Professional Services Automation (PSA) ist eine Art von Software für die Verwaltung zentraler Geschäftsprozesse. PSA zentralisiert Tools, die zeitaufwändige Verfahren automatisieren und Ressourcen prozessübergreifend für verschiedene Kundenprojekte verwalten. Auf diese Weise können sich Unternehmen stärker auf die eigentliche Erbringung von Dienstleistungen für ihre Kunden konzentrieren, anstatt sich wiederholende Aufgaben zu erledigen.
Ein PSA-System erledigt geschäftskritische Funktionen sowie betriebliche und administrative Aufgaben und verbessert so die Effizienz Ihrer IT. Durch die Zentralisierung von Projektdetails und -daten an einem zentralen Ort schaffen Sie mehr Transparenz unter Ihren Teammitgliedern und ermöglichen Ihren IT-Technikern und -Managern eine bessere Planung und Verwaltung Ihrer verschiedenen Projekte.
Beschleunigen Sie Ihre Abläufe mit einer IT-Management-Lösung, die PSA und RMM integriert.
Wer nutzt Professional Services Automation?
Professional Services Automation wird von einer Vielzahl von Fachleuten genutzt, beispielsweise von Wirtschaftsprüfungsunternehmen, Agenturen für digitales Marketing, Softwareunternehmen, Technologieberatungen und vielen mehr. Im Grunde genommen kann jedes Unternehmen, das „professionelle Dienstleistungen“ jeglicher Art anbietet, von der Verwendung dieser Software profitieren.
Wenn es um verwaltete IT-Services geht, verwenden MSPs gerne PSA-Software als Hauptinstrument zum Management und zur Führung eines profitablen Unternehmens.
In der Regel benötigen MSPs zwei Softwarekategorien, um ihren Kunden den besten Service bieten zu können. Diese sind:
- Remote Monitoring und Management (RMM)
- Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA)
Eine RMM-Plattform unterstützt IT-Kunden bei der Überwachung, Verwaltung und Sicherung ihrer Endgeräte in einem einzigen Fenster. Diese umfassende Lösung automatisiert die schwierigsten Aufgaben der IT, damit sich Ihre IT-Techniker auf strategischere Projekte konzentrieren können. Bei der Suche nach der besten RMM-Softwarelösung ist es wichtig, dass Sie sich für eine Lösung entscheiden, die das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Unabhängig davon konzentriert sich Ihr RMM auf die täglichen Aufgaben, die zur Erfüllung Ihrer MSP-Service-Level-Vereinbarungen erforderlich sind.
Auf der anderen Seite der Medaille steht Ihre PSA, die das Management Ihres MSP unterstützt und sicherstellt, dass alle Ihre Teammitglieder den Erwartungen entsprechend arbeiten.
Zwar gibt es offensichtliche Überschneidungen zwischen PSAs und RMMs, doch sind auch deutliche Unterschiede zu beachten, nicht zuletzt in ihren Kernfunktionen. Denken Sie daran: Ein RMM unterstützt Sie bei der Fernüberwachung und -verwaltung von Endgeräten, während eine PSA Geschäftsprozesse wie Zeiterfassung und Rechnungsstellung abwickelt.
Daher ist es sehr empfehlenswert, dass Ihr MSP sowohl RMM als auch PSA einsetzt, um bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen. Verbessern Sie Service-Workflows und reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand. Sehen Sie sich „Was ist Professional Services Automation (PSA) Software?“ an, um PSA in Aktion zu erleben.
Arten von PSA-Software
Eigenständige PSA-Softwarelösungen
Eigenständige PSA-Plattformen sind Lösungen, die speziell für die Verwaltung der Kernfunktionen professioneller Dienstleistungen entwickelt wurden. Sie bieten zwar umfangreiche Funktionen für das Servicemanagement, können aber in komplexen IT-Umgebungen ohne die Integration von Drittanbieteranwendungen unzureichend sein.
Integrierte PSA-Softwarelösungen
Integrierte PSA-Systeme sind Teil einer umfassenderen IT-Verwaltungsplattform und kombinieren PSA-Funktionen mit Tools wie RMM, Endpunktverwaltung, Patching und Automatisierung innerhalb einer einzigen Schnittstelle. Dieser einheitliche Ansatz macht mehrere Tools und manuelle Datenabgleiche überflüssig und bietet mehr Effizienz, Echtzeittransparenz und zentrale Kontrolle. Integrierte PSAs sind vor allem für MSPs und IT-Teams von Vorteil, die ihre Abläufe vereinfachen, die Reaktionsfähigkeit verbessern und den mit der Verwaltung mehrerer Systeme verbundenen Aufwand reduzieren möchten.
