios de atribuição de licenças das suas plataformas SaaS.
- Automatize o envio de lembretes para que as equipes de finanças e TI revisem a auditoria e tomem providências.
- Guarde todos os relatórios de auditoria de SaaS em uma pasta compartilhada ou em um hub centralizado, como o NinjaOne Documentation.
Essas automações fortalecem a gestão de licenças de SaaS e reduzem o trabalho administrativo.
Por que auditar os custos de SaaS faz diferença
A otimização de custos virou prioridade em muitas organizações, mas alcançá-la não tem sido fácil.
O 2026 State of ITAM Report, da Flexera, mostrou que só 36% dos participantes relataram visibilidade completa dos próprios ativos de TI. O dado abrange o ambiente de TI como um todo, e não apenas o gasto com SaaS, mas evidencia o problema de visibilidade que as auditorias de custos ajudam a resolver.
Por isso, fazer auditorias trimestrais de custos de SaaS é importante. Essas revisões dão a visibilidade necessária para decisões mais econômicas.
Ao consolidar os extratos de cobrança de cada fornecedor de SaaS e compará-los com as atribuições de licenças, dá para saber quais estão em uso e recuperar ou reatribuir as que estão paradas.
Mais importante: essas auditorias demonstram governança financeira responsável. Mostram que a organização acompanha e gerencia ativamente seus investimentos em software, em vez de apenas reagir à pressão do orçamento.
Esse controle proativo garante às partes interessadas e aos clientes que a organização faz cada real valer.
Como NinjaOne ajuda MSPs a cortar custos de SaaS
NinjaOne ajuda MSPs a otimizar o gasto com SaaS ao:
- automatizar fluxos de desligamento que incluem tarefas de limpeza de licenças;
- armazenar os relatórios de auditoria de custos de SaaS no NinjaOne Documentation para redundância;
- acompanhar tickets ligados à recuperação de licenças sem uso;
- incluir métricas de licenças SaaS nos painéis de QBR voltados ao cliente;
- gerar lembretes para os ciclos trimestrais de auditoria.
Com NinjaOne, MSPs enxergam com clareza o próprio conjunto de ferramentas e reduzem o desperdício com SaaS.
Mais economia com auditorias trimestrais de custos de SaaS
Visibilidade completa do conjunto de ferramentas é a base para investir de forma eficiente. O software vai continuar evoluindo e sempre surgirão novos recursos, mas auditar os custos de SaaS todo trimestre mantém o gasto sob controle.
Com painéis nativos e ferramentas simples de relatório, dá para acompanhar o uso de SaaS, reduzir desperdício e economizar mais sem o custo extra de uma nova plataforma de gerenciamento.
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