Hauptmerkmale von Professional Services Automation
PSA-Software bietet Ihnen einen zentralen Knotenpunkt für die Nachverfolgung und Verwaltung wichtiger Geschäftsvorgänge. Zu den wichtigsten Funktionen von Professional Services Automation gehören:
Customer Relationship Management (CRM)
Mit einem CRM-System können Sie Ihre Kundenbeziehungen durch Kontaktmanagement, Marketing, Vertriebsmanagement und vieles mehr im Auge behalten.
Ressourceneinsatz
PSA verschafft Ihnen einen besseren Überblick über laufende Kundenprojekte und die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen. Sie können sicherstellen, dass das Ressourcenmanagement optimiert ist und Sie die passenden Ressourcen für die jeweiligen Projekte nutzen.
Buchhaltung und Rechnungsstellung
Eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung ist wichtig, gerade für MSPs. Nutzen Sie PSA, um diesen wichtigen Prozess zu rationalisieren, damit Sie sicherstellen können, dass die richtigen Rechnungen erstellt werden.
Ticketing
Erstellen und betrachten Sie Tickets innerhalb der PSA-Software. Damit haben Sie einen zentralen Ort für alle Ihre Tickets, der eine einfache Verwaltung, Nachverfolgung und Beantwortung ermöglicht.
Dokumentation
Mit PSA-Software können Techniker:innen wichtige Dokumentationen mit standardisierten Verfahren, Checklisten und Verweisen auf informative Artikel speichern und darauf zugreifen, damit sie ihre Arbeit effizient erledigen können.
Sicherheit und Compliance
Sorgen Sie dafür, dass die Daten Ihrer Kunden sicher sind und Sie einen zuverlässigen Betrieb gewährleisten. PSA bietet einen zentralen Zugriff auf Daten und ermöglicht es Technikern, mit den entsprechenden Zugangsdaten auf diese Informationen zuzugreifen.
Andere Marketing- oder Vertriebstools
Mit einer PSA-Software können Sie den gesamten Kunden-Lebenszyklus mit angeschlossenen Tools verwalten und automatisieren.
Vorteile von Professional Services Automation Software
1. Optimale Nutzung von Ressourcen
In jedem Unternehmen stehen in der Regel viele Ressourcen zur Verfügung, sei es Software oder Personal. Aus diesem Grund kann es schwierig sein zu verfolgen, ob Sie alle Ihre Ressourcen effektiv nutzen. Die Ressourcennutzung misst einfach, wie stark Sie die verfügbaren Ressourcen nutzen.
MSPs können mit Hilfe von PSA-Software die Arbeitslast mit ausreichenden Ressourcen abgleichen, indem sie sicherstellen, dass gerade genug Techniker den richtigen Positionen zugewiesen werden.
2. Automatische Berichterstellung
Die Automatisierung professioneller Dienstleistungen kann, wie der Name schon sagt, viele Aufgaben automatisieren, aber einer der wichtigsten Vorteile ist die automatisierte Berichterstattung. Da es alle Serviceprozesse Ihres Unternehmens zentralisiert, kann es problemlos einen Bericht erstellen und Echtzeitdaten bereitstellen, die Ihnen Aufschluss darüber geben, wie gut diese Prozesse funktionieren.
3. Erhöhte Kundenzufriedenheit
Der Einsatz von PSA-Software kann Sie bei der direkten Kommunikation mit Ihren Kunden unterstützen, um sicherzustellen, dass deren Bedürfnisse durch Ihr Unternehmen erfüllt werden. Professional Services Automation hilft Ihnen, sich zu organisieren und auf Kurs zu bleiben, um Ihren Kunden einen hochwertigen Service zu bieten.
4. Verringerung von Verwaltungsaufwand
Viele Verwaltungsaufgaben sind repetitiv und mühsam, und sie können wirklich viel Zeit kosten. Professional Services Automation löst dieses Problem, indem es einfache Verwaltungsaufgaben automatisiert. So bleibt Ihnen mehr Zeit für komplexere Aufgaben und Sie können insgesamt mehr erledigen.
5. Verbesserte Transparenz
Es gibt viele Prozesse und Abläufe, die für ein erfolgreiches Dienstleistungsunternehmen erforderlich sind, und es kann schwierig sein, an alle zu denken und den Überblick zu behalten. Professional Services Automation fasst alle diese Prozesse an einem zentralen Ort zusammen und bietet somit eine einfach zu überblickende Lösung, wenn Sie sich überfordert fühlen. Die Software verschafft Ihnen außerdem einen besseren Überblick über alle Abläufe in Ihrem Unternehmen, so dass Sie in Echtzeit sehen können, wie diese Abläufe zusammenwirken.
Nachteile professioneller Software zur Automatisierung von Dienstleistungen
1. Lernkurve
Wie bei jedem System kann die Umstellung Schulungen und Anpassungen erfordern. Selbst der erfahrenste IT-Techniker braucht möglicherweise Zeit, um sich an die von Ihnen gewählte PSA-Software zu gewöhnen. Während dieser Übergangszeit kann Ihre Produktivität beeinträchtigt sein.
2. Merkmal Lücken
Einige PSA-Software deckt möglicherweise nicht alle Aspekte des Vertriebs, der Servicebereitstellung und des Ressourcenmanagements ab. Um eine umfassendere Software zu gewährleisten, empfiehlt es sich, mit einem vertrauenswürdigen RMM wie NinjaOne zu arbeiten, das mit führenden PSAs integriert werden kann.
3. Integration
Prüfen Sie, ob die von Ihnen gewählte PSA mit Ihrer derzeitigen Plattform integriert werden kann. Der beste Weg, dieses Risiko auszuschalten, ist die Arbeit mit einem RMM mit PSA-Integrationen. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Gedanken über Integrationsbeschränkungen machen.
Wie man eine PSA-Softwarelösung auswählt
Die Auswahl der besten PSA-Software für Ihr Unternehmen beginnt mit der Ermittlung der spezifischen Bedürfnisse und langfristigen Ziele Ihres Unternehmens. Wählen Sie die PSA-Software, die diesen Anforderungen am besten gerecht wird. Wenn Sie wissen, wo Ihre Probleme liegen, können Sie die wichtigsten Funktionen herausfinden. Hier sind einige Funktionen, auf die Sie bei einer PSA-Software achten sollten:
Nahtlose Integration
Stellen Sie sicher, dass sich die von Ihnen gewählte PSA-Lösung nahtlos in Ihre bestehenden Anwendungen integrieren lässt, insbesondere in Ihre IT-Management-Tools. Dadurch werden Unterbrechungen des Arbeitsablaufs vermieden und die betriebliche Konsistenz verbessert. Eine Ticket-Software, die sich in Ihre Fernzugriffssoftware integrieren lässt, ermöglicht es Technikern beispielsweise, Tickets zu bearbeiten und Probleme effizienter zu lösen.
Skalierbarkeit
Wählen Sie eine PSA-Software, die sich an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen kann. Erhöhte Arbeitslasten können zu Engpässen führen, aber der Prozess des Ersetzens von Software, die nicht mit den sich entwickelnden Anforderungen mithalten kann, kann kostspielig und zeitraubend sein.
Benutzerfreundlichkeit
Eine zu komplexe PSA-Lösung kann Arbeitsabläufe verlangsamen, Funktionen ungenutzt lassen und den Benutzern mehr Zeit zum Lernen abverlangen. Die benutzerfreundliche PSA-Software sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
Integrieren Sie RMM und PSA
Die Integration Ihrer RMM- mit Ihrer PSA-Software kann Sie davor bewahren, dieselbe Arbeit zweimal erledigen zu müssen. Wenn Sie sie nicht integrieren, müssen Sie die gesamte Arbeit, die Sie in Ihrem RMM erledigen, manuell in Ihre PSA übertragen. Einige weitere wichtige Vorteile der Integration der beiden Lösungen sind:
- Erleichterung die Zeiterfassung
- Automatisierte Erstellung von Tickets
- Identifikation von Unregelmäßigkeiten und Problemen
- Proaktives Management
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NinjaOne lässt sich mit PSA-Lösungen integrieren
NinjaOne ist eine Unified-IT-Management-Lösung, die MSPs bei der effektiven Überwachung und Verwaltung von IT-Umgebungen unterstützt. Durch die enge Integration mit führenden PSA-Softwarelösungen bietet NinjaOne eine zentrale Benutzeroberfläche, die sowohl für die IT als auch für den Geschäftsbetrieb als zentrale Informationsquelle genutzt werden kann. Um eine Testversion von NinjaOne auszuprobieren, starten Sie bitte Ihre kostenlose Testphase.
